توثيق العقود

تعريف توثيق العقود

توثيق العقود (بالإنجليزية: Contract Authentication) هو إثبات عقد العمل إلكترونيًّا لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عبر منصة قوى، ليصبح العقد معتمدًا لدى الوزارة لا مجرد اتفاق بين طرفين.

ومصدر الوجوب هو المادة 51 من نظام العمل: العقد يُكتب من نسختين، لكل طرف نسخة، «ويجب توثيقه» وفق الأحكام النظامية ذات الصلة وفي ضوء ما تحدده اللائحة. وهذا الوجوب جديد: المادة 51 قبل تعديل المرسوم الملكي رقم م/44، الساري منذ 19 فبراير 2025 (تعديلات نظام العمل لعام 2025 (م/44))، كانت تشترط النسختين ولا تذكر التوثيق. فأي مرجع أقدم من ذلك يصف حالة غير الحالة القائمة.

النصّ يُلزم، والمنصة تنفّذ

التمييز هنا ليس ترفًا لغويًّا. منصة قوى قناة تقديم الخدمة، وليست مصدر الإلزام. فالصياغة الصحيحة: يُوثَّق العقد إلكترونيًّا عبر منصة قوى، تنفيذًا لما تقضي به المادة 51 من نظام العمل، وتفصيل اللائحة في اللائحة التنفيذية لنظام العمل. والصياغة الخاطئة الشائعة: «نظام قوى يُلزم بتوثيق العقد».

وأثر هذا التمييز عملي: الإجراء على المنصة يتغيّر بإعلان من الوزارة، أما الواجب فلا يتغيّر إلا بتعديل النصّ. ولذلك لا يصحّ الاستشهاد بمادة من نظام العمل على تفصيل إجرائي في المنصة.

كيف يجري التوثيق

المنشأة تنشئ العقد وتوثّقه إلكترونيًّا، والعامل يوافق عليه أو يرفضه أو يطلب تعديله من حسابه في قوى أفراد، وباتفاق الطرفين يُعتمد العقد من الوزارة. والمعالجة فورية مع إشعار للعامل برسالة نصية.

وقد أُطلقت خدمة التوثيق الإلكتروني في 27 ديسمبر 2023. ومن شروطها المعلنة اثنان:

• أن تكون المنشأة قائمة وتعمل فعليًّا.
• ألّا يكون لدى العامل عقد ساري في نظام قوى.

والشرط الثاني هو الذي يُشعَر به في الممارسة: هو ما يجعل نقل الخدمات وتوثيق العقد إجراءين متتاليين لا متوازيين. وخطوات التوثيق على قوى واحدة بعد أخرى في دليل توثيق عقود العمل في قوى.

على من يقع واجب التوثيق؟

يقع الواجب على المنشأة بوصفها صاحب العمل. فالمادة 52 تجعل للوزارة نموذجًا موحّدًا لكل نوع من عقود العمل، وتعتمد اللائحة التنفيذية أربعة نماذج: العقد الدائم، والعقد العرضي أو المؤقت، والعقد الموسمي، والعقد لبعض الوقت. ونوع العقد يحدد النموذج الذي يُبنى عليه.

وللعمال في الجهات الحكومية والمؤسسات العامة حالة خاصة: قرار التعيين هو الذي يحلّ محل العقد.

ويتدرّج أثر المخالفة بحجم المنشأة، كما يظهر في جدول الغرامات أدناه، لأن شريحة الغرامة تُحدَّد بعدد عمال المنشأة المسجّلين لدى الوزارة على الرقم الموحد.

التوثيق والكتابة والنسختان: ثلاثة أمور لا أمر واحد

تجمع المادة 51 ثلاثة أحكام في موضع واحد، ويختلط بعضها ببعض في الكلام اليومي:

• وجود العقد: العقد قائم حتى لو لم يُكتب. وفي هذه الحالة ينفرد العامل وحده بإثبات العقد وما ينشأ عنه من حقوق بأي وسيلة إثبات.
• الكتابة: يجوز لأي من الطرفين أن يطلب في أي وقت كتابة العقد، ويُكتب من نسختين لكل طرف نسخة.
• التوثيق: إجراء إلكتروني لدى الوزارة، استُحدث واجبه بتعديل م/44.

فالعقد الشفهي موجود ولا يُنكر على العامل حقّه، لكنه ليس عقدًا موثَّقًا. والعقد المكتوب بنسختين قد يكون مستوفيًا للكتابة وغير موثَّق في الوقت نفسه.

ما بنود العقد الذي يُوثَّق؟

توثيق العقد لا يغني عن استيفائه بيانات المادة 52، فالنموذج الموحّد يتضمن حدًّا أدنى من البنود:

• اسم صاحب العمل ومكانه.
• اسم العامل وجنسيته وما يلزم لإثبات شخصيته.
• عنوان إقامة العامل.
• الأجر المتفق عليه بما في ذلك المزايا والبدلات.
• نوع العمل ومكانه.
• تاريخ الالتحاق بالعمل.
• مدة العقد إن كان محدد المدة.
• حقوق كل طرف والتزاماته الأساسية.

وللطرفين أن يضيفا بنودًا أخرى بشرط ألا تتعارض مع نظام العمل أو لائحته التنفيذية أو القرارات الصادرة بموجبهما. والمادة 8 تقضي ببطلان كل شرط يخالف نظام العمل. فواجب التوثيق في المادة 51، وبطلان الشرط المخالف في المادة 8، وكل منهما حكم قائم بنفسه. أما الغرامة عن عقد ينقصه بند من بنود المادة 52، فلم نجد لها صفًّا في جدول المخالفات، ولذلك لا يُذكر لها رقم هنا.

العقد غير الموثَّق غير مرئي مرتين

منذ 15 أبريل 2026، تُحتسب نسب التوطين في نطاقات من عقود العمل الموثَّقة إلكترونيًّا على قوى، استنادًا إلى قرار مجلس الوزراء رقم 195 وتاريخ 4/4/1443هـ. فالكيان الذي لا يوثّق عقوده يعرّض تصنيفه للخطر مهما بلغ عدد موظفيه السعوديين فعليًّا.

والغياب الثاني أقلّ ذكرًا: العقد الموثَّق هو المرجع الذي يُقاس عليه المبلغ المدفوع في نظام حماية الأجور، إذ يُتحقّق من الأجر المدفوع في مقابل ما هو متفق عليه في العقود الموثَّقة. فالعقد الذي لا يدخل قوى ليس هناك ليكون مرجعًا.

الغرامة المقرَّرة

في جدول المخالفات والعقوبات لنظام العمل ولائحته التنفيذية، الصادر بالقرار الوزاري رقم 112377 وتاريخ 21/8/1447هـ الموافق 9 فبراير 2026:

• عدم توثيق عقود العمال إلكترونيًّا: مخالفة جسيمة، غرامتها 300 ريال للمنشأة التي يعمل بها 20 عاملًا فأقل، و500 ريال لمن يعمل بها من 21 إلى 49 عاملًا، و1,000 ريال لمن يعمل بها 50 عاملًا فأكثر، عن كل عامل.
• عدم استخدام اللغة العربية في عقود العمل والبيانات والسجلات وملفات العمال والتعليمات التي يصدرها صاحب العمل: مخالفة غير جسيمة، بالدرجات 300 و500 و1,000 ريال بالترتيب نفسه. وهي مقابل ما تقضي به المادة 9 من النظام: العربية هي اللغة الواجبة، ويجوز استعمال لغة أجنبية إلى جانبها، فإن اختلف النصّان كان النصّ العربي هو المعتمد.

و«عن كل عامل» في المخالفة الأولى هي الكلمة التي تغيّر حجم الأثر في المنشآت ذات العدد الكبير.

كيف تُحسب الغرامة؟ أمثلة بالأرقام

الشريحة تتحدد بعدد عمال المنشأة المسجّلين لدى الوزارة على الرقم الموحد، ثم تُضرب في عدد العمال الذين لم تُوثَّق عقودهم. والأمثلة التالية حساب حسابي من أرقام الجدول، وليست تقديرًا لمخالفة فعلية:

• منشأة بها 15 عاملًا، لم تُوثَّق عقود 10 منهم: الشريحة 300 ريال، فالناتج 10 × 300 = 3,000 ريال.
• منشأة بها 35 عاملًا، لم تُوثَّق عقود 12 منهم: الشريحة 500 ريال، فالناتج 12 × 500 = 6,000 ريال.
• منشأة بها 80 عاملًا، لم تُوثَّق عقود 25 منهم: الشريحة 1,000 ريال، فالناتج 25 × 1,000 = 25,000 ريال.

وإذا لم يُوثَّق أي عقد في المنشأة، فالناتج هو عدد العاملين مضروبًا في الشريحة: 20 عاملًا × 300 = 6,000 ريال، و49 عاملًا × 500 = 24,500 ريال، و50 عاملًا × 1,000 = 50,000 ريال. ويُلاحَظ أن منشأة بها 21 عاملًا تدفع 500 ريال عن كل عامل، أي 10,500 ريال لو لم توثّق أيًّا منها، بينما منشأة بها 20 عاملًا تدفع 6,000 ريال. فاجتياز عتبة 20 يغيّر الشريحة لا العدد وحده.

وعلى النقيض، غرامة عدم استخدام اللغة العربية ثابتة بحسب الشريحة ولا تُضرب في عدد العمال، فلا يصحّ الخلط بين صيغتي الحساب.

ما لا يُغني عن التوثيق

نموذج عقد يُنزَّل ويُطبَع ويُوقَّع لا يوثّق العقد، ولا يُدخله قوى. فهو يفيد في الاتفاق على البنود وإثباتها بين الطرفين، ولا يؤدي الواجب في المادة 51.

وقبل ذلك، عرض العمل خطوة سابقة على العقد.

«توثيق» بمعنيين لا واحد

التوثيق بمعنى المادة 51 إجراء لدى الوزارة يرتّب أثرًا نظاميًّا خارج المنشأة. أما حفظ نسخة العقد وملاحقه وتعديلاته في ملف الموظف فتنظيم داخلي لا يقوم مقامه ولا يُغني عنه، وإن كان لازمًا هو الآخر. والمنشأة التي تحفظ كل عقودها في ملفات مرتّبة وليست موثَّقة على قوى مستوفية للثاني دون الأول.

وأحكام المدة والتجديد التي يُبنى عليها العقد، وأثرها في الخدمة المستمرة، مردّها إلى النظام لا إلى صياغة العقد. وكذلك المهنة المدوَّنة في العقد وفي رخصة العمل، وتغييرها إجراء نظامي مستقل تتناوله صفحة تغيير المهنة.

هل يكفي عقد ورقي موقّع من الطرفين؟

لا يكفي لأداء واجب التوثيق، وإن كفى لشرط الكتابة بنسختين. فالتوثيق يجري إلكترونيًّا عبر قوى، والمنشأة التي تكتفي بعقد ورقي موقّع لا يدخل عقدها قوى، وجدول الغرامات ينصّ على عدم توثيق العقود إلكترونيًّا. ولم نقف في المراجع على نصّ يحسم هل يُعدّ العقد الورقي غير المدخل في قوى مخالفة مستقلة غير ما ورد في ذلك الجدول.

هل يُوثَّق العقد باللغة الإنجليزية؟

المادة 9 تجعل العربية لغة العقود الواجبة، ويجوز استعمال لغة أجنبية إلى جانبها، فإن اختلف النصّان فالمعتمد هو النصّ العربي. وعقد بالإنجليزية وحدها لا يوافق هذا الحكم. ولم نجد في المراجع تفصيلًا لكيفية إدخال النسخة ثنائية اللغة في قوى، ولذلك لا نذكر خطواتها.

هل التوثيق هو الاعتماد من الوزارة؟

الاعتماد مرحلة داخل التوثيق لا بديل عنه: تعتمد الوزارة العقد بعد اتفاق الطرفين عليه. ولا تذكر صفحة الخدمة أن الاعتماد مراجعة لمحتوى العقد.

هل يغني تحميل نموذج عقد جاهز عن التوثيق؟

لا. النموذج الجاهز المنزَّل من موقع ما أداة لصياغة البنود، أما التوثيق فيمرّ عبر قوى. والنموذج الموحّد المعتمد في المادة 52 تصدره الوزارة لا الجهات التي تعرض قوالب للتنزيل.

وما سبق تعريف بنصوص نظام العمل وبما تنشره الوزارة عن خدماتها وبجدول المخالفات والعقوبات، لا استشارة قانونية.