أثر الحداثة في التقييم

تعريف أثر الحداثة في التقييم

أثر الحداثة في التقييم (بالإنجليزية: Recency Effect) أن تُبنى درجة الأداء على الأسابيع الأخيرة من فترة التقييم وحدها، فتصف الدرجة جزءًا من الفترة وتُقرأ على أنها تصفها كلها.

وآليته ضيق نافذة الأدلة: الفترة اثنا عشر شهرًا، والذاكرة تُحضر منها شهرين. فالمقيِّم لا يقصد إهمال ما مضى، وإنما يستعمل ما يستحضره، وما يستحضره هو الأقرب.

وصفحة انحياز المقيِّم تعدّه أحد أنماطها وتصفه بترجيح الأشهر الأخيرة على السنة كلها، لأنها الأقرب إلى الذاكرة.

ما الذي يميّزه عن أخطاء تقييم الأداء المجاورة

الفصل هنا على محور الزمن، ولا يقع عليه من الأربعة إلا هو وخطأ الانطباع الأول، وهما متقابلان لا متشابهان:

• أثر الحداثة يأخذ آخر الفترة ويُسقط أولها. والذي أُسقط لم يُرجَّح عليه شيء، بل نُسي.
• خطأ الانطباع الأول يأخذ أول الفترة ولا يُسقط آخرها، بل يقرؤه من خلاله. فالدليل المتأخر يصل ويُصفّى، لا يغيب.

والفرق العملي بينهما أن أثر الحداثة يُعالَج بإعادة الدليل القديم إلى الطاولة، وخطأ الانطباع الأول لا يكفي فيه ذلك، لأن الدليل الجديد كان حاضرًا أصلًا وقُرئ بطريقة بعينها.

أما خطأ النزعة المركزية وخطأ المقارنة في التقييم فخارج محور الزمن كليًّا: الأول خلل في اتساع ما استُعمل من المقياس، والثاني خلل في من تُقاس عليه الدرجة. ويمكن أن يقع أثر الحداثة مع أيٍّ منهما في الاستمارة نفسها.

لماذا يخدع الدرجة في الاتجاهين

يُظنّ أثرًا يرفع الدرجات، وهو يرفعها ويخفضها بحسب ما وقع أخيرًا:

• موظف مستقرّ الأداء طوال العام، تعثّر مشروعه الأخير قبل أسابيع من الدورة، فتُقرأ سنته من تعثّر واحد.
• موظف متذبذب، سلّم إنجازًا ظاهرًا قبيل موعد التقييم، فتُطوى أشهر عن سابقه.
• وحين يفهم الفريق هذا الإيقاع، يتحول إلى سلوك: يُدَّخر العمل الظاهر لما قبل الدورة، ويصير التوقيت جزءًا من الأداء.

وهذا الوجه الثالث أخطرها، لأنه يُفسد ما تقيسه الأداة لا درجة موظف بعينه.

ما يضيّقه

• سجلّ ملاحظات يُدوَّن أولًا بأول لا يُستحضر في آخر الفترة. وهو الإجراء الوحيد الذي يعالج السبب لا العرض.
• مراجعات دورية خلال الفترة، تُغلق فيها كل مرحلة بملاحظة مكتوبة، فتصل الدورة النهائية ومعها سجلّ لا ذاكرة. وهو الدور العملي الذي تؤديه التغذية الراجعة المستمرة.
• الاجتماع الفردي المنتظم، فما يُقال فيه يُدوَّن في حينه. والاجتماع الفردي أقرب المواضع إلى التقاط ما لا يظهر في تقرير.
• مطالبة المقيِّم بشواهد موزّعة على الفترة، لا بأي شواهد. فطلب مثال من النصف الأول يكشف الفجوة فورًا.
• أن يسبق تدوين الشواهد فتحَ الاستمارة، لا أن يُبحث عنها بعد اختيار الدرجة.

ما لا يعالجه

إطالة النقاش في الجلسة النهائية لا تعيد ما لم يُدوَّن. وصفحة معايرة التقييمات تقرّر أن الجلسة لا تكشف ما لم يُلاحَظ أصلًا، لأنها تعمل على ما دوّنه المقيِّم خلال السنة. فالمعايرة تضبط المسطرة ولا تُنشئ أدلة، وأثر الحداثة خلل في الأدلة قبل أن يكون خللًا في المسطرة.

وكذلك لا يعالجه التقييم الذاتي وحده، فهو يخضع لما يخضع له من ضيق النافذة الزمنية، وصفحته تقرّر أن الخلل البنيوي فيه أنه يُطلب في السياق الذي يترتب عليه أجر الموظف وترقيته. غير أنه حين يُطلب فيه ذكر وقائع من الفترة كاملة، يصير مصدرًا لأدلة عن أولها لا يملكها المدير.

مثال محسوب: كثافة الأدلة في آخر الفترة

أثر الحداثة يُقاس على سجلّ الملاحظات قبل أن يُقاس على الدرجة، لأن موضعه الأدلة لا التقدير. وسجلّ مدير عن موظف خلال فترة تقييم مدتها اثنا عشر شهرًا:

• الأشهر من الأول إلى السادس: ملاحظتان مدوّنتان.
• الأشهر من السابع إلى العاشر: ثلاث ملاحظات.
• الشهران الحادي عشر والثاني عشر: تسع ملاحظات.

فمجموع ما دُوِّن 2 + 3 + 9 = 14 ملاحظة. ونصيب الشهرين الأخيرين منها 9 ÷ 14 = 64%، بينما نصيبهما من الزمن 2 ÷ 12 = 17%. وقسمة الأولى على الثانية 64 ÷ 17 ≈ 3.8، أي أن كثافة التدوين في آخر سدس الفترة تقارب أربعة أضعاف ما يقتضيه امتدادها الزمني.

وفي الطرف المقابل: نصيب النصف الأول من السنة من الملاحظات 2 ÷ 14 = 14%، ونصيبه من الزمن 50%. فستة أشهر من عمل هذا الموظف دخلت الدورة بملاحظتين، وما بُني عليه الحكم فيها ذاكرة لا سجلّ.

وهذا الحساب يُجرى قبل فتح الاستمارة ولا يحتاج إلى معرفة الدرجة، ولذلك يصلح إجراءً وقائيًّا: إن خرجت الكثافة على هذا النحو فالدرجة لم تُكتب بعد، وما يزال ممكنًا استدعاء ما جرى في النصف الأول من مصادره. أما إن أُجري بعد كتابة الدرجة فهو تشخيص لا علاج، لأن ما لم يُدوَّن في حينه قلّما يُستعاد على وجهه.

الترجيح المعلن ليس أثر حداثة

قد تقرّر المنشأة صراحةً أن الربع الأخير أوزن في التقييم من غيره، لأنه أقرب إلى الخطة التالية أو لأن المشروع الرئيس أُغلق فيه. وهذا اختيار إداري معلن، يُكتب في وصف الأداة ويُقال للموظف في أول الفترة لا في آخرها، ويُناقش بوصفه سياسة.

والفرق بينه وبين أثر الحداثة ثلاثة أوجه:

• الإعلان. الترجيح المعلن معلوم للطرفين قبل بدء الفترة، وأثر الحداثة لا يعلمه المقيِّم عن نفسه.
• الاطّراد. الترجيح المعلن ينطبق على الفريق كله بالقدر نفسه، وأثر الحداثة يتفاوت بتفاوت ما عَلِق بالذاكرة عن كل فرد.
• قابلية المراجعة. الترجيح المعلن يُراجَع بتغيير سطر في وصف الأداة، وأثر الحداثة لا يُراجَع لأنه غير مكتوب في موضع يُعدَّل.

وثمرة التفريق أن معالجة أثر الحداثة بإعلان ترجيح للربع الأخير ليست معالجة له، وإنما تحويل له إلى قاعدة. والمعالجة الصحيحة أن يتّسع السجلّ لا أن تضيق الفترة المعتبرة.

متى يكون آخر الفترة هو الجواب الصحيح

• تدهور حقيقي متّصل. موظف انخفض أداؤه انخفاضًا مطّردًا عبر أرباع السنة، ولدى المقيِّم شواهد مدوّنة من كل ربع تثبت الاتجاه. فالدرجة المنخفضة هنا مستندة إلى الفترة كلها، وكونها توافق آخرها لا يجعلها أثر حداثة.
• تغيّر جوهري في الدور. من انتقل إلى مهام مختلفة في منتصف الفترة، فأداؤه في النصف الأول يصف عملًا آخر. وما يُطلب هنا ليس موازنة النصفين، بل بيان أن الدرجة تصف أي دور.
• فترة قصيرة أصلًا. التقييم في نهاية فترة تجربة قصيرة لا يملك نصفًا أولَ بعيدًا يُوازَن به، فالمعيار فيه كثافة الشواهد لا توزيعها.
• نافذة ملاحظة انقطعت. إجازة طويلة أو انتداب أو تغيّر مدير داخل الفترة تقصّر ما أمكن ملاحظته فعلًا. وهذا نقص في النافذة يُصرَّح به في التقييم، لا يُعالَج بترجيح ما بقي منها.

والسؤال الذي يفصل في الحالات كلها واحد: هل كان دليل النصف الأول موجودًا ثم رُجِّح عليه ما هو أحدث، أم لم يكن موجودًا أصلًا؟ فالأول خلل في الوزن يُعالَج بإعادة الدليل إلى الطاولة، والثاني خلل في التدوين لا تعالجه أي مناقشة في الجلسة النهائية.

كيف يُعاد النصف الأول إلى الطاولة

حين يُكتشف ضيق النافذة قبل كتابة الدرجة، فالمطلوب مصادر عن أول الفترة لا تعتمد على ذاكرة المقيِّم. وهي موجودة في المنشأة غالبًا، وإن لم تُجمع بغرض التقييم:

• محاضر الاجتماعات الدورية وما دُوِّن فيها من تكليفات ومواعيد.
• تقارير إغلاق المراحل والمشاريع التي انتهت في النصف الأول.
• رسائل التسليم والاستلام بين الفريق ومن يخدمهم داخل المنشأة.
• سجلّات الطلبات والتذاكر المنجزة ومواعيد إغلاقها.
• ما دوّنه الموظف نفسه في تقييمه الذاتي عن أول الفترة، ما دام مطلوبًا فيه ذكر وقائع بتواريخها.

وحدّ هذه المصادر أنها تصف ما أُنجز وتصف بدقة أقل كيف أُنجز. فهي ترمّم الجانب القابل للعدّ من النصف الأول، ولا ترمّم ما لا أثر له في ورقة: التعامل مع زميل متعثّر، أو ملاحظة قُدّمت في وقتها فمنعت خطأ. ولذلك تبقى إجراءً إسعافيًّا لدورة بعينها، ولا تصلح بديلًا دائمًا عن التدوين في حينه.

ويُذكر عند استعمالها أنها استُعملت. فدرجة بُنيت جزئيًّا على سجلّات أُعيد جمعها في آخر الفترة تختلف في قوتها عن درجة بُنيت على ملاحظات دُوِّنت أولًا بأول، والتصريح بذلك في التقييم يجعل الدورة التالية تبدأ من موضع معلوم.

هل يُعرف للقطاع الخاص في المملكة عددٌ يجب تدوينه من الملاحظات في فترة التقييم؟

لم نقف في مراجعنا على مصدر يقرّر للقطاع الخاص في المملكة عدد الملاحظات التي يجب تدوينها في فترة التقييم، ولا عدد المراجعات الدورية، ولا نسبة توزيع يُعدّ السجلّ سليمًا عندها، ولا نقرّر نحن شيئًا من ذلك في أثر الحداثة في التقييم. والأرقام في المثال أعلاه أرقام حساب تبيّن الطريقة لا عتبات تُقاس عليها المنشآت. وما نثبته أنّ توزيع الأدلة على الفترة قابل للقياس قبل كتابة الدرجة، وأنّ قراءة ما يخرج من ذلك القياس قرار إداري يُتَّخذ داخل المنشأة.

مصطلحات ذات صلة

• انحياز المقيِّم
• التغذية الراجعة المستمرة
• معايرة التقييمات
• الاجتماع الفردي
• التقييم الذاتي