فاتورة الجملة بشروط دفع، وسند قبض واحد يسدد أكثر من فاتورة.
برنامج محاسبة لتجارة الجملة والتوريد يبدأ من دورة الطلبية كاملة، لا من مبيعات اليوم وحدها. تبيع البضاعة لمتاجر التجزئة والمطاعم والمنشآت بفاتورة آجلة لها تاريخ استحقاق، ثم تقبض ما يدفعه كل عميل على دفعات. في قيود يصدر لعميلك الذي له رقم ضريبي فاتورة ضريبية، وتسجل كل دفعة بسند قبض توزعه على فاتورة أو أكثر.
بدون بطاقة ائتمان
1. أين تتفرق حسابات تجارة الجملة والتوريد؟
بين دفتر الطلبيات وملف Excel ورسائل العملاء، تتوزع أرقام الطلبية الواحدة على أكثر من مكان.
عميل يدفع مبلغا واحدا عن عدة فواتير
يحول تاجر التجزئة مبلغا يغطي فاتورتين وجزءا من ثالثة، فلا يعرف المحاسب أي الفواتير سددها.
مع قيود: أنشئ سند قبض واحدا ووزع مبلغه على فواتير العميل، فتصبح كل فاتورة مدفوعة أو مدفوعة جزئيا.
فاتورة تجاوزت موعد سدادها
تبيع على 30 يوما أو 60 يوما، ولا يظهر موعد السداد إلا حين تراجع الدفتر.
مع قيود: اختر شروط الدفع في الفاتورة فيتحدد تاريخ الاستحقاق، وتظهر الفاتورة متأخرة إن تجاوزته ولم تسدد كاملة.
أمر شراء على ورق، وكمية تصل ناقصة
تطلب من المورد 200 كرتونة فيصل 180، ويختلط ما طلبته بما وصل فعلا.
مع قيود: أصدر أمر شراء للمورد، ثم حوله إلى فاتورة مشتريات بالكمية التي استلمتها.
بضاعة في أكثر من مستودع
تخزن في مستودع رئيسي وآخر قريب من عملائك، ولا تعرف رصيد كل منهما من الصنف نفسه.
مع قيود: أضف كل مستودع موقعا، وانقل البضاعة بينهما، وراجع الكمية المتوفرة في كل موقع في تقرير مواقع المنتجات.
2. طلبية جملة واحدة في دفاترك: من أمر الشراء إلى سند القبض
من أمر الشراء الذي ترسله إلى المورد حتى الدفعة التي تقبضها من العميل، خمس محطات يكتب كل منها سطرا في بطاقة الرحلة.
المحطة 1: ترسل أمر الشراء إلى المورد
أصدر أمر شراء بالأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها، وأرسله إلى المورد بالبريد الإلكتروني. ولا يسجل أمر الشراء أثرا محاسبيا ولا يغير المخزون قبل أن تحوله إلى فاتورة مشتريات.
المحطة 2: تصل البضاعة أقل مما طلبت
حول أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات، وعدل الكمية إلى ما استلمته فعلا، فتزيد الكمية المتوفرة من الأصناف المخزنة في الموقع الذي استلمت فيه.
المحطة 3: يأخذ تاجر التجزئة طلبيته على الحساب
أصدر له فاتورة مبيعات بشروط الدفع المتفق عليها، ولأن له رقما ضريبيا تصدر فاتورة ضريبية. وما لم تسجل عليها سند قبض تبقى آجلة حتى يسددها.
المحطة 4: يحول مبلغا عن أكثر من فاتورة
سجل المبلغ بسند قبض واحد ووزعه على فواتيره، فتصبح الأقدم مدفوعة والأحدث مدفوعة جزئيا، ويبقى الباقي في كشف حساب العميل.
المحطة 5: ترد إلى المورد كراتين تالفة
أصدر إشعارا مدينا بالكمية التي ترجعها فتخرج من المخزون، ثم خصصه على فواتير المورد غير المدفوعة، أو سجل استرداد المبلغ إن كنت قد دفعت.
أوامر الشراء وفواتير المشتريات والإشعارات المدينة والمنتجات المخزنة تتاح بحسب اشتراكك، ولا تشملها كل الاشتراكات، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لمنشأتك.
3. برنامج محاسبة لتجارة الجملة والتوريد: ما يغطيه قيود في منشأتك
تجارة الجملة دورة طلبيات ومستحقات أكثر منها مبيعات يومية. وهذه ست مهام يغطيها قيود في منشأة الجملة والتوريد، من عرض السعر إلى رصيد المستودع، وبعضها بحسب اشتراكك.
عرض سعر قبل الفاتورة
حين تطلب منشأة سعر قائمة أصناف قبل أن تعتمد الشراء، قدم لها عرض سعر بتاريخ انتهاء، وأرسله إليها أو صدره إلى PDF، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات بعد الموافقة عليه. ولا يخصم عرض السعر شيئا من المخزون قبل تحويله، ولا يتحول إذا لم تكف الكميات المتوفرة.
أمر الشراء وحساب المورد
تابع أوامر الشراء بحالاتها: مسودة، وموافق عليه، وتمت الفوترة، ومتأخرة إذا تجاوز الأمر تاريخ انتهائه دون فوترة. وسدد عدة فواتير للمورد بسند واحد، وراجع ما عليك له في كشف حساب المورد وفي تقرير أعمار ديون الموردين.
شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق
أضف شروط الدفع مرة واحدة، لكل شرط اسمه وعدد أيامه، ثم اختر الشرط في الفاتورة فيتحدد تاريخ الاستحقاق. وتابع رصيد كل عميل في كشف حساب العميل، وقارن الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
الخصم وسعر البند
أضف خصما على بند الفاتورة بنسبة أو بقيمة، وحدد لكل مستخدم الحد الأعلى لنسبة الخصم التي يستطيع إضافتها. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فإن اتفقت مع عميل على سعر آخر عدلت سعر الوحدة في بند الفاتورة، أو في عرض السعر بحسب اشتراكك.
الكرتونة والحبة
حدد للصنف وحدته الأساسية، مثل الحبة، ثم أضف من تحويل الوحدات وحدة أكبر: كرتونة واحدة تساوي عددا من الحبات. ولكل وحدة سعر شراء وسعر بيع تحددهما بنفسك، وتظهر الوحدات في الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء.
المستودعات ونقل البضاعة
أضف كل مستودع موقعا له حساب مخزون، واختر الموقع في كل فاتورة، وانقل البضاعة بين المواقع، فورا أو بوصفها بضاعة تحت النقل. ويعرض تقرير مواقع المنتجات الكمية المتوفرة من كل صنف في كل موقع.
ونطاق كل اشتراك يختلف، وبعض هذه القدرات لا تشملها كل الاشتراكات، فراجع ما يناسب منشأتك مع فريق المبيعات.
4. منتجات أخرى من قيود لمنشأة الجملة
تمسك حسابات المنشأة في قيود للمحاسبة، ولفريق المبيعات والمستودع منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لمنشأة جملة لها فريق مبيعات ومستودع في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير الرواتب مع البدلات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف في كل فروعك.
- حسابات نهاية الخدمة والعمل الإضافي وأرصدة الإجازات مبنية في النظام.
5. فواتير الجملة والفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
فاتورة ضريبية أم فاتورة ضريبية مبسطة؟
يتحدد نوع الفاتورة في قيود بالرقم الضريبي للعميل، لا بقيمة الفاتورة ولا بنسبة الضريبة.
- إذا كان للعميل رقم ضريبي، يصدر قيود فاتورة ضريبية.
- وإذا لم يكن له رقم ضريبي، يصدر فاتورة ضريبية مبسطة.
ما الذي تشترطه المرحلة الثانية؟
في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية تمر الفاتورة الضريبية على الهيئة للتصديق قبل أن تصل إلى المشتري، وتبلغ الفاتورة الضريبية المبسطة إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها. وتضم الهيئة المنشآت إلى هذه المرحلة على موجات، وتبلغ المنشأة المستهدفة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل.
والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية لا يتاح في كل اشتراكات قيود، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لمنشأتك.
لكل بند في الفاتورة نوع ضريبة تختاره من الضرائب المعرفة في منشأتك، ونسبة ضريبة القيمة المضافة الأساسية في المملكة 15%. ويجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام الفترة من فواتيرك، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
6. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لعميل الجملة: ضريبية أم مبسطة؟
يحدد قيود نوع الفاتورة من الرقم الضريبي للعميل: فاتورة ضريبية إذا كان للعميل رقم ضريبي، وفاتورة ضريبية مبسطة إذا لم يكن له رقم. وفي المرحلة الثانية تمر الفاتورة الضريبية على الهيئة للتصديق قبل أن تصل إلى المشتري. والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية لا يتاح في كل اشتراكات قيود، فاسأل المبيعات عنه.
كيف أسجل مبلغا واحدا دفعه العميل عن أكثر من فاتورة؟
افتح المبيعات، ثم سندات العملاء، واضغط إنشاء سند عميل، واختر العميل، وأدخل المبلغ الذي قبضته. ثم اختر الفواتير التي يسددها هذا المبلغ، وحدد المبلغ المخصص لكل منها، واحفظ. وإن كان المبلغ أقل من مجموع الفواتير فخصصه بحسب الأولوية، وتبقى الفواتير التي لم تخصص عليها شيئا موافقا عليها حتى تخصص عليها سندا آخر. وهذه خطوة من دورة المبيعات والتحصيل في منشأة الجملة.
هل أحدد لكل عميل سعر جملة خاصا به؟
لا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، ولا يربط سعرا ثابتا باسم عميل. ما تفعله أن تعدل سعر الوحدة في بند فاتورة المبيعات، أو في عرض السعر بحسب اشتراكك، أو تضيف خصما على البند بنسبة أو بقيمة في حدود الحد الأعلى لنسبة الخصم الذي حددته للمستخدم.
هل يوقف قيود البيع لعميل تجاوز حدا ائتمانيا معينا؟
لا تتوفر في قيود حاليا ميزة تحديد حد ائتماني للعميل. ما تتابعه هو رصيد كل عميل في كشف حساب العميل، والفواتير التي تجاوزت تاريخ استحقاقها وتظهر متأخرة، وديون العملاء بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
كيف أسلم طلبية واحدة على دفعتين؟
لكل فاتورة مبيعات سند تسليم واحد، ولا يتجزأ على أكثر من عملية تسليم. فإن سلمت الطلبية على دفعتين فاكتب تفاصيل كل دفعة تسليم في خانة الملاحظات في فاتورة المبيعات. وإن أردت فوترة الطلبية على أجزاء، فأضف عرض سعر بالطلبية كاملة بحسب اشتراكك، ثم أضف كل جزء تفوتره في فاتورة مبيعات مستقلة.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وأوامر الشراء؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل المنتجات المخزنة وفواتير المشتريات وسندات الموردين والإشعارات المدينة وأوامر الشراء وعروض الأسعار وتحويل الوحدات ونقل المخزون وتقارير أعمار ديون العملاء والموردين ومواقع المنتجات، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية. فهذه تتاح بحسب اشتراكك، ونطاق كل اشتراك يختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لمنشأتك.
وهكذا تكتمل الطلبية في دفاترك: أمر الشراء وفاتورة المورد بحسب اشتراكك، وفاتورة العميل بتاريخ استحقاقها، والسند الذي يسددها.
