عدد الضيوف في الكمية، والعربون في سنده، وما بقي على العميل في حسابه.
برنامج محاسبة للولائم والتموين يبدأ من طلب واحد: عائلة تطلب عشاء بوفيه لمئة وعشرين ضيفا وحلويات بعده، وتدفع عربونا قبل المناسبة بأسابيع. في قيود تضيف قائمة الطعام خدمة بوحدة تسميها «شخص»، وتكتب عدد الضيوف في الكمية، وتسجل العربون سند قبض باسم العميل، ثم تخصصه على فاتورة الوليمة حين تصدرها.
بدون بطاقة ائتمان
1. أين تتفرق أرقام مطبخ الولائم؟
بين دفتر الطلبات ومحادثات العملاء وإيصالات الموردين، تتفرق أرقام الوليمة الواحدة قبل أن تخرج من مطبخك.
الضيوف يزيدون قبل المناسبة
تتفق العائلة على مئة ضيف، ثم تضيف عشرين قبل الموعد بيومين، والسعر الجديد مكتوب في رسالة.
مع قيود: سعر الشخص سعر افتراضي في الخدمة، وتعدل الكمية والسعر في الفاتورة حين يتغير الطلب.
عربون بلا مستند
يدفع العميل عربونا ليثبت طلبه، فيبقى المبلغ في كشف البنك بلا مستند يقابله.
مع قيود: تسجله سند قبض مستقلا، فيظهر «غير مستعمل» حتى تخصصه على فاتورته.
لحم وأرز وخضار من أكثر من مورد
تشتري من الجزار وتاجر الخضار ومورد الأرز، بعضه نقدا وبعضه بالآجل، والإيصالات في ملف واحد.
مع قيود: تسجل كل شراء فاتورة مشتريات باسم مورده، فيظهر رصيد كل مورد وما دفعته له.
شركة تسدد بعد أسابيع
شركة تطلب غداء لموظفيها أو حفلها السنوي، وتطلب فاتورة تسددها لاحقا.
مع قيود: تصدر فاتورتها بتاريخ استحقاق، وتتابع ما بقي عليها في كشف حساب العميل، وفي تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
2. وليمة عائلة من عرض السعر إلى آخر دفعة
تابع وليمة واحدة عبر خمس محطات، وتضيف كل محطة رقما إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: عرض سعر بعدد الضيوف
أضف العشاء والحلويات إلى عرض سعر من «المبيعات»، لكل منهما عدد الضيوف في الكمية وسعر الشخص.
المحطة 2: عربون قبل المناسبة
حين توافق العائلة، سجل عربونها سند قبض مستقلا باسمها، قبل أن تصدر أي فاتورة.
المحطة 3: فاتورة الوليمة
بعد الموافقة على العرض اختر «تحويل إلى فاتورة»، فتنشأ فاتورة المبيعات بتفاصيله، وتعدل عدد الضيوف قبل حفظها إن تغير.
المحطة 4: العربون على الفاتورة
بعد الموافقة على الفاتورة خصص عليها سند العربون، فتصبح «مدفوعة جزئيا» ويظهر المبلغ المستحق.
المحطة 5: حساب العائلة في التقارير
في كشف حساب العميل تظهر فاتورة الوليمة وسند عربونها، وفي تقرير أعمار ديون العملاء يظهر ما بقي منها بحسب اشتراكك.
إن لم تكن عروض الأسعار في اشتراكك، فأصدر فاتورة المبيعات مباشرة وخصص عليها العربون كما في المحطة 4.
3. برنامج محاسبة للولائم والتموين: ما يغطيه قيود في مطبخك
من طلب العائلة إلى عقد الشركة، هذه ست مهام يغطيها قيود في مطبخ الولائم.
سعر للشخص بوحدة «شخص»
أضف كل قائمة طعام منتجا من نوع «خدمة» بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد، وأنشئ وحدة قياس تسميها «شخص» واختر نوعها. والسعر الذي يؤثر في التقارير هو سعر الفاتورة، فعدّله فيها إن اتفقت على غيره.
سطر لكل بند في فاتورة الوليمة
في فاتورة مبيعات واحدة يكون العشاء سطرا، والحلويات سطرا، وخدمة الضيافة سطرا، ولكل سطر كميته وسعر وحدته. ويحتسب قيود ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة.
عرض سعر يتحول إلى فاتورة
لا ينشئ عرض السعر قيدا محاسبيا. وبعد الموافقة عليه تحوله إلى فاتورة بتفاصيله، فتصبح حالته «تمت الفوترة».
مواد المطبخ من مورديها
سجل اللحم والأرز والخضار في فواتير مشتريات باسم كل مورد. المادة التي لا تتابع رصيدها تضيفها منتجا غير مخزن فتسجل في حساب المصروف عند شرائها، والمادة التي تتابع رصيدها تضيفها منتجا مخزنا فتدخل كميتها المخزون.
وجبات الشركات كل شهر
لشركة تتسلم وجبات موظفيها كل شهر، أنشئ فاتورة المبيعات معاملة متكررة من «المحاسبة»: بداية التكرار ونوعه، ونهايته بتاريخ أو بعدد أقصى، والحالة التي تنشأ بها الفاتورة: مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافق عليها.
دفعة نقدا وأخرى بتحويل
تدفع العائلة جزءا نقدا يوم المناسبة والباقي بتحويل بنكي، فتسجل الدفعتين على الفاتورة نفسها، واحدة بحساب نقدي وأخرى بحساب بنكي.
ونطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب مطبخك مع فريق المبيعات.
4. منتجات أخرى من قيود
دفاتر مطبخك في قيود للمحاسبة، وبجانبه منتج مستقل لفريق الطهاة وطاقم الضيافة: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة تموين لها فريق من الطهاة وطاقم الضيافة.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف.
- الحضور والانصراف، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- حسابات نهاية الخدمة والعمل الإضافي وأرصدة الإجازات مبنية في النظام.
5. فاتورة الوليمة والفوترة الإلكترونية
نوع الفاتورة يتحدد بالعميل الذي طلب الوليمة، لا بالوليمة نفسها.
فاتورة للعائلة أم للشركة؟
- لعميل فرد أو عائلة: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له فورا، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لشركة أو جهة حكومية: فاتورة ضريبية تمر على الهيئة للتصديق أولا، ثم تصل إلى العميل.
يحتسب قيود ضريبة القيمة المضافة على الفواتير، والنسبة الأساسية لها في المملكة 15%. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقامك من الفواتير، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
6. أسئلة شائعة
كيف أسجل وليمة بعدد الضيوف في فاتورة واحدة؟
أضف قائمة الطعام منتجا من نوع «خدمة» بوحدة قياس تسميها «شخص» وسعر بيع افتراضي. ثم أضفها سطرا في فاتورة المبيعات، واكتب عدد الضيوف في الكمية، وأضف الحلويات أو خدمة الضيافة سطرا آخر بكميته وسعره. ويحتسب قيود ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة.
كيف أسجل العربون الذي يدفعه العميل قبل المناسبة؟
سجله سند قبض مستقلا باسم العميل قبل إصدار الفاتورة، فيبقى «غير مستعمل». وبعد إصدار الفاتورة والموافقة عليها خصصه عليها، فتصبح «مدفوعة» أو «مدفوعة جزئيا» بحسب المبلغ.
أي فاتورة أصدر للعائلة، وأيها للشركة؟
للعميل الفرد أو العائلة فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللشركة أو الجهة الحكومية فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل وصولها إلى العميل. والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
هل يحسب قيود تكلفة الطبق من مكوناته؟
يتيح قيود المنتجات المجمعة: تضيف كل مكون منتجا، ثم تنشئ الطبق منتجا مجمعا من مكوناته وكمياتها. في المنتج المجمع المخزن يحسب متوسط تكلفته من تكلفة مكوناته بعد إتمام أمر التصنيع، وفي غير المخزن تحسب تكلفته يدويا من تكلفة كل مكون. والمنتجات المجمعة وأوامر التصنيع ليست في كل الباقات، فاسأل المبيعات عنها.
كيف أجمع أرقام وليمة واحدة: ما قبضته لها وما صرفته عليها؟
البديل الذي يشرحه قيود هو المشروع: تنشئ للوليمة مشروعا من «المهام والمشاريع»، وتربط به فاتورتها وفواتير مشترياتها ومصاريفها من تبويب «المعلومات الإضافية» في كل مستند، ثم تفتح قائمة الدخل وتختار «تحليل متقدم» وتحدد المشروع في خيارات التصفية. ولا يظهر فيها إلا ما ربطته بالمشروع. وتتوفر المشاريع وفواتير المشتريات والمصروف بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.
هل يدير قيود مواعيد المناسبات وتحضير المطبخ؟
قيود برنامج محاسبة، والذي نعرضه في هذه الصفحة هو عروض الأسعار والفواتير والسندات والمشتريات والأرصدة. أما تقويم المناسبات، وجدولة التحضير في المطبخ، وتخطيط قوائم الطعام، فلا نعرضها هنا، فاسأل المبيعات عما يناسب مطبخك.
وهكذا تجتمع الوليمة في مكان واحد: ضيوفها في الكمية، وعربونها في سنده، وما بقي على عميلها في حسابه.
