أتعاب مكتبك في دفاتره، ودفاتر كل عميل في منشأته.
فواتير خدماتك وسندات قبضها وما بقي على كل عميل في قيود، وكل عميل تمسك دفاتره منشأة مستقلة باشتراكها.
برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة والتدقيق يخدم عملين في وقت واحد: دفاتر المكتب نفسه، ودفاتر العملاء الذين يمسك المكتب حساباتهم أو يراجعها. في الأول تصدر فواتير أتعاب مسك الدفاتر وإعداد القوائم المالية وتتابع تحصيلها، وفي الثاني تعمل داخل منشأة كل عميل. ابدأ بأن تضيف في قيود كل خدمة يقدمها مكتبك منتجا من نوع «خدمة» بسعرها الافتراضي.
1. أين تتوزع أرقام مكتب المحاسبة اليوم؟
قبل أن تختار برنامجا لمكتب محاسبة، انظر أين تتوزع أرقامك: أتعاب شهرية لعملاء مسك الدفاتر، ودفعات تصل قبل الفاتورة، ومنشآت عملاء تعمل فيها كل يوم، وفترات راجعتها ولا تريد أن يتغير فيها شيء.
أتعاب تكتب من جديد كل شهر
عميل مسك الدفاتر يدفع أتعابه شهريا، وفاتورته تكتب يدويا مع بداية كل شهر.
مع قيود: أنشئ فاتورة الأتعاب معاملة متكررة شهرية تنشأ بالحالة التي تختارها: مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافق عليها.
دفعة تصل قبل الفاتورة
يدفع العميل جزءا من أتعاب إعداد قوائمه المالية قبل أن تصدر فاتورتها، فتبقى الدفعة بلا مستند يقابلها.
مع قيود: سجلها سند قبض مستقلا باسم العميل، فيظهر «غير مستعمل» حتى تخصصه على فاتورته.
كل عميل في مكان
عميل يرسل فواتيره بالبريد، وآخر يحفظها في ملف Excel، وثالث يعمل على برنامج لا تصل إليه.
مع قيود: كل عميل منشأة مستقلة. إما أن يضيفك مستخدما في منشأته بمنصب وصلاحيات بحسب عدد المستخدمين في اشتراكه، وإما أن يضيف مكتبك منشأته على بريده باشتراك مستقل.
فترة راجعتها ثم تغيرت
تنهي مراجعة شهر لعميل، ثم تضاف إلى الشهر نفسه فاتورة لم تكن فيه.
مع قيود: حدد «تاريخ إقفال الحسابات» في منشأة العميل، فلا تضاف فاتورة أو سند أو قيد في الفترة المغلقة ولا يعدل.
2. رحلة عميل مسك الدفاتر في مكتبك
عميل واحد يدفع أتعابا شهرية، وخمس محطات في دفاتر مكتبك، ولكل محطة رقم يظهر في بطاقة الرحلة.
المحطة 1: تعرّف خدمة مسك الدفاتر
أضف «مسك الدفاتر» منتجا من نوع «خدمة» بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد، دون سعر شراء، فالخدمة لا تخزن ولا تشترى.
المحطة 2: يدفع العميل دفعة مقدمة
سجل دفعته سند قبض مستقلا باسمه قبل أي فاتورة، فيبقى «غير مستعمل» إلى أن تخصصه.
المحطة 3: تصدر فاتورة الأتعاب
أصدر فاتورة مبيعات بخدمة مسك الدفاتر وسعرها، وعليها ضريبة القيمة المضافة 15% التي حددتها للخدمة.
المحطة 4: تخصص الدفعة فيظهر المستحق
بعد الموافقة على الفاتورة خصص عليها سند الدفعة، فتصبح «مدفوعة جزئيا» ويظهر المبلغ المستحق عليها.
المحطة 5: تتكرر الفاتورة كل شهر
أنشئ من «المحاسبة» معاملة متكررة لفاتورة الأتعاب: تاريخ بداية التكرار، ونوعه، ونهايته بتاريخ محدد أو بعدد أقصى.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب مكتبك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة والتدقيق: ما يغطيه قيود في منشآت عملائك
في منشأة كل عميل تمسك دفاتره أو تراجعها، هذه ست مهام يغطيها قيود.
منشآت على بريد مكتبك
أضف منشأة العميل على بريد مكتبك الإلكتروني، وكل منشأة تضيفها اشتراك مدفوع مستقل. تظهر لك المنشآت بطاقات، لكل منها رقمها وحالة اشتراكها، وتنتقل بينها من «تغيير الشركة».
مستخدم في منشأة العميل
إن كان العميل يملك اشتراكه، فيضيفك من «الإعدادات» ثم «المستخدمين» بمنصب يحدد صلاحياتك، ويختار المواقع التي تعمل عليها والحسابات التي تدفع منها. وعدد المستخدمين والمواقع يختلف بحسب الباقة.
أرصدة افتتاحية لعميل جديد
عند انتقال العميل إلى قيود، أدخل أرصدته الافتتاحية من «المحاسبة» ثم «القيود اليدوية» ثم «أرصدة افتتاحية»: الحسابات والعملاء، والموردين بحسب اشتراكك، يدويا أو باستيراد ملف Excel.
تاريخ إقفال الحسابات
بعد مراجعة فترة، حدد «تاريخ إقفال الحسابات» من الإعدادات العامة. لا ينشئ قيد إقفال، لكنه يمنع إضافة الفواتير والسندات والقيود في الفترة المغلقة أو تعديلها.
من أدخل ماذا
اعرف من أنشأ الفاتورة أو عدل القيد في منشأة العميل من تقرير عمليات المستخدمين، وتاريخ آخر دخول لكل مستخدم من قائمة «المستخدمين».
تقارير جاهزة للمراجعة
ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ وقائمة الدخل والميزانية العمومية ونموذج الإقرار الضريبي، مع تصدير التقارير إلى Excel وPDF.
ونطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب مكتبك ومنشآت عملائك مع فريق المبيعات.
التفاصيل في شرح إدارة أكثر من منشأة من حساب واحد
4. دفاتر مكتبك ودفاتر عملائك
العمل في مكتب المحاسبة عملان، ولكل منهما مكانه في قيود.
دفاتر مكتبك
- خدماتك بأسعارها الافتراضية، وحساب إيراد لكل خدمة.
- فواتير الأتعاب، والدفعة المقدمة بسند قبض.
- المعاملات المتكررة لأتعاب كل شهر، بحسب اشتراكك.
- كشف حساب كل عميل، وتقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
- تذكير العميل بالدفع عبر البريد الإلكتروني قبل تاريخ الاستحقاق.
منشآت عملائك
- كل عميل منشأة مستقلة باشتراكها.
- منصبك وصلاحياتك داخل كل منشأة، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكها.
- الأرصدة الافتتاحية عند انتقال العميل.
- تاريخ إقفال الحسابات بعد المراجعة.
- تقرير عمليات المستخدمين ونموذج الإقرار الضريبي.
وإن أردت أن تعرف برامج الشراكة في قيود
5. فواتير أتعابك والفوترة الإلكترونية
فاتورة الأتعاب: لمنشأة أم لفرد؟
نوع الفاتورة يحدده العميل، لا الخدمة.
- لمنشأة أو جهة حكومية: فاتورة ضريبية تمر على الهيئة للتصديق أولا، ثم تصل إلى العميل.
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له فورا، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
أرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة
يجمع تقرير «نموذج الإقرار الضريبي» أرقام الفترة في منشأة العميل.
- تدخل فيه الفواتير الموافق عليها، ولا تظهر فيه الفواتير المسودة.
- تدخل أرقامه في بوابة الهيئة عند تقديم الإقرار، والمبيعات فيها قبل الضريبة.
النسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%.
6. منتجات أخرى من قيود
دفاتر مكتبك في قيود للمحاسبة، ولفريق المكتب منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لفريق مكتبك في كل فروعه: الرواتب والحضور والوثائق.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف في كل فروع مكتبك.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
هل أدير كل عملائي من حساب واحد في قيود؟
حين يضيف مكتبك منشآت العملاء على بريده الإلكتروني، تظهر لك بطاقات المنشآت في الواجهة الرئيسية، لكل منها رقمها وحالة اشتراكها، وتنتقل بينها من «تغيير الشركة». وكل منشأة تضيفها اشتراك مدفوع مستقل. أما العميل الذي يملك اشتراكه، فيضيفك مستخدما في منشأته بالمنصب والصلاحيات التي يحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكه، وتعمل فيها بتلك الصلاحيات.
هل أجمع تقارير عملائي في تقرير واحد؟
لا. التقارير المالية المجمعة في قيود تجمع اشتراكات تعود إلى كيان قانوني واحد، ولا تجمع منشآت عملاء مختلفين. وتتوفر بحسب الاشتراك، فاسأل المبيعات عنها.
كيف أفوتر أتعاب مسك الدفاتر الشهرية؟
عرّف مسك الدفاتر خدمة بسعرها، وأصدر بها فاتورة مبيعات، ثم أنشئ لها معاملة متكررة من «المحاسبة»: تاريخ البداية ونوع التكرار والنهاية، والحالة التي تنشأ بها الفاتورة. ومن «إعدادات فواتير المبيعات» فعّل «تذكير العميل بالدفع عبر البريد الإلكتروني»، وحدد كم يوما قبل تاريخ الاستحقاق يصله التذكير. والمعاملات المتكررة بحسب اشتراكك.
من أين تأتي أرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة لعميلي؟
من تقرير «نموذج الإقرار الضريبي» في منشأة العميل، للفترة التي تحددها. تدخل فيه الفواتير الموافق عليها، ولا تظهر فيه الفواتير المسودة، والإشعارات تظهر في عمود «التعديل». وعند تقديم الإقرار تدخل أرقامه في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والمبيعات فيها قبل الضريبة.
ماذا يحدث لبيانات عميل انتهى اشتراكه؟
تبقى بيانات المنشأة سنتين من تاريخ انتهاء الاشتراك المدفوع، تطلع عليها وتصدرها دون إضافة أو تعديل. فإن انتهى تعاملك مع عميل، فصدّر ما تحتاجه من تقاريره خلال هذه المدة.
هل يدير قيود أوراق عمل المراجعة أو ساعات عمل الفريق؟
قيود برنامج محاسبة، والذي نعرضه في هذه الصفحة هو الخدمات والفواتير والسندات والمعاملات المتكررة والتقارير والمستخدمون والمنشآت. أما أوراق عمل المراجعة وملفات الارتباط وتسجيل ساعات الفريق وفوترتها، فلا نعرضها هنا، فاسأل المبيعات عما يناسب مكتبك.
وهكذا يجتمع العملان في قيود: أتعاب مكتبك في دفاتره، ودفاتر كل عميل في منشأته.
