هل سبق لك أن تساءلت عن سر تحفيز الموظفين لتحقيق أعلى مستويات الإنتاجية؟ هل ترغب في معرفة كيف يُمكن للشركات والمؤسسات الاستفادة من أداة تنظّم رواتب الموظفين وتوثّقها؟ إذا كانت إجابتك نعم، فأنت في المكان الصحيح! إنّ إدارة الرواتب للموظفين ليست مجرد عملية مالية، بل هي ركيزة أساسية لتحقيق النجاح في أي منظمة، ولذلك في هذا المقال، سنكشف لك أسرار مسير الرواتب بصورة شاملة، ما هو، وكيف يمكن أن يكون أداة قوية لتعزيز أداء الموظفين وثقتهم في الشركة. كما نعرض كيف تُعدّ مسير الرواتب في قيود. استعد لرحلة مشوقة إلى عالم إدارة الرواتب، حيث الحكمة والاستراتيجية تلتقيان لخلق بيئة عمل إيجابية ومتميزة!
ما هو مسير الرواتب؟
مسير رواتب الموظفين (بالإنجليزية: Payroll sheet) هو جدول يحتوي على جميع معلومات الأجور الخاصة بالموظفين، وتشمل عملية إنشاء المسير إعداد وصرف رواتب الموظفين بشكل دوري. ويشمل حساب الرواتب الشهرية لكل موظف وتطبيق الحوافز والاستقطاعات المناسبة، مثل المكافآت والسلف والتأمينات الاجتماعية والخصومات. كما يتم تنفيذ عمليات التدقيق والمراجعة لضمان دقة وشمولية البيانات المالية وضمان حساب راتب كل موظف بدقة وبدون ارتكاب أي أخطاء للحفاظ على حقوق الموظفين والشركة على حد سواء.
أهمية مسير رواتب الموظفين
يعتبر مسير الرواتب جزءًا أساسيًا وحيويًا من عمليات إدارة الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات لتحقيق رضا الموظفين، وتعزيز الكفاءة التنظيمية، وبناء بيئة عمل إيجابية وصحية من خلال النقاط الآتية:
-
ضمان دقة صرف الرواتب
يُساعد على ضمان الدقة التامة في حساب رواتب الموظفين وما يتبعها من مكافآت وخصومات وغيرها، وهو ما يضمن صرف الرواتب بدون أخطاء في الحسابات.
-
تحقيق الامتثال القانوني
تساهم مسيرات الرواتب بالالتزام بالضوابط لضمان الامتثال وتجنب المشاكل القانونية. كما تُساعد على حساب الاستقطاعات النظامية مثل حصة الموظف في التأمينات الاجتماعية بدقة.
-
توثيق بيانات الموظفين
يُوضح مسير الرواتب الموظفين العام طبيعة عمل الموظف وتفاصيل راتبه ومستحقاته، وهو ما يُساعد الشركة على توثيق بيانات الموظفين وامتلاك معلومات واضحة عن كل موظف.
-
تحفيز الموظفين
يُساهم استلام الراتب في الوقت المحدد في تعزيز شعور الموظفين بالثقة والاستقرار، وتحسين التواصل معهم، مما يُساعد على تحفيزهم للعمل بجدية وفعالية.
ما هي محتويات مسير رواتب الموظفين العام في السعودية؟
تتضمن محتويات مسير رواتب الموظفين العام في السعودية عدة عناصر أساسية تختلف بما يتفق مع احتياجات العمل الخاصة بكل شركة. وبشكل عام تكون محتويات مسير الرواتب كما يأتي:
-
المعلومات الشخصية للموظفين
تشمل المعلومات الأساسية مثل الاسم الكامل للموظف، وقد تشمل رقم الهوية الوطنية، وتاريخ الميلاد، وبيانات الاتصال، وغيرها.
-
فترة الدفع
فترة الدفع من تاريخ معين إلى تاريخ معين، وتكون شهرًا لمن يتقاضى أجرًا شهريًا.
-
أيام وساعات العمل
يتضمن مسير الرواتب عدد الأيام أو الساعات التي عمل خلالها الموظف في فترة الدفع المحددة، وتشمل الساعات الإضافية.
-
أيام وساعات الغياب
كما يتضمن عدد أيام أو ساعات غياب الموظف التي لم يعمل فيها بغض النظر عن السبب، بالإضافة إلى الإجازات السنوية والمرضية وغيرها من أنواع الإجازات.
-
الراتب الإجمالي
وهو راتب الموظف المستحق والذي تم الاتفاق عليه في عقد العمل مع الشركة (بدون تطبيق أي زيادات أو خصومات واستقتطاعات).
-
الزيادات والأجور الإضافية
وهي أي مبالغ إضافية مستحقة للموظف مثل المكافآت، والتعويضات، وأجور ساعات وأيام العمل الإضافية، وبدل الإجازات وغيرها.
-
الاستقطاعات
وهي المبالغ التي يتم حسمها من راتب الموظف مثل حصة الموظف في التأمينات الاجتماعية، والسلف المستردة، وأي خصومات تنتج عن مخالفات بما يتوافق مع سياسات وقوانين الشركة.
-
صافي الأجر
وهي قيمة الأجر المستحق النهائية التي سيتلقاها الموظف بعد تطبيق الزيادات والاستقطاعات اللازمة.
-
الأوراق والوثائق اللازمة
من المهم تضمين أي أوراق أو وثائق لازمة توثق ساعات العمل الإضافية أو الغياب أو الزيادات أو الخصومات من أجور الموظفين،
-
التوقيع
وهي مساحة يُوقع فيها الموظف ويُقر بصحة المعلومات الواردة في المسير واستلام راتبه.
كيف تُنشئ مسير رواتب الموظفين؟
بعد أن تعرفت على محتويات مسير رواتب الموظفين في السعودية، تعرّف على طريقة إنشاء مسير الرواتب بشكل سهل في الخطوات الآتية:
-
جمع البيانات
تتمثل أول خطوة في جمع بيانات الموظفين، والتي تتضمن أسماءهم، وعناوينهم، ورواتبهم المستحقة، وساعات العمل في فترة الدفع، وأي مكافآت أو خصومات.
-
حساب الراتب
بعد ذلك، قم بحساب راتب كل موظف قبل تطبيق أي زيادات أو خصومات. وعادة ما يتم ذلك بالقيام بعملية حسابية بسيطة تتمثل بضرب عدد ساعات العمل في أجر الساعة لمن يُحتسب أجره بالساعة، أو باعتماد الراتب الشهري المتفق عليه في العقد.
-
حساب الزيادات وتطبيقها
قم بحساب الزيادات مثل المكافآت والعمل الإضافي وطبقها على الراتب.
-
حساب الاستقطاعات وتطبيقها
قم بحساب الاستقطاعات مثل حصة الموظف في التأمينات الاجتماعية واسترداد السلف وغيرها، وأي خصومات ناتجة عن مخالفات مثل الغياب وطبقها على الراتب.
-
حساب صافي الأجر
قم بحساب قيمة الراتب المستحق النهائية التي سيحصل عليها الموظف في فترة الدفع الجارية بعد تطبيق الزيادات بإضافتها إلى الراتب والاستقطاعات بطرحها من الراتب.
-
إعداد إشعار الدفع
إشعار الدفع هو وثيقة تحتوي على تفاصيل راتب الموظف يتم تقديمها مع الموظفين مع الراتب، وتتضمن الراتب الإجمالي والاستقطاعات والراتب النهائي.
-
توزيع الرواتب
بعد ذلك قم بتوزيع الرواتب في الوقت المحدد في حسابات الموظفين البنكية، فنظام العمل يُلزم المنشآت بدفع الأجور عن طريق البنوك المعتمدة في المملكة.
-
الاحتفاظ بالسجلات
احتفظ بجميع سجلات مسيرات الرواتب التي تُنشئها بصورة آمنة للرجوع إليها في أي وقت واستخدامها لأغراض الضرائب وإعداد التقارير المالية وغيرها.
أوقات رفع مسيرات الرواتب في السعودية
يحدد نظام العمل مواعيد دفع الأجور حسب نوع الأجر: من يتقاضى أجرًا شهريًا يُدفع له مرة في الشهر، ومن يعمل باليومية يُدفع له مرة في الأسبوع على الأقل، ويكون الدفع في حسابات الموظفين لدى البنوك المعتمدة. أما ملف حماية الأجور فيُرفع على منصة مدد خلال 30 يومًا من تاريخ استحقاق الأجر.
نموذج مسير رواتب الموظفين
تُقدم لك نموذج مسير رواتب الموظفين اكسل من خلال الرابط الآتي: نموذج رواتب الموظفين السعوديين.
كيف يساعدك قيود في إعداد مسير الرواتب؟
قيود برنامج محاسبي سحابي معتمد لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والرواتب فيه إضافة تفعّلها من «إضافات قيود»، وهي غير مشمولة في الباقات. ويلعب قيود دورًا حاسمًا في إنشاء مسير الرواتب على وجه الخصوص بتوفيره مجموعة من المزايا والتحسينات التي تسهم في تبسيط وتحسين إدارة الرواتب كما يأتي:
-
زيادة الدقة
يُساهم قيود في تقليل مخاطر الأخطاء البشرية في عمليات حساب الرواتب والزيادات والاستقطاعات
-
توفير الوقت والجهد
برنامج قيود سهل الاستخدام وهو ما يُوفر الكثير من الوقت والجهد المبذولين في حساب الأجور وإنشاء مسير الرواتب.
-
خاصية إيصالات الرواتب
يُوفر قيود خاصية إيصالات الرواتب لعرض بيانات الموظفين المالية قبل الدفع، وتشمل اسم الموظف، والشهر، والمستحقات مثل الراتب الشهري والبدلات والمكافآت، والخصومات مثل السلف والغياب والأوعية الادخارية، ويُحمَّل الإيصال بصيغة PDF.
-
سهولة إنشاء مسير الرواتب
يُتيح قيود إنشاء مسير رواتب بشكل سهل جدًا من القائمة المنسدلة على يمين الشاشة، ثم اختيار الرواتب، ثم الضغط على مسير الرواتب. حيث يُنشئ لك جدولًا تقوم بتعبئة التفاصيل اللازمة فيه.
-
إعداد التقارير
يعرض قيود تقرير رواتب الموظفين وكشف حساب الموظفين، ويمكنك تصدير تقرير الرواتب.
إعداد مسير الرواتب للموظفين على قيود
من القائمة المنسدلة على يمين الشاشة يتم اختيار الرواتب، ثم الضغط على مسير الرواتب.
بعد ذلك يتم اختيار مسير رواتب جديد في أعلى الصفحة
يظهر الجدول الخاص بالرواتب، تتم تعبئة التفاصيل بالجدول التالي (رقم المرجع، نوع الفترة، السنة، الشهر، الموقع، أي ملاحظات ترغب بذكرها)
وبالضغط على التالي سوف ننتقل للقسم الخاص بمراجعة عدد ساعات العمل المطلوبة وتفاصيلها .
الطريقة الأولى: تعبئتها في نظام قيود
مع مراعاة الآتي:
عند إضافة ساعات غياب للموظف أو ساعات ناقصة، سيظهر فرق في عمود ساعات فائضة ولمعالجة الفرق يتم تقليل ساعات العمل المؤدية حتى تظهر النتيجة صفر في الساعات الفائضة.
وتتم معالجة حسبة ساعات العمل الإضافية والغياب والتأخير من خلال الإعدادات – إعدادات الرواتب – حسبة الوقت. حسب سياسة المنشأة.
الطريقة الثانية: استيراد الجدول:
كما يمكنك استيراد الجدول عن طريق تصدير قالب إكسل من خلال أيقونة رفع ملف جديد ثم تصدير الملف وتعبئته ثم استيرادها.
بعد ذلك يتم الضغط على أوافق والمتابعة للانتقال للجدول الخاص بالصرف.
من خلال الجدول التالي يمكنك تحديد قيمة المبلغ الذي ترغب بصرفه للموظف المطلوب بعد ذلك الضغط على موافق.
سوف ننتقل للجدول الخاص بدفع الرواتب ويمكنك دفع الرواتب بشكل كامل من خلال أيقونة ” دفع جميع الرواتب ” أو دفع الرواتب بشكل منفصل.
سوف ننتقل بعد ذلك للخيار الخاص بتحديد الحساب الذي تم الصرف منه وتفاصيل الصرف.
سوف يتم صرف الرواتب وبإمكانك حفظ قيد الصرف في الأرشيف.
تقاصيل أكثر عن إعداد مسير الرواتب للموظفين على قيود
في الختام
اتضح لك أنّ مسير الرواتب يُمثل أحد الجوانب الحيوية في الشركات والمؤسسات، حيث يلعب دورًا أساسيًا في ضمان توزيع رواتب الموظفين بشكل عادل ودقيق وفي الوقت المحدد. وبفضل التقنيات المتقدمة والحلول السحابية، أصبح من الأسهل من أي وقت مضى إدارة الرواتب بشكل فعال وبمستويات عالية من الدقة والأمان.
وفي هذا السياق، يُقدم لك نظام قيود مجموعة متكاملة من الخدمات المحاسبية السحابية. جرّب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا بدون بطاقة ائتمانية. لا تتردد وانضم إلى نظام قيود المحاسبي اليوم!
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
نموذج مسير رواتب جاهز
يتضمن نموذج مسير الرواتب المثالي:
| البند | التوضيح |
|---|---|
| الراتب الأساسي | قبل البدلات والخصومات |
| بدل السكن | حسب عقد العمل أو سياسة المنشأة، ويدخل مع الراتب الأساسي في وعاء التأمينات |
| بدل النقل | حسب سياسة المنشأة |
| خصم التأمينات | حصة الموظف السعودي من الراتب الأساسي مع بدل السكن: 9.75% إن سُجّل أول مرة في التأمينات قبل 3 يوليو 2024، و10.75% إن سُجّل في هذا التاريخ أو بعده (النسب السارية منذ 1 يوليو 2026). ولا يُخصم من راتب الموظف غير السعودي شيء |
| صافي الراتب | المبلغ المحوّل للموظف |
القيود المحاسبية للرواتب
عند إثبات مسير الرواتب، بافتراض أن جميع الموظفين سعوديون مسجّلون في التأمينات قبل 3 يوليو 2024، وأن مجموع الراتب الأساسي مع بدل السكن 100,000 ريال (حصة الموظف 9.75% وحصة المنشأة 11.75%):
| الحساب | المدين | الدائن |
|---|---|---|
| حساب مصروف الرواتب | 100,000 | |
| حساب التأمينات (حصة المنشأة) | 11,750 | |
| حساب الرواتب المستحقة | 90,250 | |
| حساب التأمينات المستحقة | 21,500 |
وعند سداد التأمينات يُنقل المبلغ من حساب التأمينات المستحقة إلى حساب البنك أو الخزينة.
نظام حماية الأجور
يُلزم نظام حماية الأجور المنشآت برفع ملف الأجور شهريًا على منصة مدد خلال 30 يومًا من تاريخ استحقاق الأجر، أما دفع الأجور عن طريق البنوك المعتمدة فيُلزم به نظام العمل.
