مصفوفة الصلاحيات: كيف تبني جدول الاعتمادات المالية في منشأتك مع مثال للمشتريات

يعود صاحب المنشأة من إجازة أسبوع فيجد على مكتبه عشرين طلبًا ينتظر توقيعه: شراء أحبار طابعات، وسلفة لموظف، وتجديد اشتراك برنامج، وعقد مورد جديد. نصفها لا يستحق أن يمر عليه أصلًا، والنصف الآخر كان يجب أن يُحسم قبل أسبوع. وفي المنشأة المجاورة تحدث المشكلة المعاكسة: موظف المشتريات يشتري ويستلم ويسجل ويدفع، ولا يراجعه أحد. الحل في الحالتين واحد، وهو مصفوفة الصلاحيات.

مصفوفة الصلاحيات جدول مكتوب يحدد من يعتمد كل نوع من العمليات المالية والإدارية، وإلى أي مبلغ، وبأي شروط. يشرح هذا الدليل مكوناتها، وكيف تبنيها خطوة بخطوة، مع مثال كامل لمنشأة سعودية متوسطة، وتطبيقها الأوضح في المشتريات، ثم المدفوعات والمصروفات والعقود والتوظيف، والفرق بينها وبين مصفوفة RACI.

ما هي مصفوفة الصلاحيات؟

مصفوفة الصلاحيات، وتسمى أيضًا مصفوفة تفويض الصلاحيات أو جدول الصلاحيات المالية (Delegation of Authority)، هي وثيقة تربط كل نوع من العمليات بالشخص أو المنصب الذي يملك اعتمادها، وتحدد سقف المبلغ الذي يعتمده كل مستوى. صفوفها أنواع العمليات، وأعمدتها مستويات الاعتماد، وفي كل خلية حد مالي أو شرط.

وهي التطبيق العملي لمفهوم التفويض الإداري: صاحب المنشأة أو مجلس الإدارة يملك كل الصلاحيات في الأصل، ثم يفوض جزءًا منها إلى المديرين بحدود واضحة، ويبقى مسؤولًا عن النتيجة. الفرق أن المصفوفة تكتب هذا التفويض في جدول واحد يرجع إليه الجميع، بدل أن يبقى في ذاكرة المدير أو في رسائل متفرقة.

ولا تقتصر المصفوفة على المال. فهي تشمل أيضًا قرارات مثل إضافة مورد جديد، وتوقيع عقد، وتعيين موظف، ومنح خصم لعميل، وشطب دين معدوم. وكل قرار يُلزم المنشأة أو يُخرج منها نقدًا له مكانه في المصفوفة، سواء ظهر له مبلغ أم لم يظهر.

لماذا تحتاج منشأتك مصفوفة صلاحيات؟

تحتاج المنشأة مصفوفة الصلاحيات لأنها تنقل قرارات الاعتماد من العرف غير المكتوب إلى قاعدة يعرفها الجميع ويمكن مراجعتها. فبدونها يحدث أحد أمرين: إما أن يمر كل قرار على المالك فيتأخر العمل، وإما أن يقرر كل موظف في حدود ما يراه هو فتضعف الرقابة. والمصفوفة تعالج الأمرين معًا، لأنها تحدد لكل مستوى ما يحسمه بنفسه وما يرفعه إلى من فوقه. كما تعطي المراجع والممول والشريك الجديد صورة واضحة عن طريقة اتخاذ القرار المالي داخل المنشأة. وهي أيضًا ما يسمح للمالك بالغياب أسبوعًا دون أن يتوقف العمل أو تُتخذ قرارات خارج حدودها.

قد تبدو المصفوفة إجراءً للشركات الكبيرة فقط. لكن المنشأة الصغيرة التي تنمو تحتاجها أكثر، لأن عدد القرارات يزيد أسرع من قدرة المالك على متابعتها. وتظهر الحاجة عادة عند تعيين أول مدير تحت المالك، أو عند فتح فرع ثانٍ، أو حين لا يعود المالك قادرًا على مراجعة فواتير المشتريات واحدة واحدة. وهذه أهم فوائدها:

• رقابة داخلية فعالة: المصفوفة أحد أعمدة الرقابة الداخلية، لأنها تمنع أي شخص من إلزام المنشأة بمبلغ يتجاوز صلاحيته دون أن يراه مستوى أعلى. والاعتماد حسب الصلاحية من أنشطة الرقابة التي يضعها إطار الرقابة الداخلية COSO.
• تطبيق الفصل بين المهام: حين تحدد المصفوفة أن من يطلب لا يعتمد، ومن يعتمد لا يدفع، فهي تطبق مبدأ الفصل بين المهام عمليًا.
• سرعة في القرار: الطلب الصغير يُحسم عند المدير المباشر في اليوم نفسه، ولا ينتظر توقيع المالك.
• وضوح المسؤولية: عند أي خطأ تعرف من اعتمد العملية، وهل كان يملك صلاحيتها.
• جاهزية للمراجعة والتمويل: يطلب المراجع الخارجي أو الجهة الممولة عادة معرفة من يعتمد ماذا. والمصفوفة المكتوبة تجيب عن السؤال في صفحة واحدة، وتسهل عمل المراجعة الداخلية حين تفحص عينة من العمليات.

مكونات مصفوفة الصلاحيات

تقوم مصفوفة الصلاحيات على أربعة مكونات: نوع العملية، وشرائح المبالغ، ومستويات الاعتماد، والشروط المرافقة لكل اعتماد. نوع العملية يحدد الصف، ومستوى الاعتماد يحدد العمود، وشريحة المبلغ تحدد الخلية التي يقع فيها القرار. أما الشروط فتجيب عن سؤال آخر: ما الذي يجب أن يكون جاهزًا قبل أن يوقع صاحب الصلاحية أصلًا؟ فالاعتماد في المصفوفة لا يقتصر على السؤال «من يوقع؟»، وإنما يشمل «بأي مستندات؟» و«ضمن أي حد؟». ولكل مكون سؤال يجيب عنه: ماذا، وبكم، ومن، وبأي شروط.

ومن دون أحد هذه العناصر تفقد المصفوفة جزءًا من قيمتها. فالمصفوفة التي تذكر المناصب دون مبالغ تترك كل شيء لتقدير المدير، والتي تذكر المبالغ دون شروط تسمح باعتماد شراء كبير بعرض سعر واحد. ويكفي المنشأة الصغيرة أن تملأ هذه العناصر لعشر عمليات أو أقل في البداية، ثم تضيف إليها مع النمو. ولا تحتاج المصفوفة الجيدة أكثر من صفحة أو صفحتين، مهما كثرت صفوفها. وهذه المكونات بالتفصيل، مهما كان حجم المنشأة:

1. نوع العملية: طلب شراء، أمر شراء، دفعة لمورد، مطالبة مصروفات، عقد، تعيين موظف، خصم لعميل، إضافة مورد جديد. كل نوع في صف مستقل.
2. شرائح المبالغ: حدود مالية تحدد متى ينتقل الاعتماد من مستوى إلى أعلى منه، مثل حتى 5,000 ر.س، ومن 5,001 إلى 50,000 ر.س، وما فوق ذلك.
3. مستويات الاعتماد: المناصب التي تملك الاعتماد، مثل المدير المباشر، ومدير الإدارة، والمدير المالي، والمدير العام، ومجلس الإدارة أو الشركاء. اكتب المنصب لا اسم الشخص، حتى لا تتغير المصفوفة كلما تغير موظف.
4. الشروط المرافقة: ما يجب توفره قبل الاعتماد، مثل وجود بند في الموازنة، أو ثلاثة عروض أسعار، أو مراجعة قانونية للعقد، أو توقيع اثنين على الدفعة.

ويضيف بعض المنشآت عمودًا خامسًا للتفويض المؤقت: من يعتمد نيابة عن صاحب الصلاحية في غيابه، وإلى متى، وبأي سقف.

كيف تبني مصفوفة الصلاحيات خطوة بخطوة؟

لا تبدأ من الجدول. ابدأ من العمليات التي تحدث فعلًا في منشأتك، ثم ضع الحدود عليها. هذه الخطوات الست تصلح لمنشأة من عشرة موظفين أو من مئتين:

1. اجمع أنواع العمليات

راجع حركة آخر ستة أشهر: فواتير الموردين، والدفعات، والعقود، والتعيينات، والخصومات الممنوحة، والسلف. كل نوع يتكرر أو يؤثر في النقد يستحق صفًا. ولا تبالغ في التفصيل: عشرون صفًا مفهومة أنفع من ثمانين لا يقرؤها أحد.

2. حدد مستويات الاعتماد

اكتب المناصب الموجودة فعلًا في الهيكل التنظيمي، لا المناصب التي تتمنى وجودها. في منشأة صغيرة قد تكون ثلاثة مستويات فقط: المشرف، والمدير، والمالك. وفي منشأة متوسطة قد تصل إلى خمسة.

3. ضع شرائح المبالغ

اختر الحدود بالنظر إلى توزيع العمليات الفعلي. إذا كانت 80% من طلبات الشراء تحت 3,000 ر.س، فاجعل الحد الأول قريبًا من هذا الرقم حتى تُحسم أغلب الطلبات في المستوى الأول. والهدف أن يصل إلى المستويات العليا عدد قليل من العمليات الكبيرة، لا سيل من العمليات الصغيرة.

4. أضف الشروط لكل صف

الحد المالي وحده لا يكفي. شراء بقيمة 40,000 ر.س يحتاج اعتماد المدير المالي، ويحتاج قبل ذلك ثلاثة عروض أسعار ووجود البند في الموازنة. اكتب هذه الشروط في الخلية نفسها أو في عمود ملاحظات.

5. اعتمد المصفوفة وانشرها

يعتمد المصفوفة أعلى سلطة في المنشأة: المالك في المؤسسة الفردية، أو الشركاء أو مجلس الإدارة في الشركة. ثم تُرسل إلى كل من يرد اسم منصبه فيها، ومعها تاريخ سريانها.

6. طبقها في الأنظمة وراجعها سنويًا

المصفوفة التي تبقى ملف PDF في البريد لا تمنع شيئًا. انقلها إلى صلاحيات المستخدمين في النظام المحاسبي ونظام البنك، وراجعها مرة في السنة على الأقل، وعند كل تغيير في الهيكل أو تعيين مدير جديد.

مثال: مصفوفة صلاحيات لمنشأة سعودية متوسطة

يوضح المثال التالي كيف تبدو مصفوفة الصلاحيات عمليًا في منشأة تجارية في الرياض بنحو 40 موظفًا، لها مدير عام ومدير مالي ومديرو إدارات للمبيعات والمشتريات والعمليات. صفوف الجدول سبع عمليات تتكرر في أغلب المنشآت، وأعمدته أربعة مستويات اعتماد من المدير المباشر إلى المدير العام. وتحمل كل خلية سقف المبلغ الذي يعتمده المستوى، أو الشرط الذي يجب توفره قبل الاعتماد، أو دور المستوى في العملية مثل «يطلب» و«يرشح» و«لا يعتمد». ولاحظ أن حد المنصب الواحد قد يختلف من عملية إلى أخرى، لأن مخاطر كل عملية مختلفة. فالمدير المالي في المثال يعتمد عقدًا أكبر مما يعتمده من دفعات، لأن العقد يمر بمراجعة قانونية قبل اعتماده.

اقرأ الجدول أفقيًا لتعرف من يعتمد عملية بعينها حسب قيمتها، واقرأه عموديًا لتعرف حدود صلاحية منصب بعينه في كل العمليات. والأرقام هنا توضيحية، وتضع كل منشأة حدودها حسب حجم عملياتها وتوزيعها الفعلي لا حسب هذا المثال. فمنشأة متوسط مشترياتها 2,000 ر.س تحتاج حدودًا أدنى من منشأة متوسط مشترياتها 50,000 ر.س:

لاحظ ثلاثة أشياء في هذا المثال. أولًا، إضافة مورد جديد أو تعديل بياناته البنكية لها صف مستقل لا يرتبط بمبلغ، لأن تعديل الحساب البنكي لمورد قائم يكفي لتحويل دفعة صحيحة إلى حساب آخر دون أن تتغير الفاتورة أو مبلغها. ثانيًا، الدفعات تحتاج توقيعين فوق حد معين، حتى لو كانت الفاتورة معتمدة من قبل. ثالثًا، المدير المالي يعتمد كثيرًا من العمليات، لكنه لا يعتمد مصروفاته الشخصية؛ فهذه ترتفع إلى المدير العام.

مصفوفة الصلاحيات في المشتريات: التطبيق الأوضح

المشتريات أكثر مجال تظهر فيه قيمة المصفوفة، لأن كل عملية شراء تمر بعدة مستندات، ولكل مستند صاحب اعتماد مختلف. وتشرح مقالة دورة المشتريات مراحل الدورة كاملة، ونركز هنا على نقاط الاعتماد فيها.

اعتماد طلب الشراء

تبدأ الدورة بطلب شراء داخلي يرفعه القسم المحتاج، ويحدد فيه الصنف والكمية والمبرر ومركز التكلفة. يعتمده المدير المباشر أو مدير الإدارة حسب قيمته التقديرية في المصفوفة. ويمكنك البدء من نموذج طلب شراء جاهز يضم خانة الاعتماد والمبلغ التقديري.

عروض الأسعار واختيار المورد

تحدد المصفوفة عدد العروض المطلوبة حسب القيمة: عرض واحد للمبالغ الصغيرة، وثلاثة عروض فوق حد معين. ترسل المشتريات طلب عروض أسعار من الموردين بالمواصفات نفسها، ثم ترفع مقارنة عروض الأسعار مع التوصية إلى صاحب الصلاحية. ومن يوصي بالمورد يجب ألا يكون هو من يعتمد اختياره في الشرائح الكبيرة.

اعتماد أمر الشراء

أمر الشراء هو المستند الذي يُلزم المنشأة أمام المورد، لذلك يحتاج اعتمادًا بقيمته الفعلية لا بالقيمة التقديرية في الطلب. فإذا ارتفع السعر بعد العروض وتجاوز حد من اعتمد الطلب، ينتقل أمر الشراء إلى المستوى الأعلى. ويحتوي نموذج أمر شراء على خانة اعتماد واضحة لهذا الغرض.

الاستلام ومطابقة الفاتورة

يوقع المستودع سند استلام البضاعة، ثم يطابق المحاسب فاتورة المورد بأمر الشراء وسند الاستلام. هذه المطابقة الثلاثية تمنع دفع كمية لم تصل أو سعر لم يُتفق عليه. وتحدد المصفوفة من يعتمد الفرق إذا اختلفت الفاتورة عن أمر الشراء: فرق صغير ضمن نسبة محددة يقبله المحاسب، وما فوقها يعود إلى من اعتمد أمر الشراء.

اعتماد الدفعة

الدفعة نقطة الاعتماد الأخيرة، وهي التي يخرج فيها النقد فعلًا. يجهزها المحاسب، ويعتمدها صاحب الصلاحية بعد أن يرى المستندات المصدرية الثلاثة مرفقة بها، ويُشترط توقيع ثانٍ فوق حد معين. والقاعدة الثابتة: من سجل الفاتورة لا يعتمد دفعها وحده.

وهذا ملخص نقاط الاعتماد في المشتريات لمنشأة المثال:

الصلاحيات في المدفوعات والمصروفات والعهد

الصلاحيات في المدفوعات والمصروفات والعهد تحدد من يعتمد خروج النقد في العمليات التي لا يسبقها أمر شراء. فخارج المشتريات تمر من المنشأة دفعات كثيرة: الرواتب، والإيجار، والرسوم الحكومية، ومطالبات المصروفات، والعهد النقدية. ومطالبات المصروفات والعهد والسلف أصغر غالبًا من فواتير الموردين، لكنها أكثر تكرارًا، وبعضها يُصرف نقدًا قبل أن يصل مستنده إلى الحسابات. وفيها يكون مقدم المستند هو المستفيد من الصرف، فلا يفصل بين الطالب والمستفيد إلا اعتماد شخص آخر. ولهذا يكون المدير المباشر أول مستوى فيها.

لذلك تحتاج المصفوفة هنا إلى قاعدتين: سقف لكل نوع من الصرف، وموعد محدد لتقديم المستند وتسويته. فالسلفة التي لا تُسوى، والمطالبة التي تُقدم بعد ثلاثة أشهر، والعهدة التي يتجدد صرفها قبل تسوية سابقتها، كلها ثغرات يصعب كشفها في نهاية السنة. وتعالج المصفوفة كل نوع على حدة، فتحدد من يعتمد الصرف، ومن يراجع التسوية، وما السقف الذي لا يتجاوزه موظف دون اعتماد أعلى. وهذه أبرز الحالات ومكان كل منها في المصفوفة:

• الدفعات المتكررة: مثل الإيجار والاشتراكات. يعتمد العقد أو الاشتراك مرة واحدة بصلاحيته، ثم تُصرف الدفعات الشهرية بمراجعة المحاسب وتوقيع واحد ما دامت مطابقة للعقد.
• مطالبات المصروفات: يقدم الموظف المطالبة مع الإيصالات، ويعتمدها مديره المباشر حتى حد معين، ولا يعتمد أحد مطالبته الشخصية مهما كان منصبه.
• العهد النقدية: تحدد المصفوفة سقف العهدة لكل منصب، ومن يعتمد صرفها وتسويتها. ويساعدك نموذج عهدة نقدية ونموذج تسوية العهدة النقدية على توثيق الصرف والتسوية.
• المصروفات النثرية: المبالغ الصغيرة التي لا تستحق طلب شراء تُصرف من العهدة وتُسجل في سجل المصروفات النثرية، ثم يراجعها المحاسب عند التسوية.

وتحتاج الدفعات بعامة إلى ضابط إضافي في البنك: صلاحيات التحويل في الخدمات المصرفية للشركات يجب أن تعكس المصفوفة نفسها. فلا قيمة لاشتراط توقيعين في المصفوفة إذا كان المحاسب يستطيع التحويل منفردًا من حساب البنك.

الصلاحيات في العقود والتوظيف والبيانات الرئيسية

الصلاحيات في العقود والتوظيف والبيانات الرئيسية تخص قرارات لا تُخرج نقدًا فورًا، لكنها تُلزم المنشأة لفترة طويلة أو تغير طريقة صرف أموالها لاحقًا. فالعقد يلزم المنشأة بدفعات لسنوات، والتعيين يضيف راتبًا شهريًا ثابتًا، وتعديل بيانات مورد أو عميل يغير وجهة الدفعات أو حدود الائتمان في كل عملية لاحقة. ولأن أثر هذه القرارات يتراكم مع الوقت، فلا يصح أن يُقاس اعتمادها بمبلغها الشهري وحده. ويدخل في ذلك تجديد العقود القائمة، فتجديد عقد كبير قرار جديد يحتاج اعتمادًا مثل توقيعه أول مرة. ويحتاج كل قرار منها أثرًا مكتوبًا يبين من طلبه ومن اعتمده.

والقاعدة العملية أن تُعامل هذه القرارات بقيمتها الإجمالية على مدتها، أو بأثرها المحتمل إن لم يكن لها مبلغ ظاهر، وأن يعتمدها شخص من خارج الجهة التي تطلبها. فمدير المبيعات الذي يطلب رفع حد ائتمان عميل لا يعتمده بنفسه، ومدير المشتريات الذي يضيف موردًا لا يعتمد إضافته. لذلك تحتاج هذه القرارات اعتمادًا أعلى مما يوحي به مبلغها الشهري:

• العقود: احسب قيمة العقد على مدته كاملة لا قيمته الشهرية. عقد صيانة بـ 4,000 ر.س شهريًا لثلاث سنوات قيمته 144,000 ر.س، ويعتمد على هذا الأساس. واجعل المراجعة القانونية شرطًا للعقود فوق حد معين.
• التوظيف: فتح وظيفة جديدة خارج الموازنة يعتمده المدير العام، والتعيين ضمن الموازنة يعتمده مدير الإدارة مع الموارد البشرية. وأي راتب خارج سلم الرواتب يرتفع مستوى.
• الخصومات للعملاء: حدد نسبة الخصم التي يمنحها البائع دون الرجوع لأحد، وما فوقها يعتمده مدير المبيعات أو المدير المالي.
• البيانات الرئيسية: إضافة مورد أو عميل، وتعديل حساب بنكي، وتعديل حد ائتمان عميل. هذه عمليات بلا مبلغ ظاهر، لكنها تغيّر وجهة الدفعات اللاحقة أو حدود الائتمان، فتحتاج اعتمادًا من خارج القسم الذي يطلبها.
• الشطب والتسويات: شطب دين معدوم، أو تسوية فرق جرد، أو إشعار دائن لعميل. كلها تخفض أصول المنشأة، فتحتاج سقوفًا واضحة مثل الدفعات.

الفرق بين مصفوفة الصلاحيات ومصفوفة RACI

مصفوفة الصلاحيات ومصفوفة RACI أداتان مختلفتان رغم تشابه شكلهما، وتختلطان لأن كلتيهما جدول يربط المهام أو القرارات بالأشخاص. لكن مصفوفة RACI توزع الأدوار في تنفيذ مهمة أو مشروع: من ينفذ، ومن يُحاسب على النتيجة، ومن يُستشار، ومن يُبلغ. أما مصفوفة الصلاحيات فتجيب عن سؤال آخر: من يملك اعتماد هذا القرار، وإلى أي مبلغ.

لذلك لا تحتوي RACI على أي مبلغ، ولا تحتوي مصفوفة الصلاحيات على أدوار مثل المستشار ومن يُبلغ بالقرار. والخلط بينهما يؤدي إلى أحد خطأين: مصفوفة RACI يُنتظر منها أن تمنع شراءً يتجاوز الحد فلا تفعل، أو مصفوفة صلاحيات تتضخم بأسماء من يُستشار ويُبلغ حتى يضيع فيها سؤال الاعتماد. فإذا قرأت صفًا في RACI عرفت من يعمل ومن يُسأل، وإذا قرأت صفًا في مصفوفة الصلاحيات عرفت من يوقع وعلى أي مبلغ. وكثير من المنشآت تحتاج الأداتين معًا، كل واحدة في موضعها. والجدول التالي يلخص الفرق بينهما في ستة أوجه:

والأداتان تكمل إحداهما الأخرى. يمكنك استخدام RACI لتحديد أدوار فريق المشتريات في مشروع تجهيز فرع جديد، واستخدام مصفوفة الصلاحيات لتحديد من يعتمد كل أمر شراء في هذا المشروع.

الفصل بين المهام في المنشأة الصغيرة

الفصل بين المهام في المنشأة الصغيرة يعني توزيع مراحل العملية الواحدة على أكثر من شخص بقدر ما يسمح عدد الموظفين، وتعويض ما لا يمكن فصله بمراجعة يتولاها المالك. ففي المنشأة المتوسطة تتوزع مراحل الشراء على القسم المحتاج والمشتريات والمستودع والحسابات، كما في جدول نقاط الاعتماد أعلاه. أما في منشأة من ثلاثة أو أربعة أشخاص، فلن تجد أربعة أشخاص مختلفين يطلبون ويعتمدون ويستلمون ويدفعون.

هذا لا يعني التخلي عن الفكرة. فالحد الأدنى ألا يعتمد من سجل الفاتورة دفعها وحده فوق الحد الذي يضعه المالك، وألا يعدل من يسجل الفواتير البيانات البنكية للموردين. وما لا يمكن فصله بعد ذلك يُعوض بضوابط بديلة يتولاها المالك، بعضها اعتماد أو فحص قبل الدفع، وبعضها مراجعة دورية بعد التنفيذ. ويضع المالك بنفسه الحد الذي يعتمد فوقه كل دفعة، حسب حجم دفعات منشأته المعتادة. والمهم في هذه الضوابط الانتظام، فالمراجعة التي تتم مرة في السنة لا تكشف الخطأ إلا بعد أن يتراكم. وهذه ستة ضوابط يمكن البدء بها:

والمعيار البسيط: كل عملية يجب أن تمر على عينين اثنتين على الأقل قبل خروج النقد أو بعده بفترة قصيرة. فإن لم يمكن ذلك قبل الدفع، فالمراجعة الشهرية للكشوف هي خط الدفاع الأخير، وهي جزء أساسي من إغلاق الفترة المحاسبية.

أخطاء شائعة في تصميم مصفوفة الصلاحيات

• كتابة أسماء بدل المناصب: تتغير المصفوفة كلما غادر موظف. اكتب المنصب، واحتفظ بقائمة منفصلة لمن يشغل كل منصب.
• حدود منخفضة جدًا: يصل كل شيء إلى المالك فيعود الاختناق نفسه. راجع كم عملية تصل إلى كل مستوى شهريًا، وعدل الحدود إذا تكدست العمليات في الأعلى.
• تقسيم العملية للبقاء تحت الحد: شراء بـ 12,000 ر.س يُقسم إلى ثلاثة طلبات بـ 4,000 ر.س. اكتب في المصفوفة صراحة أن الحد يُحسب على العملية كاملة، وراجع المشتريات المتكررة من المورد نفسه في أيام متقاربة.
• اعتماد الشخص لعمليته: مدير يعتمد مطالبة مصروفاته أو طلب شراء رفعه بنفسه. الاعتماد دائمًا من المستوى الأعلى من صاحب الطلب.
• غياب التفويض المؤقت: يسافر المدير المالي فتتوقف الدفعات أسبوعين، أو يعتمد غيره دون صلاحية مكتوبة. حدد نائبًا لكل مستوى بسقف واضح.
• المصفوفة على الورق فقط: النظام المحاسبي ونظام البنك يسمحان لأي مستخدم بكل شيء. المصفوفة لا تعمل إلا إذا انعكست على صلاحيات المستخدمين الفعلية.

كيف يساعدك قيود في تطبيق مصفوفة الصلاحيات؟

المصفوفة نفسها قرار إداري تكتبه المنشأة. ودور النظام المحاسبي أن يمنع تجاوزها في العمليات اليومية. وفي برنامج محاسبة قيود تجد أدوات تساعدك على ذلك:

• المناصب والصلاحيات: تنشئ من «إدارة المناصب» منصبًا باسم مثل «محاسب» أو «مسؤول مشتريات»، وتحدد صلاحياته، ثم تسند كل مستخدم إلى منصبه.
• فصل الإنشاء عن الموافقة: يمكنك منع صلاحية الموافقة على المستند عن منصب معين. فإذا أنشأ مستخدم بهذا المنصب فاتورة مبيعات، تبقى بحالة «بانتظار الموافقة» حتى يعتمدها مستخدم يملك الصلاحية، ولا تظهر في التقارير ولا يكون لها أثر مالي قبل ذلك.
• اعتماد أوامر الشراء: الأمر نفسه ينطبق على أوامر الشراء. أمر الشراء الذي ينشئه مستخدم لا يملك صلاحية الاعتماد يبقى «بانتظار الموافقة» حتى يعتمده مستخدم آخر يملكها.
• حسابات الدفع لكل مستخدم: تحدد لكل مستخدم الحسابات التي يُسمح له بالدفع منها، مثل حساب بنك معين أو الصندوق، فلا يظهر له غيرها عند إنشاء السندات.
• سقف الخصم: تحدد لكل مستخدم الحد الأعلى لنسبة الخصم التي يضيفها في الفواتير.
• تعديل سعر الوحدة: تمنح صلاحية تعديل سعر الوحدة في المستندات أو تمنعها من خلال صلاحيات المنصب.
• المواقع: تحدد المواقع أو الفروع التي يطلع عليها كل مستخدم ويعمل فيها، وهو ما يهم المنشأة التي تتابع أكثر من فرع.
• تقرير عمليات المستخدمين: يعرض العمليات التي نفذها كل مستخدم على المنشأة، فتراجع من أنشأ ومن عدل.

أما حدود المبالغ وعدد العروض والتوقيع الثاني على الدفعة، فتبقى في المصفوفة المكتوبة وفي إجراءات البنك؛ ففي باقات قيود الأساسية والاحترافية والمتقدمة يُمنح الاعتماد حسب صلاحية المنصب لا حسب المبلغ، ويبقى طلب الشراء الداخلي على النموذج، ويبدأ عمل النظام من أمر الشراء.

وحتى تكون الصورة كاملة: الفصل بين من ينشئ المستند ومن يعتمده يحتاج أكثر من مستخدم. الباقة الأساسية لمستخدم واحد، والاحترافية لثلاثة مستخدمين، والمتقدمة لخمسة، ويمكن إضافة مستخدمين بتكلفة إضافية. ووحدة المشتريات (الموردون، وأوامر الشراء، وفواتير المشتريات، وسندات الموردين) متاحة في الباقتين الاحترافية والمتقدمة، وليست ضمن الباقة الأساسية التي تعمل عليها التجربة المجانية. ونطاق كل باقة يختلف، فإذا أردت معرفة الباقة التي تناسب هيكل صلاحياتك تحدث مع فريق المبيعات، أو اطلع على وحدة المبيعات والمشتريات.

أسئلة شائعة عن مصفوفة الصلاحيات

ما هي مصفوفة الصلاحيات؟

جدول مكتوب يحدد لكل نوع من العمليات المالية والإدارية من يملك اعتمادها، وإلى أي مبلغ، وبأي شروط. صفوفه أنواع العمليات مثل الشراء والدفع والعقود والتعيين، وأعمدته مستويات الاعتماد من المدير المباشر إلى المدير العام أو الشركاء.

ما الفرق بين مصفوفة الصلاحيات ومصفوفة RACI؟

مصفوفة RACI توزع أدوار تنفيذ مهمة: من ينفذ، ومن يُحاسب، ومن يُستشار، ومن يُبلغ، ولا تذكر مبالغ. أما مصفوفة الصلاحيات فتحدد من يعتمد كل قرار وبأي سقف مالي. الأولى أداة لتنظيم العمل، والثانية أداة رقابة مالية.

من يعتمد مصفوفة الصلاحيات في المنشأة؟

أعلى سلطة في المنشأة: المالك في المؤسسة الفردية، والشركاء أو مجلس الإدارة في الشركة. وهي تُراجع مرة في السنة على الأقل، وعند كل تغيير في الهيكل التنظيمي أو في المناصب التي تملك الاعتماد.

كيف أحدد حدود المبالغ في المصفوفة؟

انظر إلى توزيع عملياتك الفعلي في آخر ستة أشهر. اجعل الحد الأول عند المستوى الذي يغطي أغلب العمليات الصغيرة، حتى تُحسم عند المدير المباشر، واترك للمستويات العليا عددًا قليلًا من العمليات الكبيرة أو غير المعتادة.

هل تحتاج المنشأة الصغيرة مصفوفة صلاحيات؟

نعم، ولو في صفحة واحدة. يكفيها ثلاثة مستويات وحدود قليلة لأهم العمليات: المشتريات والدفعات وإضافة الموردين والخصومات. وحين لا يتوفر عدد كافٍ من الموظفين للفصل بين المهام، يعوض المالك ذلك بمراجعة كشوف الحسابات واعتماد الدفعات الكبيرة بنفسه.

هل يطبق النظام المحاسبي مصفوفة الصلاحيات بنفسه؟

جزئيًا. النظام المحاسبي يطبق ما يمكن تحويله إلى صلاحيات مستخدمين، مثل الفصل بين من ينشئ المستند ومن يعتمده، وتحديد الحسابات التي يدفع منها كل مستخدم. وبعض الأنظمة تضيف مسارات اعتماد حسب حدود المبلغ، لكن تحديد هذه الحدود ومن يملكها يبقى قرارًا إداريًا يُكتب في المصفوفة، ويحتاج متابعة من الإدارة ومراجعة دورية.