نموذج سجل مرتجعات المبيعات جدول بصيغة Excel تدون فيه المنشأة كل بند أعاده عميل بعد البيع، برقم فاتورته الأصلية وسبب إرجاعه وحالة البضاعة عند الاستلام والمستودع الذي استلمها، مع المبلغ والضريبة والإجمالي. وهو سجل داخلي للمتابعة والمطابقة، وليس إشعارا دائنا ولا يقوم مقامه، فالإشعار الدائن يصدر من نظام الفوترة الإلكترونية لديك ثم يكتب رقمه في السجل.
اقرأ هذا قبل الاستخدام
- السجل لا يقوم مقام الإشعار الدائن. المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة (عدا غير المقيمين) تصدر فواتيرها وإشعاراتها عبر حل فوترة إلكترونية منذ 4 ديسمبر 2021 بدل الكتابة اليدوية وملفات Word وExcel. فاستعمل هذا الملف لتدوين المرتجعات ومتابعتها، وأصدر الإشعار من نظامك وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وإن كانت منشأتك غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة فهذه الصفحة لا تتناول التزاماتها في إصدار الإشعارات.
- الملف مستقل. لا يرتبط بحسابك في قيود، ولا يرسل شيئا إلى أي جهة، ولا يصدر فاتورة ولا إشعارا.
- لا تجيب هذه الصفحة عن مهلة إصدار الإشعار الدائن، ولا عن العقوبات، ولا عن تصحيح إقرار ضريبي سبق تقديمه. ارجع في ذلك إلى لوائح الهيئة وأدلتها.
- الملف بلا بيانات تجريبية. ونسبة الضريبة 15% فيه قيمة ابتدائية تعدلها في كل صف بحسب البند.
لماذا تحتاج إلى سجل لمرتجعات المبيعات؟
المرتجع يمر بأكثر من يد: العميل والمبيعات والمستودع والمحاسب. والسجل الواحد يجمع ما يخص كل مرتجع في صف واحد:
- توثيق أسباب الإرجاع. تبين خانتا سبب الإرجاع وحالة البضاعة أي الأصناف تعود أكثر ولماذا، فتعالج السبب في مصدره.
- ربط كل مرتجع بفاتورته. يجمع الصف رقم الفاتورة الأصلية ورقم الإشعار الدائن، فتجد الفاتورة والإشعار المرتبط بها عند المراجعة.
- معرفة ما عاد إلى المستودع. تبين خانتا حالة البضاعة والمستودع المستلم أين استقرت البضاعة المرتجعة وبأي حال.
- مطابقة الأرقام قبل إغلاق الفترة. تجمع الإجماليات المبلغ والضريبة والإجمالي لكل فترة، فتقارنها بما سجلته في دفاترك وبالإشعارات التي أصدرتها.
ولحساب ضريبة القيمة المضافة على مبلغ معين يمكنك الاستعانة بـحاسبة ضريبة القيمة المضافة، أما نسبة الضريبة في السجل فتكتبها كما ظهرت على البند في الفاتورة الأصلية.
ما الذي يحتويه نموذج سجل مرتجعات المبيعات
يتكون الملف من ورقة واحدة فيها بيانات المنشأة والفترة، وجدول من 30 صفا لبنود المرتجعات، وإجماليات، وقسم للإعداد والمراجعة، وقائمة فحص من 8 بنود:
| حقل السجل | ما يسجله |
|---|---|
| تاريخ المرتجع | تاريخ استلام البضاعة المرتجعة، في خلية تاريخ حقيقية لا نص |
| رقم الفاتورة الأصلية | رقم فاتورة البيع التي أعيدت منها البضاعة، وتكرره لكل صنف مرتجع منها |
| رقم الإشعار الدائن كما صدر من النظام | رقم الإشعار بعد إصداره من نظامك، وتبقى خانته فارغة قبل ذلك |
| اسم العميل والبيان أو الصنف | من أعاد البضاعة وما الذي أعاده |
| سبب الإرجاع | قائمة منسدلة: تالف، خطأ في الصنف، إلغاء الطلب، عدم مطابقة المواصفات، سبب آخر |
| حالة البضاعة والمستودع المستلم | صالحة للبيع أو تحتاج إعادة تغليف أو تالفة، واسم المستودع الذي استلمها |
| الكمية وسعر الوحدة | المدخلات التي يحسب منها الملف المبلغ |
| المبلغ قبل الضريبة ومبلغ الضريبة والإجمالي | تحسب تلقائيا: الكمية في سعر الوحدة، ثم المبلغ في نسبة الضريبة مقربا إلى منزلتين عشريتين، ثم مجموعهما |
| نسبة الضريبة | خانة إدخال تبدأ بنسبة 15%، وهي النسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة منذ 1 يوليو 2020. عدلها إلى النسبة التي ظهرت على البند في الفاتورة الأصلية، كالصفر لتوريد بنسبة الصفر |
| الحالة والملاحظات | بانتظار المراجعة، أو أصدر الإشعار من النظام، أو سويت مع العميل. وهي للتصنيف فقط ولا تدخل في الحساب |
سجل المرتجعات والإشعار الدائن
يسأل كثيرون هل يغني السجل عن الإشعار الدائن. الجواب لا، فهما مستندان بغرضين مختلفين:
| وجه المقارنة | سجل مرتجعات المبيعات | الإشعار الدائن |
|---|---|---|
| ما هو | سجل داخلي تدون فيه المنشأة البضاعة المرتجعة | مستند يصدره البائع للمشتري يخفض به فاتورة سابقة أو يلغيها |
| أثره على الفاتورة | لا يخفض فاتورة ولا يلغيها | يخفض الفاتورة أو يلغيها دون حذفها، ويبقى مرتبطا بها |
| كيف يصدر | تعبئه المنشأة في ملف Excel | في الفوترة الإلكترونية يصدر من نظام الفوترة لدى المنشأة |
| نموذجه في المكتبة | هذه الصفحة | نموذج إشعار دائن |
وإن كنت تريد نموذجا يسجل ما أرجعه عميل بعينه في مستند واحد فلذلك نموذج سند مردودات مبيعات.
كيف تستخدم نموذج سجل مرتجعات المبيعات خطوة بخطوة
- اكتب بيانات المنشأة والفترة. اسم المنشأة وبداية الفترة ونهايتها والعملة.
- سجل كل بند مرتجع في صف. إن أعاد العميل أكثر من صنف من فاتورة واحدة فاكتب كل صنف في صف وكرر رقم الفاتورة.
- اكتب الكمية وسعر الوحدة. كما وردا في الفاتورة الأصلية، فيحسب الملف المبلغ قبل الضريبة.
- راجع نسبة الضريبة. تبدأ بنسبة 15%، فعدلها إن كان البند بنسبة أخرى في الفاتورة الأصلية.
- سجل السبب وحالة البضاعة والمستودع. عند استلام البضاعة لا بعده.
- أصدر الإشعار الدائن من نظامك. ثم اكتب رقمه في السجل كما صدر.
- حدث الحالة. بعد أن تسوى المرتجع مع العميل.
- راجع الإجماليات. قارنها بدفاترك قبل إغلاق الفترة.
كيف تعالج المرتجعات في قيود
السجل أسلوب متابعة، أما تنفيذ المرتجع محاسبيا في برنامج قيود المحاسبي السحابي فيكون بإشعار دائن على فاتورة المبيعات، وفق ما يوثقه دليله في قاعدة المعرفة:
- زر «إرجاع الفاتورة». يظهر أسفل صفحة فاتورة المبيعات، وينشئ إشعارا دائنا بتفاصيل الفاتورة. وللإرجاع الجزئي تحذف البنود غير المرجعة وتعدل الكميات.
- صفحة «الإشعارات الدائنة». تنشئ منها إشعارا دون الدخول على الفاتورة، فتحدد العميل والفاتورة وسبب الإصدار (إرجاع بضاعة أو خصم).
- قيد معاكس عند الموافقة. ينشئ النظام قيدا معاكسا لقيد الفاتورة، ويخفض حساب العميل، ويعكس ضريبة المبيعات، ويعيد الكمية إلى المخزون للمنتجات المخزنة، ويبقي الفاتورة الأصلية دون حذف.
- حالة «مسترجعة». إذا أرجعت فاتورة كليا أو جزئيا تظهر حالة «مسترجعة» بجانب حالتها الأصلية في صفحة فواتير المبيعات، وتفيدك عند مطابقة السجل بالفواتير.
- التسوية. تضغط «إرجاع أموال» فينشأ سند صرف بمبلغ الاسترداد، أو تضغط «تخصيص إشعار دائن» لتخصصه على فاتورة غير مدفوعة.
- الإقرار الضريبي. ينعكس الإشعار في تقرير الإقرار تحت بند «التعديل»، أما إشعارات عملاء الجهات الحكومية فلا تنعكس فيه حتى تربط بسند صرف عبر «إرجاع أموال». وقيود لا يرفع الإقرار ولا يعدله نيابة عنك، وإنما يظهر تنبيه إرشادي عند الموافقة على إشعار تاريخه في شهر سابق.
- الإشعار الموافق عليه لا يحذف. ولإلغاء أثره تنشئ فاتورة مبيعات جديدة بنفس تفاصيله وتخصصه عليها.
وللخطوات كاملة اقرأ دليل إرجاع فاتورة المبيعات بإشعار دائن في قيود في قاعدة المعرفة، وللمزيد عن الفوترة الإلكترونية اقرأ صفحة الفاتورة الإلكترونية في قيود.
المستفيدون من سجل مرتجعات المبيعات
- أصحاب الأعمال: لمعرفة حجم المرتجعات وأسبابها، وفهم ما يعود من الأصناف ولماذا.
- المحاسبون: لمطابقة المرتجعات المسجلة بالإشعارات الدائنة الصادرة وبحسابات العملاء.
- مديرو المستودعات: لتتبع البضاعة العائدة وحالتها عند الاستلام والمستودع الذي استقرت فيه.
- المراجعون الداخليون: لمراجعة كل مرتجع من الفاتورة الأصلية إلى الإشعار الصادر عنها.
الأسئلة الشائعة عن نموذج سجل مرتجعات المبيعات
إجابات على ما يسأله الناس قبل أن يسجلوا مرتجعات المبيعات أو يعالجوها.
ما الفرق بين سجل مرتجعات المبيعات والإشعار الدائن؟
سجل مرتجعات المبيعات جدول داخلي تدون فيه المنشأة البضاعة التي أعادها العملاء لتتابعها وتطابقها. أما الإشعار الدائن فمستند يصدره البائع للمشتري يخفض به فاتورة سابقة أو يلغيها ويرتبط بها. والسجل لا يخفض فاتورة ولا يقوم مقام الإشعار. وفي الفوترة الإلكترونية لا تعدل الفاتورة بعد إصدارها ولا تحذف، وللإلغاء يصدر إشعار دائن مرتبط بها، بحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية (الإصدار الثاني، مايو 2023) الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ماذا أكتب في سجل مرتجعات المبيعات؟
اكتب لكل بند مرتجع صفا واحدا: تاريخ المرتجع، ورقم الفاتورة الأصلية، ورقم الإشعار الدائن بعد إصداره من نظامك، واسم العميل، والصنف، وسبب الإرجاع، وحالة البضاعة عند الاستلام، والمستودع المستلم، ثم الكمية وسعر الوحدة ونسبة الضريبة والحالة. ويحسب الملف المبلغ قبل الضريبة ومبلغ الضريبة والإجمالي تلقائيا.
لماذا يعد رقم الفاتورة الأصلية أهم بيان في السجل؟
لأنه يربط البضاعة العائدة بالفاتورة التي خرجت بها، فتعرف سعر بيعها والضريبة المسجلة عليها، وتتجنب تسجيل الصنف نفسه مرتين، وتجد الفاتورة الأصلية بسرعة عند مراجعة الإشعار الدائن. وهذا الربط يوافق ما يقوله الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، إذ لا تعدل الفاتورة بعد إصدارها ويكون إلغاؤها بإشعار دائن مرتبط بها.
ما الفرق بين المرتجع والتالف في السجل؟
تفرق خانة حالة البضاعة عند الاستلام بين بضاعة صالحة للبيع وبضاعة تحتاج إعادة تغليف وبضاعة تالفة، وخانة سبب الإرجاع تذكر ما دفع العميل إلى إعادتها. سجل الحالة وقت الاستلام، فتعرف ما يعود إلى المخزون وما لا يعود. أما كيف تعالج المنشأة البضاعة التالفة في دفاترها فيرجع فيه إلى سياستها ومحاسبها، وهذه الصفحة لا تحدده.
كيف أعالج مرتجعات المبيعات في قيود؟
ينشأ المرتجع في قيود بإشعار دائن على فاتورة المبيعات. اضغط «إرجاع الفاتورة» أسفل صفحة الفاتورة فينشأ إشعار دائن بتفاصيلها، وللإرجاع الجزئي احذف البنود غير المرجعة وعدل الكميات. وعند الموافقة على الإشعار ينشئ النظام قيدا معاكسا لقيد الفاتورة، ويخفض حساب العميل، ويعكس ضريبة المبيعات، ويعيد الكمية إلى المخزون للمنتجات المخزنة، ويبقي الفاتورة الأصلية دون حذف. ويبقى السجل في هذه الصفحة ملفا مستقلا لا يرتبط بحسابك.
هل يعدل قيود الإقرار الضريبي عند إرجاع فاتورة؟
لا يرفع قيود الإقرار الضريبي ولا يعدله نيابة عنك. ينعكس الإشعار الدائن في تقرير الإقرار تحت بند «التعديل» (وإشعارات عملاء الجهات الحكومية لا تنعكس فيه حتى تربط بسند صرف عبر «إرجاع أموال»)، ويظهر تنبيه إرشادي عند الموافقة على إشعار تاريخه في شهر سابق يذكرك بأن الموافقة قد تستلزم تعديل إقرار تلك الفترة. والتنبيه لا يمنع الموافقة. وهذه الصفحة لا تبين كيف يصحح إقرار سبق تقديمه، فمرجع ذلك هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
حمل نموذج سجل مرتجعات المبيعات
النموذج بصيغة Excel بورقة واحدة وبلا أي بيانات تجريبية. فيه 30 صفا لبنود المرتجعات، وصيغ تحسب المبلغ والضريبة والإجمالي، وقائمة فحص من 8 بنود في آخره. ويحمل الملف لافتة قيود يمكنك حذفها. سجل بياناتك في النموذج أدناه لتحميله.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.