برنامج محاسبة لتنسيق الحدائق في الأردن

أجر التصميم خارج الفاتورة

يرسم المهندس الحديقة في أيام، ثم تكتب الفاتورة بالشتلات والتنفيذ وحدهما، فلا يظهر أجر التصميم في أي مكان.

مع قيود: عرّف التصميم خدمة بسعره، واجعله البند الأول في فاتورة الحديقة.

مبلغ يسبق الشتلات

يسلمك صاحب البيت مبلغا قبل أن تبدأ الزراعة، فتكتب له إيصالا ورقيا يضيع بين الأوراق قبل أن يصل إلى المحاسب.

مع قيود: اجعل المبلغ سند قبض باسمه، وحين تصدر فاتورة الحديقة استعمل السند في سداد جزء منها.

شتلات بلا رصيد

تشتري من المشتل ثمانين شتلة، ويزرع العمال منها ما يحتاجه الموقع، ثم لا يعرف أحد كم بقي منها.

مع قيود: اجعل الشتلات أصنافا مخزنة، فيزيد رصيدها بفاتورة المشتريات وينقص بفاتورة المبيعات.

فاتورة صيانة تتأخر

ينتهي الشهر وقد قص العمال العشب وقلموا الأشجار، لكن فاتورة الصيانة لم تصدر لأن أحدا لم ينتبه لها.

مع قيود: حول فاتورة العقد إلى معاملة متكررة شهرية، تنشئ الفاتورة كل شهر بالحالة التي تحددها، بحسب اشتراكك.

خدمتان ومنتج في فاتورة

عرّف التصميم والتنفيذ منتجين من نوع «خدمة»: لا يخزنان، ويباعان فقط، ولكل منهما سعر بيع وحساب إيراد ووحدة قياس وضريبة. وعرّف الشتلات منتجا بسعر بيعها، ثم ضع الثلاثة بنودا في فاتورة مبيعات واحدة تبيع بها نقدا أو آجلا، وغير سعر الوحدة في أي بند حين تتفق على سعر آخر.

شتلات ومواد في المخزون

اجعل الشتلات والتربة وأنابيب الري أصنافا مخزنة، يرتفع رصيدها مع كل فاتورة مشتريات من المشتل أو المورد، وينخفض مع كل فاتورة مبيعات تبيعها فيها. وإن تلفت شتلات قبل زراعتها فصار العدد الفعلي أقل مما في دفاترك، فأدخل الكمية الفعلية في جرد المخزون. ويبين تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح الكمية المتوفرة من كل صنف ومتوسط تكلفة الوحدة.

لكل حديقة مشروعها

أضف كل حديقة تنفذها مشروعا في المهام والمشاريع، واختره في «المعلومات الإضافية» في فاتورة المبيعات وفي فواتير المشتريات التي تخصه، ثم اعرض قائمة الدخل مصفاة بالمشروع من «تحليل متقدم». وإن دفعت أجرة نقل للتربة، فعرّف النقل «مصروفا» في «المنتجات والتكاليف» قبل أن تضيفه بندا في فاتورة المشتريات. وتتاح المشاريع بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.

فاتورة صيانة تنشأ كل شهر

حين توافق على فاتورة الشهر الأول، اذهب إلى المعاملات المتكررة في قائمة المحاسبة وأنشئ معاملة جديدة، تحدد فيها نوع التكرار شهري وتاريخ بداية التكرار، ثم تجعلها تنتهي في تاريخ معين أو بعد عدد أقصى من التكرارات، وترفق الفاتورة مستندا. ولك أن تختار هل تنشأ الفواتير مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافقا عليها. ولأن قيود لا يوفر ميزة مباشرة لإضافة العقود، فبديله أن تسجل العقد مشروعا برقمه وتاريخ بدايته ونهايته وقيمته. وتتاح المعاملات المتكررة بحسب اشتراكك.

عرض سعر لحديقة قبل تنفيذها

قبل أن يقرر صاحب البيت أو إدارة المبنى، يسأل عن سعر التصميم والتنفيذ. أعطه عرض سعر له تاريخ انتهاء، أرسله إليه أو احفظه ملف PDF، وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات. وإن قلت الشتلات المخزنة عن الكمية التي في العرض، فلن يتحول.

حساب العميل وما دفعه

حين تبيع لإدارة مبنى بالآجل، تبقى الفاتورة آجلة حتى تسجل عليها سند قبض بالمبلغ كله أو بجزء منه في كل مرة يدفع فيها. ويظهر رصيده في كشف حساب العميل، وتقارن الأرصدة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء. أما قوائم الأسعار الخاصة بكل عميل فلا يدعمها قيود، فإن اتفقت على سعر مختلف غيرته في بند الفاتورة. وللتفصيل اقرأ شرح تحصيل فاتورة الذمم في نظام الفوترة الوطني.