كل مدير موارد بشرية أو صاحب منشأة في السعودية يعرف الموقف: موظف يدخل المكتب صباحا ويقول “أبغى آخذ إجازة الأسبوع الجاي”، ولا يوجد نموذج رسمي، ولا سجل لرصيده المتبقي، ولا خطة بديلة لتغطية مهامه أثناء غيابه. القرار يصدر شفهيا، ويتأخر تحديث ملفه في النظام، ثم يكتشف الجميع لاحقا أن الموظف تجاوز رصيده أو أن قسما كاملا غاب في نفس الأسبوع.
الإجازة السنوية ليست بندا تجميليا في عقد العمل، بل حق منصوص عليه في المواد من 109 إلى 112 من نظام العمل السعودي، وله أثر مالي مباشر عند ترك العمل، إذ تنص المادة 111 من نظام العمل على استحقاق أجرة عن أيام الإجازة المستحقة التي لم تستخدم. كل يوم إجازة مستحق وغير مدفوع يتراكم في ذمة المنشأة، وكل يوم استهلك خارج النموذج الرسمي يفتح بابا للنزاع لاحقا.
هذا النموذج يحول الإجازة السنوية من حدث شفهي مرتجل إلى سجل موثق: اسم الموظف والقسم، سنة الاستحقاق والاستحقاق حسب العقد، تاريخ البدء وتاريخ العودة، عدد الأيام، الرصيد المتبقي، حالة الطلب، الموظف البديل، اعتماد المدير وسجل التأجيل بخانتين لموافقة الموظف وجهة العمل. ويتناول المقال أيضا خطة تغطية الغياب وبدل الإجازة وتذكرة السفر عند نهاية الخدمة كحقول وإرشادات يمكنك إضافتها إلى النموذج. الملف بصيغة Excel، ويحسب عدد الأيام والرصيد المتبقي تلقائيا بعد أن تدخل الاستحقاق وتواريخ الطلبات. أما متابعة أرصدة الإجازات لجميع موظفي المنشأة في نظام واحد فهي من وظائف قيود HR، وهو نظام موارد بشرية مستقل باشتراكه الخاص.
نموذج طلب إجازة سنوية بصيغة Excel
نموذج طلب إجازة سنوية يشمل بيانات الموظف، الاستحقاق حسب العقد، تواريخ البدء والعودة، عدد الأيام والرصيد المتبقي بالحساب التلقائي، حالة الطلب، الموظف البديل، اعتماد المدير وسجل التأجيل. ولمتابعة أرصدة الإجازات لجميع موظفي المنشأة في نظام واحد، تعرف على قيود HR، وهو نظام موارد بشرية مستقل باشتراكه الخاص.
حقوق الإجازة السنوية في نظام العمل السعودي
تحدد المادة 109 من نظام العمل رصيد الإجازة السنوية، وتربطه بمدة خدمة الموظف لدى صاحب العمل. والرصيد المنصوص عليه حد أدنى، فنص المادة أن مدة الإجازة لا تقل عن عدد معين من الأيام. ويجيز النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل (المادة 33 من الملحق 1 باللائحة التنفيذية لنظام العمل) الاتفاق في عقد العمل على مدة أكثر. وتنص المادة 111 من نظام العمل على أجرة عن الأيام المستحقة غير المستخدمة عند ترك العمل.
الحد الأدنى للرصيد السنوي
الموظف الذي أكمل سنة كاملة في الخدمة يستحق إجازة سنوية لا تقل عن 21 يوما، تزاد إلى مدة لا تقل عن 30 يوما إذا أمضى في خدمة صاحب العمل خمس سنوات متصلة. وتنص الفقرة 1 من المادة 109 من نظام العمل على أن تكون الإجازة بأجر يدفع مقدما.
الرصيد التناسبي للموظف الجديد
تنص المادة 111 من نظام العمل على أن العامل يستحق أجرة الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل. ويجيز النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل (المادة 33 من الملحق 1) للعامل بعد موافقة المنشأة الحصول على جزء من إجازته السنوية بنسبة المدة التي قضاها من السنة في العمل. الحساب التقريبي: 21 يوما مقسومة على 12 شهرا تعطي 1.75 يوم لكل شهر خدمة. الموظف بعد 6 أشهر يستحق نظريا 10.5 يوم. وكثير من المنشآت تشترط إكمال فترة التجربة قبل السماح باستخدام الرصيد فعليا، ولا تجيب هذه الصفحة عن مدى جواز هذا الشرط، والمرجع فيه نص نظام العمل وعقد العمل ولائحة المنشأة.
| مدة الخدمة | الرصيد السنوي (الحد الأدنى) | الرصيد الشهري التناسبي | المرجع النظامي |
|---|---|---|---|
| أقل من سنة | تناسبي بحسب الأشهر المنقضية | 1.75 يوم | المادة 111 من نظام العمل |
| سنة كاملة فأكثر | 21 يوما | 1.75 يوم | المادة 109 من نظام العمل |
| 5 سنوات متصلة فأكثر | 30 يوما | 2.5 يوم | المادة 109 من نظام العمل |
| إجازة إضافية تطوعية | حسب سياسة المنشأة | يضاف إلى الرصيد الأساسي | عقد العمل (المادة 33 من النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل) |
الفرق بين يوم عمل ويوم تقويمي
تذكر المادة 109 من نظام العمل مدة الإجازة بالأيام (21 يوما أو 30 يوما) دون أن تحدد في نصها هل هي أيام عمل أم أيام تقويمية. وفي الممارسة العملية تختلف المنشآت: بعضها يخصم أيام العمل فقط ويستثني الجمعة والسبت، وبعضها يخصم الأيام التقويمية كاملة. وما ينص عليه النظام صراحة أن العطل الرسمية (عيد الفطر وعيد الأضحى واليوم الوطني ويوم التأسيس) إذا تداخلت مع الإجازة السنوية تمدد الإجازة السنوية بقدر أيامها، وذلك في المادة 24 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل. أما أيام الراحة الأسبوعية الواقعة داخل الإجازة السنوية فلا تجيب هذه الصفحة عن طريقة احتسابها، فحدد القاعدة في عقد العمل ولائحة المنشأة وطبقها على الجميع بالطريقة نفسها.
الفرق بين الإجازة السنوية الكاملة والإجازة المجزأة
تنص المادة 109 من نظام العمل على أن العامل يجب أن يتمتع بإجازته في سنة استحقاقها، وأن لصاحب العمل أن يحدد مواعيدها وفقا لمقتضيات العمل. ولا تتناول هذه المادة صيغة التجزئة ولا عدد الدفعات، وهذه الصفحة لا تجيب عن ذلك، فيحدده عادة عقد العمل وسياسة المنشأة. كل صيغة لها انعكاسات تشغيلية ومالية تختلف عن الأخرى.
الإجازة الكاملة في فترة واحدة
الموظف يأخذ كامل رصيده (21 أو 30 يوم) في فترة واحدة، عادة في الصيف أو رمضان أو لأداء الحج. هذا النمط شائع في عقود الموظفين القادمين من خارج المملكة لأنه يتيح السفر لبلدانهم. عيوبه التشغيلية: غياب طويل، صعوبة تغطية المهام، وضغط على الزملاء. ميزته الإدارية: تخطيط واضح ورصيد صفر بعدها.
الإجازة المجزأة
الموظف يأخذ رصيده على دفعتين أو أكثر خلال السنة. الأكثر شيوعا: 10 أيام في الصيف، 5 أيام في إجازة منتصف العام، 6 أيام موزعة على مناسبات. هذا النمط أكثر ملاءمة للموظف السعودي الذي لا يحتاج سفرا طويلا، وأخف وطأة على المنشأة لأن الغياب لا يتعدى أسبوعا في كل مرة.
ما ينص عليه النظام وما لا ينص عليه
- حق صاحب العمل في تحديد الموعد: تعطي الفقرة 2 من المادة 109 من نظام العمل صاحب العمل الحق في تحديد مواعيد الإجازة وفقا لمقتضيات العمل، أو منحها بالتناوب لتأمين سير عمله، وعليه إشعار العامل بالميعاد المحدد لتمتعه بالإجازة بوقت كاف لا يقل عن ثلاثين يوما.
- ما لا ينص عليه النظام: لا تتناول المادة 109 ولا المادة 110 من نظام العمل حقا للموظف في رفض تجزئة معينة، ولا حدا أدنى لعدد أيام الدفعة. وهذه الصفحة لا تجيب عن ذلك، فاكتب القاعدة في عقد العمل وسياسة المنشأة.
- الحد الأدنى للدفعة: لا يوجد نص صريح في نظام العمل، ويمكن للمنشأة أن تضع في سياستها حدا أدنى للدفعة (مثل 5 أيام) حتى تكون “إجازة” فعلية لا غياب يومي.
مكونات نموذج طلب الإجازة السنوية
النموذج الفعال يجمع بيانات كافية لاحتساب الرصيد، توثيق الموافقة، وضمان استمرارية العمل أثناء الغياب. النموذج الناقص (الذي يطلب فقط الاسم والتاريخ) يفتح بابا للنزاعات لاحقا، خصوصا عند احتساب بدل الإجازة في نهاية الخدمة.
| الحقل | الغرض | إلزامي / اختياري |
|---|---|---|
| اسم الموظف ورقم الهوية | تحديد هوية مقدم الطلب وربطه بسجل التأمينات | إلزامي |
| رقم الموظف الداخلي | الربط مع كشف الرواتب ونظام HR | إلزامي |
| القسم والمسمى الوظيفي | تحديد المدير المباشر وخط الاعتماد | إلزامي |
| تاريخ بدء الإجازة وتاريخ العودة | حساب عدد الأيام المخصومة | إلزامي |
| عدد أيام العمل المطلوبة | التحقق من توافقها مع الرصيد | إلزامي |
| الرصيد المتبقي قبل الإجازة | منع تجاوز الرصيد المتاح | إلزامي |
| الرصيد بعد خصم الإجازة | توثيق الوضع الجديد للموظف | إلزامي |
| سبب الإجازة | للسجل (سفر، حج، ظرف عائلي) | اختياري |
| عنوان التواصل أثناء الإجازة | للضرورات القصوى | اختياري |
| الموظف البديل ومهامه | خطة تغطية المهام الحرجة | إلزامي |
| طلب صرف بدل تذكرة سفر | للموظف غير السعودي حسب العقد | اختياري |
| توقيع المدير المباشر | اعتماد أول | إلزامي |
| توقيع مدير الموارد البشرية | اعتماد نهائي وقيد في النظام | إلزامي |
حقول إضافية لمنشآت الـ HR الناضجة
- رقم الطلب التسلسلي: يساعد في الأرشفة والربط بسجل المرفقات (تذكرة، فيزا، تقرير طبي إن وجد).
- حالة الطلب: قيد المراجعة، معتمد، مرفوض، ملغى. مع مهلة قصوى للرد (3 أيام عمل مثلا).
- إجمالي أيام الإجازة المستهلكة سنويا: لرصد الموظف الذي اقترب من استنزاف رصيده.
- تأكيد إنهاء التسليم: قائمة تحقق صغيرة (المهام المسلمة، البريد المعاد توجيهه، رمز قفل الأنظمة المشارك مع البديل).
التخطيط لإجازة الفريق وتجنب الفراغ التشغيلي
أحد أسوأ مشاهد إدارة الموارد البشرية: 4 موظفين من قسم المبيعات أرسلوا طلباتهم في نفس الأسبوع لشهر يوليو، والمدير يكتشف ذلك يوم 28 يونيو. القسم سيتعطل أسبوعا كاملا. التخطيط المسبق هو الحل الوحيد.
خريطة الإجازات السنوية للفريق
في الربع الأخير من السنة (أكتوبر، نوفمبر)، يطلب مدير الموارد البشرية من كل موظف تحديد فترات إجازته المتوقعة للسنة القادمة. تجمع هذه التواريخ في خريطة جماعية، وعند التعارض في نفس القسم يطلب من الموظفين إعادة التنسيق. هذه الخريطة ليست ملزمة لكنها مرجع تفاوضي.
قواعد التوزيع
- قاعدة “20% كحد أقصى غائب”: لا يسمح بغياب أكثر من خمس أعضاء القسم في نفس الوقت. قسم من 10 يسمح بإجازة 2 فقط في نفس الأسبوع.
- تجميد الإجازات في موسم الذروة: قطاعات مثل التجزئة لها مواسم لا تمنح فيها إجازات إلا بإذن استثنائي (مثل أيام الجمعة البيضاء، أيام رمضان الأخيرة، فترة عودة المدارس).
- أولوية مقدم الطلب الأقدم: عند التعارض، الأسبقية لمن قدم طلبه أولا، مع مراعاة من لم يأخذ إجازة طويلة منذ فترة.
- ربط الإجازة بإغلاق الحسابات: المحاسبون لا تعتمد إجازتهم في الأسبوع الأول من الشهر (إغلاق الشهر السابق) ولا في يناير (إغلاق السنة).
تغطية المهام أثناء الغياب
كل طلب إجازة مدته 5 أيام فأكثر يجب أن يرفق بخطة تغطية مكتوبة: ما هي المهام الحرجة، من سيتولاها، من جهة التواصل البديلة للعملاء أو الموردين، ومن لديه صلاحيات الأنظمة اللازمة. بدون هذه الخطة، الإجازة تخلق فراغا، والموظف نفسه يعود ويجد بريدا متراكما وعملاء غاضبين.
تذكرة السفر السنوية للعامل غير السعودي
تحمل الفقرة 1 من المادة 40 من نظام العمل صاحب العمل تذكرة عودة العامل غير السعودي إلى موطنه بعد انتهاء العلاقة بين الطرفين، وتحمل الفقرة 2 من المادة نفسها العامل تكاليف عودته إذا كان غير صالح للعمل أو رغب في العودة دون سبب مشروع. ولا تتناول المادة 40 من نظام العمل تذكرة سنوية أثناء العمل. وكثير من العقود تمنح تذكرة سفر سنوية مدفوعة كجزء من حزمة الإجازة السنوية، وهي بند تعاقدي بحسب العقد.
صور التذكرة السنوية في العقود
- تذكرة عينية: تحجزها المنشأة وتسلمها للموظف. الأقل شيوعا حاليا لتعقيد الإجراءات.
- بدل نقدي مقطوع: مبلغ ثابت يصرف سنويا، ويختلف بحسب الوجهة وعدد أفراد الأسرة. الأكثر شيوعا.
- تذكرة مرة كل سنتين: بعض العقود تجعلها كل سنتين مع زيادة قيمتها (تذكرة ذهاب وعودة لكامل العائلة).
- عدم النص عليها: العقد يمنحها فقط عند نهاية الخدمة، لا أثناءها، وقد يضعف ذلك العرض الوظيفي.
تقدير قيمة التذكرة عند الصرف نقدا
يمكن للمنشأة أن تحدد قيمة مرجعية لتذكرة الدرجة الاقتصادية ذهاب وعودة لكل وجهة. يفضل أن يذكر في العقد المبلغ المقطوع وآلية تحديثه (سنويا أو كل سنتين).
| الوجهة | مبلغ افتراضي للتذكرة ذهاب وعودة (ريال سعودي) | مبلغ افتراضي للأسرة (الزوج/ة + طفلان) |
|---|---|---|
| القاهرة | 1,400 | 4,500 |
| عمان | 1,200 | 4,000 |
| الخرطوم | 1,800 | 5,500 |
| الهند (دلهي / مومباي) | 1,600 | 5,200 |
| الفلبين (مانيلا) | 2,500 | 8,000 |
| باكستان (كراتشي) | 1,500 | 4,800 |
هذه مبالغ افتراضية لأغراض الشرح وليست أسعارا مأخوذة من مصدر محدد، فاستبدلها بأسعار السوق الفعلية وقت صرف البدل.
الأجر أثناء الإجازة وبدل الإجازة عند ترك العمل
تنص الفقرة 1 من المادة 109 من نظام العمل على أن تكون الإجازة بأجر يدفع مقدما، أي أن الموظف لا ينتظر نهاية الشهر ليستلم أجر فترة الإجازة. وهذا بند ينبغي الانتباه له خصوصا في الإجازات التي تبدأ في منتصف الشهر.
كيف يحسب الأجر
لا تحدد المادة 109 من نظام العمل عناصر الأجر الذي يدفع أثناء الإجازة، ولا تذكر البدلات بالاسم، وهذه الصفحة لا تجيب عن إدراج بدل معين أو استبعاده، فارجع في ذلك إلى عقد العمل ونص نظام العمل. مثال توضيحي: موظف راتبه الأساسي 7,000 ريال + بدل سكن 1,500 + بدل مواصلات 500 = 9,000 ريال إجمالي، ويفترض هنا أن أجره المتفق عليه في العقد هو 9,000 ريال. يدفع أجر فترة الإجازة مقدما قبل بدئها.
بدل الإجازة عند نهاية الخدمة
تنص المادة 111 من نظام العمل على أن للعامل الحق في أجرة عن أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل استعمالها، وعن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل. ولا تنص المادة 111 من نظام العمل على معادلة محددة، والمتبع عمليا قسمة الأجر الشهري على 30 للوصول إلى أجر اليوم: عدد الأيام المتراكمة × (الأجر الشامل / 30). مثال: موظف انتهى عقده ولديه رصيد متراكم 15 يوما، أجره الشامل 9,000 ريال. البدل المستحق = 15 × (9,000 / 30) = 4,500 ريال.
| الحالة | الرصيد المتراكم | الأجر الشامل (ريال) | بدل الإجازة المستحق (ريال) |
|---|---|---|---|
| موظف انتهى عقده بعد سنتين | 12 يوم | 8,500 | 3,400 |
| موظف استقال بعد 4 سنوات | 18 يوم | 11,000 | 6,600 |
| موظف فصل بعد 6 سنوات | 22 يوم | 14,000 | 10,267 |
| موظف انتهت مدته بعد 10 سنوات | 25 يوم | 18,000 | 15,000 |
تأجيل الإجازة وتجميدها وتعويضها نقدا
كثيرون يخلطون بين ثلاثة مفاهيم مختلفة: التأجيل (نقل الإجازة لسنة لاحقة)، التجميد (الاحتفاظ بالرصيد دون استخدامه)، والتعويض النقدي (دفع قيمة الإجازة بدل أخذها). كل منها له شروط مختلفة.
التأجيل
تنص الفقرة 1 من المادة 110 من نظام العمل على أن للعامل، بموافقة صاحب العمل، أن يؤجل إجازته السنوية أو أياما منها إلى السنة التالية. وتعطي الفقرة 2 من المادة نفسها صاحب العمل حق تأجيل الإجازة بعد نهاية سنة استحقاقها إذا اقتضت ظروف العمل ذلك مدة لا تزيد على تسعين يوما، فإذا اقتضت ظروف العمل استمرار التأجيل وجبت موافقة العامل كتابة، على ألا يتعدى التأجيل نهاية السنة التالية لسنة استحقاق الإجازة.
التجميد التراكمي
بعض المنشآت تسمح للموظف بتجميع رصيده على عدة سنوات (مثلا 3 سنوات بدون استخدام). لكن المادة 110 من نظام العمل لا تجيز أن يتعدى التأجيل نهاية السنة التالية لسنة استحقاق الإجازة، فتراكم الرصيد لأكثر من ذلك لا يستند إلى هذه المادة، كما أنه يخلق التزاما ماليا متضخما على المنشأة. ولذلك يفضل ألا يتجاوز الرصيد المتراكم في سياسة المنشأة ما يمكن استعماله خلال السنة التالية للاستحقاق.
التعويض النقدي بدلا من الإجازة
هذا الموضوع أكثرها إشكالا. تنص الفقرة 2 من المادة 109 من نظام العمل على أنه لا يجوز للعامل النزول عن إجازته أو أن يتقاضى مقابلا نقديا بدلا من الحصول عليها أثناء خدمته. وصاحب العمل الذي يدفع للموظف بدلا نقديا ليبقى يعمل خلال أيام إجازته يخالف ما تنص عليه هذه الفقرة. وعند ترك العمل قبل استعمال الإجازة تنص المادة 111 من نظام العمل على استحقاق أجرة عن الأيام المستحقة.
12 شهرا من انتهاء علاقة العمل للمطالبة بأجر الإجازة
تنص المادة 234 من نظام العمل على أنه لا تقبل أمام المحاكم العمالية أي دعوى تتعلق بحق منصوص عليه في نظام العمل أو ناشئ عن عقد العمل بعد مضي اثني عشر شهرا من تاريخ انتهاء علاقة العمل، ما لم يقدم المدعي عذرا تقبله المحكمة أو يصدر عن المدعى عليه إقرار بالحق. ويدخل في ذلك ما يتعلق بأجر الإجازة. وتحسب المدة من انتهاء علاقة العمل لا من تاريخ استحقاق الحق، فلا تبدأ أثناء استمرار العلاقة.
الإجازة في عقد العمل المرن وعقد الدوام الجزئي
نظمت المادة 27 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل عقد العمل لبعض الوقت (الدوام الجزئي) وعقد العمل المرن (بالساعة). وقواعد الإجازة فيهما تختلف عن العقد الكامل التقليدي.
عقد العمل المرن (بالساعة)
يحتسب أجر العامل في هذا العقد على أساس الساعة. وتنص الفقرة ثانيا/4 من المادة 27 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل على أنه لا يلزم صاحب العمل تعويض العامل بعقد العمل المرن عن جميع أنواع الإجازات المدفوعة الأجر، بما فيها الإجازة السنوية وإجازة المناسبات والإجازة المرضية. فلا يظهر في هذا العقد رصيد إجازة سنوية بالأيام كما في العقد التقليدي.
عقد الدوام الجزئي
تنص الفقرة أولا/4 من المادة 27 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل على أن العاملين لبعض الوقت يخضعون لأحكام نظام العمل فيما يتعلق بالإجازات والراحة الأسبوعية والعطل الرسمية والعمل الإضافي. ويجعل النموذج الموحد لعقد العمل لبعض الوقت (الملحق 5 من اللائحة التنفيذية) بند الإجازة السنوية إلزاميا بحيث لا تقل عن 21 يوما إذا كانت خدمة العامل أقل من خمس سنوات، ولا تقل عن 30 يوما إذا زادت عن خمس سنوات. وهذه الصفحة لا تجيب عن كيفية احتساب الأجر أثناء الإجازة لمن يعمل بدوام جزئي، فاكتبها في عقد العمل.
المشروع الموسمي
تنص المادة 111 من نظام العمل على أجرة الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه العامل منها في العمل، فالعامل في مشروع مدته 6 أشهر تقابله نسبة نصف السنة، أي 10.5 يوم على أساس 21 يوما. وإن ترك العمل قبل استعمالها فله أجرتها عند انتهاء عمله. النموذج الجيد يخصص حقلا واضحا لنوع العقد لضمان احتساب صحيح.
الإجازة وسجلات المنشأة: التأمينات الاجتماعية ومدد
قوى قناة إلكترونية تقدم عبرها وزارة الموارد البشرية خدماتها، وهي ليست مصدر الالتزام النظامي. وتتصل الإجازة السنوية بسجلات المنشأة لدى جهات أخرى، منها التأمينات الاجتماعية ومنصة مدد. ولا تجيب هذه الصفحة عن إجراءات خاصة بالإجازات الطويلة أو بالسفر خارج المملكة.
التأمينات الاجتماعية (GOSI) أثناء الإجازة
تنص اللائحة التنفيذية لنظام التأمينات الاجتماعية على أن الاشتراكات تستمر خلال الإعارة والإجازة النظامية والغياب بدون أجر الذي يأذن به صاحب العمل. فلا يلزم إيقاف اشتراك الموظف بسبب إجازته السنوية.
منصة مدد ودفع الرواتب
مدد (Mudad) هي المنصة التي يقدم عبرها ملف حماية الأجور، وبرنامج حماية الأجور يتحقق من دفع الأجور في موعدها وبالمبلغ المتفق عليه. وحين يأخذ الموظف إجازة طويلة ويصرف أجرها مقدما قبل البدء بموجب الفقرة 1 من المادة 109 من نظام العمل، فتأكد أن تاريخ الصرف المسجل في كشف الرواتب هو تاريخ الصرف الفعلي. وكيفية إدخال الأجر المقدم داخل مدد لا تجيب عنها هذه الصفحة.
التقارير المطلوبة دوريا
- تقرير الرصيد الشهري لكل موظف: يصدر للمنشأة لمتابعة الالتزامات المتراكمة.
- تقرير الإجازات المعتمدة في الفترة: للموارد البشرية والإدارة العليا.
- تقرير الموظفين الذين لم يستخدموا إجازتهم منذ 18 شهرا: مؤشر خطر مالي.
- تقرير بدل الإجازة الافتراضي عند نهاية الخدمة لكل موظف: لإعداد التزامات نهاية الخدمة في القوائم المالية.
اقتطاع تذكرة السفر والأيام المتبقية عند نهاية الخدمة
عند انتهاء عقد العمل، يدخل الموظف وصاحب العمل في تسوية نهائية تجمع كل المستحقات: مكافأة نهاية الخدمة (المادتان 84 و85 من نظام العمل)، بدل الإجازة المتراكمة (المادة 111 من نظام العمل)، تذكرة العودة إن استحقت، وأي مبالغ معلقة. الخطأ الشائع: نسيان أحد البنود أو احتسابها خطأ.
ترتيب احتساب المستحقات
- إغلاق رصيد الراتب حتى آخر يوم عمل فعلي.
- احتساب بدل الإجازة المتراكمة (الأيام المتبقية × الأجر اليومي الشامل).
- احتساب مكافأة نهاية الخدمة (نصف شهر لكل من السنوات الخمس الأولى + شهر كامل لكل سنة بعدها، على آخر أجر (المادة 84 من نظام العمل)).
- إضافة تذكرة عودة العامل غير السعودي إلى موطنه، وتحملها الفقرة 1 من المادة 40 من نظام العمل صاحب العمل بعد انتهاء العلاقة، مع مراعاة الفقرة 2 من المادة نفسها.
- خصم أي سلف نقدية أو قروض من المنشأة.
- خصم العهد غير المسلمة (لابتوب، هاتف، سيارة).
- إصدار التسوية النهائية والتوقيع عليها من الطرفين.
مثال تطبيقي على التسوية
محمد يعمل في شركة تجارية بالرياض منذ 6 سنوات بأجر شامل 12,000 ريال. ينتهي عقده المحدد المدة بانتهاء مدته في 30 يونيو، فتستحق له المكافأة كاملة وفق المادة 84 من نظام العمل (لو أنهى العلاقة باستقالته لخضعت المكافأة لسلم المادة 85، ولنقص المبلغ). لديه رصيد إجازة متراكم 18 يوما. عقده يمنح تذكرة سفر سنوية للقاهرة (1,400 ريال، مبلغ افتراضي) واستخدمها هذه السنة.
- راتب الشهر الأخير: 12,000 ريال.
- بدل الإجازة المتراكمة: 18 × (12,000 / 30) = 7,200 ريال.
- مكافأة نهاية الخدمة: السنوات الخمس الأولى = 5 × (12,000 / 2) = 30,000، السنة السادسة = 12,000. الإجمالي 42,000 ريال.
- تذكرة السفر النهائية: 1,400 ريال (للعودة لوطنه).
- الإجمالي قبل الخصومات: 62,600 ريال.
- خصومات (افتراضية للتوضيح): سلفة 3,000 ريال + لابتوب لم يسلم 4,500 ريال = 7,500 ريال.
- صافي المستحق: 55,100 ريال.
الخصم من مستحقات العامل تحكمه المواد من 91 إلى 93 من نظام العمل (قائمة محددة للخصم دون موافقة العامل الخطية، وسقف لمجموع المبالغ المحسومة). ولا تجيب هذه الصفحة عن تطبيقها على مستحقات نهاية الخدمة، فراجع النظام قبل أي خصم.
توقيع المخالصة النهائية
المخالصة النهائية تحرر على ورقة رسمية بترويسة المنشأة، تشمل التفصيل الكامل أعلاه، وتوقيع الطرفين. نسخة تذهب للموظف، ونسخة للملف. وهذه المخالصة وثيقة تثبت ما سلم وما دفع، ولا تجيب هذه الصفحة عن أثرها النظامي على المطالبات اللاحقة.
الأخطاء الأكثر شيوعا في إدارة الإجازات السنوية
بعد مراجعة سجلات منشآت كثيرة، تتكرر مجموعة أخطاء يمكن تجنبها بسهولة بمجرد وجود نظام واضح ونموذج موحد.
أخطاء التوثيق
- اعتماد شفهي بدون نموذج موقع: الموظف يقول للمدير “ماشي” ويسافر، ثم يكتشف الجميع أن الرصيد لم يخصم. عند نزاع لاحق لا توجد وثيقة.
- عدم تحديث الرصيد فورا: الإجازة تعتمد لكن الرصيد لا يخصم في النظام إلا بعد أسابيع، فيمنح الموظف إجازة جديدة بناء على رصيد قديم.
- غياب الأرشيف الإلكتروني: النماذج مطبوعة فقط، وعند سؤال “أين نموذج إجازة فلان قبل 4 سنوات؟” لا يمكن العثور عليه.
أخطاء الحساب
- خصم العطل الرسمية من الرصيد: الأعياد الواقعة داخل الإجازة تمدد الإجازة بقدر أيامها (المادة 24 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل) ولا تخصم من الرصيد.
- صرف الأجر في نهاية الشهر بدل صرفه قبل بدء الإجازة: مخالفة لما تنص عليه المادة 109 من نظام العمل من دفع أجر الإجازة مقدما.
- عدم مراجعة عناصر الأجر في العقد: صرف عنصر واحد من الأجر دون النظر في بقية ما ينص عليه العقد.
- احتساب 21 يوم بعد 5 سنوات: نسيان الزيادة إلى 30 يوما بموجب المادة 109 من نظام العمل.
أخطاء التشغيل
- عدم وجود خطة تغطية: يغيب الموظف فتقع مهامه على من يجدها، أو تتأخر أسبوعين.
- إجازة نصف القسم في نفس الوقت: لأن أحدا لم يضع قاعدة للحد الأقصى المتزامن.
- السماح بإجازة مرة كل يومين: الموظف يأخذ يوما هنا ويوما هناك حتى ينتهي رصيده دون أن “يستريح” فعلا.
- عدم وضع سقف للتجميد: موظفون لديهم 90 يوم متراكما في ذمة المنشأة، يخلق التزاما ماليا ضخما.
أسئلة شائعة
إجابات على ما يسأله الناس قبل اعتماد طلب إجازة سنوية.
كم عدد أيام الإجازة السنوية في نظام العمل السعودي؟
لا تقل مدتها عن 21 يوما عن كل عام، وتزاد إلى مدة لا تقل عن 30 يوما إذا أمضى الموظف في خدمة صاحب العمل خمس سنوات متصلة. وتكون الإجازة بأجر يدفع مقدما، وفق الفقرة 1 من المادة 109 من نظام العمل. وهذان الرقمان حد أدنى، ويجوز الاتفاق في عقد العمل على مدة أكثر.
هل يمكن لصاحب العمل رفض طلب الإجازة السنوية؟
تنص الفقرة 2 من المادة 109 من نظام العمل على أن العامل يجب أن يتمتع بإجازته في سنة استحقاقها، وأن لصاحب العمل تحديد مواعيدها وفقا لمقتضيات العمل أو منحها بالتناوب، وعليه إشعار العامل بالميعاد المحدد بوقت كاف لا يقل عن ثلاثين يوما. وتجيز المادة 110 من نظام العمل لصاحب العمل تأجيل الإجازة بعد نهاية سنة استحقاقها مدة لا تزيد على تسعين يوما إذا اقتضت ظروف العمل ذلك، ولا يستمر التأجيل بعدها إلا بموافقة العامل كتابة، وبما لا يتعدى نهاية السنة التالية. الحل العملي عند تعارض الطلب مع ظروف العمل: تحديد موعد بديل قريب.
هل يجوز استبدال الإجازة السنوية بمبلغ مالي بدلا من أخذها؟
لا يجوز أثناء الخدمة، فالفقرة 2 من المادة 109 من نظام العمل لا تجيز للعامل النزول عن إجازته أو أن يتقاضى مقابلا نقديا بدلا من الحصول عليها أثناء خدمته. أما عند ترك العمل قبل استعمال الإجازة فتنص المادة 111 من نظام العمل على استحقاق أجرة عن الأيام المستحقة غير المستخدمة. وصاحب العمل الذي يدفع للموظف ليبقى يعمل أيام إجازته يخالف الفقرة 2 من المادة 109 من نظام العمل.
كيف يحسب بدل الإجازة عند نهاية الخدمة؟
المعادلة المتداولة: عدد أيام الإجازة المتراكمة × (الأجر الشامل / 30). ولا تنص المادة 111 من نظام العمل على هذه المعادلة، وإنما تقرر استحقاق أجرة عن أيام الإجازة المستحقة، فارجع إلى عقد العمل ونص نظام العمل لتحديد عناصر الأجر المعتمدة في الحساب. مثال توضيحي: 18 يوما × (10,000 / 30) = 6,000 ريال. يصرف ضمن التسوية النهائية مع باقي المستحقات.
هل تحتسب أيام الجمعة والسبت من رصيد الإجازة؟
العطل الرسمية (عيد الفطر وعيد الأضحى واليوم الوطني ويوم التأسيس) إذا تداخلت مع الإجازة السنوية تمدد الإجازة السنوية بقدر أيامها وفق المادة 24 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل. أما أيام الراحة الأسبوعية الواقعة داخل الإجازة السنوية فلا نجد في المصادر التي رجعنا إليها نصا يحدد طريقة احتسابها، وهذه الصفحة لا تجيب عن ذلك، ويرجع فيه إلى عقد العمل ولائحة المنشأة. وتجعل المادة 104 من نظام العمل يوم الجمعة يوم الراحة الأسبوعية لجميع العمال، ويجوز لصاحب العمل استبدال يوم آخر لبعضهم بعد إشعار مكتب العمل المختص.
ما الفرق بين الإجازة السنوية والإجازة المرضية؟
الإجازة السنوية حق ثابت سنويا (21 أو 30 يوما) بأجر يدفع مقدما، ويحدد صاحب العمل موعدها وفقا لمقتضيات العمل (المادة 109 من نظام العمل). أما الإجازة المرضية فتمنح بموجب المادة 117 من نظام العمل للعامل الذي يثبت مرضه: 30 يوما بأجر، ثم 60 يوما بثلاثة أرباع الأجر، ثم 30 يوما دون أجر خلال السنة الواحدة، متصلة أو متقطعة، والسنة الواحدة هي السنة التي تبدأ من تاريخ أول إجازة مرضية. وإذا وقعت أيام الإجازة المرضية أثناء الإجازة السنوية فتوقف أيام الإجازة السنوية إلى حين انتهاء الإجازة المرضية ثم تستأنف المدة المتبقية، بحسب المادة 26 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل.