طريقة استخدام الحقول الاضافية , و إضافة وتعديل وحذف الحقول الاضافية , وامكانية اضافة الحقول الاضافية لنقاط البيع , وتحليل القوائم المالية من خلال الحقول الاضافية

ما هي الحقول الإضافية؟

الحقول الإضافية تتيح لك تخصيص النظام حسب طبيعة عمل منشأتك، بحيث يمكنك إضافة بيانات تحليلية إضافية داخل المستندات مثل:

• اسم مندوب

• مركز تكلفة

• قسم

• تاريخ انتهاء صلاحية

• اسم السائق

• وسيلة التوصيل

• طريقة التحصيل

• أي معلومة خاصة بنشاطك

هذه الحقول لا تغيّر القيود المحاسبية، لكنها تساعد في التحليل والتقارير والتصفية.

كم عدد الحقول الإضافية المسموح بها؟

يمكنك إضافة حتى 5 حقول إضافية لكل خدمة من الخدمات التالية:

• أوامر التصنيع

• أوامر الشراء

• فواتير الشراء

• الإشعارات الدائنة

• الفواتير البسيطة

• الرواتب

• العملاء

• القيود اليدوية

• المنتجات

• الموردين

• جرد المخزون

• سندات العملاء والموردين

• فواتير المبيعات

• عروض الأسعار

• نقل المخزون

كل خدمة لها 5 حقول مستقلة خاصة بها.

ملاحظة مهمة حول الصلاحيات والباقات

عند الدخول لإعدادات الحقول الإضافية واختيار “الخدمة”:

ستظهر فقط الخدمات المتاحة ضمن باقتك وصلاحياتك.

مثال:
إذا لم تكن لديك ميزة فواتير المشتريات، فلن يظهر لك خيار إضافة حقل إضافي لها.

خطوات إضافة حقل إضافي

1. اذهب إلى الإعدادات

2. اختر الحقول الإضافية

3. اختر الخدمة المطلوبة من القائمة ( ( أوامر التصنيع , أوامر الشراء وفواتير الشراء والاشعارات الدائنة والفواتير البسيطة , الرواتب , العملاء , القيود اليدوية , المنتجات , الموردين , جرد المخزون , سندات العملاء والموردين , فواتير المبيعات وعروض الاسعار والاشعارات الدائنة , نقل المخزون ) 

4. اضغط على إضافة (+)

5. حدد نوع الحقل ( تاريخ , خانة اختيار , زمن , عدد صحيح , عدد عشري , نص )

6. أدخل اسم الحقل

7. لإضافة حقول إضافية جديدة يتم الضغط على علامة (+)

8. اضغط حفظ

سيظهر الحقل مباشرة في المستندات الخاصة بهذه الخدمة.

هل يمكن تعديل اسم أو نوع الحقل بعد إنشائه؟

نعم.

يمكن تعديل اسم الحقل ونوعه حتى لو كان مستخدمًا في مستندات سابقة.

الخطوات:

• اذهب إلى الإعدادات

• اختر الحقول الإضافية

• اختر الخدمة

• عدّل اسم الحقل أو نوعه

• اضغط حفظ

سيتم التعديل فورًا.

هل يمكن حذف الحقل الإضافي؟

نعم، يمكن حذف الحقل حتى لو تم استخدامه سابقًا.

الخطوات:

• اذهب إلى الإعدادات

• اختر الحقول الإضافية

• اختر الخدمة

• اضغط على أيقونة الحذف مقابل الحقل

مهم جدًا:

عند حذف الحقل:

• سيتم حذفه من جميع المستندات

• سيتم حذف جميع البيانات المدخلة فيه مسبقًا

• لا يمكن استرجاعه بعد الحذف

الحذف نهائي وغير قابل للاسترجاع.

هل يمكن استرجاع حقل تم حذفه؟

لا.

لا يمكن استرجاع حقل إضافي بعد حذفه.

هل يمكن جعل الحقل الإضافي إلزامي؟

لا.

لا يمكن جعل الحقل الإضافي إلزامي عند حفظ المستند.

هل يظهر الحقل الإضافي في الطباعة؟

نعم، لكن يجب إضافته في تصميم المستند.

الخطوات:

1. اذهب إلى الإعدادات

2. اختر الإعدادات العامة

3. اختر إعدادات المستند المطلوب (مثل فواتير المبيعات)

4. انزل إلى أسفل الصفحة

5. اضغط فتح المصمم

6. ضع المؤشر في المكان الذي تريد إظهار الحقل فيه

7. اضغط على ( … ) في شريط الأدوات

8. اختر “الحقول الإضافية”

9. أضف الحقل المطلوب

بعد الحفظ سيظهر الحقل في الطباعة.

ماذا يحدث إذا أضفت حقل جديد بعد إنشاء مستندات قديمة؟

إذا أضفت حقلًا جديدًا:

سيظهر في المستندات القديمة أيضًا.

يمكنك:

• الدخول إلى صفحة الفواتير او المستندات 

• الضغط على عرض بجوار المستند المطلوب

• النزول إلى تبويبة المعلومات الإضافية

• تعبئة الحقل

• ثم حفظ

هل يمكن استخدام الحقول الإضافية في التحليل المتقدم؟

نعم.

يمكن استخدام الحقول الإضافية في التحليل المتقدم داخل التقارير مثل:

• قائمة الدخل

• الميزانية العمومية

• ميزان المراجعة

عند استخدام التحليل المتقدم يمكنك التصفية حسب الحقل الإضافي.

هل يمكن تصفية المستندات حسب الحقول الإضافية؟

نعم.

يمكن تصفية المستندات التجارية مثل فواتير المبيعات حسب الحقل الإضافي من خيارات التصفية.

كما يمكن بعد التصفية:

تصدير النتائج إلى Excel من خلال خيار تصدير.

الفرق بين حذف الحقل وحذف قيمة داخل مستند

حذف قيمة من داخل مستند:
يؤثر فقط على هذا المستند.

حذف الحقل من الإعدادات:
يحذف الحقل بالكامل من النظام ويحذف جميع بياناته السابقة من كل المستندات.

استخدام الحقول الإضافية كمراكز تكلفة

يمكن استخدام الحقول الإضافية كمراكز تكلفة تحليلية.

لكن يجب الانتباه:

هي أداة تحليل فقط ولا تؤثر على الحسابات المحاسبية نفسها.

أمثلة عملية لاستخدام الحقول الإضافية

• تحليل مبيعات كل مندوب

• مقارنة ربحية الفروع

• تحديد موقع تخزين المنتج

• تتبع اسم السائق في كل عملية توصيل

• تتبع طريقة التحصيل

دورة تدريبية

يمكنك مشاهدة الدورة التدريبية الخاصة بالحقول الإضافية عبر الرابط:

https://www.youtube.com/watch?v=ubGgar00cmQ