توضيح سبب عدم ظهور الرقم المرجعي لبعض الفواتير والإجراءات المطلوبة لظهوره في النظام

توضيح سبب عدم ظهور الرقم المرجعي لبعض فواتير المبيعات

قد يلاحظ بعض المستخدمين أن الرقم المرجعي لا يظهر لبعض فواتير المبيعات داخل النظام.
سبب ذلك يعتمد على حالة الفاتورة وعلى إعدادات ترقيم فواتير المبيعات.

أولًا: تأثير إعدادات ترقيم فواتير المبيعات على الرقم المرجعي

يمكن التحكم في ظهور الرقم المرجعي من خلال المسار التالي:

الإعدادات → الإعدادات العامة → إعدادات فواتير المبيعات
ومن خيار ترقيم فواتير المبيعات يتم تحديد:

الحالة الأولى: الترقيم (غير قابل للتعديل)

عند اختيار غير قابل للتعديل:

• لا يظهر الرقم المرجعي للفواتير في الحالات التالية:

  • مسودة

  • بانتظار الموافقة

• يظهر الرقم المرجعي فقط بعد اعتماد الفاتورة والموافقة عليها.

• الهدف من ذلك:

  • منع حجز أرقام فواتير غير معتمدة

  • ضمان تسلسل رسمي ودقيق للفواتير المعتمدة فقط

الحالة الثانية: الترقيم (قابل للتعديل)

عند اختيار قابل للتعديل:

• يظهر الرقم المرجعي مباشرة للفواتير:

  • المسودة

  • بانتظار الموافقة

• يمكن للمستخدم تعديل الرقم المرجعي يدويًا (حسب الصلاحيات).

• يبقى الرقم ظاهرًا حتى قبل اعتماد الفاتورة.

ثانيًا: توضيح حسب حالة الفاتورة

فاتورة بحالة “مسودة” أو “بانتظار الموافقة”

• تظهر الفاتورة في قائمة فواتير المبيعات بشكل طبيعي.

• ظهور الرقم المرجعي يعتمد على إعداد الترقيم:

  • غير قابل للتعديل → لا يظهر الرقم

  • قابل للتعديل → يظهر الرقم

فاتورة بحالة “موافق عليه”

• يتم إنشاء الرقم المرجعي تلقائيًا في جميع الحالات.

• تصبح الفاتورة معتمدة وجاهزة للاستخدام في التقارير والعمليات المالية.

ثالثًا: الإجراء المطلوب لظهور الرقم المرجعي

1. تحقق من إعدادات ترقيم فواتير المبيعات:

   • إذا كنت ترغب بظهور الرقم قبل الاعتماد → اختر قابل للتعديل

2. تحقق من حالة الفاتورة:

   • إذا كانت مسودة أو بانتظار الموافقة:

     • اطلب اعتمادها من مستخدم لديه صلاحية الموافقة

3. اعتماد الفاتورة يتم عبر:

   • الضغط على عرض مقابل الفاتورة

   • ثم حفظ وموافقة أسفل الفاتورة

4. بعد الموافقة:

   • يظهر الرقم المرجعي تلقائيًا (إن لم يكن ظاهرًا مسبقًا)

ملاحظات مهمة

• الرقم المرجعي يُستخدم لتعقب الفواتير في:

  • التقارير

  • القيود

  • المتابعة المحاسبية

• الفواتير غير المعتمدة لا تُعتبر فواتير رسمية.

• اختيار طريقة الترقيم يعتمد على سياسة المنشأة المحاسبية.

كلمات مفتاحية للاستفسار

• الفاتورة ما فيها رقم مرجعي، كيف أضيفه؟

• الرقم المرجعي مو موجود في الفاتورة، وش السبب؟

• ليه ما يظهر الرقم المرجعي في بعض الفواتير؟

• هل الفاتورة المسودة لها رقم مرجعي؟

• متى يظهر الرقم المرجعي لفاتورة بانتظار الموافقة؟

• كيف أفعل ظهور الرقم المرجعي قبل الموافقة؟

• من يملك صلاحية الموافقة على الفواتير؟

• كيف أغير إعدادات ترقيم فواتير المبيعات؟