طريقة استيراد المنتجات والخدمات والمصروفات باستخدام قالب Excel في برنامج قيود

شرح خطوات استيراد المنتجات باستخدام قالب Excel.

الاجابة:

بإمكانك تستورد جميع أنواع العناصر (منتجات، مواد خام، خدمات، منتجات مجمّعة، ومصروفات) عن طريق قالب Excel المطور. القالب الجديد يسهّل عملية الاستيراد ويقلل الأخطاء.

الخطوات

1. إضافة صنف للمنتج

   • من القائمة المنسدلة > المنتجات والتكاليف > أصناف المنتجات

   • اضغط “إنشاء صنف”

   • عبّئ: اسم الصنف، الوصف، الصنف الأساسي (اختياري)

   • اضغط “حفظ”

2. تحميل قالب الاستيراد

   • من القائمة المنسدلة > المنتجات والتكاليف > استيراد المنتجات

   • اضغط على Step 1 لتحميل القالب الجديد بصيغة Excel

3. تعبئة بيانات المنتجات

   • أدخل تفاصيل المنتجات

   • اختر نوع العنصر من القائمة المنسدلة (منتج، خدمة، مادة خام، منتج مجمّع، مصروف)

   • إذا كان المنتج مجمّع:

     • عرّف المنتج الرئيسي كـ “منتج مجمّع” وأضف له SKU

     • أضف المكونات وحدد نفس المرجع في عمود Reference SKU

     • حدد الكميات لكل مكوّن في عمود Recipe Component Quantity

   • عبّئ أعمدة الضريبة (هل السعر شامل ضريبة القيمة المضافة: نعم/لا)

4. الشروط الواجب اتباعها في تعبئة القالب:

   1- الرقم التسلسلي للمنتج لا يتجاوز 25 خانة ولا ان يكون مكرر مع اي من المنتجات المضافة مسبقاً او المراد اضافتها. 

   2- اسم المنتج يزيد عن 100 حرف.

   3- اسم المنتج باللغة الانجليزية , الوصف , الباركود ( اختياري)

   4- يتم اختيار البيانات بشكل يدوي من القائمة المنسدلة بجوار الخلية ، وهي:

   • هل المنتج مخزن؟
   • وحدة القياس
   • الصنف
   • حساب المبيعات
   • حساب المصاريف
   • الضريبة
   • نوع المنتج
   • سعر الشراء أو البيع شامل للضريبة
   • سبب الضريبة
   • المنتج نقاط بيع

   5- يجب عدم ترك خلية فارغة في أسعار البيع والشراء حتى لو كانت أسعار تقريبية إذا تم تفعيل خيار ان المنتج يخزن , بحال كان المنتج لا يخزن يمكن ترك سعر البيع فارغ بحال كان المنتج يشترى فقط او ترك سعر الشراء فارغ بحال كان المنتج يباع فقط. 

5. رفع الملف للنظام

   • اضغط “اختر ملف”

   • اختر ملف Excel بعد تعبئته

   • اضغط “Import”

6. مراجعة النتائج

   • المنتجات تظهر في قائمة المنتجات والتكاليف

   • إذا فيه خطأ، النظام يرسل لك بريد يوضح السبب

مثال على منتج مجمّع (بيتزا)

• المنتج الرئيسي: بيتزا (SKU = PZ100)

• المكونات: عجينة (1)، جبنة (0.25 كجم)، صلصة (0.1 لتر)

• جميعها تحمل نفس المرجع PZ100 في عمود Reference SKU

• النتيجة: النظام يربط المكونات تلقائيًا بالبيتزا

ملاحظات إضافية:

• في حال وجود خطأ أثناء رفع المنتجات، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا يوضح سبب الخطأ وسيصل الايميل الي المستخدم الذي قام برفع الملف.
• يجب ان يكون نوع الضريبة متوافق مع سبب الضريبة , أي بحال تم اختيار ضريبة معفاه يجب اختيار الاسباب التي تخص الضريبة المعفاه وهي ( الخدمات المالية , خدمات التأمين على الحياة , توريد العقار السكني ) حيث يكون بجانبها رمز ( E ) وبحال تم اختيار ضريبة صفرية يجب اختيار السبب من ضمن الخيارات التالية ( تصدير السلع , تصدير الخدمات , توريدات المعادن الاستثمارية , خدمات التعليم الاهلي للمواطن , خدمات الرعاية الصحية الخاصة للمواطن , الادوية والمعدات الطبية , النفل الدوري للسلع , النقل الدولي للركاب , توريد وسائل النقل المؤهلة , التوريدات ذات الصلة بخدمات نقل السلع والركاب من والى المملكة , خدمات نقل السلع والركاب من والى المملكة ) ويرمز لها بالرمز ( Z ) , حيث بحال تم اختيار نوع ضريبة غير مناسب سيظهر لك الخطأ ”  Special tax reason يجب إدخال سبب ضريبة متوافق مع الضريبة ” عند استيراد المنتجات 
• يجب التأكد من تعبئة جميع الحقول الإلزامية في القالب بشكل صحيح.
• تأكد من أن المنتجات المصنفة مرتبطة بصنف تمت إضافته مسبقًا في النظام.
• أدخل البيانات بدقة لتجنب الأخطاء أثناء عملية الاستيراد.
• يمكنك استخدام خاصية السحب في تعبئة البيانات ولكن يرجى الانتباه بخصوص حساب الايراد والمصروف يتم اختيار اول خانتين بشكل يدوي ومن ثم يتم تحديدهم والسحب الى باقي الخلايا حتى لا تواجه اشكالية اثناء الاستيراد. 
• لا يمكن اضافة رقم تسلسلي مستخدم مسبقاً.
• خانة اسم المنتج باللغة الانجليزية هي خانة اختيارية.
• يجب عدم التعديل على تنسيق القالب وتعبئة البيانات في الخانات المحدده لضمان نجاح عملية الاستيراد.
• يمكنك مشاهدة الدورة التدريبية التي تشرح لك كيف تقوم باستيراد المنتجات.
• الوقت الذي ياخذه ملف استيراد المنتجات هو عدة دقائق ويعتمد على حجم البيانات بالملف.