ما المقصود بالقيود المحاسبية التلقائية؟
عند إنشاء المستندات التجارية في النظام مثل فاتورة مبيعات أو فاتورة مشتريات في قيود ثم الموافقة عليها، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء قيد محاسبي مرتبط بهذه الفاتورة.
يعني هذا باختصار:
- أنت تنشئ الفاتورة
- تعتمدها
- والنظام يتولى تسجيل الأثر المحاسبي تلقائيًا
بالتالي لا تحتاج إلى إنشاء القيد المحاسبي يدويًا ما دام المستند تم إنشاؤه من داخل النظام بشكل صحيح.
متى يتم إنشاء القيد المحاسبي؟
يتم إنشاء القيد المحاسبي فقط بعد الموافقة على الفاتورة.
إذا كانت الفاتورة في حالة “مسودة” او ” بإنتظار الموافقة ”
فإن النظام:
- لا ينشئ قيدًا محاسبيًا
- لا يعتبر الفاتورة معتمدة محاسبيًا
- ولا ينعكس أثرها النهائي في الحسابات
إذا تمت الموافقة على الفاتورة
فإن النظام:
- ينشئ القيد المحاسبي تلقائيًا
- يربط القيد بالفاتورة
- ويظهر أثر الفاتورة في التقارير والحسابات
خلاصة مهمة
- مسودة أو بإنتظار الموافقة= لا يوجد قيد محاسبي
- معتمدة / موافق عليها = يتم إنشاء قيد محاسبي تلقائي
من أين يعرف النظام الحسابات التي يستخدمها في القيد المحاسبي التلقائي المنعكس من الفواتير؟
النظام لا يختار الحسابات بشكل عشوائي، بل يعتمد على الإعدادات المحاسبية المرتبطة بالمنتج.
بمعنى:
عند تعريف المنتج داخل النظام، يتم ربطه بحسابات محاسبية مثل:
- حساب الإيرادات المعرف للمنتج
- حساب المصروف المعرف للمنتج
- حساب المخزون المعرف للموقع
وعند استخدام هذا المنتج داخل الفاتورة، يقوم النظام بسحب هذه الحسابات تلقائيًا لإنشاء القيد.
ماذا يعني ذلك للمستخدم؟
إذا كانت الحسابات المعرفة على المنتج صحيحة، فالقيد سيظهر بشكل صحيح.
أما إذا كانت الحسابات المربوطة بالمنتج غير صحيحة، فسينعكس ذلك على القيد المحاسبي الناتج من الفاتورة.
لذلك من المهم دائمًا:
التأكد من إعدادات المنتج قبل إصدار الفواتير، خاصة إذا كان المنتج:
- منتجًا مخزونًا
- خدمة
- أصلًا ثابتًا
- أو له معالجة محاسبية خاصة
أولًا: القيود المحاسبية لفواتير المبيعات
عند إصدار فاتورة مبيعات والموافقة عليها، يختلف القيد المحاسبي الناتج حسب نوع المنتج الموجود في الفاتورة.
الحالة الأولى: فاتورة مبيعات لمنتج غير مخزون
ويقصد بالمنتج غير المخزون:
- خدمة
- أو منتج لا تتم متابعة كميته في المستودعات
ماذا يفعل النظام هنا؟
يقوم النظام بإنشاء قيد محاسبي يتضمن:
- مدين: حساب المدينون : موضح اسم العميل بخانة ” التفاصيل ” وبإجمالي قيمة الفاتورة
- دائن: حساب ضريبة القيمة المضافة بقيمة الضريبة : يتم توضيح اسم الضريبة المستخدمة في خانة التفصيل.
- دائن: حساب الإيرادات المعرف للمنتج بقيمة المنتج أو الخدمة قبل الضريبة
المعنى المبسط لهذا القيد
النظام يفهم أن:
- العميل أصبح عليه مبلغ
- المنشأة حققت إيرادًا
- وهناك ضريبة مستحقة على هذه الفاتورة
مثال مبسط
إذا كانت قيمة الفاتورة:
- قيمة الخدمة: 1000
- الضريبة: 150
- الإجمالي: 1150
فسيكون الأثر المحاسبي كالتالي:
- المدينون: 1150
- الإيرادات: 1000
- ضريبة القيمة المضافة: 150
الحالة الثانية: فاتورة مبيعات لمنتج مخزون
ويقصد بالمنتج المخزون:
منتج يتم تتبع كميته داخل المستودع، مثل البضائع والمواد المخزنة.
ما هو القيد المحاسبي التلقائي المنعكس لفاتورة مبيعات لمنتج مخزن ؟
في هذه الحالة لا يكتفي النظام بإثبات البيع فقط، بل يسجل أيضًا أثر خروج الكمية من المخزون.
لذلك ينشئ النظام قيدًا محاسبياً تلقائياً يشمل:
- مدين: حساب المدينون بإجمالي قيمة الفاتورة موضحاً اسم العميل في التفصيل
- مدين: حساب المصروف المحدد للمنتج مثل حساب تكلفة البضاعة المباعة بتكلفة المنتج ” متوسط تكلفة المنتج”.
- دائن: حساب المخزون على حساب المخزون المعرف للموقع بنفس تكلفة المنتج
- دائن: حساب ضريبة القيمة المضافة بقيمة الضريبة موضحاً اسم الضريبة المستخدمة في خانة التفصيل
- دائن: حساب الإيرادات المعرف للمنتج بقيمة البيع قبل الضريبة
لماذا هذا القيد فيه تفاصيل أكثر؟
لأن بيع منتج مخزون له أثران:
1) أثر بيعي
- تحقق إيراد
- تسجيل ضريبة
- العميل أصبح مدينًا
2) أثر مخزني
- خرجت كمية من المستودع
- انخفض المخزون
- وتم تحميل تكلفة هذه البضاعة على المصروف المناسب المعرف في بيانات المنتج مثل تكلفة البضاعة المباعة
المعنى المبسط
عند بيع منتج مخزون، النظام يسجل أمرين معًا:
- أنك بعت المنتج
- وأن هذا المنتج خرج من المخزون وله تكلفة
ثانيًا: القيود المحاسبية لفواتير المشتريات
عند إصدار فاتورة مشتريات والموافقة عليها، يختلف القيد المحاسبي التلقائي حسب نوع ما تم شراؤه.
الحالة الأولى: فاتورة مشتريات لمنتج غير مخزون أو خدمة
مثل:
- مصروف صيانة
- خدمة استشارية
- اشتراك
- أو أي بند لا يدخل إلى المخزون
القيد الذي ينشئه النظام
- مدين: حساب المصروف أو التكلفة المرتبط بالمنتج بقيمة الشراء قبل الضريبة
- مدين: حساب ضريبة القيمة المضافة بقيمة الضريبة موضحاً في خانة التفصيل نوع الضريبة.
- دائن: حساب الدائنون بإجمالي الفاتورة موضحاً اسم المورد في خانة ” التفصيل”.
المعنى المبسط
النظام يفهم أن:
- المنشأة تحملت مصروفًا
- هناك ضريبة مدفوعة على المشتريات
- وهناك مبلغ مستحق للمورد
الحالة الثانية: فاتورة مشتريات لمنتج مخزون
مثل شراء بضاعة أو مواد تدخل إلى المستودع.
القيد الذي ينشئه النظام
- مدين: حساب المخزون بقيمة الشراء قبل الضريبة
- مدين: حساب ضريبة القيمة المضافة للمشتريات بقيمة الضريبة
- دائن: حساب الدائنون باسم المورد بإجمالي الفاتورة
المعنى المبسط
النظام هنا يعتبر أن:
- كمية جديدة دخلت إلى المخزون
- قيمة المخزون ارتفعت
- هناك ضريبة مشتريات
- والمورد له مبلغ مستحق
الحالة الثالثة: فاتورة مشتريات لأصل ثابت
مثل:
- جهاز
- معدة
- أثاث
- أصل يستخدم لفترة طويلة في النشاط
القيد الذي ينشئه النظام
- مدين: حساب الأصل الثابت بقيمة الأصل قبل الضريبة
- مدين: حساب ضريبة القيمة المضافة بقيمة الضريبة
- دائن: حساب الدائنون باسم المورد بإجمالي الفاتورة
المعنى المبسط
النظام هنا لا يعتبر المبلغ مصروفًا مباشرًا ولا مخزونًا، بل يعتبره أصلًا ثابتًا يتم تسجيله ضمن أصول المنشأة.
كيف أطلع على القيد المحاسبي المرتبط بفاتورة معينة؟
إذا أردت معرفة القيدالمحاسبي التلقائي الذي أنشأه النظام لفاتورة مبيعات أو مشتريات، يمكنك الوصول إليه من خلال دفتر القيود.
الخطوات
الخطوة 1
ادخل إلى التقارير
الخطوة 2
اختر دفتر القيود
الخطوة 3
من خيارات التصفية، حدد البيانات المناسبة، مثل:
- الفترة الزمنية التي تم فيها إنشاء الفاتورة
- نوع الملف
مثل:- فاتورة مبيعات
- فاتورة مشتريات
الخطوة 4
بعد اختيار نوع الملف، سيظهر لك حقل رقم المستند
الخطوة 5
أدخل رقم الفاتورة أو الرقم المرجعي الخاص بها
الخطوة 6
اضغط بحث
النتيجة
سيظهر لك القيد المحاسبي المرتبط بهذه الفاتورة مباشرة
هل يمكن تعديل القيد المحاسبي التلقائي الناتج من الفاتورة؟
لا، لا يمكن تعديل القيود المحاسبية التلقائية الناتجة من الفواتير مباشرة.
لماذا؟
لأن هذا القيد مرتبط بالمستند نفسه، والنظام مصمم بهذه الطريقة حتى تبقى البيانات مترابطة وصحيحة.
يعني:
- الفاتورة هي الأساس
- والقيد ناتج عنها تلقائيًا
- لذلك تعديل القيد وحده بشكل منفصل غير متاح
ماذا أفعل إذا كان هناك خطأ؟
إذا كان هناك خطأ في الفاتورة نفسها، فلا يتم تعديل القيد مباشرة، بل يتم التعامل مع الفاتورة أو إصدار مستند عكسي بحسب الحالة.
كيف ألغي أثر فاتورة بعد اعتمادها؟
إذا تم اعتماد الفاتورة وظهر القيد المحاسبي، ثم احتجت إلى إلغاء أثرها، فطريقة المعالجة تختلف حسب نوع الفاتورة.
إلغاء أثر فاتورة مبيعات
إذا كانت المشكلة في فاتورة مبيعات وتم اعتمادها، فيمكنك إنشاء:
إشعار دائن
ويقوم النظام تلقائيًا بإنشاء قيد عكسي يلغي أثر الفاتورة الأصلية أو يخففه بحسب قيمة الإشعار.
ماذا يعني ذلك؟
يعني بدل تعديل القيد الأصلي، يتم إنشاء مستند محاسبي صحيح يعكس العملية بطريقة نظامية.
إلغاء أثر فاتورة مشتريات
إذا كانت المشكلة في فاتورة مشتريات، فيمكنك استخدام أحد الخيارين بحسب الحالة:
الخيار الأول: إنشاء إشعار مدين
إذا كنت تريد عكس أثر فاتورة المشتريات أو جزء منها
الخيار الثاني: حذف الفاتورة
وفي هذه الحالة:
- يتم حذف الفاتورة
- ويُحذف معها القيد المرتبط بها تلقائيًا ولا يتم استخدام الرقم المرجعي للقيد مرة أخرى
هل الفاتورة المسودة او بإنتظار الموافقة تؤثر على المخزون؟
لا، الفاتورة وهي في حالة مسودة لا تؤثر على المخزون بشكل نهائي، ولا تنشئ قيدًا محاسبيًا.
ماذا يعني هذا؟
إذا أنشأت فاتورة مبيعات مسودة لمنتج مخزون:
- لن يتم خصم الكمية من المخزون بشكل نهائي
- ولن يتم حجزها تلقائيًا
وإذا أنشأت فاتورة مشتريات مسودة:
- فلن تتم إضافة الكمية فعليًا للمخزون
- ولن يظهر أثرها المحاسبي النهائي
ماذا أفعل إذا كنت أريد حجز كمية لفاتورة ما زالت مسودة؟
هذه نقطة مهمة جدًا لأن بعض المستخدمين يتوقع أن مجرد إنشاء فاتورة مسودة يعني حجز الكمية، وهذا غير صحيح.
المتاح كحل بديل
إذا كنت تحتاج حجز كمية من المخزون بشكل مؤقت، يمكن تنفيذ ذلك بهذه الطريقة:
الخطوة 1
إنشاء موقع مستودع أو مستودع فرعي باسم مثل:
مخزون محجوز
الخطوة 2
استخدام ميزة نقل المخزون
الخطوة 3
نقل الكمية التي تريد حجزها من موقعها الأصلي إلى موقع:
مخزون محجوز
النتيجة
بهذه الطريقة تصبح الكمية محفوظة أو معزولة عن الكمية المتاحة للبيع أو الاستخدام، إلى أن يتم اتخاذ القرار النهائي بشأن الفاتورة.
نقاط مهمة يجب الانتباه لها
1) القيد المحاسبي التلقائي لا يظهر للفاتورة المسودة
إذا كان العميل يبحث عن القيد ولم يجده، يجب أولًا التأكد:
هل الفاتورة لا تزال مسودة أم تم اعتمادها؟
2) صحة القيد المحاسبي التلقائي المنعكس عن الفواتير تعتمد على إعدادات المنتج
إذا ظهر القيد بحسابات غير متوقعة، فغالبًا السبب يكون من الحسابات المعرفة على المنتج نفسه.
3) لا يتم تعديل القيد مباشرة
إذا كان المطلوب تصحيح الأثر، فيتم ذلك من خلال:
- تعديل المستند قبل اعتماده
- أو إصدار إشعار دائن / إشعار مدين
4) المسودة لا تعني حجز مخزون
إنشاء فاتورة مسودة لا يكفي لحجز الكمية، ويجب استخدام حل بديل إذا كان الهدف هو الحجز المؤقت
أمثلة على أسئلة قد يسألها العميل
لماذا لم يظهر القيد المحاسبي التلقائي للفاتورة؟
السبب غالبًا أن الفاتورة ما زالت في حالة مسودة ولم يتم اعتمادها بعد.
هل النظام ينشئ القيد المحاسبي تلقائيًا عند انشاء الفاتورة والموافقة عليها؟
نعم، بمجرد الموافقة على الفاتورة، يقوم النظام بإنشاء القيد المحاسبي تلقائيًا.
هل أقدر أعدل القيد المحاسبي التلقائي المنعكس عن الفواتير مباشرة؟
لا، القيد الناتج من الفاتورة لا يمكن تعديله مباشرة لأنه مرتبط بالمستند نفسه.
أين أجد القيد المحاسبي للفاتورة؟
من خلال:
التقارير > دفتر القيود
ثم تحديد نوع المستند ورقم الفاتورة.
لماذا القيد المحاسبي التلقائي المنعكس عن الفاتورة ظهر بحساب غير صحيح؟
غالبًا لأن الحسابات المعرفة في إعدادات المنتج هي التي يستخدمها النظام عند إنشاء القيد.
هل الفاتورة المسودة تحجز المخزون؟
لا، الفاتورة المسودة لا تحجز الكمية تلقائيًا.
ما الحل إذا أردت حجز الكمية قبل اعتماد الفاتورة؟
يمكنك إنشاء موقع مستودع باسم مخزون محجوز ونقل الكمية إليه مؤقتًا باستخدام نقل المخزون.
كلمات مفتاحية للاستفسار :
-
كيف أطلع على القيد المحاسبي بعد إصدار فاتورة مبيعات أو مشتريات؟
-
وش طريقة التحقق من القيود المحاسبية المرتبطة بالفواتير؟
-
هل يتم إنشاء قيد محاسبي تلقائي عند إصدار فاتورة؟
-
كيف أقدر أشوف القيود المحاسبية المتعلقة بالفواتير في تقارير دفتر القيود؟
-
هل يمكن تعديل القيود المحاسبية التي تنشأ تلقائيًا من الفواتير؟
-
وش الخطوات لعرض القيود المحاسبية في فترة زمنية محددة؟
-
هل القيود المحاسبية تنشأ فقط للفواتير المعتمدة أو حتى المسودة؟
-
كيف أسترجع القيد المحاسبي في حال تم إرجاع فاتورة مبيعات؟
-
هل يمكن تعديل القيود المحاسبية التي تنشأ من فاتورة مبيعات أو مشتريات؟
-
كيف أتأكد أن القيد المحاسبي تم إنشاؤه بشكل صحيح بعد الموافقة على الفاتورة؟
