تعريف أصول العهدة
أصول العهدة (بالإنجليزية: Company Assets Custody) هي ما تسلّمه المنشأة للموظف من أصول عينية ليستعملها في أداء عمله، مقيّدة باسمه في سجلّ، ويُعاد ما بقي منها عند انتهاء الحاجة إليه أو انتهاء علاقته بالمنشأة.
والعهدة في هذه الصفحة عينية لا نقدية. ولفظ «العهدة» يُستعمل في المحاسبة بمعنى آخر تمامًا: مبلغ نقدي يُسلَّم مؤقتًا لموظف أو قسم لإنجاز مهمة أو تغطية مصروف، ويُسوّى بمستنداته لاحقًا، وتفصيله في صفحة العهد والسلف. فالأولى أصل يُستعمل ويُعاد، والثانية نقد يُنفَق ويُسوّى، والمسار الذي يُدار به كلٌّ منهما مختلف.
ويَرِد اللفظ في نظام العمل بمعنى ثالث ينبغي ألّا يُخلط بهذين: ففي الحسم من الأجر تُذكر المادة 91 في شأن آلات ومنتجات يملكها صاحب العمل أو هي في عهدته هو، فالعهدة هناك وصف لما تحت يد المنشأة لا لما سُلّم إلى الموظف. وهذه الصفحة في الاتجاه المقابل: ما تُخرجه المنشأة من يدها إلى يد موظف بعينه.
ما يدخل في العهدة العينية
- أجهزة العمل: الحاسوب والهاتف وملحقاتهما.
- وسائل الدخول: البطاقات والمفاتيح ووسائل التعريف المادية.
- الأدوات والمعدّات: ما يخصّ الأدوار الفنية والميدانية.
- المركبات، وما يتبعها من وثائق.
- الزيّ ومهمّات السلامة حيث يقتضيها العمل.
ما يجعل السجلّ صالحًا للاعتماد عليه
السجلّ الذي يُسأل عنه في لحظة خلاف أو مغادرة لا يكفي فيه أن يذكر «حاسوب». وما يجعله صالحًا خمسة عناصر:
- تعريف الأصل بعينه: نوعه ورقمه التسلسلي، لا وصفه العام.
- تاريخ التسليم وحالة الأصل عنده، فبدون توصيف الحالة الأولى لا يُعرف ما طرأ لاحقًا.
- إقرار بالاستلام من الموظف، وصورة منه في ملف الموظف.
- موضع الأصل إن كان متنقّلًا بين الفروع أو المواقع.
- أثر كل تغيير: استبدال، أو نقل إلى موظف آخر، أو إخراج من الخدمة، بتاريخه ومن اعتمده.
والخلل الأكثر تكرارًا ليس ضياع أصل، بل سجلّ لم يُحدَّث حين انتقل الأصل من يد إلى يد، فبقي مقيّدًا على من لم يعد بحوزته.
الجانب النظامي
تُلزم المادة 65 من نظام العمل العامل بأن يعتني عناية كافية بالآلات والأدوات والمهمّات والخامات المملوكة لصاحب العمل الموضوعة تحت تصرّفه أو التي تكون في عهدته، وأن يعيد إلى صاحب العمل المواد غير المستهلكة. وهذا واجب مصدره النظام لا نموذج داخلي، والسجلّ إنما يُثبت ما سُلّم ومتى.
وما يترتب على الفقد أو الإتلاف من أثر في الأجر ليس موضع هذه الصفحة. فالحسم من الأجر له في نظام العمل سبب مأذون به وسقف يخصّ ذلك السبب وسقف إجمالي، وتفصيله بمواده في صفحة الحسم من الأجر. ومن قدّر مبلغًا واقتطعه استنادًا إلى سجلّ العهدة وحده استند إلى وثيقة إثبات في موضع لا تكفي فيه.
ما يميّزها عن ما يستعمله الموظف بغير تسليم
ليس كل ما يستعمله الموظف عهدة. فالأصول المشتركة التي تبقى في مكانها ويستعملها أكثر من واحد تُدار بقوائم الموقع لا بقيد على شخص. والعهدة تقتضي تخصيصًا لشخص بعينه، وهو ما يجعل السؤال عنها ممكنًا أصلًا.
وفي الاتجاه المقابل يقع الجهاز الذي يملكه الموظف نفسه ويستعمله في العمل، فهو ليس عهدة لأن المنشأة لم تسلّمه شيئًا، ومع ذلك تمرّ به بياناتها. وهذا ما تعالجه سياسة استخدام الأجهزة الشخصية بترتيب مستقلّ عن سجلّ العهدة.
عند انتهاء العلاقة
إعادة العهدة المادية بند من بنود إخلاء الطرف، ومعها إغلاق الصلاحيات الرقمية وتسليم العمل والتسوية المالية. والقاعدة التي تمنع الخطأ أن الإجراء الداخلي يسير بالتوازي مع ما يستحقّه الموظف لا شرطًا سابقًا عليه، فما يترتب على انتهاء العلاقة من مستحقّات ومواعيد تحكمه أحكام نظام العمل لا اكتمال نموذج داخلي.
وما سبق تعريف بالمفهوم وبما ورد في نظام العمل، لا استشارة نظامية.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق بتواريخ انتهائها وتنبيهاتها، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.