سياسة استخدام الأجهزة الشخصية

تعريف سياسة استخدام الأجهزة الشخصية

سياسة استخدام الأجهزة الشخصية (بالإنجليزية: BYOD Policy، وBYOD اختصار Bring Your Own Device) هي الوثيقة الداخلية التي تحدّد متى يجوز للموظف أن يؤدّي عمله على جهاز يملكه هو، وما الذي يُسمح له بالوصول إليه من بيانات المنشأة وأنظمتها، وما الذي يلزمه في مقابل ذلك من ضوابط.

والمسألة التي تعالجها السياسة ليست الجهاز بل ما يصل إليه. فبريد المنشأة وملفاتها وأنظمتها تبقى بياناتها أينما فُتحت، وانتقال العمل إلى جهاز خارج ملكيتها هو ما يستدعي ترتيبًا مكتوبًا بدل العُرف.

ستة أسئلة تجيب عنها السياسة

• من تشمله: أي الأدوار مسموح لها بذلك، وأي الأدوار مستثناة لطبيعة ما تصل إليه.
• ما الذي يُتاح: بريد فقط، أم أنظمة تشغيلية، أم ملفات يمكن تنزيلها على الجهاز.
• الحدّ الأدنى في الجهاز: قفل للشاشة، وتحديث للنظام، وعدم مشاركة الجهاز مع غير صاحبه أثناء استعماله في العمل.
• ما يحدث عند الفقد أو السرقة: لمن يُبلَّغ، وفي أي مدة، وما الذي يُتّخذ فورًا على حسابات الموظف.
• ما يحدث عند انتهاء العلاقة: كيف تُزال بيانات المنشأة من جهاز لا تملكه، ومن يتحقّق من ذلك.
• الكلفة: ما تتحمّله المنشأة وما يتحمّله الموظف، إن كان ثمّة بدل أو اشتراك.

والسياسة التي تقف عند «يُسمح باستخدام الأجهزة الشخصية» لم تجب عن واحد من هذه الستة، وهي تحديدًا الأسئلة التي تُطرح أول مرة يوم يقع الحادث.

جانب البيانات

بيانات الموظفين والعملاء التي تمرّ بالجهاز بيانات شخصية، ويخضع التعامل معها لأحكام نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة، ومنها تحديد الغرض من الجمع، والاقتصار على أقل قدر من البيانات يفي به، وحماية ما يُجمع بإجراءات تنظيمية وإدارية وتقنية. ومنها كذلك إتلاف البيانات متى انتفت الحاجة إليها للغرض الذي جُمعت من أجله، وأن التزام السرّية لا ينتهي بانتهاء العلاقة العمالية أو التعاقدية.

وهذه أحكام تخصّ المنشأة بوصفها جهة التحكّم في البيانات، ولا يغيّرها أن يكون الجهاز مملوكًا للموظف. أما تحديد من يطّلع على ماذا داخل المنشأة فممارسة منضبطة تختارها، لا حكمًا مقرّرًا في النصّ.

الحدّ بين جهاز المنشأة وجهاز الموظف

نظام العمل يُلزم العامل في المادة 65 بأن يعتني عناية كافية بالآلات والأدوات والمهمّات والخامات المملوكة لصاحب العمل الموضوعة تحت تصرّفه أو التي تكون في عهدته، وأن يعيد إليه المواد غير المستهلكة. فوصف هذا الواجب مُعلّق بملكية صاحب العمل للشيء، وهو ما يصف أصول العهدة لا الجهاز الشخصي.

وفي المادة نفسها واجب آخر لا يتعلّق بالجهاز أصلًا: حفظ الأسرار الفنية والتجارية والصناعية وجميع الأسرار المهنية المتعلقة بالعمل أو المنشأة. فهذا الواجب يلزم العامل بوصفه عاملًا، على أي جهاز كان.

أين تُكتب هذه السياسة

موضعها الطبيعي دليل الموظف، فهو الوثيقة الداخلية التي تجمع سياسات المنشأة ومنها ما يخصّ استعمال أجهزتها وبياناتها. وما يتّصل منها بالسلوك المتوقّع، كالسرّية والتعامل مع بيانات العملاء، موضعه مدونة السلوك الوظيفي. وإقرار الموظف باستلام السياسة يُحفظ في ملف الموظف، لأن المسألة التي تُثار لاحقًا هي: هل كان يعرف؟

لماذا يكثر السؤال عنها الآن

ترتيبات العمل المختلط نقلت جزءًا من العمل خارج المقرّ، فصار الجهاز الشخصي أمرًا واقعًا في كثير من المنشآت قبل أن تكون له سياسة. والمنشأة التي لم تكتبها لم تمنع الاستعمال، بل تركته بلا شروط، وهو أسوأ الاحتمالين.

نقطة الخروج

أصعب ما في الترتيب هو نهايته: إغلاق الوصول الرقمي بند في إخلاء الطرف، وهو يسير على حسابات المنشأة وأنظمتها. أما ما نُسخ من ملفات إلى جهاز لا تملكه المنشأة فلا يُغلَق بإجراء، ولذلك تُكتب طريقة إزالته في السياسة نفسها منذ اليوم الأول، لا يوم المغادرة.

وما سبق تعريف بالمفهوم وبما ورد في الأنظمة، لا استشارة نظامية.

مصطلحات ذات صلة

• أصول العهدة
• دليل الموظف
• مدونة السلوك الوظيفي
• ملف الموظف
• إخلاء الطرف