العهد والسلف هي مبالغ نقدية تُسلَّم مؤقتاً لموظفين أو أقسام لإنجاز مهام بعينها أو تغطية مصروفات متوقعة، على أن يُقدّم صاحبها تسويةً دقيقةً مع المستندات المؤيدة في وقت لاحق. تُسجَّل العهد والسلف كأصول مؤقتة في قائمة المركز المالي حتى تسويتها، وهي أداة إدارية شائعة في المنشآت التي تُنجز مهامها الميدانية بعيداً عن المقر الرئيسي.
تتنوع أشكال العهد والسلف: صندوق المصاريف الصغيرة Petty Cash مبلغ ثابت لتغطية المصاريف اليومية الصغيرة يُجدَّد بعد تقديم المستندات. عهدة السفر Travel Advance مبلغ يُدفع للموظف قبيل رحلة العمل لتغطية تكاليف المواصلات والإقامة والبدلات. سلفة الراتب Salary Advance مبلغ يُسحب من الراتب المستحق. عهدة المشتريات Purchase Advance لتأمين مشتريات ميدانية لا تتوفر عبر القنوات الرسمية. العهدة المستديمة Imprest Fund مبلغ ثابت مُحدّد يُجدَّد دورياً بعد التسوية.
يُسجَّل منح العهد والسلف بقيد مدين في حساب “عهدة فلان” أو “سلف الموظفين” ودائن في حساب البنك أو الصندوق. عند التسوية وتقديم المستندات، يُقيَّد المبلغ المنفق مديناً في الحسابات المناسبة (مصاريف تشغيل، بضاعة، إلخ) ودائناً في حساب العهدة. إذا كان المبلغ المُنفق أقل من العهدة يُردّ الفرق نقداً، وإذا زاد على العهدة يُصرف الفرق الإضافي للموظف.
تُعدّ الرقابة على العهد والسلف من الجوانب الحساسة في الرقابة الداخلية نظراً لسهولة إساءة استخدامها. أبرز الضوابط المُوصى بها: تحديد سقف لكل عهدة بما يتناسب مع الغرض منها، واشتراط موافقة مشرف على منح العهدة، وتحديد مدة زمنية قصوى للتسوية (لا تتجاوز أسبوعين عادةً)، وعدم منح عهدة جديدة لموظف لم يُسوِّ عهدته السابقة، وإجراء تدقيق مفاجئ دوري على حسابات العهد والسلف المفتوحة.
تُراقب إدارة المحاسبة العهد والسلف القديمة Outstanding Advances الغير مُسوّاة باستمرار وتُطالب أصحابها بالتسوية الفورية. العهد والسلف التي تتجاوز سنة دون تسوية تستدعي مراجعة جدية وقد تُستقطع من راتب الموظف إذا لم يُقدّم مبرراً مقنعاً. هذه المتابعة المنتظمة تضمن أن حساب العهد والسلف يعكس دائماً مبالغ حقيقية قابلة للاسترداد لا أموالاً مهدرة.
تُسجَّل العهد والسلف في بعض المنشآت ضمن الأصول المتداولة تحت مسمى “ذمم مدينة أخرى” أو “مبالغ تحت الحساب”، وتُفصَح عنها في الإيضاحات المرفقة بالقوائم المالية. حجم العهد والسلف الجوهري يُلفت انتباه المراجع الخارجي الذي يتحقق من صحتها وقابليتها للاسترداد وكفاية مخصصاتها. إدارة العهد والسلف بكفاءة مؤشر إيجابي على قوة الرقابة الداخلية في المنشأة.
مع التحول نحو المدفوعات الرقمية، تراجع الاعتماد على العهد والسلف النقدية في كثير من المنشآت الحديثة. بطاقات الشركات Corporate Credit Cards ومنصات المصاريف الرقمية Expense Management Platforms كاستبدال للعهدة التقليدية؛ يُنفق الموظف عبر البطاقة ويُحمّل المصروف مباشرةً على الحساب المناسب مع المستندات الرقمية. هذا التحول يُبسّط إجراءات العهد والسلف ويُقلّص مخاطر الاحتيال النقدي ويُسرّع دورة التسوية.
مصادر ذات صلة: الفصل المالي بين الأموال الشخصية والتجارية: دليل شامل لرواد الأعمال | حساب الرواتب في برنامج قيود: شرح شامل وعملي بالخطوات