تعريف دليل الموظف
دليل الموظف (بالإنجليزية: Employee Handbook) هو وثيقة تجمع ما يحتاج الموظف معرفته عن العمل في المنشأة: سياساتها وإجراءاتها وما تتوقعه منه وما يستحقه، في مرجع واحد يعود إليه.
ما يفرّقه عن لائحة تنظيم العمل
لائحة تنظيم العمل وثيقة نظامية لها متطلباتها ومسارها المحدد في نظام العمل، ومنها ما يخصّ المخالفات والجزاءات. ودليل الموظف وثيقة داخلية تضعها المنشأة لنفسها، وقد يشرح ما ورد في اللائحة ويضيف عليه من الترتيبات الداخلية. والقاعدة التي تمنع الخطأ: الدليل لا يعدّل اللائحة ولا يغني عنها، ولذلك تُكتب في الدليل نفسه إحالة صريحة إلى اللائحة المعتمدة وإلى نظام العمل بوصفهما المرجع عند الاختلاف.
ما يتضمنه
- تعريف بالمنشأة وقيمها وهيكلها العام.
- ساعات العمل والحضور والإجازات وإجراءات طلبها.
- الأجر ومواعيد صرفه والبدلات والمزايا المقرّرة.
- سياسات السلوك، ومنها مدونة السلوك الوظيفي أو إحالة إليها.
- إجراءات التظلم الوظيفي والإبلاغ الداخلي.
- سياسات استعمال أجهزة المنشأة وبياناتها.
- إجراءات إنهاء العلاقة وتسليم العهدة.
ما يجعله مستعملًا لا مؤرشفًا
- لغة الإجابة لا لغة التنظيم: مكتوب ليجيب عن سؤال يخطر للموظف، لا ليغطّي كل احتمال.
- إحالة إلى جهة في كل سياسة: من يُسأل عنها عند الاستثناء.
- تاريخ إصدار ورقم نسخة، فبدونهما لا يُعرف أي نسخة هي السارية.
- إقرار باستلامه يُحفظ في ملف الموظف.
الخطر في إهماله
دليل لم يُحدَّث بعد تغيّر سياسة يصبح مصدرًا لتوقّع خاطئ عند الموظف، ونزاع محتمل عند التطبيق. ولذلك تُربط مراجعته بأي تعديل في اللائحة أو في سياسة أساسية، لا بموعد سنوي وحده.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق بتواريخ انتهائها وتنبيهاتها، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد يتابع مواعيد التزامك النظامي.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.