طباعة فواتير المبيعات: A4 أم طابعة حرارية، وما الذي يجب أن يبقى مقروءًا؟

أغلب منشآت التجزئة تطبع فواتيرها كل يوم دون أن تسأل: هل الورقة نفسها مطلوبة نظامًا؟ وأي مقاس يناسب أي فاتورة؟ الإجابة المختصرة أن طباعة فواتير المبيعات قرار له شقان. شق نظامي تحدده هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وشق عملي يحدده نوع الطابعة والورق والقالب.

في هذا الدليل نفصل بين الشقين. ستعرف متى تكفي النسخة الإلكترونية ومتى تُسلَّم الفاتورة مطبوعة. وستعرف الفرق بين ورق A4 والطابعة الحرارية بمقاسي 58 و80 ملم. ثم ننتقل إلى ما يجب أن يبقى مقروءًا على الورق، وإلى حلول مشكلات الطباعة الشائعة.

هل طباعة الفاتورة مطلوبة نظامًا أم تكفي النسخة الإلكترونية؟

نقطة البداية أن الفاتورة في السعودية تُنشأ إلكترونيًا لا ورقيًا. منذ 4 ديسمبر 2021 يُلزم المسجلون المقيمون في ضريبة القيمة المضافة بإصدار الفواتير والإشعارات من حل إلكتروني. ولم تعد الفواتير المكتوبة يدويًا أو المُعدّة في Word وExcel مقبولة. لذلك فالسؤال الصحيح ليس «هل أطبع أم لا؟» بل «كيف أشارك الفاتورة الإلكترونية مع العميل؟».

الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة يجيب عن هذا السؤال بحسب نوع الفاتورة. والقاعدة تختلف بين الفاتورة الموجهة للمستهلك والفاتورة الموجهة لمنشأة أخرى.

الفاتورة الضريبية المبسّطة: النسخة المطبوعة هي الأصل

الفاتورة الضريبية المبسّطة تصدر غالبًا في البيع للمستهلك. بعد إنشائها وختمها وإضافة رمز QR إليها، يجب أن تُقدَّم للمشتري فورًا في نسخة مطبوعة. ويجوز بدلًا من ذلك إرسالها إلكترونيًا أو بأي شكل مقروء آخر، بشرط أن يتفق الطرفان على ذلك.

لهذا تجد طابعة الفواتير الحرارية بجانب كل نقطة بيع تقريبًا. الورقة هنا ليست زينة، بل هي الطريقة الافتراضية لتسليم الفاتورة. وإذا أرسلتها برسالة أو بريد إلكتروني، فاحرص أن يكون ذلك باتفاق واضح مع العميل.

الفاتورة الضريبية بين المنشآت: المشاركة إلكترونية

الفاتورة الضريبية القياسية تصدر غالبًا في التعامل بين المنشآت ومع الجهات الحكومية. في مرحلة الربط والتكامل تُرسَل أولًا إلى منصة فاتورة لاعتمادها، ثم تُشارَك مع المشتري بصيغة XML أو PDF/A-3 مع ملف XML مضمّن. ويكفي XML وحده إذا كان المشتري قادرًا على معالجته ووافق على استلامه بهذه الصيغة.

هل يمنع ذلك طباعتها؟ لا. يمكنك طباعة نسخة على ورق A4 إذا طلبها العميل أو احتجتها لملف ورقي. لكن انتبه للترتيب: الطباعة عرض للفاتورة الإلكترونية، وليست بديلًا عن مشاركتها إلكترونيًا.

الورق الممسوح ضوئيًا ليس فاتورة إلكترونية

خطأ شائع عند بعض المنشآت الصغيرة: تكتب الفاتورة على دفتر، ثم تصوّرها أو تمسحها ضوئيًا وترسلها. الدليل التفصيلي صريح هنا. الفاتورة الورقية المحوّلة إلى صيغة إلكترونية بالنسخ أو المسح الضوئي أو أي طريقة أخرى لا تُعدّ فاتورة إلكترونية. الاتجاه الصحيح معاكس: تُنشأ الفاتورة في النظام أولًا، ثم تُطبع منه عند الحاجة.

ولهذا السبب أيضًا لا تُعامَل الورقة المطبوعة على أنها السجل الأصلي. المطلوب حفظ الفاتورة إلكترونيًا بطريقة تكشف أي تلاعب بها، وفي مرحلة الربط والتكامل يكون الحفظ بصيغة XML أو PDF/A-3. وإذا أردت التوسع في القيمة القانونية للنسخة الإلكترونية، فراجع مقالنا عن متى تكون الفاتورة الإلكترونية دليلًا في النزاعات التجارية.

المرجع الرسمي لكل ما سبق هو الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية (الإصدار الثاني، مايو 2023) المنشور على موقع الهيئة.

أي فاتورة تُطبع على أي ورق؟ A4 أم طابعة حرارية

بعد حسم السؤال النظامي يأتي السؤال العملي: أي طابعة تشتري؟ وأي مقاس تختار؟ الجواب يعتمد على مكان البيع وعدد الأصناف ونوع العميل. والجدول التالي يلخص الاستخدام المعتاد لكل مقاس.

لاحظ أن الجدول يصف الاستخدام الغالب لا قاعدة نظامية. يمكن أن تطبع فاتورة مبسّطة على A4 في مكتب خدمات، ويمكن أن تطبع نسخة من فاتورة ضريبية على رول 80 ملم. المهم أن يبقى محتوى الفاتورة كاملًا ومقروءًا في المقاس الذي تختاره.

طابعة الفواتير الحرارية: 58 ملم أم 80 ملم؟

الطابعة الحرارية تطبع بالحرارة على ورق خاص، دون حبر أو أشرطة. لذلك هي الخيار المعتاد لنقاط البيع: سريعة، وصغيرة، وتكلفة تشغيلها قليلة. والفرق الأساسي بين المقاسين هو عرض الرول.

• رول 58 ملم: شائع في الأجهزة المحمولة. جهاز SUNMI V3 المحمول مثلًا يحتوي على طابعة حرارية مدمجة بهذا المقاس، ويناسب التوصيل والطلبات السريعة.
• رول 80 ملم: شائع في الطابعات المكتبية المستقلة. جهاز SUNMI D3 Pro المكتبي لا يحتوي على طابعة مدمجة، ويعمل مع طابعات حرارية خارجية مثل طابعة Sunmi بمقاس 80 ملم.

إذا كانت فواتيرك تحتوي على أصناف كثيرة بأسماء طويلة، فرول 80 ملم يمنحك أعمدة أوضح للكمية والسعر والضريبة. وإذا كان بيعك سريعًا وبأصناف قليلة، فرول 58 ملم يكفي ويوفر مساحة على الطاولة.

ورق A4 وA5: للفواتير الطويلة والنسخ الرسمية

الطابعة المكتبية العادية تناسب الفواتير التي يطلبها عميل منشأة: أصناف كثيرة، وبيانات المشتري، وشروط الدفع، وتاريخ الاستحقاق. ورق A4 يعطي هذه التفاصيل مساحتها الكاملة، ويظهر فيه شعار المنشأة وبياناتها البنكية بوضوح. أما A5 فيناسب الفواتير والسندات القصيرة التي تريد طباعتها بحجم أصغر.

إذا أردت قالبًا جاهزًا تبدأ منه، فهذا نموذج فاتورة جاهز للتحميل يوضح ترتيب الحقول على صفحة كاملة. وتذكّر أن القالب الورقي وحده لا يصنع فاتورة إلكترونية، فالفاتورة يجب أن تصدر من نظام إلكتروني.

متى تختار فاتورة مبسّطة ومتى فاتورة ضريبية؟

نوع الفاتورة يحدد غالبًا نوع الورق، لذلك من المفيد حسمه قبل شراء الطابعة. البيع لمستهلك فرد يكون بفاتورة ضريبية مبسّطة، ويجوز إصدارها له بأي قيمة. أما البيع لمنشأة فيكون عادة بفاتورة ضريبية، ويجوز للبائع اختيار الفاتورة المبسّطة في البيع لمنشأة إذا كانت قيمة التوريد أقل من 1,000 ر.س.

هذه التفرقة لها أثر مباشر على الطباعة. المتجر الذي يبيع للأفراد فقط يحتاج غالبًا طابعة حرارية واحدة. والمنشأة التي تبيع للأفراد والشركات معًا تحتاج حلًا للحالتين: إيصال حراري عند الصندوق، وفاتورة ضريبية تُرسل إلكترونيًا وتُطبع على A4 عند الطلب. وللتفاصيل الكاملة عن الحقول راجع دليلنا عن شروط الفاتورة الضريبية في السعودية.

ما الذي يجب أن يبقى مقروءًا في الفاتورة المطبوعة؟

قد تفشل الطباعة دون أن تلاحظ: تخرج الورقة من الطابعة كاملة الشكل، لكن رمز QR مضغوط، أو الرقم الضريبي مقطوع عند الهامش. والقارئ هنا ليس العميل وحده، بل أي جهة تفحص الفاتورة عبر تطبيق الهيئة.

رمز QR: أهم عنصر وأكثرها عرضة للتلف

رمز QR شرط على الفاتورة الضريبية المبسّطة منذ المرحلة الأولى. وفي مرحلة الربط والتكامل يحمل الرمز في الفاتورة المبسّطة تسعة حقول ينشئها نظام البائع ويوقّعها. من هذه الحقول اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الإصدار والإجمالي ومبلغ الضريبة. أما في الفاتورة الضريبية القياسية فتنشئ منصة فاتورة قيمة الرمز أثناء الاعتماد، ثم يطبعها البائع على الشكل المقروء للفاتورة.

العميل أو أي جهة معنية تستطيع التحقق من الفاتورة بمسح رمز QR عبر تطبيق الهيئة. لذلك فالرمز الذي لا يُقرأ يُفقد الفاتورة وسيلة التحقق الأساسية. وغياب رمز QR عن الفاتورة الإلكترونية مخالفة مدرجة في دليل تصنيف المخالفات، تبدأ بتنبيه ومهلة للتصحيح. ولتجربة قراءة الرمز بنفسك، استخدم قارئ رمز QR للفاتورة الإلكترونية، أو اقرأ شرحنا عن التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية برمز QR.

بيانات البائع والضريبة والتاريخ

اسم البائع والرقم الضريبي من أكثر البيانات التي تنقطع على الرول الضيق، خاصة إذا كان اسم المنشأة طويلًا. والأمر نفسه ينطبق على مبلغ ضريبة القيمة المضافة والإجمالي الشامل لها. إذا ظهرت هذه البيانات على سطرين متداخلين، فراجع مقاس الورق المضبوط في القالب قبل أن تلوم الطابعة.

وللتذكير بطريقة احتساب المبلغ نفسه، يشرح مقالنا ما هي ضريبة القيمة المضافة وكيف تحسبها النسبة والأمثلة.

اللغة العربية شرط في الشكل المقروء

يشترط الدليل التفصيلي أن يكون الشكل المقروء للفاتورة باللغة العربية، ويجوز إضافة لغة أخرى بجانبها. ويُقبل استخدام الأرقام العربية أو الهندية، وكلاهما يُعدّ عربيًا في الفواتير. وحتى الملاحظات المكتوبة على الفاتورة يجب أن تكون بالعربية، مع جواز ترجمتها.

هذه النقطة مهمة عند ضبط لغة الطباعة في نظام نقطة البيع. إذا غيّرت لغة الطباعة لخدمة عملاء لا يقرؤون العربية، فاطبع إيصالًا تجريبيًا قبل اعتماد الإعداد، وتأكد أن العربية حاضرة فيه بجانب اللغة الأخرى.

مشكلات الطباعة الشائعة وكيف تحلها

أغلب مشكلات طباعة الفواتير تعود إلى الإعداد لا إلى الطابعة. والمشكلات التالية هي الأكثر تكرارًا في برامج المحاسبة ونقاط البيع، مع طريقة حلها في قيود تحديدًا.

رمز QR لا يظهر على الفاتورة

في قيود يُضاف رمز QR تلقائيًا إلى الفواتير الموافق عليها بعد تفعيل الفاتورة الإلكترونية. فإذا لم يظهر، فتحقق من ثلاثة أمور بالترتيب:

1. أن خيار «تفعيل الفاتورة الالكترونية وفقًا للوائح السعودية» مفعّل من الإعدادات ثم الإعدادات العامة.
2. أن المستند فاتورة مبيعات أو إشعار دائن، وأن حالته موافق عليها أو مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا. الرمز لا يظهر على المسودة أو الفاتورة التي تنتظر الموافقة.
3. أن القالب لم يُعدَّل بحذف الرمز. أعد إضافته من المصمم الذي تستخدمه، الضريبي أو المبسّط، عبر قائمة تفاصيل المستند، ثم احفظ القالب وعاين الفاتورة.

رمز QR يظهر لكن لا يُقرأ

هنا يكون السبب غالبًا في الحجم أو في البيانات. جرّب تكبير الرمز من خيار «حجم رمز QR» في إعدادات فواتير المبيعات، ثم أعد الطباعة واختبر القراءة. وتحقق كذلك من بيانات المنشأة في الإعدادات العامة: الاسم دون فراغات كثيرة أو رموز، والرقم الضريبي صحيح.

إذا بقيت المشكلة، فجرّب تطبيق قراءة آخر، وتأكد أنه محدّث إلى آخر إصدار. الرمز المطبوع على رول حراري باهت أو مجعّد قد يتعذر على تطبيقات المسح قراءته.

بيانات ناقصة عند الطباعة

أحيانًا تخرج الفاتورة دون سعر الوحدة أو مبلغ الضريبة أو اسم العميل أو تاريخ الاستحقاق. السبب في قيود أن هذه الحقول غير مضافة في مصمم الفواتير. الحل أن تفتح المصمم من إعدادات فواتير المبيعات، ثم تضيف الحقل الناقص من قائمة النقاط الثلاث بجانب شريط الأدوات، ثم تحفظ.

انتبه إلى أن قيود يعرض بعد تفعيل الفاتورة الإلكترونية مصممين منفصلين: مصمم للفواتير الضريبية ومصمم للفواتير المبسّطة. إذا كان العميل مسجلًا برقم ضريبي، فالتعديل يكون في مصمم الفواتير الضريبية، وإلا ففي مصمم الفواتير المبسّطة. ومن يبيع للنوعين يعدّل المصممين كليهما.

الترويسة تطبع «فاتورة مبيعات» بدل «فاتورة ضريبية»

عنوان الفاتورة في قيود يأتي من حقل ديناميكي اسمه «نوع الفاتورة» في المصمم. فإذا كانت الفاتورة الإلكترونية مفعّلة والعميل لديه رقم ضريبي، تطبع الترويسة «فاتورة ضريبية». وإذا لم يكن له رقم ضريبي، تطبع «فاتورة ضريبية مبسطة». أما إذا كانت الفاتورة الإلكترونية غير مفعّلة، فتطبع «فاتورة مبيعات».

وهناك سبب آخر: أن يكون أحدهم كتب عنوان الترويسة يدويًا بدل استخدام الحقل الديناميكي، فيطبع النظام النص المكتوب حرفيًا. الحل أن تحذف النص اليدوي وتضيف حقل «نوع الفاتورة» من تفاصيل المستند. ولاحظ أن وجود ضريبة 15% على الفاتورة لا يحدد نوعها.

الطابعة غير متصلة بجهاز نقطة البيع

يشرح دليل إعداد الطابعة في تطبيق نقاط البيع من قيود طريقتين لربطها عبر الشبكة. الأولى توصيل الطابعة بالراوتر بسلك إيثرنت وربط الجهاز بالشبكة نفسها عبر Wi-Fi. والثانية ربط الطابعة والجهاز على شبكة Wi-Fi واحدة مباشرة.

إذا ظهرت رسالة أن الطابعة غير متصلة، فابدأ بهذه الخطوات:

1. تحقق أن الجهاز مدعوم رسميًا وأن التطبيق محدّث إلى آخر إصدار من المتجر.
2. زامن الفواتير غير المتزامنة أولًا، ثم أعد تشغيل التطبيق.
3. امسح الذاكرة المؤقتة للتطبيق، ثم أعد تشغيل الجهاز بالكامل.
4. راجع إعدادات الشبكة وتأكد أنها لا تحظر الاتصال بين الجهاز والطابعة.

وترتيب الخطوة الثانية مهم. لا تمسح الذاكرة المؤقتة ولا تسجّل الخروج من التطبيق قبل اكتمال المزامنة، لأن الفواتير غير المتزامنة تُحذف في الحالتين.

الطابعة النقطية لا تعمل من الموقع المحاسبي

من الموقع المحاسبي في قيود تطبع على أي طابعة معرّفة على جهازك. الشرط أن تدعم أحد المقاسات A4 أو A5 أو 80 ملم. الطابعة النقطية غير مدعومة حاليًا. وإذا خرجت الكتابة منخفضة أو مرتفعة عن مكانها، فعدّل الهوامش من إعدادات الطباعة العامة بما يناسب الورق الذي تستخدمه.

كيف تطبع فاتورة من النظام المحاسبي على A4

إذا كنت تصدر فواتيرك من الموقع المحاسبي، فالطباعة تمر بإعداد بسيط مرة واحدة، ثم تصبح خطوة واحدة مع كل فاتورة. والشكل التالي يلخص الترتيب في قيود.

عند إنشاء فاتورة مبيعات جديدة في قيود تجد عند الحفظ خيار «حفظ وموافقة وطباعة». هذا الخيار يحفظ الفاتورة ويفتح الطباعة مباشرة. وإذا أردت الطباعة لاحقًا، فقائمة فواتير المبيعات تعرض بجانب كل فاتورة خيار طباعة وخيار تحميل PDF وخيار إرسالها إلى البريد الإلكتروني المسجل للعميل.

حجم الصفحة يُختار من المصمم بين A4 وA5 و80 ملم، ويمكنك التبديل بينها حسب المستند. والإعداد نفسه ينطبق على عروض الأسعار وأوامر الشراء وفواتير المشتريات والسندات والإشعارات الدائنة والمدينة. ولتفاصيل أكثر عن دورة الفاتورة كلها، راجع صفحة وحدة المبيعات في قيود.

كيف تطبع الإيصال من نقطة البيع على طابعة حرارية

في نظام نقاط البيع تختلف الصورة قليلًا. الطباعة هنا تحدث عشرات المرات يوميًا، لذلك يكون الإعداد أدق والهدف أن تخرج الفاتورة دون أي تدخل من الموظف.

إضافة الطابعة وضبط حجم الورق

من إعدادات الطباعة في تطبيق نقاط البيع تضيف الطابعة بهذا الترتيب: علامة الطابعة من القائمة مثل Sunmi أو Epson أو Keyto، ثم الطراز. بعدها تختار حجم الورق 58 ملم أو 80 ملم، واسمًا للطابعة إن أردت. ويمكن للتطبيق اكتشاف طابعات Epson وSunmi تلقائيًا، إلى جانب الاختيار اليدوي للعلامة والطراز وحجم الورق. وقبل الحفظ يتيح لك خيار اختبار الطابعة التأكد من الاتصال.

ومن الخيارات نفسها تفعّل «السماح بالطباعة التلقائية بعد الحفظ» ليُطبع الإيصال فور تأكيد كل عملية. وتفعّل «فتح درج النقود بعد الطباعة» ليفتح الدرج تلقائيًا في العمليات النقدية. وللشرح المصوّر خطوة بخطوة، راجع مقال إضافة طابعة في تطبيق نقاط البيع في قاعدة المعرفة.

ما الذي تختار أن يظهر على الإيصال؟

قسم تفضيلات الطباعة يضم خيارات تفعّل كلًا منها أو تعطّله على حدة، منها:

• طباعة اسم المستخدم الذي أصدر الفاتورة.
• طباعة رقم هاتف العميل.
• طباعة باركود المنتج ورمز المنتج.
• طباعة وسيلة الدفع.
• طباعة رقم النسخة ووقت الطباعة على الفواتير المطبوعة.
• تحديد لغة الطباعة بين العربية والإنجليزية.

وإذا احتجت ربط الإيصال المطبوع بالفاتورة الأصلية في النظام المحاسبي، ففعّل خيار Include Qoyod Reference من إعدادات الطباعة. عندها يُطبع رقم مرجع قيود بجانب مرجع نقطة البيع في رأس الإيصال، فتسهل المراجعة والإرجاع.

الطباعة من نقطة البيع على المتصفح

لا تحتاج دائمًا جهازًا مخصصًا. نقطة البيع على الويب تطبع من المتصفح مباشرة، وتختار فيها بين قالب قيود الافتراضي وقالب نقاط البيع بمقاس 80 ملم. وتعرض صفحة مخصصة لفواتير نقطة البيع، يستطيع منها المستخدم حسب صلاحياته إعادة طباعة الفواتير. ويتيح تطبيق نقاط البيع أيضًا تنزيل الفاتورة بصيغة PDF على الجهاز من أيقونة بجانب زر الطباعة.

تنبيه قبل التخطيط: نقاط البيع في قيود إضافة مدفوعة منفصلة عن باقات النظام المحاسبي، ولا تتوفر خلال الفترة التجريبية المجانية. ولمعرفة شكل الفاتورة التي تصدر منها، راجع صفحة الفوترة من نقطة البيع.

إعادة الطباعة والنسخ: كيف تفرّق النسخة عن الأصل؟

يطلب العميل أحيانًا نسخة ثانية من فاتورة قديمة. إعادة الطباعة هنا عرض جديد لفاتورة صدرت سابقًا، وليست فاتورة جديدة. والمشكلة أن النسختين تبدوان متطابقتين، فيصعب على الموظف أو المراجع معرفة أيهما الأصل.

في نقطة البيع من قيود يحل ذلك خياران. الأول طباعة رقم النسخة وتاريخ الطباعة ووقتها، فيظهر على كل إيصال عدد مرات طباعته. هذا الخيار معطّل افتراضيًا، ويعمل من تطبيق الويب ومن تطبيق أندرويد. والثاني طباعة نسخة مع علامة مائية تكتب نصها بنفسك.

وفي النظام المحاسبي ميزة تحمي الفواتير القديمة: إذا حدّثت الرقم الضريبي في الإعدادات العامة، فلا ينعكس التغيير على الفواتير الموافق عليها أو المدفوعة كليًا أو جزئيًا. الرقم الجديد يُطبَّق على الفواتير التي تنشئها بعد التحديث فقط، فيبقى الرقم الضريبي في الفاتورة القديمة كما كان وقت إصدارها عند إعادة طباعتها.

وماذا لو اكتشفت خطأ في فاتورة طُبعت وسُلّمت؟ الفواتير لا تُلغى ولا تُعاد طباعتها معدّلة. التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية. وإصدار إشعار دائن دون هذه الإشارة يخالف المادة 54 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة.

كيف يساعدك قيود في طباعة فواتيرك

الطباعة الجيدة تبدأ من فاتورة صحيحة البيانات، ثم قالب مضبوط على الورق الذي تستخدمه. وفي قيود تجتمع الحلقتان في مكان واحد:

• مصممان منفصلان للفاتورة الضريبية والمبسّطة: يظهران بعد تفعيل الفاتورة الإلكترونية، وتضيف فيهما الحقول وتحدد مكان رمز QR، ويُختار القالب تلقائيًا حسب وجود الرقم الضريبي للعميل.
• حجم صفحة تختاره لكل مستند: A4 أو A5 أو 80 ملم، مع هوامش تضبطها من إعدادات الطباعة العامة.
• رمز QR يُضاف تلقائيًا إلى الفواتير الموافق عليها بعد تفعيل الفاتورة الإلكترونية، مع خيار لتغيير حجمه.
• ملف PDF/A-3 مع XML مضمّن في نسخة PDF من فاتورة المبيعات للمنشآت التي فعّلت الفوترة الإلكترونية، فتشارك الفاتورة الضريبية بملف واحد.
• إعدادات طباعة مستقلة في نقطة البيع: علامة الطابعة وطرازها وحجم الورق، والطباعة التلقائية، ورقم النسخة، ومرجع قيود على الإيصال.

وإذا أردت أن يظهر شعارك وألوانك وبياناتك على الفاتورة دون أن تعدّل المصمم بنفسك، ففريق قيود يقدم خدمة تصميم قالب الفاتورة داخل حسابك. ترسل شكل فاتورتك أو تختار من معرض نماذج لقطاعات مختلفة، فيبني الفريق القالب على حسابك في قيود. ويمكن طلب الهوية نفسها لمستندات أخرى مثل عروض الأسعار والإشعارات والسندات وأوامر الشراء، ويُصمَّم كل نوع مستند منها على حدة.

ولفهم الصورة الكاملة للفوترة في المنشأة، من الإصدار حتى الربط مع منصة فاتورة، راجع صفحة الفاتورة الإلكترونية في قيود.

قبل أن تشتري طابعة فواتير: أسئلة تحسم الاختيار

قرار الطابعة يتكرر أثره كل يوم، لذلك يستحق دقائق من التفكير قبل الشراء. أجب عن هذه الأسئلة بالترتيب:

1. لمن تبيع؟ للأفراد فقط، أم للمنشآت أيضًا؟ الإجابة تحدد هل تحتاج طابعة حرارية فقط، أم مسارًا إضافيًا لفواتير A4 والمشاركة الإلكترونية.
2. أين تحدث عملية البيع؟ على صندوق ثابت، أم في توصيل وطلبات متنقلة؟ الصندوق الثابت يناسبه رول 80 ملم، والبيع المتنقل يناسبه جهاز محمول بطابعة 58 ملم.
3. كم صنفًا في الفاتورة المعتادة؟ الأصناف الكثيرة بأسماء طويلة تحتاج عرضًا أكبر حتى لا تتداخل الأعمدة.
4. ما نظامك؟ تحقق قبل الشراء أن نظامك يدعم الطابعة وطريقة اتصالها. في نقطة البيع من قيود تُختار علامة الطابعة وطرازها من قائمة محددة، فتأكد أن طابعتك ضمنها.
5. من سيصلح العطل؟ الطابعة التي تتوقف في ساعة الذروة تكلفك مبيعات. اسأل البائع عن الدعم وتوفر الرولات والقطع.

وإذا كنت تبدأ من الصفر، فاختبر أول فاتورة تطبعها على كل مقاس قبل فتح الصندوق للعملاء. امسح رمز QR بتطبيق الهيئة، واقرأ الرقم الضريبي والإجمالي، وتأكد أن النص العربي واضح. هذا الاختبار البسيط يوفر عليك مشكلات كثيرة لاحقًا.

أخطاء تتكرر في طباعة الفواتير

هذه أخطاء تتكرر عند المنشآت التي تبدأ الفوترة، وتجنبها سهل:

• اعتبار الورقة هي السجل: الورقة الحرارية قد تبهت مع الوقت والحرارة. السجل المعتمد هو النسخة الإلكترونية المحفوظة في النظام، لا الورقة في الدرج.
• تعديل القالب ثم نسيان معاينته: أي تعديل في المصمم قد يحذف رمز QR أو حقلًا مطلوبًا. عاين فاتورة كاملة بعد كل تعديل.
• تعديل مصمم واحد فقط: من يبيع للأفراد والمنشآت يحتاج مراجعة مصمم الفاتورة الضريبية ومصمم المبسّطة معًا.
• تسليم فاتورة ضريبية ورقية لمنشأة بدل مشاركتها إلكترونيًا: في مرحلة الربط والتكامل تُشارَك الفاتورة الضريبية بصيغة XML أو PDF/A-3، والورقة نسخة إضافية فقط.
• إعادة طباعة فاتورة معدّلة لتصحيح خطأ: التصحيح يكون بإشعار مرتبط بالفاتورة الأصلية، لا بنسخة جديدة مختلفة.
• اختيار لغة طباعة تُسقط العربية: الشكل المقروء للفاتورة يجب أن يكون بالعربية، ويمكن إضافة لغة أخرى بجانبها.

كل خطأ من هذه يمكن اكتشافه بفحص واحد: اطبع فاتورة تجريبية، وامسح رمزها، واقرأها كما يقرؤها عميلك. وإن أردت التحقق من جاهزية منشأتك لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عمومًا، فابدأ من الإعدادات قبل الطابعة.

أسئلة شائعة عن طباعة فواتير المبيعات

هل يجب طباعة الفاتورة الضريبية المبسّطة للعميل؟

الأصل أن تُقدَّم الفاتورة الضريبية المبسّطة للمشتري نسخة مطبوعة فور إصدارها. ويجوز إرسالها إلكترونيًا أو بأي شكل مقروء آخر إذا اتفق البائع والمشتري على ذلك. هذا ما ينص عليه الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

هل يكفي إرسال الفاتورة الضريبية إلى العميل إلكترونيًا دون طباعتها؟

نعم. في مرحلة الربط والتكامل تُشارَك الفاتورة الضريبية مع المشتري بصيغة XML أو PDF/A-3 مع ملف XML مضمّن. ويكفي XML وحده إذا كان المشتري قادرًا على معالجته ووافق عليه. الطباعة بعد ذلك نسخة للعرض أو الأرشفة الورقية، لا بديل عن المشاركة الإلكترونية.

أيهما أنسب لطابعة الفواتير الحرارية: رول 58 ملم أم 80 ملم؟

يناسب رول 58 ملم الأجهزة المحمولة والبيع السريع لأن عرضه ضيق، ويناسب رول 80 ملم المتاجر والمطاعم التي تطبع أصنافًا كثيرة وتحتاج أعمدة أوضح. في نقطة البيع من قيود تختار حجم الورق 58 ملم أو 80 ملم عند إضافة الطابعة.

لماذا لا يظهر رمز QR على الفاتورة المطبوعة؟

الأسباب الشائعة ثلاثة: الفاتورة ما تزال مسودة أو بانتظار الموافقة، أو الفاتورة الإلكترونية غير مفعّلة في الإعدادات العامة، أو القالب عُدّل وحُذف منه عنصر رمز QR. في قيود يُعاد العنصر من مصمم الفواتير عبر قائمة تفاصيل المستند.

هل أستطيع الطباعة من قيود على أي طابعة؟

من الموقع المحاسبي تصلح أي طابعة معرّفة على جهازك إذا كانت تدعم مقاس A4 أو A5 أو 80 ملم، والطابعة النقطية غير مدعومة حاليًا. أما تطبيق نقاط البيع فتختار فيه علامة الطابعة من القائمة مثل Sunmi أو Epson أو Keyto، ثم الطراز وحجم الورق.

هل تُعدّ الفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيًا فاتورة إلكترونية؟

لا. ينص الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية على ذلك صراحة. الفاتورة الورقية المحوّلة إلى صيغة إلكترونية بالنسخ أو المسح الضوئي أو أي طريقة أخرى لا تُعدّ فاتورة إلكترونية. الفاتورة الإلكترونية تُنشأ من نظام إلكتروني أولًا، ثم تُطبع منه إن احتجت نسخة ورقية.

هل يجب أن تكون الفاتورة المطبوعة باللغة العربية؟

نعم. يشترط الدليل التفصيلي أن يكون الشكل المقروء للفاتورة باللغة العربية، مع جواز إضافة لغة أخرى بجانبها. ويُقبل فيها استخدام الأرقام العربية أو الهندية، وكلاهما يُعدّ عربيًا في الفواتير.