نموذج طلب شراء داخلي ترفعه الإدارة التي تحتاج صنفا أو خدمة، قبل أن تتواصل المنشأة مع أي مورد. يحدد النموذج الاحتياج ومبرراته وتكلفته التقديرية، ويمر على توقيع مدير الإدارة والإدارة المالية قبل أن يصل إلى قسم المشتريات. وينتهي بقائمة فحص من 6 بنود تراجعها قبل رفع الطلب.
صيغة Excel تحسب الإجماليات والضريبة التقديرية، وصيغة Word للتعديل، وصيغة PDF للطباعة والتوقيع. اختر الصيغة في نموذج التحميل ويصلك الملف مباشرة.
اقرأ هذا قبل أن تعبئ النموذج
- طلب الشراء مستند داخلي لا يلزم أي مورد. لا ترسله إلى المورد ولا تعامله معاملة أمر الشراء. المستند الذي يرسل إلى المورد ويترتب عليه الالتزام هو أمر الشراء، ويصدر بعد اعتماد الطلب واختيار المورد.
- السعر في الطلب تقديري. وظيفته أن تعرف الإدارة المالية حجم الالتزام قبل الموافقة. والسعر الملزم هو ما يرد في أمر الشراء، بعد طلب عروض الأسعار ومقارنتها.
- حدود الاعتماد تحددها منشأتك. يرتب النموذج ثلاثة توقيعات: مقدم الطلب، ومدير الإدارة الطالبة، والإدارة المالية. أما من يعتمد أي مبلغ، ومتى يلزم توقيع إضافي، فهذه سياسة داخلية تكتبها منشأتك ولا يفرضها النموذج.
ما هو طلب الشراء
طلب الشراء (Purchase Requisition) مستند داخلي تطلب به إدارة في المنشأة شراء صنف أو خدمة. تكتب فيه ما المطلوب، وبأي كمية، ولماذا، ومتى يجب أن يصل، وكم يتوقع أن يكلف. ولا يخرج من المنشأة، فمكانه بين الإدارة الطالبة والمالية وقسم المشتريات.
وهو أول مستند في دورة المشتريات والمدفوعات. بعده تأتي عروض الأسعار، ثم أمر الشراء، ثم الاستلام، ثم فاتورة المورد والسداد. وحين تتجاوز المنشأة هذه الخطوة، يصل الشراء إلى المالية بعد وقوعه لا قبله، فتعرف متأخرة أن البند خارج الميزانية. ولصورة أوسع عن تنظيم هذه الوظيفة راجع إدارة المشتريات.
الفرق بين طلب الشراء وطلب عروض الأسعار وأمر الشراء
الأسماء الثلاثة متقاربة، لكن كل مستند منها يجيب عن سؤال مختلف ويذهب إلى جهة مختلفة.
| المستند | من يصدره | إلى من يوجه | هل يلزم المورد | النموذج |
|---|---|---|---|---|
| طلب الشراء | الإدارة التي تحتاج الصنف | الإدارة المالية وقسم المشتريات داخل المنشأة | لا | هذا النموذج |
| طلب عروض الأسعار (RFQ) | قسم المشتريات | عدة موردين | لا، يطلب منهم تسعيرا فقط | نموذج طلب عروض أسعار من الموردين، ثم نموذج مقارنة عروض الأسعار |
| أمر الشراء | قسم المشتريات بعد اختيار المورد | المورد المختار | نعم، هو المستند الذي يترتب عليه الالتزام | نموذج أمر شراء أو نموذج أمر توريد مشتريات |
القاعدة العملية: لا يوجد في طلب الشراء مورد ملزم ولا سعر ملزم. خانة «الموردون المقترحون» اختيارية، تساعد قسم المشتريات على البدء لكنها لا تختار المورد عنه. وإذا كان المورد جديدا على المنشأة، فسجل بياناته أولا عبر نموذج تسجيل مورد جديد قبل إصدار أمر الشراء. ولتفاصيل المستند التالي راجع ما هو أمر الشراء.
ما الذي يحتويه نموذج طلب الشراء
| القسم | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات الطلب | رقم الطلب وتاريخه، والإدارة الطالبة، واسم مقدم الطلب ووظيفته، ومركز التكلفة أو المشروع، والتاريخ المطلوب للتوريد، ومكان التسليم |
| درجة الأولوية | ثلاثة خيارات: عادي يتبع دورة الشراء المعتادة، وعاجل يؤثر تأخره على سير العمل، وطارئ يلزم توضيح سببه |
| مبررات الطلب | الغرض من الشراء وسبب الحاجة، وهل يوجد مخزون أو بديل متاح داخل المنشأة |
| البنود المطلوبة | جدول من 10 أسطر: البيان، والمواصفات، والوحدة، والكمية، والسعر التقديري للوحدة، والإجمالي التقديري. ثم الإجمالي قبل الضريبة، وضريبة القيمة المضافة التقديرية 15%، والإجمالي شامل الضريبة |
| الموردون المقترحون | قسم اختياري لثلاثة موردين: اسم المورد، ورقم التواصل، وملاحظات |
| الميزانية | بند الميزانية والرصيد المتاح فيه، وهل الطلب داخل الميزانية المعتمدة أو خارجها ويحتاج موافقة استثنائية |
| الاعتمادات | الاسم والتاريخ والتوقيع لكل من: مقدم الطلب، ومدير الإدارة الطالبة، والإدارة المالية لتأكيد توفر الميزانية |
| لاستخدام قسم المشتريات | تاريخ استلام الطلب، ورقم أمر الشراء الصادر، والمورد المختار، وملاحظات |
| قائمة فحص قبل رفع الطلب | 6 بنود تراجعها قبل أن ترفع الطلب للاعتماد |
خانة «رقم أمر الشراء الصادر» في قسم المشتريات هي ما يربط الطلب بما بعده. حين يكتب قسم المشتريات رقم الأمر فيها، يصبح لكل أمر شراء طلب معتمد يمكن الرجوع إليه، ولكل طلب معتمد أثر يمكن تتبعه.
كيف تعبئ نموذج طلب الشراء
- ابدأ ببيانات الطلب. اكتب مركز التكلفة أو المشروع الذي سيتحمل التكلفة، لأن الإدارة المالية تراجع الميزانية على هذا المستوى. ولفهم طريقة توزيع التكاليف راجع مراكز التكلفة وشجرة مراكز التكلفة.
- حدد درجة الأولوية بدقة. الطلب الطارئ يطلب من قسم المشتريات أن يسرع الدورة المعتادة، لذلك يطلب النموذج توضيح سببه في خانة المبررات.
- اكتب المبررات، وأجب عن سؤال المخزون. إذا كان الصنف متاحا في المستودع أو في فرع آخر، فقد لا تحتاج إلى الشراء أصلا.
- صف كل بند بمواصفات تكفي لطلب عروض الأسعار. عبارة «جهاز حاسب محمول» لا تكفي. أما «حاسب محمول بذاكرة 16 جيجابايت وشاشة 14 بوصة» فتكفي ليقارن قسم المشتريات بين عرضين.
- احسب السعر التقديري من سعر شراء سابق أو من عرض أولي. هذا الرقم هو ما تعتمده المالية، والفارق الكبير بينه وبين السعر الفعلي قد يعيد الطلب إلى الاعتماد من جديد.
- أكمل قسم الميزانية، ثم وقع واطلب توقيع مدير الإدارة. لا يرفع الطلب إلى الإدارة المالية قبل هذا التوقيع.
كيف تحسب نسخة Excel الإجماليات
في نسخة Excel يحسب كل سطر إجماليه بضرب الكمية في السعر التقديري للوحدة، ويبقى السطر فارغا ما دامت الكمية فارغة. ثم يجمع النموذج الأسطر في الإجمالي قبل الضريبة، ويحسب عليه ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15%، ثم يضيفها في الإجمالي شامل الضريبة. وفي صيغتي Word و PDF تكتب هذه الأرقام يدويا.
مثال: طلب شراء لتجهيز مكتب جديد، والأسعار بالريال السعودي.
| البيان | الكمية | السعر التقديري للوحدة | الإجمالي التقديري |
|---|---|---|---|
| حاسب محمول | 10 | 3,200 ر.س | 32,000 ر.س |
| طابعة ليزر | 5 | 900 ر.س | 4,500 ر.س |
| ورق طباعة (كرتون) | 20 | 85 ر.س | 1,700 ر.س |
| الإجمالي التقديري قبل الضريبة | 38,200 ر.س | ||
| ضريبة القيمة المضافة التقديرية 15% | 5,730 ر.س | ||
| الإجمالي التقديري شامل الضريبة | 43,930 ر.س | ||
إذا كان بين البنود صنف معفى من الضريبة أو خاضع لنسبة الصفر، فالضريبة المحسوبة هنا أعلى من الفعلية. والرقم الذي يعتد به هو ما يرد في فاتورة المورد.
مسار اعتماد طلب الشراء
يرتب النموذج التوقيعات بتسلسل يجعل كل طرف يراجع شيئا مختلفا:
- مقدم الطلب يوقع على صحة الاحتياج والمواصفات.
- مدير الإدارة الطالبة يوقع على أن الشراء لازم لعمل الإدارة وأن الأولوية صحيحة.
- الإدارة المالية توقع على توفر الرصيد في بند الميزانية، أو تحيل الطلب إلى موافقة استثنائية إذا كان خارجها.
- قسم المشتريات يستلم الطلب المعتمد، ويطلب عروض الأسعار ويقارنها، ثم يصدر أمر الشراء ويكتب رقمه في النموذج.
هذا التسلسل تطبيق مباشر لمبدأ الفصل بين المهام: من يطلب لا يعتمد، ومن يعتمد لا يختار المورد، ومن يختار المورد لا يملك قرار الميزانية. وهو جزء من الرقابة الداخلية التي تمنع أن ينفرد شخص واحد بقرار الشراء من أوله إلى آخره.
الطلب داخل الميزانية وخارجها
خانة «الرصيد المتاح في البند» تجعل المالية تعتمد على رقم مكتوب لا على تقدير. فإذا كان الإجمالي التقديري أكبر من الرصيد، يؤشر على خيار «خارج الميزانية»، ويحتاج الطلب موافقة استثنائية تحددها سياسة منشأتك. وهذه المقارنة بين المطلوب والمتاح هي جوهر مراقبة الميزانية. وإن لم تكن لديك ميزانية بنود بعد، فابدأ من الموازنة التقديرية.
الأولوية وتاريخ التوريد
التاريخ المطلوب للتوريد لا معنى له إن لم يحسب مدة التوريد. فبعض الأصناف تحتاج أسابيع بين أمر الشراء ووصولها، وهذه هي مدة الانتظار في التوريد. لذلك ارفع الطلب العادي مبكرا بما يكفي، واحتفظ بالطلب العاجل والطارئ لما لم يكن ممكنا توقعه.
أخطاء تعيد طلب الشراء إلى صاحبه
- مواصفات عامة. لا تصلح لطلب عروض أسعار، فيعود قسم المشتريات إلى صاحب الطلب ليسأل.
- سعر تقديري بلا أساس. تعتمد المالية رقما، ثم يأتي العرض الفعلي بضعفه.
- غياب مركز التكلفة. لا تعرف المالية أي ميزانية تراجع.
- طلب طارئ بلا سبب مكتوب. وهو أكثر ما يضعف ثقة المالية في درجات الأولوية.
- رفع الطلب قبل توقيع مدير الإدارة. فيعود ليبدأ من أوله.
- تقسيم طلب واحد إلى عدة طلبات صغيرة. إذا كانت منشأتك تربط صلاحية الاعتماد بالمبلغ، فهذا التقسيم يتجاوزها، ويكشفه أي مراجع يقارن تواريخ الطلبات وبنودها.
بعد اعتماد الطلب: من أمر الشراء إلى فاتورة المشتريات في قيود
يبقى طلب الشراء واعتماداته على هذا النموذج داخل منشأتك. ويبدأ التسجيل في باقات قيود المحاسبية من أمر الشراء: تنشئه من قائمة المشتريات، وتختار المورد والموقع الذي تستلم فيه البضاعة، وتضيف المنتجات بكمياتها وأسعارها. ويحسب النظام الإجمالي قبل الضريبة وقيمة الضريبة والقيمة الإجمالية.
وأمر الشراء في قيود مستند تنظيمي لا ينشئ أثرا محاسبيا عند إنشائه، ويظهر الأثر حين يتحول إلى فاتورة مشتريات. وأوامر الشراء متاحة في الباقة الاحترافية والباقة المتقدمة، وغير متاحة في الباقة الأساسية. وتفاصيل الوحدة في صفحة المبيعات والمشتريات.
نظم حسابات منشأتك في قيود
طلب الشراء ينظم القرار قبل الشراء، والنظام المحاسبي ينظم ما بعده. ابدأ تجربة قيود المجانية، وراجع تفاصيل الباقات لتعرف الباقة التي تشمل المزايا التي تحتاجها منشأتك.
جرب قيود مجانا لمدة 14 يوما، بدون بطاقة ائتمان
أسئلة شائعة عن نموذج طلب الشراء
إجابات مختصرة عما يسأله المحاسبون ومديرو الإدارات قبل اعتماد أول طلب.
ما الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء؟
طلب الشراء مستند داخلي ترفعه الإدارة التي تحتاج الصنف إلى المالية وقسم المشتريات، وسعره تقديري ولا يلزم أي مورد. أمر الشراء يصدره قسم المشتريات بعد اعتماد الطلب واختيار المورد، ويرسل إلى المورد، وهو المستند الذي يترتب عليه الالتزام. فالطلب يسأل: هل نشتري؟ والأمر يقول: نشتري من هذا المورد بهذا السعر.
هل يرسل طلب الشراء إلى المورد؟
لا. طلب الشراء يبقى داخل المنشأة. ما يرسل إلى الموردين قبل الاختيار هو طلب عروض الأسعار، وما يرسل إلى المورد المختار هو أمر الشراء. وإرسال الطلب الداخلي إلى مورد يكشف له التكلفة التقديرية قبل أن يقدم سعره.
من يعتمد طلب الشراء؟
يرتب النموذج ثلاثة توقيعات: مقدم الطلب، ثم مدير الإدارة الطالبة، ثم الإدارة المالية لتأكيد توفر الميزانية. أما حدود الاعتماد بحسب المبلغ، ومن يوقع على الطلب الخارج عن الميزانية، فسياسة داخلية تحددها كل منشأة. أضف التوقيعات التي تشترطها سياستك في نسخة Word أو Excel.
لماذا يكون السعر في طلب الشراء تقديريا؟
لأن الطلب يسبق التواصل مع الموردين. وظيفة السعر هنا أن تعرف المالية حجم الالتزام المتوقع قبل الموافقة. السعر الفعلي يظهر بعد طلب عروض الأسعار ومقارنتها، والسعر الملزم هو ما يكتب في أمر الشراء.
كيف تحسب الضريبة في نسخة Excel؟
يحسب كل سطر إجماليه بضرب الكمية في السعر التقديري للوحدة، ثم يجمع النموذج الأسطر ويحسب ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15% على الإجمالي قبل الضريبة. وإذا كان بين البنود صنف معفى أو خاضع لنسبة الصفر فالتقدير أعلى من الفعلي، والرقم الذي يعتد به هو ما يرد في فاتورة المورد.
هل أحتاج طلب شراء لكل عملية شراء؟
يحدد ذلك نظام الصلاحيات في منشأتك. بعض المنشآت تعفي المشتريات الصغيرة المتكررة من الطلب الرسمي، وتشترطه فوق مبلغ معين أو لكل أصل ثابت. المهم أن يكون الحد مكتوبا ومعروفا، وألا تقسم الطلبات للبقاء تحته.
تحميل نموذج طلب شراء Excel أو Word أو PDF
النموذج متاح بثلاث صيغ. صيغة Excel تحسب الإجماليات والضريبة التقديرية، وصيغة Word للتعديل على الحقول والبنود، وصيغة PDF للطباعة والتوقيع.