تعريف مصفوفة RACI
مصفوفة RACI جدول يحدد لكل مهمة من ينفّذها ومن يُسأل عنها ومن يُستشار ومن يُبلَّغ، فيصبح توزيع الأدوار مكتوبًا بدل أن يكون مفهومًا ضمنًا.
الأدوار الأربعة
- المنفِّذ (Responsible): من يؤدي العمل. وقد يكون أكثر من واحد.
- المسؤول (Accountable): من يُحاسَب على النتيجة ويعتمدها. واحد لا غير، وهذا هو القيد الذي تقوم عليه المصفوفة كلها.
- المستشار (Consulted): من يُؤخذ رأيه قبل القرار، في اتجاهين.
- المُبلَّغ (Informed): من يُخبَر بعد القرار، في اتجاه واحد.
ما ليست هي
لا تُخلط بمصفوفة تفويض الصلاحيات، وهي أداة أخرى تجيب عن سؤال مختلف: من يملك اعتماد ماذا وإلى أي حدّ. ومصفوفة RACI لا تذكر حدودًا ولا مبالغ، وإنما توزّع الأدوار على المهمة.
القيد الذي يجعلها تعمل
مسؤول واحد لكل صفّ. فإن كان اثنان مسؤولين فلا مسؤول، وإن لم يكن أحد فالمهمة بلا مالك. وما تكشفه المصفوفة عند أول ملئها ليس توزيعًا جديدًا بل صفوفًا بلا مسؤول وأخرى بمسؤولَين، وهذا بذاته هو العائد الأول منها.
الفرق بين المنفِّذ والمسؤول
الخلط بينهما هو الخطأ المتكرر. فالمنفّذ يؤدي، والمسؤول يضمن أن ما أُدّي صحيح ويعتمده. وقد يجتمعان في شخص واحد في المهام الصغيرة، لكن الفصل بينهما هو ما يجعل المصفوفة مفيدة في المهام التي تمرّ بأكثر من يد.
ما يفسدها
- الإفراط في المستشارين: كل استشارة تُبطئ القرار، وصفٌّ فيه خمسة مستشارين قرارٌ لن يُتخذ.
- ملؤها مرة ثم نسيانها: الأدوار تتغيّر، ومصفوفة قديمة تُستشهد بها أسوأ من غيابها.
- تفصيلها إلى مهام دقيقة حتى تصبح وثيقة لا يفتحها أحد. والمستوى المناسب هو القرارات والمخرجات، لا الخطوات.
- استعمالها لتثبيت الواقع بدل تصحيحه، فتُوثَّق الفوضى بجدول أنيق.
أين تفيد الموارد البشرية
موضعها الطبيعي في الإجراءات التي تمرّ بأكثر من جهة: اعتماد التوظيف، وإقرار الزيادات، وإخلاء الطرف، ومعالجة التظلم الوظيفي. وهي في هذه المواضع أداة لتقصير الزمن لا لتوثيق الهيكل، لأن ما يؤخّر تلك الإجراءات هو الغموض في من يعتمد.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق بتواريخ انتهائها وتنبيهاتها، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد يتابع مواعيد التزامك النظامي.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.