توضيح طريقة معالجة الكميات التالفة أو المفقودة للمنتجات باستخدام جرد المخزون، مع تحديد الحسابات المناسبة للإيرادات والتكاليف

جرد المخزون هو الأداة المستخدمة لتسجيل أي فرق بين الكميات الدفترية والفعلية، سواء كانت زيادة أو نقصاً، وتشمل حالات البضاعة التالفة أو المفقودة. بعد الحفظ يُنشئ النظام تلقائياً قيداً محاسبياً يعكس هذا الفرق.

أولاً: الوصول إلى جرد المخزون

1. من القائمة الرئيسية اختر المنتجات والتكاليف

2. اضغط على جرد المخزون من القائمة العلوية

3. اضغط على إنشاء جرد مخزون

ثانياً: خطوات إنشاء جرد المخزون

الخطوة 1 ، تحديد الموقع

اختر الموقع الذي ترغب بجرده من المواقع المضافة مسبقاً في النظام.

️ تنبيه: لن تتمكن من إضافة المنتجات قبل تحديد الموقع.

الخطوة 2 ، إدخال بيانات الجرد

• حساب الإيراد للكميات الزائدة: وهو حقل الزامي , اختر الحساب المناسب مثل الإيراد الآخر أو المبيعات. ( حساب حقوق ملكية او ايراد )

• حساب التكلفة للكميات الناقصة: وهو حقل الزامي , اختر الحساب المناسب مثل تكلفة البضاعة المباعة أو حساب بضاعة تالفة. ( حساب حقوق ملكية او مصروف )

• التاريخ: حدد تاريخ عملية الجرد.

• الوصف: أدخل وصفاً للعملية وهو حقل إلزامي.

إن أردت استخدام حساب مخصص كـ”بضاعة تالفة”، يجب إضافته مسبقاً في شجرة الحسابات ضمن المصاريف التشغيلية.

الخطوة 3 ، إضافة المنتجات وإدخال الكميات

• اسم السلعة: أدخل اسم المنتج المراد جرده.

• الكمية الحالية: تظهر تلقائياً من النظام ولا يمكن تعديلها.

• متوسط التكلفة: يظهر تلقائياً وهو المعتمد في احتساب الجرد ولا يمكن تعديله.

• الكمية الفعلية: أدخل الكمية الفعلية بعد الجرد، ويجب أن تكون صفراً أو أكثر ولا يمكن إدخال قيمة سالبة.

• الفرق: يحتسبه النظام تلقائياً بين الكميتين.

لإضافة منتجات أخرى اضغط على أضف المزيد.

الخطوة 4 ، حفظ الجرد

اضغط على حفظ لإتمام العملية وتحديث المخزون.

ثالثاً: ميزات إضافية

ربط الجرد بمركز تكلفة يمكن ربط عملية الجرد بمشروع أو مركز تكلفة من خلال تبويب المعلومات الإضافية واختيار اسم المشروع.

المسح بالباركود يدعم النظام استخدام قارئ الباركود لتسريع عملية إدخال المنتجات عبر الضغط على المسح بواسطة الباركود في صفحة إنشاء الجرد.

جرد أكثر من موقع جرد المخزون العادي يشمل موقعاً واحداً فقط. لجرد أكثر من موقع في نفس العملية استخدم ميزة استيراد جرد المخزون.

رابعاً: القيد المحاسبي التلقائي

بعد حفظ الجرد يُنشئ النظام قيداً محاسبياً تلقائياً بناءً على:

• الحساب المرتبط بالمخزون

• حساب التكلفة المختار للكميات الناقصة

• حساب الإيراد المختار للكميات الزائدة

يمكن الاطلاع على القيد من خلال التقارير ← دفتر القيود.

خامساً: استكشاف الأخطاء

لا تظهر خانة إضافة المنتجات؟ تأكد من تحديد الموقع أولاً قبل محاولة إضافة المنتجات.

الكمية الفعلية لا تُقبل؟ تأكد من أن الكمية المُدخلة صفر أو أكثر، النظام لا يقبل قيماً سالبة.

لا يظهر حساب البضاعة التالفة في القائمة؟ 

تأكد من إضافة الحساب مسبقًا في شجرة الحسابات وفق الشروط التالية:

• أن يكون ضمن المصاريف (غالبًا: المصاريف ← المصاريف التشغيلية).

• أن يكون مستوى الحساب الثالث أو أكثر.

• ألا يكون للحساب فروع؛ لأن الفروع هي التي ستظهر بدلًا منه في القائمة.