إرشادات حول كيفية إنشاء فاتورة مشتريات تتعلق بالمصروفات بدلاً من المنتجات.
الإجابة:
- في حال كنت ترغب في إضافة فاتورة مشتريات بدون منتجات، يمكنك الاستفادة من ميزة “الفواتير البسيطة”.
- الفواتير البسيطة مخصصة لإضافة مصاريف فقط بدلاً من المنتجات.
- لإضافة فاتورة بسيطة:
- اذهب إلى قسم المشتريات.
- اضغط على علامة (+) بجانب “فواتير بسيطة”.
- قم بتعبئة البيانات الأساسية للفاتورة (المرجع، الوصف، المورد، تاريخ الإصدار، الموقع).
- أضف بنود المصروفات في جدول البنود (تصنيف المصروف، البيان، القيمة، الضريبة).
- سجّل بيانات الدفع في قسم السندات إن وُجد دفع مرتبط بالفاتورة.
- أرفق المستندات الداعمة في قسم المرفقات عند الحاجة.
- أكمل المعلومات الإضافية إن كانت الفاتورة مرتبطة بمشروع أو مهمة.
- احفظ الفاتورة باستخدام “حفظ ومُوافقة” أو “حفظ كمسودة”.
شرح بيانات الفاتورة البسيطة:
- البيانات الأساسية:
- المرجع: رقم تلقائي يُولّده النظام لتمييز الفاتورة (إلزامي).
- الوصف: ملاحظة عامة تصف الغرض من الفاتورة.
- المورد: اختيار المورد من القائمة، أو إضافة مورد جديد عبر علامة (+) (إلزامي).
- تاريخ الإصدار: تاريخ تحرير الفاتورة (إلزامي).
- الموقع: الفرع أو المستودع المرتبط بالمصروف (إلزامي).
- تفاصيل بيانات المورد:
- تظهر تلقائياً عند اختيار المورد، وتشمل: الاسم، الهاتف، البريد الإلكتروني، الرقم الضريبي.
- بنود الفاتورة:
- تصنيف المصروف: اختر الحساب المحاسبي المناسب للمصروف من قائمة الحسابات (مثل: تكلفة البضاعة المباعة، رواتب وأجور، نقل ومصاريف تخليص…). يمكنك إضافة حساب جديد مباشرةً من خيار “إضافة حساب جديد”.
- البيان: وصف تفصيلي للبند.
- القيمة: مبلغ المصروف قبل الضريبة.
- شامل: فعّل الخيار إذا كانت القيمة المُدخلة شاملة للضريبة.
- الضريبة %: اختر نوع الضريبة المطبّقة على البند.
- قيمة الضريبة: تُحتسب تلقائياً بناءً على القيمة ونسبة الضريبة.
- لإضافة بند جديد: اضغط على “إضافة المزيد”.
- الإجماليات:
- الإجمالي قبل الضريبة: مجموع قيم البنود قبل احتساب الضريبة.
- قيمة الضريبة: مجموع الضرائب على البنود.
- المجموع: الإجمالي النهائي شاملاً الضريبة.
- السندات (الدفع):
- يمكنك إنشاء سند جديد مرتبط بالفاتورة أو استخدام سند سابق.
- رقم السند: رقم تلقائي للسند (إلزامي).
- الحساب: حساب الدفع (الصندوق أو البنك) (إلزامي).
- الوصف: ملاحظة عن عملية الدفع.
- التاريخ: تاريخ الدفع (إلزامي).
- القيمة الإجمالية: المبلغ المدفوع (إلزامي).
- الرصيد المتبقي: يُحتسب تلقائياً بعد خصم المبلغ المدفوع من إجمالي الفاتورة.
- الموقع: الموقع المرتبط بعملية الدفع.
- المرفقات:
- أرفق الفواتير الورقية أو المستندات الداعمة عبر “تصفح ملفاتك” أو بسحب الملفات وإفلاتها مباشرةً في المنطقة المخصصة.
- المعلومات الإضافية:
- إضافة إلى: اختر ما إذا كانت الفاتورة مرتبطة بمشروع أو بمهمة.
- إضافة لمشروع: اختر المشروع المرتبط بالمصروف.
- ملاحظات الإرجاع (إرجاع داخلي أو خارجي): ملاحظات حول حالة الإرجاع إن وُجد.
- تاريخ الانتهاء: تاريخ انتهاء صلاحية الفاتورة أو الخدمة.
- الرقم المسلسل: رقم مرجعي إضافي يخصّ الفاتورة.
ملاحظات إضافية:
- لا يتطلب الأمر إدخال منتجات عند استخدام “الفواتير البسيطة”.
- اختيار الضريبة في الفاتورة البسيطة: حقل الضريبة إلزامي على كل بند، والخيارات المتاحة تعتمد على ما تم تعريفه مسبقاً في الإعدادات ← الضرائب.
- إذا كانت الفاتورة بدون ضريبة (مثل مصروف غير خاضع للضريبة أو منشأة غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة):
- اختر نوع ضريبة بنسبة 0% أو معفاة من الضريبة إن كان معرّفاً.
- إذا لم يظهر خيار مناسب في القائمة، أضف نوع ضريبة جديداً من: الإعدادات ← الضرائب ← إضافة ضريبة جديدة، ثم ارجع للفاتورة واختره.
- خانة “شامل” في البند تُستخدم عندما يكون المبلغ المُدخل شاملاً للضريبة، حيث يقوم النظام بفصل قيمة الضريبة تلقائياً.
- يمكن إنشاء الفاتورة بدون سند دفع إذا كانت آجلة، وتسجيل الدفع لاحقاً.
