نموذج وصف وظيفي جاهز للتعبئة والطباعة، تعده المنشأة في القطاع الخاص لوظيفة فيها. يضم نموذج الوصف الوظيفي غرض الوظيفة ومهامها وصلاحياتها ومؤهلاتها ومهاراتها وظروف العمل فيها، واعتماد الموارد البشرية والمدير المباشر، وإقرار الموظف باستلام نسخة. حمل نموذج وصف وظيفي مجانًا بصيغتي Word و PDF.
صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك، وصيغة PDF للطباعة والتعبئة باليد. ملف PDF بلا أي علامة لقيود وفيه خانة فارغة لشعار منشأتك. أما ملف Word فيحمل شعار قيود، ويمكنك حذفه ووضع شعارك أو ترويسة منشأتك.
اقرأ هذا قبل أن تعتمد الوصف الوظيفي
- هذه وثيقة داخلية تعدها منشأتك، وليست استشارة قانونية. النموذج يرتب لك عناصر الوصف الوظيفي في أماكنها، وقيود لا يكتب الأوصاف الوظيفية ولا يراجعها.
- طابقه مع عقد الموظف. تذكر المادة 52 من نظام العمل أن النموذج الموحد الذي تضعه الوزارة لكل نوع من عقود العمل يتضمن بحد أدنى بنودا منها نوع العمل ومكانه. فاكتب في الوصف الوظيفي ما يوافق ما في عقد الموظف.
- لا تغير به مهام موظف قائم تغييرا جوهريا. تنص المادة 60 من نظام العمل على أنه لا يجوز تكليف العامل بعمل يختلف اختلافا جوهريا عن العمل المتفق عليه بغير موافقته الكتابية، إلا في حالات الضرورة التي قد تقتضيها ظروف عارضة، ولمدة لا تتجاوز ثلاثين يوما في السنة. فارجع إلى نص المادة وإلى عقد الموظف قبل أي تغيير.
ما الذي يحتويه نموذج الوصف الوظيفي
النموذج بصيغة PDF من 6 صفحات، ويتكون من الأقسام الآتية:
| قسم الوصف الوظيفي | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات الوثيقة | الرقم المرجعي للوصف الوظيفي، وتاريخ الإصدار، وتاريخ آخر مراجعة، ورقم الإصدار |
| بيانات المنشأة | اسم المنشأة ورقم سجلها التجاري |
| تعريف الوظيفة | المسمى الوظيفي، والإدارة أو القسم، والمستوى أو الدرجة الوظيفية إن وجدت في المنشأة، ومكان العمل، والمسمى الوظيفي للمدير المباشر |
| الغرض من الوظيفة | خانة تكتب فيها لماذا وجدت الوظيفة وما تضيفه إلى المنشأة |
| المهام والمسؤوليات الرئيسية | جدول من 10 أسطر: المهمة، والناتج المتوقع منها، وتكرارها |
| الصلاحيات والتبعية | من يرتبط به شاغل الوظيفة، والوظائف التي تتبعه، وصلاحياته، وما يحتاج إلى موافقة المدير المباشر، والجهات التي يتعامل معها |
| المؤهلات والخبرة | المؤهل العلمي، والتخصص، والخبرة العملية، والشهادات المهنية أو الرخص، واللغات |
| المهارات والكفاءات | جدول من 6 أسطر: المهارة، ونوعها، ومستوى الإتقان المطلوب |
| ظروف العمل وأدواته | طبيعة العمل، ونظام الدوام المعمول به للوظيفة في المنشأة، والأجهزة والبرامج والأدوات، وأي ظروف خاصة |
| مؤشرات قياس الأداء | جدول من 5 أسطر تكتب فيه منشأتك المؤشر وطريقة قياسه والهدف وفترة القياس. لا يضع النموذج مؤشرا ولا هدفا جاهزا |
| الإعداد والمراجعة | اسم من أعده من الموارد البشرية وتاريخه وتوقيعه، واسم المدير المباشر وتاريخ مراجعته وتوقيعه |
| اعتماد المنشأة | اسم المعتمد وصفته وتاريخ الاعتماد، ومساحة للتوقيع والختم |
| إقرار الموظف باستلام نسخة | اسم الموظف ورقمه الوظيفي وتاريخ الاستلام وتوقيعه. وهو إثبات للاستلام فقط |
| قائمة فحص قبل الإصدار | 12 بندا تراجعها قبل اعتماد الوصف |
نموذج وصف وظيفي Word أم نموذج وصف وظيفي PDF: أي صيغة تختار
محتوى الملفين واحد. اختر Word إن أردت كتابة الوصف على الجهاز وتعديله كلما تغيرت الوظيفة، وحذف شعار قيود ووضع ترويسة منشأتك. واختر PDF إن أردت طباعة النموذج وتعبئته باليد، فهو من 6 صفحات بلا أي علامة لقيود، وفي أعلاه خانة فارغة بعنوان «شعار المنشأة» تلصق فيها شعارك.
كيف تكتب وصفا وظيفيا خطوة بخطوة
- اجمع ما تعرفه عن الوظيفة. افتح عقد شاغل الوظيفة إن وجد، والهيكل التنظيمي للمنشأة، وكلم المدير المباشر وشاغل الوظيفة عما يؤديه فعلا كل أسبوع.
- اكتب بيانات الوثيقة وتعريف الوظيفة. المسمى الوظيفي كما هو في الهيكل المعتمد، والإدارة، والمدير المباشر، ومكان العمل.
- اكتب الغرض من الوظيفة. في جملتين أو ثلاث: لماذا وجدت هذه الوظيفة وما الذي تضيفه إلى المنشأة.
- اكتب المهام في جدول. ابدأ كل مهمة بفعل، وضع في سطر واحد مهمة واحدة، واكتب الناتج المتوقع منها وتكرارها.
- حدد الصلاحيات والتبعية. من يرتبط به شاغل الوظيفة، وما يقرره بنفسه، وما يحتاج فيه إلى موافقة المدير المباشر.
- اكتب المؤهلات والمهارات. اكتب ما تطلبه المنشأة فعلا لهذه الوظيفة، ورتب المهارات بحسب أهميتها لها.
- اكتب ظروف العمل ومؤشرات الأداء. أدوات العمل ونظام الدوام المعمول به للوظيفة، ثم المؤشرات التي تعتمدها منشأتك وطريقة قياس كل منها.
- راجع واعتمد وسلم النسخة. أكمل قائمة الفحص، ثم وقع المعد والمدير المباشر والمعتمد، وسلم نسخة لشاغل الوظيفة، وسجل استلامه، واحتفظ بنسخة موقعة في ملف الوظيفة.
مثال على صياغة المهام في الوصف الوظيفي
الفرق بين وصف يفيد وآخر لا يفيد في الغالب فرق في الفعل والناتج. وهذه أمثلة عامة على صياغة المهام، وليست صياغة نظامية ولا تخص وظيفة بعينها:
| صياغة غامضة | صياغة أوضح | لماذا هي أوضح |
|---|---|---|
| مسؤول عن الحسابات | يسجل قيود اليومية، ويطابق أرصدة الحسابات مع كشوف البنك، ويرفع تقرير المطابقة إلى المدير المالي | تبين ما يفعله شاغل الوظيفة وما يسلمه ولمن |
| يساعد في المبيعات | يتابع طلبات العملاء الواردة، ويجهز عروض الأسعار، ويحدث بيانات العملاء في ملف المتابعة | كل مهمة فيها فعل يمكن أن يلاحظه المدير المباشر |
| يهتم بشؤون الموظفين | يحدث ملفات الموظفين، ويتابع سجل الحضور والانصراف، ويجهز بيانات الرواتب لاعتمادها | تفصل الاهتمام العام إلى مهام قابلة للمراجعة |
الوصف الوظيفي وعرض العمل وعقد العمل: ثلاث وثائق مختلفة
يخلط كثيرون بين هذه الوثائق الثلاث لأنها تذكر الوظيفة، لكن غرض كل منها مختلف. ولا نقارن هنا بينها من حيث الأثر النظامي، وإنما نبين ما هي:
| الوثيقة | ما هي | متى تستعملها |
|---|---|---|
| الوصف الوظيفي | وثيقة داخلية تصف الوظيفة نفسها: غرضها ومهامها وصلاحياتها ومؤهلاتها ومهاراتها وظروف العمل فيها | عند إنشاء وظيفة أو مراجعتها، ولتعريف شاغل الوظيفة بما تتوقعه المنشأة منه. وهو نموذج هذه الصفحة |
| عرض العمل | ما تقدمه المنشأة للمرشح بعد اختياره، فيه الدور والأجر وشروط الالتحاق، قبل توقيع عقد العمل. تعريف عرض العمل في قاموس قيود | بعد اختيار المرشح وقبل العقد. وله نموذج عرض وظيفي في المكتبة |
| عقد العمل | العقد الذي تذكر المادة 52 من نظام العمل أن نموذجه الموحد الذي تضعه الوزارة يتضمن بحد أدنى بنودا منها اسم صاحب العمل والعامل والأجر المتفق عليه ونوع العمل ومكانه وتاريخ الالتحاق به | عند التعاقد مع الموظف. وللمكتبة نموذج عقد عمل غير محدد المدة نموذجا مستقلا |
والوصف الوظيفي في هذا النموذج لا يحل محل عرض العمل ولا العقد، ولا يتضمن بنودهما. وإن كانت مهام الموظف القائم ستتغير فاقرأ عن تغيير مهام العامل الجوهرية في القاموس، وارجع إلى عقده وإلى المادة 60 من نظام العمل.
قائمة فحص قبل اعتماد الوصف الوظيفي
في آخر النموذج قائمة من 12 بندا تراجعها قبل أن تعتمد الوصف:
- المسمى الوظيفي والإدارة والمدير المباشر مكتوبة كما هي في الهيكل المعتمد للمنشأة
- الغرض من الوظيفة مكتوب في جمل قصيرة وواضحة
- كل مهمة مكتوبة بفعل وفي سطر واحد ولها ناتج متوقع
- لا توجد مهمة مكررة ولا مهمة تخص وظيفة أخرى
- الصلاحيات وما يحتاج إلى موافقة المدير المباشر مكتوبة بوضوح
- المؤهلات والخبرة المكتوبة هي ما تطلبه المنشأة فعلا
- المهارات مرتبة بحسب أهميتها للوظيفة
- مؤشرات الأداء وطريقة قياسها هي ما تعتمده المنشأة
- طابقت الوصف الوظيفي مع عقد العمل ومع مهام الموظف الفعلية قبل اعتماده
- إن كان الوصف لموظف قائم وفيه مهام تختلف عما اتفق عليه معه راجعت عقده والمادة 60 من نظام العمل قبل التعميم
- وقع المعد والمدير المباشر والمعتمد، وسلمت نسخة لشاغل الوظيفة وسجلت استلامه
- احتفظت بنسخة موقعة في ملف الوظيفة
الوصف الوظيفي والنماذج الأخرى في المكتبة
تضم مكتبة قوالب قيود للأعمال نماذج أخرى للموارد البشرية بصيغتي Word و PDF، منها نموذج تغيير مسمى وظيفي ونموذج ميثاق الأداء الوظيفي ونموذج تقييم الموظفين. هذه ملفات مستقلة بمحتوى مختلف عن هذا النموذج، وإشارتنا إليها وصف لما في المكتبة وليست مقارنة نظامية بينها.
ولمن يريد قراءة أوسع عن الموضوع، ففي المدونة الوصف الوظيفي: دليل شامل، وفي القاموس تقييم الوظائف وعرض العمل.
وإن كانت منشأتك تدير حساباتها في برنامج قيود المحاسبي السحابي، ففي صفحة برنامج محاسبة سحابي لأصحاب الأعمال ما يخص صاحب المنشأة. وقيود لا يكتب الأوصاف الوظيفية ولا يراجعها.
الأسئلة الشائعة عن نموذج وصف وظيفي
إجابات على ما يسأله الناس قبل أن يعتمدوا وصفا وظيفيا لوظيفة في منشأتهم.
ما الفرق بين الوصف الوظيفي وعقد العمل؟
الوصف الوظيفي وثيقة داخلية تعدها المنشأة لتصف الوظيفة: غرضها ومهامها وصلاحياتها ومؤهلاتها. أما عقد العمل فتذكر المادة 52 من نظام العمل أن نموذجه الموحد الذي تضعه الوزارة لكل نوع من العقود يتضمن بحد أدنى بنودا منها اسم صاحب العمل والعامل والأجر المتفق عليه ونوع العمل ومكانه وتاريخ الالتحاق به. وهذا النموذج وصف وظيفي وليس عقدا، فطابق ما تكتبه فيه مع عقد الموظف.
هل أغير مهام موظف قائم بتعديل الوصف الوظيفي؟
لم نكتب في النموذج صياغة لتغيير المهام. وتنص المادة 60 من نظام العمل على أنه لا يجوز تكليف العامل بعمل يختلف اختلافا جوهريا عن العمل المتفق عليه بغير موافقته الكتابية، إلا في حالات الضرورة التي قد تقتضيها ظروف عارضة، ولمدة لا تتجاوز ثلاثين يوما في السنة. فراجع عقد الموظف ونص هذه المادة، واستشر المختص لديك قبل أي تغيير في مهام موظف قائم.
ماذا أكتب في نموذج الوصف الوظيفي؟
اكتب بيانات الوثيقة والمنشأة، ثم تعريف الوظيفة والغرض منها، ثم المهام والمسؤوليات في الجدول، والصلاحيات والتبعية، والمؤهلات والخبرة، والمهارات، وظروف العمل وأدواته، ومؤشرات الأداء التي تعتمدها منشأتك. وفي آخر النموذج الإعداد والمراجعة والاعتماد وإقرار استلام نسخة. عبئ البيانات من عقد شاغل الوظيفة والهيكل التنظيمي للمنشأة.
ما الفرق بين نموذج وصف وظيفي Word ونموذج وصف وظيفي PDF؟
الملفان بمحتوى واحد. صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك على الجهاز، وفيها شعار قيود يمكنك حذفه. صيغة PDF من 6 صفحات للطباعة والتعبئة باليد، وهي بلا أي علامة لقيود وفيها خانة فارغة لشعار منشأتك.
هل يوقع الموظف على الوصف الوظيفي؟
في النموذج قسم لإقرار الموظف باستلام نسخة من الوصف الوظيفي، وفيه اسمه ورقمه الوظيفي وتاريخ الاستلام وتوقيعه. وهو إثبات للاستلام فقط. ولم نكتب في النموذج شيئا عن أثر التوقيع، فارجع فيه إلى عقد الموظف والمختص لديك.
ما الفرق بين الوصف الوظيفي وعرض العمل؟
الوصف الوظيفي يصف الوظيفة نفسها. أما عرض العمل فهو ما تقدمه المنشأة للمرشح بعد اختياره، فيه الدور والأجر وشروط الالتحاق، قبل توقيع عقد العمل. وهذا النموذج للوصف الوظيفي فقط، ولعرض العمل نموذج مستقل في المكتبة.
حمل نموذج وصف وظيفي
النموذج متاح بصيغتي Word و PDF، ويحتوي في آخره قائمة فحص من 12 بندا. راجعها قبل أن تعتمد الوصف.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.