نموذج لفت نظر لموظف خطاب جاهز للتعبئة والطباعة، تحرره المنشأة بشأن واقعة محددة تخص موظفا. يضم نموذج لفت النظر بيانات الخطاب والمنشأة والموظف، ووصفا للواقعة بتاريخها، وما تطلبه المنشأة، وخانة لرد الموظف، وتوقيع المنشأة وختمها، وإثباتا لاستلام الخطاب. حمل نموذج لفت نظر الموظف مجانًا بصيغتي Word و PDF.
صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك، وصيغة PDF للطباعة والتعبئة باليد. ملف PDF بلا أي علامة لقيود وفيه خانة فارغة لشعار منشأتك. أما ملف Word فيحمل شعار قيود، ويمكنك حذفه ووضع شعارك أو ترويسة منشأتك.
اقرأ هذا قبل أن تعد الخطاب
- هذا خطاب تحرره منشأتك باسمها، وليس استشارة قانونية. النموذج يرتب لك عناصر الخطاب في أماكنها ولا يصدر حكما نظاميا على الواقعة. اعرضه على المختص لديك إن كانت الواقعة ذات أهمية.
- لم نقترح صياغة لأي أثر نظامي ولا لأي جزاء. ما يترتب على الواقعة أو على تكرارها يرجع فيه إلى نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة. ولا يحدد النموذج هل الخطاب جزاء في لائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة أم لا، فارجع إلى اللائحة في ذلك. اقرأ النظام واللائحة أو استشر المختص لديك قبل أن تسلم الخطاب.
- اكتب الواقعة كما وقعت. وصف مجرد بالتاريخ والمكان، بلا وصف قانوني ولا حكم على نية الموظف. وقيود لا يكتب هذه الخطابات ولا يراجعها.
ما الذي يحتويه نموذج لفت نظر الموظف
النموذج بصيغة PDF من 4 صفحات، ويتكون من بيانات الخطاب والمنشأة والموظف، ثم الواقعة وما تطلبه المنشأة ورد الموظف، وتوقيع المنشأة وإثبات الاستلام، وجدول مرفقات وقائمة فحص. هذا ما في كل قسم:
| قسم الخطاب | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات الخطاب | الرقم المرجعي للخطاب، وتاريخ التحرير، ومكان التحرير، وموضوع الخطاب |
| بيانات المنشأة | اسم المنشأة، ورقم السجل التجاري، والعنوان، واسم من يوقع عن المنشأة وصفته |
| بيانات الموظف | اسم الموظف، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة، والرقم الوظيفي، والمسمى الوظيفي والإدارة، والمدير المباشر |
| نص الخطاب | فقرة قصيرة تلفت نظر الموظف إلى الواقعة الموضحة في الخطاب، وتطلب منه الالتزام بما هو مبين فيه في عمله |
| الواقعة | تاريخ وقوعها، وتاريخ علم المنشأة بها، ووصف الواقعة، وما يثبتها من مستندات أو شهادات |
| ما تطلبه المنشأة | السلوك المطلوب من الموظف مستقبلا، وخانة لتسجيل التنبيهات السابقة له في الموضوع نفسه إن وجدت |
| رد الموظف | خانة لتسجيل ما يقدمه الموظف من رد على الواقعة، وتاريخ الرد، وتترك فارغة إن لم يقدم ردا |
| توقيع المنشأة (عنوانه في الملف «اعتماد المنشأة») | اسم الموقع وصفته وتاريخ التوقيع، ومساحة للتوقيع والختم |
| إثبات الاستلام | إقرار الموظف باستلام صورة من الخطاب، واسمه وتاريخ الاستلام وتوقيعه، وخانة تكتب فيها المنشأة إن امتنع عن التوقيع، واسم من سلم الخطاب وصفته وطريقة التسليم |
| المرفقات | جدول من 6 أسطر: المستند المرفق، ورقمه، وعدد صفحاته |
| قائمة فحص قبل التسليم | 9 بنود تراجعها قبل أن تسلم الخطاب |
نموذج لفت نظر Word أم نموذج لفت نظر PDF: أي صيغة تختار
محتوى الملفين واحد. اختر Word إن أردت كتابة البيانات على الجهاز وحذف شعار قيود ووضع ترويسة منشأتك. واختر PDF إن أردت طباعة الخطاب وتعبئته باليد، فهو بلا أي علامة لقيود، وفي أعلاه خانة فارغة بعنوان «شعار المنشأة» تلصق فيها شعارك.
كيف تصف الواقعة في لفت نظر موظف
قسم الواقعة هو أهم ما في الخطاب، وفيه تكتب ما حدث وصفا مجردا، بالتاريخ والمكان والتفاصيل التي تعرفها. خمس قواعد عملية:
- اكتب تاريخين: تاريخ وقوع الواقعة وتاريخ علم المنشأة بها، فهما خانتان منفصلتان في النموذج.
- صف ما حدث لا ما استنتجته. اكتب ما رأيته أو ما تثبته المستندات، ولا تكتب حكما على نية الموظف.
- لا تضف وصفا قانونيا. لم نضع في النموذج تكييفا نظاميا للواقعة، وتكييفها ليس من شأن هذه الصفحة.
- اذكر ما يثبت الواقعة: سجل الحضور أو رسالة أو تقرير أو اسم شاهد، وأرفقه أو اذكره في الخانة المخصصة.
- اكتب السلوك المطلوب بوضوح: ما الذي تطلبه من الموظف في عمله، بجملة يفهمها من يقرؤها دون شرح.
كيف تكتب لفت نظر لموظف خطوة بخطوة
- اقرأ ما يحكم الموضوع في منشأتك. قبل أن تكتب شيئا، اقرأ نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة، أو اسأل المختص لديك عما يترتب على الواقعة. هذه الصفحة والنموذج لا يقولان ذلك.
- اكتب بيانات الخطاب والمنشأة. الرقم المرجعي، وتاريخ التحرير ومكانه، وموضوع الخطاب، ثم اسم المنشأة ورقم سجلها التجاري وعنوانها واسم من يوقع عنها وصفته.
- اكتب بيانات الموظف من ملفه. الاسم ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة والرقم الوظيفي والمسمى الوظيفي والإدارة والمدير المباشر، كما هي في ملفه.
- صف الواقعة. اكتب تاريخ وقوعها وتاريخ علم المنشأة بها ووصفا مجردا لما حدث، ثم ما يثبتها من مستندات أو شهادات.
- اكتب ما تطلبه المنشأة. السلوك المطلوب من الموظف مستقبلا بوضوح، ثم سجل في الخانة التالية أي تنبيهات سابقة له في الموضوع نفسه إن وجدت. هذه الخانة سجل لما سبق فقط.
- وقع واختم. يكتب الموقع اسمه وصفته وتاريخ التوقيع، ويوقع الخطاب ويختمه.
- سلم الخطاب وسجل التسليم. سلم الموظف صورة من الخطاب بوسيلة يثبت بها التسليم، واكتب اسم من سلمه وصفته وطريقة التسليم وتاريخ الاستلام. إن امتنع الموظف عن التوقيع فاكتب ذلك في الخانة المخصصة له. وإن قدم الموظف ردا فسجله في خانته.
- أرفق المستندات وأكمل قائمة الفحص. سجل كل مستند مرفق في جدول المرفقات، وراجع البنود التسعة، واحتفظ بنسخة من الخطاب في ملف الموظف.
ما تركناه فارغا عن قصد في خطاب لفت النظر
أثر الواقعة وأثر تكرارها وما إذا كان لرد الموظف أو لامتناعه عن التوقيع أثر مسائل ترجع إلى نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة، وليست خانات تملأ بصيغة جاهزة. لذلك لم نكتب في الملف أي عبارة عن أثر أو جزاء أو مدة أو جهة.
- التنبيهات السابقة: خانة لتسجيل ما سبق في الموضوع نفسه إن وجد، ولا شيء فيها عما قد يترتب على التكرار.
- رد الموظف: خانة لتسجيل ما يقدمه الموظف من رد، وتترك فارغة إن لم يقدم ردا.
- الامتناع عن التوقيع: خانة تكتب فيها المنشأة ما حدث، سجلا لا أكثر.
بهذا لا يحمل الخطاب صيغة منقولة من خطاب آخر لا تناسب منشأتك. وما تقرره في هذه المسائل اعرضه على المختص لديك قبل أن تسلم الخطاب.
قائمة فحص قبل تسليم خطاب لفت النظر
في آخر النموذج قائمة من 9 بنود تراجعها قبل أن تسلم الخطاب:
- اسم الموظف ورقم هويته ومسماه الوظيفي مطابقة لملفه
- الواقعة موصوفة بما حدث فعلا بتاريخها ومكانها
- لم أكتب في الوصف حكما قانونيا ولا حكما على نية الموظف
- المستندات التي تثبت الواقعة مرفقة أو مذكورة
- السلوك المطلوب مستقبلا مكتوب بوضوح
- التنبيهات السابقة مسجلة إن وجدت
- رجعت إلى نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة قبل أن أضيف إلى الخطاب أي نص عن أثر مترتب على الواقعة أو على تكرارها
- وقعت الخطاب وسلمته للموظف بوسيلة أستطيع أن أثبت بها التسليم
- احتفظت بنسخة من الخطاب في ملف الموظف
خطاب لفت النظر والنماذج الأخرى في المكتبة
تضم مكتبة قوالب قيود للأعمال نماذج أخرى للموارد البشرية بصيغتي Word و PDF. هذه ملفات مستقلة بمحتوى مختلف عن هذا الخطاب، وإشارتنا إليها وصف لما في المكتبة وليست مقارنة نظامية بينها.
وما في هذه الصفحة مبني على هذا النموذج وحده. ولمن يريد التعرف على مصطلحات أخرى في الموارد البشرية، ففي القاموس الإنذار الشفهي والانضباط الإيجابي.
وإن كانت منشأتك تدير حساباتها في برنامج قيود المحاسبي السحابي، ففي صفحة برنامج محاسبة سحابي لأصحاب الأعمال ما يخص صاحب المنشأة. وقيود لا يكتب خطابات لفت النظر ولا يراجعها.
الأسئلة الشائعة عن نموذج لفت نظر لموظف
إجابات على ما يسأله الناس قبل أن يعدوا خطاب لفت النظر.
ما الأثر النظامي لخطاب لفت النظر، وماذا يحدث إن تكررت الواقعة؟
لا نستطيع أن نقرر ذلك، ولا يقترح النموذج صياغة لأي أثر نظامي أو لأي جزاء. ما يترتب على الواقعة أو على تكرارها يرجع فيه إلى نظام العمل ولائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة. اقرأ النظام واللائحة أو اسأل المختص لديك قبل أن تسلم الخطاب. وفي النموذج خانة للتنبيهات السابقة، وهي سجل لما سبق فقط. وقيود لا يكتب هذه الخطابات ولا يراجعها.
كيف أكتب لفت نظر لموظف وما الذي يتضمنه الخطاب في هذا النموذج؟
يتضمن النموذج العناصر التالية: بيانات الخطاب والمنشأة والموظف، ونص الخطاب، والواقعة بتاريخها ووصفها وما يثبتها، وما تطلبه المنشأة، ورد الموظف، وتوقيع المنشأة وختمها، وإثبات الاستلام، والمرفقات. عبئ البيانات من ملف الموظف، واكتب الواقعة كما وقعت، ثم راجع قائمة الفحص من 9 بنود في آخر الملف.
كيف أصف الواقعة في خطاب لفت النظر؟
اكتب ما حدث وصفا مجردا بالتاريخ والمكان والتفاصيل التي تعرفها، واذكر ما يثبته من مستندات أو شهادات. لا تضف وصفا قانونيا ولا حكما على نية الموظف. فبدلا من عبارة مثل «أهمل عمله عمدا» اكتب ما حدث بتاريخه ومكانه، كأن تذكر الموعد المطلوب وما جرى فيه.
ماذا أكتب في خانة رد الموظف وخانة الامتناع عن التوقيع؟
خانة رد الموظف لتسجيل ما يقدمه الموظف من رد على الواقعة مع تاريخه، وتترك فارغة إن لم يقدم ردا. وفي قسم إثبات الاستلام خانة تكتب فيها المنشأة إن امتنع الموظف عن التوقيع، مع اسم من سلم الخطاب وصفته وطريقة التسليم. هذه خانات سجل تملؤها المنشأة بما حدث، ولا نقول ما أثرها النظامي ولا نحدد لها مدة أو جهة.
ما الفرق بين نموذج لفت نظر Word ونموذج لفت نظر PDF؟
الملفان بمحتوى واحد. صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك على الجهاز، وفيها شعار قيود يمكنك حذفه. صيغة PDF من 4 صفحات للطباعة والتعبئة باليد، وهي بلا أي علامة لقيود وفيها خانة فارغة لشعار منشأتك.
هل أستطيع تعديل النموذج ووضع شعار منشأتي؟
نعم. ملف Word قابل للتعديل، وفيه شعار قيود يمكنك حذفه ووضع شعارك أو ترويسة منشأتك. وفي ملف PDF خانة فارغة بعنوان «شعار المنشأة» تضع فيها شعارك بعد الطباعة.
حمل نموذج لفت نظر لموظف
النموذج متاح بصيغتي Word و PDF، ويحتوي في آخره قائمة فحص من 9 بنود. راجعها قبل أن تسلم الخطاب.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.
