يسعدنا الإعلان عن إطلاق خاصية استيراد فواتير المبيعات والمشتريات في قيود، وهي إمكانية إنشاء الفواتير بشكل مجمع عبر رفع ملف إكسل واحد بدلا من إدخال كل فاتورة يدويا.
قبل هذه الخاصية، كانت المنشأة التي تنتقل من نظام محاسبي آخر أو تتعامل مع عدد كبير من الفواتير مضطرة إلى إدخال كل فاتورة على حدة. عملية تستهلك ساعات من وقت فريق المالية، وتفتح الباب لأخطاء الإدخال اليدوي، وتقف عائقا أمام العملاء القادمين من أنظمة أخرى ممن تتوفر فواتيرهم أصلا في ملفات إكسل.
آلية العمل
من قائمة المبيعات أو المشتريات، افتح صفحة الفواتير واضغط على “استيراد”. حمل نموذج إكسل الجاهز من الخطوة الأولى، وهو يحتوي جميع الأعمدة المطلوبة لبيانات الفاتورة وبنودها، وتأتي الحقول المنسدلة مثل الضريبة والموقع محملة مسبقا بالقيم المعتمدة في حسابك. عبئ البيانات، ثم ارفع الملف من الخطوة الثالثة. يجري النظام تحققا فوريا قبل بدء المعالجة، ويمكنك التنقل في النظام بحرية أثناء تنفيذ العملية.
ما يميز هذه الخاصية
- حتى 5000 صف في الملف الواحد، ورؤوس الأعمدة محمية من التعديل أو الحذف.
- فاتورة بعدة بنود: كرر نفس الرقم المرجعي في صفوف متعددة، فيتعرف النظام عليها كبنود لفاتورة واحدة.
- تقرير استيراد يصلك بالبريد الإلكتروني يسرد كل فاتورة فاشلة مع رقم صفها في الملف وسبب الخطأ، فتصحح الملف وتعيد رفعه دون الحاجة إلى التواصل مع الدعم.
- سجل كامل للعملية في تقرير النشاط تحت نوع المعاملة “استيراد”، مع اسم المستخدم الذي نفذ العملية وتوقيتها.
فروقات بين استيراد المبيعات واستيراد المشتريات
في فواتير المبيعات، تسجيل فاتورة بعدة بنود يتطلب تكرار بيانات الفاتورة الرئيسية في كل صف، أما في المشتريات فتكتب بيانات الفاتورة الرئيسية في الصف الأول فقط. وفي المبيعات يصبح حقل وسيلة الدفع إلزاميا للمنشآت المفعلة عليها الفاتورة الإلكترونية داخل المملكة. وفي المشتريات، الملفات التي تحتوي 100 صف أو أقل تعالج فورا وتظهر أخطاؤها على الشاشة مباشرة، وما زاد على ذلك يعالج في الخلفية ويصل تقريره بالبريد.
الصلاحيات والأثر المحاسبي
تتبع الفواتير المستوردة صلاحية المستخدم نفسها المتبعة في الإنشاء اليدوي. من يملك صلاحية الاعتماد تنشأ فواتيره “معتمدة” مع قيد محاسبي فوري، ومن لا يملكها تنشأ فواتيره “بانتظار الموافقة”. ننبه إلى ذلك خصوصا عند استيراد كميات كبيرة لأول مرة.
لمن هذه الخاصية
للمنشآت المنتقلة من نظام محاسبي آخر وترغب في نقل فواتيرها المحفوظة في إكسل إلى قيود، وللمحاسبين ومكاتب المحاسبة الذين يسجلون دفعات من الفواتير، وللمنشآت التي تتعامل مع أحجام كبيرة من الفواتير.
التوفر
الخاصية متاحة لجميع العملاء تلقائيا، دون أي إعداد أو ترقية.