تعديل بيانات الحسابات في شجرة الحسابات
إذا احتجت في أي وقت تغيير رقم حساب أو اسمه أو نوعه أو وصفه في شجرة الحسابات، فقيود توفر لك ميزة اسمها التعديل السريع تتيح لك تعديل هذه البيانات مباشرة من شجرة الحسابات دون الحاجة للدخول على كل حساب بشكل منفصل، مما يوفر عليك الوقت والجهد.
كيف تستخدم التعديل السريع؟
الخطوة الأولى: من القائمة الجانبية، اضغط على المحاسبة ثم اختر شجرة الحسابات.
الخطوة الثانية: بعد ما تفتح شجرة الحسابات، ستجد في الجزء العلوي من الشاشة مجموعة من الأزرار. اضغط على زر تعديل سريع.
الخطوة الثالثة: بعد الضغط على تعديل سريع، ستلاحظ أن الحسابات أصبحت قابلة للضغط عليها مباشرة. الآن اضغط على الحساب الذي تريد تعديله، وتحديدًا على الحقل الذي تريد تغييره:
- اضغط على اسم الحساب إذا أردت تعديل الرمز أو الاسم
- اضغط على النوع إذا أردت تغيير نوع الحساب
- اضغط على الوصف إذا أردت تعديل الوصف التوضيحي
الخطوة الرابعة: قم بإجراء التعديل المطلوب في الحقل الذي فتح أمامك.
الخطوة الخامسة: بعد الانتهاء من التعديل، اضغط على علامة التي ستظهر بجوار الحقل لحفظ التغييرات. إذا أردت إلغاء التعديل قبل الحفظ، اضغط على علامة .
ما الذي يمكن تعديله بالتفصيل؟
تعديل الرمز والاسم: عند الضغط على اسم الحساب في وضع التعديل السريع، سيفتح لك حقلان: الأول للرمز (وهو الرقم أو الكود المخصص للحساب)، والثاني لاسم الحساب. يمكنك تعديل أي منهما أو كليهما معًا.
تنبيه مهم عند تعديل الرمز: يجب أن يكون الرمز الجديد الذي تختاره غير مستخدم من قبل في شجرة الحسابات. فإذا حاولت إدخال رمز موجود مسبقًا على حساب آخر، سيظهر لك رسالة خطأ تقول:
"الرمز code is already taken by id"
وهذا يعني أن هذا الرمز محجوز لحساب آخر، وعليك اختيار رمز مختلف.
تعديل النوع: عند الضغط على حقل النوع، ستظهر لك قائمة منسدلة بالأنواع المتاحة. هنا يوجد فرق مهم بين نوعين من الحسابات:
- الحسابات الرئيسية الخمسة (الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الإيرادات، المصروفات): هذه الحسابات لا يمكن تغيير نوعها إطلاقًا، فمثلاً لا يمكنك تحويل حساب من نوع “الأصول” إلى نوع “الالتزامات”. لذلك عندما تضغط على نوع أي حساب من هذه الحسابات الرئيسية، لن تجد خيارات أخرى في القائمة المنسدلة.
- الحسابات الفرعية: يمكن تعديل نوعها ولكن ضمن نفس الفئة فقط. على سبيل المثال، يمكنك تغيير حساب فرعي من نوع “حساب البنك” إلى نوع “النقدية وما في حكمها”، لأن كلاهما ينتمي لنفس الفئة.
تعديل الوصف: عند الضغط على حقل الوصف، يمكنك كتابة أو تعديل النص التوضيحي الذي يشرح طبيعة الحساب واستخدامه. هذا الحقل اختياري ويساعدك على توضيح الغرض من الحساب للمستخدمين الآخرين.
هل يمكن التعديل على حساب عليه عمليات سابقة؟
نعم، يمكنك تعديل بيانات أي حساب حتى لو كانت عليه فواتير أو قيود محاسبية مسجّلة مسبقًا. ولا داعي للقلق، فالنظام مصمم بحيث:
- العمليات السابقة لن تتأثر وستبقى مرتبطة بنفس الحساب كما هي
- الاسم والرمز الجديدان سيظهران تلقائيًا في جميع التقارير المالية، سواء الحالية أو التاريخية، دون أي تأثير على الأرقام أو البيانات المحاسبية
هل يمكن التراجع عن التعديل؟
لا يوجد في النظام زر “تراجع” تلقائي بعد حفظ التعديل. لذلك إذا أردت الرجوع إلى البيانات القديمة، ستحتاج إلى تكرار نفس خطوات التعديل السريع وإدخال القيم الأصلية يدويًا من جديد. لهذا السبب، يُنصح بالتأكد من صحة البيانات الجديدة قبل الضغط على علامة .
من يستطيع استخدام التعديل السريع؟ (إدارة الصلاحيات)
ليس بالضرورة أن كل المستخدمين في حسابك على قيود يستطيعون تعديل شجرة الحسابات. يمكن للمسؤول التحكم في هذه الصلاحية لكل منصب وظيفي على حدة، وذلك من خلال الخطوات التالية:
- اذهب إلى الإعدادات من القائمة الجانبية
- اختر المستخدمين
- اضغط على إدارة المناصب من أعلى الشاشة
- ابحث عن المنصب الذي تريد تعديل صلاحياته واضغط تعديل بجانبه
- ابحث عن بند شجرة الحسابات في قائمة الصلاحيات:
- إذا فعّلت خيار “إنشاء” بجوار هذا البند، سيظهر زر التعديل السريع لهذا المستخدم ويستطيع إجراء التعديلات
- إذا أبقيت الخيار غير مفعّل، سيختفي زر التعديل السريع تمامًا من شاشته ولن يتمكن من تعديل أي حساب
