كيفية إنشاء وإدارة الموازنات ومقارنة المقدر بالفعلي

كيفية استخدام ميزة إدارة الموازنات في قيود

ميزة إدارة الموازنات في قيود هي أداة رقابية تساعدك على مقارنة القيم المقدّرة (الموازنة) مع القيم الفعلية، بهدف تحسين التخطيط المالي ومتابعة الأداء، دون منع إنشاء المعاملات أو إصدار تنبيهات عند تجاوز الموازنة.

أولًا: ما الذي تفعله الموازنة في قيود؟

قبل البدء، من المهم توضيح مفهوم الموازنة داخل النظام:

• الموازنة لا تمنع تسجيل المصروفات أو الإيرادات حتى لو تجاوزت المبلغ المقدر.

• لا يتم إنشاء أي تنبيه تلقائي عند تجاوز الموازنة.

• الموازنة تُستخدم فقط للمقارنة والتحليل من خلال التقارير.

• لا يترتب عليها أي أثر محاسبي مباشر أو قيود محاسبية.

ثانيًا: إنشاء موازنة جديدة

لإنشاء موازنة مالية:

1. انتقل إلى المحاسبة

2. اختر الموازنات

3. اضغط على إنشاء موازنة جديدة

سيظهر لك خياران:

• موازنة الأصناف (غير متاحة حاليًا)

• موازنة الحسابات ← اختر هذا الخيار

ثالثًا: بيانات موازنة الحسابات

عند إنشاء الموازنة، يتم إدخال البيانات التالية:

• المرجع
  يتم إنشاؤه تلقائيًا بصيغة Budget# ويمكن تعديله يدويًا.

• الوصف
  حقل اختياري لتوضيح الغرض من الموازنة.

• الاسم بالعربية
  حقل إلزامي.

• الاسم بالإنجليزية
  حقل إلزامي.

• السنة المالية
  يتم اختيار السنة المالية الحالية فقط، ولا يمكن اختيار سنة سابقة.

• الحسابات
  يمكنك اختيار أي حساب من شجرة الحسابات، بجميع تصنيفاتها:

  • الأصول

  • الالتزامات

  • حقوق الملكية

  • الإيرادات

  • المصاريف

ملاحظة: لا يمكن إضافة أو حذف حسابات من الموازنة بعد إنشائها.

بعد إدخال البيانات، اضغط حفظ.

رابعًا: إدخال قيم الموازنة

بعد حفظ الموازنة، تنتقل إلى صفحة تفاصيلها لإدخال القيم.

طريقة إدخال القيم

• يتم إدخال القيم يدويًا لكل فترة.

• لا يمكن إدخال مبلغ سنوي واحد وتوزيعه تلقائيًا.

• يتم تجميع القيم تلقائيًا في عمود باسم مبلغ الموازنة.

عرض الفترات

من أعلى صفحة الموازنة، يمكنك اختيار:

• عرض شهري

• عرض ربع سنوي

ويتم تحديث الأعمدة بناءً على الاختيار.

خامسًا: استيراد قيم الموازنة عبر Excel

لتسهيل الإدخال، يمكنك استخدام الاستيراد:

1. من صفحة الموازنة، اضغط على تصدير

2. اختر تصدير Excel

3. عبّئ القيم في الملف

4. احفظ الملف

5. اضغط على استيراد قيم الموازنة

6. اختر الملف

سيتم تحديث القيم مباشرة داخل الموازنة.

سادسًا: تعديل الموازنة بعد إنشائها

يمكن التعديل على الموازنة في أي وقت، مع وجود نوعين من التعديل:

1. تعديل بيانات الموازنة الأساسية
   مثل:

• المرجع

• الوصف

• الاسم بالعربية

• الاسم بالإنجليزية

1. تعديل قيم الموازنة
   لتغيير الأرقام الشهرية أو الربع سنوية.

ملاحظة مهمة:

• لا يمكن إضافة حساب جديد للموازنة بعد إنشائها.

• لا يمكن حذف حساب مستخدم داخل الموازنة.

سابعًا: أين أرى مقارنة الموازنة مع الفعلي؟

لمراجعة الفرق بين الموازنة والقيم الفعلية:

1. انتقل إلى التقارير

2. اختر تقرير مقارنة المقدر بالفعلي لقائمة الدخل

3. من خيار الموازنات، اختر الموازنة المطلوبة

سيعرض التقرير:

• القيم الفعلية

• القيم المقدرة (الموازنة)

• الفرق لكل بند من بنود قائمة الدخل

ملاحظة مهمة جدًا

إذا كانت الموازنة مضافة فقط على حساب معين (مثل مصروف الكهرباء):

• يعتبر المقدر لبقية الحسابات = صفر

• ويظهر الفرق بناءً على ذلك

ثامنًا: الصلاحيات المتعلقة بالموازنات

ميزة الموازنات لها صلاحيات مستقلة لكل منصب.

للتحكم بالصلاحيات:

1. اذهب إلى الإعدادات

2. اختر المستخدمين

3. انتقل إلى إدارة المناصب

4. اضغط تعديل بجانب المنصب المطلوب

5. عند بند ميزانيات إدارة المحاسبة يمكنك التحكم في:

   • القراءة

   • الإنشاء

   • التعديل

   • الحذف

تاسعًا: هل يمكن ربط الموازنة بمشروع أو فرع؟

حاليًا:

• الموازنة تكون على مستوى الحساب العام فقط

• لا يمكن تخصيصها حسب مشروع أو فرع

كحل بديل:

• يمكنك إنشاء حسابات منفصلة مثل:

  • مصروف كهرباء ، فرع A

  • مصروف كهرباء ، مشروع X
    ثم إدراج هذه الحسابات ضمن الموازنة.

عاشرًا: موازنة الأصناف

خيار موازنة الأصناف غير متاح حاليًا في النظام، وسيتم إطلاقه لاحقًا ضمن التحديثات القادمة.

ملاحظات مهمة

• الميزة متاحة فقط في الباقة المتقدمة (Advanced).

• لا يمكن حذف حساب مستخدم في موازنة من شجرته الحسابات او تفريعه ( أي اضافة حساب جديد ضمنه ) ، ولكن يمكن أرشفته فقط.

• الموازنة لا تؤثر على:

  • إنشاء الفواتير

  • القيود المحاسبية

  • الصرف أو الاعتماد

صيغ شائعة للاستفسار

• كيف أسوي موازنة في قيود؟

• الموازنة تمنع الصرف؟

• وين أشوف الفرق بين الموازنة والفعلي؟

• هل الموازنة تسوي قيود محاسبية؟

• أقدر أربط الموازنة بمشروع؟

• كيف أعدل أرقام الموازنة؟

• ليه التقرير يطلع المقدر صفر لبعض الحسابات؟