أولاً: ما هو مركز التكلفة ولماذا نستخدمه؟
مركز التكلفة ببساطة هو أداة تساعدك على تصنيف العمليات المحاسبية وربطها بجهة معينة داخل شركتك، سواء كانت مشروعاً تعمل عليه، أو موقعاً ( فرعاً ) محدداً، أو تصنيفاً خاصاً تعرّفه أنت بنفسك يُسمى “الحقل الإضافي”.
الفائدة من ذلك أنك لن تكتفي بمعرفة أن الشركة أنفقت مبلغاً معيناً، بل ستعرف تحديداً على أي مشروع أو موقع ذهب هذا المبلغ، مما يمنحك رؤية أوضح وتحكماً أدق في مصاريفك وإيراداتك.
ثانياً: الفرق بين المشروع والموقع والحقل الإضافي
هذه الثلاثة هي أنواع مراكز التكلفة المتاحة لك، وكل واحد منها مستقل عن الآخر، ويمكنك استخدامها معاً في نفس القيد.
المشروع هو أي مشروع تكون قد أنشأته مسبقاً في قائمة المهام والمشاريع داخل النظام، وعند ربط القيد به سيتم تحديث كافة بيانات المشروع تلقائياً مثل مجموع المصاريف ومجموع الدخل وقائمة الدخل والميزانية العمومية الخاصة به.
الموقع هو أي موقع جغرافي أو فرع محدد داخل شركتك تريد أن تنسب إليه هذا القيد.
الحقل الإضافي هو تصنيف مخصص تقوم بتعريفه أنت مسبقاً من خلال إعدادات الحقول الإضافية للقيود اليدوية، ويمنحك مرونة أكبر في التصنيف حسب احتياجات شركتك.
والنقطة المهمة هنا أن المشروع والحقل الإضافي مستقلان تماماً عن بعضهما، أي يمكنك ربط القيد الواحد بمشروع معين وفي نفس الوقت ربطه بحقل إضافي مختلف، وهذا لا يُشكّل أي تعارض.
ثالثاً: كيف أضيف مركز تكلفة للقيد اليدوي خطوة بخطوة؟
الخطوة الأولى ، الوصول إلى شاشة إنشاء القيد: انتقل من القائمة الرئيسية إلى قسم المحاسبة، ثم اختر قيود محاسبية يدوية، ثم اضغط على إنشاء قيد يدوي. ستجد نفسك أمام شاشة القيد الجديد التي تحتوي على عدة أسطر، كل سطر يمثل طرفاً من أطراف القيد.
الخطوة الثانية ، تحديد الأيقونة المطلوبة: عند النظر بجانب كل سطر من أسطر القيد، ستلاحظ أيقونة تشبه الرسم البياني. هذه الأيقونة هي بوابتك لربط ذلك السطر بمركز تكلفة. كل سطر له أيقونته الخاصة المستقلة، مما يعني أنك تستطيع ربط كل سطر بمركز تكلفة مختلف إذا أردت.
الخطوة الثالثة ، اختيار مركز التكلفة: بعد الضغط على الأيقونة، ستظهر لك خيارات لتحديد الحقل الإضافي أو المشروع أو الموقع المرتبط بالحساب الموجود في ذلك السطر. قم باختيار ما يناسبك.
الخطوة الرابعة ، التأكد من نجاح العملية : بمجرد اختيارك لمركز التكلفة، ستلاحظ أن لون الأيقونة تحول إلى الأزرق. هذا التغيير في اللون هو مؤشر مرئي واضح يخبرك أن هذا السطر تم ربطه بنجاح بمركز تكلفة.
رابعاً: طريقتا الربط وما الفرق بينهما؟
هناك طريقتان لربط القيد بمراكز التكلفة، ومعرفة الفرق بينهما مهمة جداً حتى تختار الأنسب لحالتك.
الطريقة الأولى ، الربط على مستوى السطر: وهي التي شرحناها في الخطوات السابقة عبر أيقونة الرسم البياني المقابلة لكل سطر. عند استخدام هذه الطريقة، فإن مركز التكلفة الذي تختاره يؤثر على هذا السطر وحده فقط، ولا يمتد أثره إلى بقية أسطر القيد. فمثلاً، إذا كان قيدك يحتوي على أربعة أسطر وقمت بربط السطر الثاني بمشروع معين، فسيبقى السطر الأول والثالث والرابع بدون ربط بأي مشروع ما لم تقم بربطهم بشكل منفصل.
الطريقة الثانية ، الربط على مستوى القيد كاملاً: وتتم من خلال تبويبة الحقول الإضافية داخل القيد. عند استخدام هذه الطريقة، سيتم تطبيق مركز التكلفة الذي تختاره على جميع أسطر القيد التي لم يتم تحديد مركز تكلفة لها بشكل فردي. بمعنى آخر، إذا كان لديك سطر محدد مسبقاً بمشروع معين عبر الأيقونة، فهذا السطر لن يتأثر بالاختيار على مستوى القيد وسيبقى مرتبطاً بما حددته أنت له. أما السطور التي لم تحدد لها شيئاً، فستأخذ مركز التكلفة الذي اخترته على مستوى القيد.
خامساً: كيف أعدّل مركز التكلفة بعد حفظ القيد؟
يمكنك الغاء او تعديل مركز التكلفة المحمل على القيد المحاسبي اليدوي في أي وقت بعد حفظه كالتالي :
للتعديل على مستوى السطر: اذهب إلى قائمة القيود اليدوية، وبجانب القيد الذي تريد تعديله اضغط على خيار ” عرض ” . بعد دخولك للقيد، ستجد الأيقونة الدائرية مقابل كل سطر. اضغط عليها وقم بإجراء التعديل الذي تريده. هنا تجدر الإشارة إلى نقطة مهمة:
بالنسبة للمشروع المضاف على مستوى السطر، يمكنك تعديله وتغييره لمشروع آخر، لكن لا يمكنك حذفه كلياً من السطر. إذا أردت إزالة الارتباط بالمشروع نهائياً من سطر معين فهذا غير متاح على مستوى السطر.
أما الحقل الإضافي على مستوى السطر فهو أكثر مرونة، إذ يمكنك تعديله أو حذفه بحسب ما تحتاج.
للتعديل على مستوى القيد كاملاً: من داخل عرض القيد، اضغط على المعلومات الإضافية. من هناك يمكنك تعديل المشروع المرتبط بالقيد كله، كما يمكنك حذفه نهائياً من خلال الضغط على علامة التي تظهر بجانب اسم المشروع. وكذلك يمكنك تعديل الحقل الإضافي على مستوى القيد ثم حفظ التغييرات.
سادساً: أين تجد القيود المرتبطة بمشروع معين؟
هذه نقطة كثيراً ما يقع فيها الالتباس، لذا تنبه جيداً.
عندما تفتح قائمة قيود المحاسبة اليدوية، لن تجد عموداً منفصلاً يُظهر المشروع المرتبط بكل قيد. أي أن القائمة لا تعرض هذه المعلومات بشكل مباشر.
للوصول إلى القيود المرتبطة بمشروع معين، عليك اتباع المسار التالي: اذهب إلى قائمة المهام والمشاريع، ابحث عن المشروع الذي تريده، ثم اضغط على عرض بجانبه. بعد دخولك لصفحة المشروع، ستجد عدة تبويبات، اضغط على تبويبة المستندات التجارية، وهناك ستجد جميع القيود اليدوية المرتبطة بهذا المشروع.
سابعاً: القيود التلقائية ، كيف ترتبط بمراكز التكلفة؟
القيود التلقائية هي تلك التي ينشئها النظام بشكل تلقائي نتيجة لعمليات أخرى، مثل قيود الفواتير التي تنشأ عند تسجيل فاتورة مبيعات أو شراء.
هذه القيود لا تُربط بمركز التكلفة مباشرةً من خلال القيد نفسه. بدلاً من ذلك، الربط يتم على مستوى المستند الأصلي. بمعنى أنك إذا أردت ربط قيد فاتورة المبيعات بمشروع معين، فعليك ربط فاتورة المبيعات نفسها بذلك المشروع، وسيتبعها القيد تلقائياً.
ثامناً: كيف تستخدم التقارير مع مراكز التكلفة؟
بعد ربط القيود بمراكز التكلفة، يمكنك الاستفادة منها في عدة تقارير مهمة:
قائمة الدخل: تستطيع تحليل المصروفات والإيرادات باستخدام التحليل المتقدم، وتصفيتها حسب الحقل الإضافي أو المشروع أو الموقع الذي تريد رؤيته. هذا يعطيك صورة واضحة عن ربحية كل مشروع أو موقع على حدة.
الميزانية العمومية: تستطيع تحليل الأصول والالتزامات وحقوق الملكية بناءً على الحقل الإضافي أو المشروع أو الموقع المحدد.
كشف الحساب: تستطيع تحليل تفاصيل الحسابات وتصفيتها بناءً على ارتباطها بالحقل الإضافي أو المشروع أو الموقع.
ميزان المراجعة: تستطيع تحليل الحسابات حسب مركز التكلفة، لكن انتبه لنقطة مهمة جداً: عند التصفية حسب مشروع معين، قد لا تتطابق أرصدة المدين والدائن. هذا أمر طبيعي وليس خطأً في النظام، والسبب هو أن بعض عمليات القيد تخص المشروع وبعضها لا يخصه، فعند التصفية ستظهر فقط الجانب المرتبط بالمشروع دون الجانب الآخر.
قائمة التدفقات النقدية: تستطيع تحليل التدفقات النقدية باستخدام مراكز التكلفة، مع نفس التنبيه السابق وهو أن الرصيد النهائي قد لا يتطابق عند التصفية حسب مشروع أو حقل إضافي معين، وهذا أمر طبيعي أيضاً.
ملاحظات هامة:
-
إذا تم اختيار الحقل الإضافي او المشروع او الموقع على مستوى السطر، فإنه لا يؤثر على باقي الأسطر في القيد، بل فقط على السطر الذي تم تحديده.
-
إذا تم اختيار الحقل الإضافي او المشروع او الموقع على مستوى القيد، سيؤثر هذا الاختيار على جميع أسطر القيد التي لم يتم تحديد حقل إضافي لها.
-
إذا عدلت مركز التكلفة في القيد اليدوي أو غيرت المشروع المرتبط، يتم التعديل على نفس القيد نفسه ولا ينشأ قيد جديد.
كلمات مفتاحية للاستفسار :
-
كيف أضيف مركز تكلفة في القيد اليدوي؟
-
أقدر أربط مشروع بالقيد اليدوي؟
-
وين ألاقي أيقونة مراكز التكلفة بالقيد؟
-
إذا عدلت القيد، يتغير المشروع المرتبط؟
-
لو اخترت مشروع بسطر واحد في القيد ، وش يصير بالباقي؟
-
القيد ما أثر على كشف الحساب، ليه؟
-
وين ألقى قائمة المشاريع المرتبطة بالقيود اليدوية؟
-
إزاي أربط القيد اليدوي بمشروع؟
-
لو عندي كذا بند، ينفع أختار مركز تكلفة لكل بند؟
-
الأيقونة الزرقة دي معناها إيه؟
-
قمت بتحميل قيد محاسبي يدوي على مركز تكلفة , كيف الغي تحميله على مركز التكلفة
-
لو اخترت مشروع على مستوى القيد، هيأثر على كل البنود؟
-
إيه الفرق بين ربط المشروع في البند وربطه على القيد كله؟
-
المشروع مش باين في قائمة الدخل، في حاجة غلط؟
-
كيف ربط قيود اليومية بمركز التكلفة ؟
-
لا يوجد ربط قيود اليومية بمركز التكلفة
