كيفية تسجيل الأرصدة الافتتاحية (ارصدة اول المدة) في برنامج قيود : الحسابات ، العملاء، الموردين، المنتجات والأصول الثابتة مع خطوات الاستيراد عبر Excel والإجراءات الدقيقة لكل نوع رصيد

أولاً: متى تحتاج لإدخال الأرصدة الافتتاحية؟

تُدخل الأرصدة الافتتاحية في الحالات التالية:

1. عند إنشاء شركة جديدة في النظام.

2. عند الانتقال من نظام محاسبي قديم إلى قيود.

3. عند تحويل منشأة كانت تعمل بدفاتر يدوية أو نظام آخر.

️ مهم:

• يتم إدخال الأرصدة في أول يوم من الفترة التي ستبدأ العمل عليها في النظام الجديد.

• عند بداية سنة مالية جديدة داخل قيود، لا تحتاج إدخال أرصدة افتتاحية لأن النظام يُرحّل الأرصدة تلقائيًا.

• النظام يسمح بإدخال الأرصدة في أي وقت (ما عدا إذا كانت السنة المالية مغلقة).

أنواع الأرصدة الافتتاحية

من صفحة:

المحاسبة > القيود اليدوية > أرصدة افتتاحية

ستجد الأنواع التالية:

• الحسابات

• المنتجات والتكاليف

• العملاء

• الموردين

• الأصول الثابتة

إضافة الرصيد الافتتاحي في القيود المحاسبية يتطلب بعض الخطوات الدقيقة، والتي يتم تنظيمها وفقًا لنوع البيانات التي تحتاج إلى إضافتها. إليك الخطوات بطريقة مُبسطة :

1. الخطوة الأولى: الوصول إلى صفحة القيود اليدوية

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.

2. تحديد أنواع قيود الأرصدة الافتتاحية

يتم تحديد نوع القيد الافتتاحي بناءً على الحساب الذي ستقوم بإضافته:

• الحسابات: لحساب الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية.
• حساب المنتجات والتكاليف: لإضافة المخزون المتبقي من السنة السابقة.
• حساب الموردين: حساب الدائنين.
• حساب العملاء: حساب المدينين.
• حساب الأصول الثابتة: يشمل بيانات تكلفة الأصل، الاستهلاك، وتاريخ آخر إهلاك.

اولاً : إضافة الرصيد الافتتاحي للحسابات :

تستخدم لإدخال:

• الأصول

• الخصوم

• حقوق الملكية

• المصاريف والإيرادات

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
• اختر نوع القيد ” الحسابات ” 

ومن ثم قم بتعبئة البيانات : 

• التاريخ: اختر تاريخ الرصيد الافتتاحي.
• الوصف: اكتب وصفًا للقيد.
• حساب الرصيد الافتتاحي : وهو حساب حقوق الملكية الذي يتم تحميل الارصده عليه وستظهر لك قائمة بحسابات حقوق الملكية
• اسم الحساب: اختر الحساب المطلوب ادخال الرصيد الافتتاحي له
• الرصيد الافتتاحي : أدخل المبلغ.
• ومن ثم الحفظ : يقوم النظام بتحميل الرصيد الافتتاحي  على حساب الرصيد الافتتاحي الذي اخترته , ويمكنك اختيار الحساب الافتراضي بالشجرة الحسابات ” 3201 – أرصدة افتتاحية ” 

  (أو أي حساب ضمن حقوق الملكية تختاره).

   

هل يمكن التعديل على الرصيد الافتتاحي للحسابات ؟

نعم يمكن تعديل الارصدة الافتتاحي المضافة للحسابات.

لإستيراد الأرصدة الافتتاحية للحسابات من خلال الاكسل :

1. من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
2. اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
3. اختر نوع القيد ” الحسابات ” 
4. اضغط على ” استيراد الأرصدة الافتتاحية للحسابات ”  الموجودة بالخيارات العلوية.
5. ملء خانة التاريخ و الوصف، ثم اختر حساب الرصيد الافتتاحي.
6. اضغط على ” تحميل بصيغة xlsx من هنا ” لتحميل القالب. 
7. قم بتعبئة البيانات ( رمز الحساب , الرصيد الافتتاحي ) 

8. اضغط على ” اختيار ملف ” وحدد الملف ومن ثم اضغط على ” رفع ملف جديد ” لاستيراد الارصدة.

    

ثانيا : إضافة الأرصدة الافتتاحية للمنتجات

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
• اختر نوع القيد ” المنتجات والتكاليف” 

ومن ثم قم بتعبئة البيانات : 

• التاريخ: اختر التاريخ.
• الوصف: اكتب وصفًا للقيد.
• حساب الرصيد الافتتاحي : وهو حساب حقوق الملكية الذي يتم تحميل الارصده عليه وستظهر لك قائمة بحسابات حقوق الملكية ويمكنك اختيار حساب ” الارصدة الافتتاحية ” 
• المنتج: اختر المنتج.
• الموقع: حدد موقع المنتج.
• القيمة المتوسطة: أدخل قيمة المنتجات.
• الكمية: حدد الكمية.

لإستيراد الأرصدة الافتتاحية للمنتجات:

1. من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
2. اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
3. اختر نوع القيد ” المنتجات والتكاليف” 
4. اضغط على  ” استيراد الأرصدة الافتتاحية للمنتجات ” من الخيارات العلوية. 
5. اضف التاريخ والوصف وحساب الرصيد الافتتاحي 
6. اضغط على ” تحميل بصيغة xlsx من هنا” 
7. ملء البيانات في ملف Excel حيث سيظهر لك صفحة لكل موقع يمكن التنقل بينتهم من الاسفل وكل صفحة يجب تعبئة البيانات التالية ( الرقم التسلسلي للمنتج , متوسط التكلفة لكل وحدة , الكمية ). 

8. اضغط على ” اختيار ملف ” وحدد الملف ومن ثم اضغط على ” رفع ملف جديد ” لاستيراد الارصدة.

    

ملاحظات هامة :

عند إدخال رصيد افتتاحي للمخزون:

• يتم إدخال:

  • الكمية

  • القيمة المتوسطة لكل وحدة

• يؤثر مباشرة على:

  • متوسط التكلفة

  • تكلفة البضاعة لاحقًا

ويتم إنشاء قيد محاسبي تلقائي يظهر في القيود اليدوية:
يزيد المخزون ويزيد حساب الأرصدة الافتتاحية.

لا يمكن تعديل القيد الافتتاحي للمنتجات بعد الإضافة.

السبب:
مرتبط بالكميات ومتوسط التكلفة.

الحل:
يجب حذفه وإعادة إدخاله بالقيم الصحيحة.

ثالثاً : إضافة الأرصدة الافتتاحية للعملاء

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
• اختر نوع القيد ” العملاء” 

ومن ثم قم بتعبئة البيانات : 

• التاريخ: اختر تاريخ الرصيد.
• الوصف: اكتب وصفًا للقيد.
• حساب الرصيد الافتتاحي : وستظهر لك قائمة بحسابات حقوق الملكية. 
• اسم العميل: اختر العميل المضاف مسبقاً في قائمة العملاء ويمكنك البحث عنه بكتابة اسمه. 
• المبلغ: أدخل المبلغ المستحق.

لإستيراد الأرصدة الافتتاحية للعملاء:

1. من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
2. اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
3. اختر نوع القيد ” العملاء” 
4. اضغط على استيراد الأرصدة الافتتاحية للعملاء.
5. اضف التاريخ والوصف وحساب الرصيد الافتتاحي. 
6. اضغط على ” تحميل بصيغة xlsx من هنا” لتحميل ملف Excel حيث سيظهر لك بالقالب اسماء كل العملاء المضافين وفقط قم باضافة الرصيد الافتتاحي للعملاء المراد اثبات الارصدة الافتتاحية لهم واترك العملاء الاخرين كما هم.
7. اضغط على رفع الملف الجديد.

ملاحظة:

• بحال كان الرصيد الافتتاحي للعميل سالب او على غير طبيعته ( أي دائن ) يمكنك ادخال الرصيد الافتتاحي بالسالب وذلك بوضع اشارة ( – ) بجانب الرقم مثل : (-5000) 

• عند إدخال رصيد افتتاحي:

  • لا يتم إنشاء فواتير

  • لا يتم إنشاء سندات

  • يظهر الرصيد في كشف الحساب كـ “رصيد افتتاحي”

  ️ مهم جدًا:

  لا يمكن تخصيص دفعات لاحقًا مقابل هذا الرصيد.

  إذا أردت إمكانية التخصيص لاحقًا:
  يجب إدخالها يدويًا كفواتير وسندات وليس كرصد افتتاحي.

  يمكن تعديل أرصدة العملاء والموردين لاحقًا.

رابعاً : إضافة الأرصدة الافتتاحية للموردين

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
• اختر نوع القيد ” الموردين” 

ومن ثم قم بتعبئة البيانات : 

• التاريخ: اختر التاريخ.
• الوصف: أدخل الوصف.
• حساب الرصيد الافتتاحي. 
• اسم المورد: اختر المورد حيث ستظهر لك قائمة بالعملاء المضافين مسبقاً. 
• المبلغ: أدخل المبلغ المستحق.

لإستيراد الأرصدة الافتتاحية للموردين:

1. من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
2. اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
3. اختر نوع القيد ” الموردين” 
4. اضغط على استيراد الأرصدة الافتتاحية للموردين.
5. اضف التاريخ والوصف وحساب الرصيد الافتتاحي. 
6. اضغط على ” تحميل بصيغة xlsx من هنا” لتحميل ملف Excel حيث سيظهر لك بالقالب اسماء كل الموردين المضافين وفقط قم باضافة الرصيد الافتتاحي للموردين المراد اثبات الارصدة الافتتاحية لهم واترك الموردين الاخرين كما هم.
7. اضغط على رفع الملف الجديد.

خامساً : إضافة الأرصدة الافتتاحية للأصول الثابتة

• من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
• اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
• اختر نوع القيد ” الاصول الثابتة” 

ومن ثم قم بتعبئة البيانات : 

البيانات الأساسية:

• التاريخ: اختر آخر يوم بالسنة المالية أو تاريخ آخر إهلاك.
• الوصف: أدخل الوصف.
• حساب الرصيد الافتتاحي: اختر الحساب المناسب من القائمة المنسدلة والتي يظهر فيها حسابات حقوق الملكية. 
• تاريخ آخر إهلاك: اختر آخر عملية إهلاك حتى يتم احتساب الاهلاك بعد هذا التاريخ. 

بيانات الأصل:

• اسم الأصل: اختر من القائمة.
• الكمية: حدد الكميات إن كانت متعددة.
• الرقم المرجعي للأصل المسجل : سيظهر بشكل تلقائي فور اختيار الاصل.
• تاريخ الشراء.
• تكلفة الأصل: أدخل تكلفة الأصل.
• قيمة الخردة: إذا كان الأصل قابلًا للإهلاك.
• مجمع الاستهلاك: أدخل مجمع الاستهلاك.
• القيمة الدفترية: سيتم حسابها تلقائيًا.

لإستيراد الأرصدة الافتتاحية للأصول الثابتة:

1. من القائمة المنسدلة، اختر المحاسبة.
2. اختر القيود اليدوية، ثم اضغط على أرصدة افتتاحية في أعلى الصفحة.
3. اختر نوع القيد ” الاصول الثابتة” 
4. اضغط على استيراد الأرصدة الافتتاحية للأصول.
5. ادخل التاريخ والوصف وحساب الرصيد الافتتاحي وتاريخ اخر اهلاك
6. اضغط على ” تحميل بصيغة xlsx من هنا” لتحميل ملف Excel وقم بتعبئة البيانات التالية لكل اصل ” اسم الاصل , تاريخ الشراء بصيغة ( يوم/شهر/سنة) , تكلفة الاصل , قيمة الخردة بحال كان الاصل قابل للاهلاك , محمع الاستهلاك بحال كان قابل للاهلاك “
7. ارفع ملف Excel بعد تعبئته.

ملاحظات هامة : 

• يجب إنشاء الأصل أولًا من صفحة الأصول الثابتة، ثم إدخال رصيده الافتتاحي , لا يمكن إدخال الأصل مباشرة من صفحة الأرصدة.

   

• لا يمكن تعديل الرصيد الافتتاحي للأصول بعد الإضافة.

  السبب:
  مرتبط بالإهلاك والقيمة الدفترية.

  الحل:
  حذف الرصيد وإعادة إدخاله.

هل يمكن إدخال الأرصدة إذا كانت السنة المالية مغلقة؟

لا يمكن إدخال الأرصدة الافتتاحية في سنة مالية مغلقة.

الاستيراد عبر Excel

• النظام يوفر قالب جاهز رسمي للاستيراد.

• لا يمكن استخدام ملف خارجي بتنسيق مختلف.

• لا يوجد حد أقصى لعدد الصفوف.

• يتم إنشاء قيود محاسبية تلقائيًا بعد الرفع.

سيتم مضاعفة الرصيد.

النظام لا يمنع التكرار.

لذلك يجب التأكد من الإدخال مرة واحدة فقط.

الاستيراد عبر Excel

• النظام يوفر قالب جاهز رسمي للاستيراد.

• لا يمكن استخدام ملف خارجي بتنسيق مختلف.

• لا يوجد حد أقصى لعدد الصفوف.

• يتم إنشاء قيود محاسبية تلقائيًا بعد الرفع.

مراجعة الأرصدة الافتتاحية بعد الإدخال

للاطلاع عليها:

المحاسبة > قيود محاسبية يدوية وستظهر لك الارصدة الافتتاحية ضمن القيود وبخانة الوصف ” أرصدة افتتاحية ” 

يمكنك بسهولة البحث وتصفية الارصدة الافتتاحية من خلال خيارات التصفية حيث في خانة الوصف اكتب:

“افتتاحي”

وستظهر جميع قيود الأرصدة الافتتاحية.

الخيارات المتاحة:

• عرض

• طباعة

• تحميل PDF

• حذف (إذا كان مسموحًا)

• نسخ

اليك الدورة التدريبية : 

طريقة إضافة الأرصدة الافتتاحية والقيود في النظام المحاسبي المتكامل قيود

ملاحظات إضافية:

• في كل خطوة تأكد من أن المعلومات المدخلة دقيقة.
• في حال كانت البيانات كثيرة، يمكنك استيرادها عن طريق رفع ملفات Excel.