دليل المعرفة

طريقة إضافة وإدارة أوامر الشراء في النظام: الأثر المحاسبي، إمكانية التعديل، التصدير، وخيارات التصفية المتاحة

إضافة وإدارة أوامر الشراء في قيود

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء هو مستند رسمي تُصدره لمورّدك لإخباره بالمنتجات أو الخدمات التي تنوي شراءها وبالكميات والأسعار المتفق عليها. يُعدّ أمر الشراء خطوة تسبق فاتورة المشتريات، ولا يُنشئ أي أثر محاسبي بمجرد إنشائه، بل يظل وثيقة تنظيمية فقط حتى يتم تحويله إلى فاتورة مشتريات.

هل ميزة أوامر الشراء متاحة في باقتك؟

قبل البدء، تأكد من أن لديك صلاحية انشاء اوامر الشراء و أن باقتك تدعم هذه الميزة:

الباقات الجديدة: متوفرة في الباقة الاحترافية والباقة المتقدمة، وغير متوفرة في الباقة الأساسية
الباقات القديمة (منتهية): متوفرة في باقة بريميوم وباقة أدفانس، وغير متوفرة في باقة بلس وباقة لايت

إذا لم يظهر لك خيار أوامر الشراء في القائمة، فهذا يعني أن باقتك لا تدعم هذه الميزة وستحتاج إلى ترقية الباقة.

خطوات إضافة أمر شراء جديد

الخطوة الأولى: الوصول إلى أوامر الشراء من القائمة الجانبية اضغط على المشتريات ثم اختر أوامر الشراء. في أعلى الصفحة ستجد زر أمر شراء جديد، اضغط عليه.

الخطوة الثانية: تعبئة البيانات الأساسية ستظهر لك شاشة إنشاء أمر الشراء وتحتوي على الحقول التالية:

رقم أمر الشراء: يحدده النظام تلقائيًا ويمكنك تعديله يدويًا، لكن تنبّه إلى أنه لا يمكن استخدام رقم مرجع مستخدم مسبقًا
وصف أمر الشراء: حقل اختياري لإضافة أي وصف توضيحي
اسم المورد: اختر المورد من القائمة، أو أضف موردًا جديدًا بالضغط على علامة + وتعبئة بياناته
تاريخ الإصدار: تاريخ إصدار أمر الشراء
شروط الدفع: حدد شروط الدفع إن وجدت، وستظهر الخيارات التي تم إعدادها مسبقًا من الإعدادات ← شروط الدفع
تاريخ الانتهاء: التاريخ الذي ينتهي فيه صلاحية أمر الشراء
الموقع: حدد الموقع (المستودع) الذي ستُستلم فيه البضاعة

الخطوة الثالثة: إضافة المنتجات في جدول المنتجات أسفل الشاشة، أضف كل منتج تريد طلبه بتعبئة الحقول التالية:

المنتج: اختر المنتج من القائمة، وستظهر فقط المنتجات التي لديها خاصية الشراء. يمكنك أيضًا إضافة منتج جديد مباشرة من خلال خيار إنشاء منتج الذي يظهر في القائمة
الوصف: يظهر تلقائيًا من حسب المضاف في بيانات المنتج ويمكن تعديله
الكمية والوحدة: حدد الكمية المطلوبة ووحدة القياس
سعر الوحدة: يظهر السعر الافتراضي المحدد للمنتج ويمكن تعديله إذا كانت لديك صلاحية تعديل السعر. يمكن منح هذه الصلاحية أو تعطيلها من الإعدادات ← المستخدمون ← إدارة المناصب ← تعديل بجانب المنصب ← تفعيل أو تعطيل خاصية “تعديل الضريبة وسعر الوحدة”
شامل الضريبة؟: حدد إذا كان السعر المدخل يشمل الضريبة أم لا
الخصم: يمكنك إضافة خصم كنسبة مئوية أو مبلغ ثابت، حسب الصلاحيات الممنوحة لك. يمكن التحكم في الحد الأعلى لنسبة الخصم من الإعدادات ← المستخدمون ← تعديل بجانب المستخدم ← تحديد الحد الأعلى لنسبة الخصم
الضريبة: اختر نوع الضريبة المطبّقة، وستظهر أنواع الضرائب المضافة مسبقًا في النظام من الإعدادات ← الضرائب
الإجمالي قبل الضريبة وقيمة الضريبة والقيمة الإجمالية: حقول للقراءة فقط يحتسبها النظام تلقائيًا
خيار “…”: لربط هذا الصف بمشروع أو أبعاد محاسبية

إذا أردت إضافة أكثر من منتج، اضغط على أضف المزيد لإضافة صف جديد.

الخطوة الرابعة: إضافة الأحكام والمرفقات إذا كان هناك أحكام وشروط أو ملاحظات خاصة بهذا الأمر، أضفها في الحقل المخصص. كما يمكنك رفع أي مرفق ذي صلة.

الخطوة الخامسة: الحفظ لديك خياران عند الانتهاء:

حفظ كمسودة: إذا كنت بحاجة لمراجعة أمر الشراء أو إجراء تعديلات لاحقة
حفظ وموافقة: لاعتماد أمر الشراء مباشرة.

توضيح مهم: الفرق بين حقل “شامل؟” وحقل “الضريبة%”

في جدول المنتجات داخل أمر الشراء يوجد حقلان مختلفان يتعلقان بالضريبة، وكثيرًا ما يحدث خلط بينهما:

الحقل الأول: “شامل؟” هذا الحقل عبارة عن خانة اختيار (checkbox) بجانب سعر الوحدة، وهو يجيب على سؤال واحد فقط: هل السعر الذي أدخلته في حقل “سعر الوحدة” يتضمن الضريبة بالفعل أم لا؟

إذا فعّلت الخانة يعني أن السعر المدخل شامل الضريبة، وسيقوم النظام باحتساب قيمة الضريبة من داخل هذا السعر
إذا تركت الخانة فارغة يعني أن السعر المدخل لا يشمل الضريبة، وسيضيف النظام قيمة الضريبة فوق هذا السعر

مثال توضيحي: اشتريت منتجًا بسعر 100 ريال وعليه ضريبة 15%:

إذا أدخلت 100 ريال مع تفعيل شامل: سيحتسب النظام أن الضريبة = 13.04 ريال والسعر قبل الضريبة = 86.96 ريال والإجمالي = 100 ريال
إذا أدخلت 100 ريال بدون تفعيل شامل: سيحتسب النظام أن الضريبة = 15 ريال والإجمالي = 115 ريال

الحقل الثاني: “الضريبة%” هذا الحقل عبارة عن قائمة منسدلة تُحدد نوع الضريبة المطبّقة على هذا المنتج تحديدًا. عند الضغط عليه ستظهر جميع أنواع الضرائب التي تم إضافتها مسبقًا في النظام من خلال الإعدادات ← الضرائب، وتشمل عادةً:

ضريبة القيمة المضافة الأساسية S بنسبة 15%: للمنتجات والخدمات الخاضعة للضريبة بالنسبة الاعتيادية
الضريبة الصفرية Z بنسبة 0%: للمنتجات الخاضعة للضريبة لكن بنسبة صفر بالمئة، وتُسجَّل في الإقرار الضريبي ضمن المبيعات أو المشتريات الخاضعة بنسبة صفر
معفاة من الضريبة E بنسبة 0%: للمنتجات المعفاة من الضريبة كليًا بموجب القانون، وتُسجَّل في الإقرار الضريبي ضمن بند الإعفاءات
غير خاضع للضريبة بنسبة 0%: للمنتجات التي تقع خارج نطاق ضريبة القيمة المضافة كليًا ولا تُسجَّل في الإقرار الضريبي

يمكنك إضافة أنواع ضرائب جديدة في أي وقت من خلال الإعدادات ← الضرائب.

خلاصة الفرق بين الحقلين:

“شامل؟” ← يحدد هل السعر المدخل يتضمن الضريبة أم لا
“الضريبة%” ← يحدد نوع الضريبة المطبّقة على المنتج ونسبتها

حالات أمر الشراء

بعد الحفظ، يمر أمر الشراء بإحدى الحالات التالية:

مسودة: تم حفظ أمر الشراء دون اعتماده، ولا يزال قابلاً للتعديل
بانتظار الموافقة: تم إنشاء أمر الشراء من مستخدم لا يملك صلاحية الاعتماد، ويحتاج إلى موافقة من مستخدم آخر يملك هذه الصلاحية. يتم الاعتماد من خلال الضغط على تعديل بجانب أمر الشراء ثم الضغط على حفظ وموافقة
موافق عليه: تم اعتماد أمر الشراء ولم يتم تحويله إلى فاتورة مشتريات بعد
تمت الفوترة: تم تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات
متأخرة: تجاوز أمر الشراء تاريخ انتهائه دون تحويله إلى فاتورة
ملغي: تم إلغاء أمر الشراء، ويبقى ظاهرًا في القائمة بحالة ملغي

الخيارات المتاحة على كل أمر شراء

بعد حفظ أمر الشراء، عند الدخول إلى قائمة أوامر الشراء ستجد مقابل كل أمر مجموعة من الخيارات:

عرض: لاستعراض كامل تفاصيل أمر الشراء
طباعة: لطباعة أمر الشراء مباشرة
تحميل PDF: لتحميل نسخة PDF من أمر الشراء
نسخ: لإنشاء أمر شراء جديد بنفس بيانات هذا الأمر مع إمكانية التعديل عليه
إرسال بريد إلكتروني: لإرسال أمر الشراء مباشرة إلى المورد عبر الإيميل تلقائيًا
تحويل الفاتورة: لتحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات. بمجرد الضغط على هذا الخيار ستفتح لك فاتورة مشتريات جاهزة ببيانات أمر الشراء، ويمكنك تعديل السعر أو الكمية قبل الحفظ
إلغاء: لإلغاء أمر الشراء في حال لم يتم تحويله إلى فاتورة بعد. بعد الإلغاء يبقى أمر الشراء مرئيًا في القائمة بحالة “ملغي”
تعديل: يظهر هذا الخيار فقط إذا كان أمر الشراء في حالة مسودة
حذف: لحذف أمر الشراء نهائيًا

تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات

كما ذكرنا، أمر الشراء لا يُنشئ أي أثر محاسبي بمجرد إنشائه. لإتمام العملية المحاسبية وتسجيلها في النظام، يجب تحويله إلى فاتورة مشتريات من خلال خيار تحويل الفاتورة المذكور أعلاه. عند التحويل يمكنك تعديل الكمية إذا استلمت كمية مختلفة عما طلبته في أمر الشراء.

تصدير أوامر الشراء إلى Excel

يمكنك تصدير قائمة أوامر الشراء إلى ملف Excel من خلال:

اذهب إلى المشتريات ← أوامر الشراء
استخدم خيارات التصفية المتاحة للحصول على النتائج التي تريدها، وتشمل: رقم المرجع، اسم المورد أو رقمه المرجعي، الحالة (تمت الفوترة، موافق عليه، بانتظار الموافقة، مسودة، متأخرة، ملغي)، حد أقل أو أعلى لقيمة الأمر، التاريخ، الفرع، المشاريع، والحقول الإضافية
اضغط على بحث لتطبيق التصفية
اضغط على تصدير في أعلى الصفحة وسيتم تصدير الملف وفق التصفية المحددة

ملاحظات مهمة

أمر الشراء لا يُنشئ أي أثر محاسبي إلا بعد تحويله إلى فاتورة مشتريات
لا يمكن تعديل أمر الشراء بعد اعتماده، التعديل متاح فقط إذا كان في حالة مسودة
للمزيد من التفاصيل يمكنك الاطلاع على:
https://www.qoyod.com/ara/knowledge-base-docs/%d8%a5%d8%b6%d8%a7%d9%81%d8%a9-%d8%a3%d9%85%d8%b1-%d8%b4%d8%b1%d8%a7%d8%a1-%d8%ac%d8%af%d9%8a%d8%af/

الكلمات المفتاحية

إضافة أمر شراء ، طلب شراء جديد ، تحويل أمر شراء إلى فاتورة ، حالات أمر الشراء ، اعتماد أمر الشراء ، إرسال أمر شراء للمورد ، تصدير أوامر الشراء ، صلاحية تعديل سعر الوحدة ، إلغاء أمر الشراء ، أمر شراء بانتظار الموافقة

مركز المساعدة

لم تجد ما تبحث عنه؟

لا تقلق، لدينا المزيد من أدوات المساعدة.