تقرير أعمار أوامر الشراء

تقرير أعمار أوامر الشراء

ما هو تقرير أعمار أوامر الشراء؟

تقرير أعمار أوامر الشراء يُستخدم لمتابعة أوامر الشراء المفتوحة والمعتمدة التي لم تتحول بعد إلى فواتير مشتريات، مع توضيح:

• إجمالي قيمة أوامر الشراء المفتوحة

• عدد أوامر الشراء غير المفوترة

• عدد أوامر الشراء التي تم تحويلها إلى فواتير

• مقارنة أوامر الشراء بين فترات زمنية مختلفة

هذا التقرير تشغيلي وإداري، وليس محاسبي، ويهدف إلى تنظيم عمليات الشراء والمتابعة مع الموردين.

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء هو موافقة رسمية على الشراء يتم إصدارها قبل وصول البضاعة أو استلام الخدمة، ويُستخدم لتنظيم العلاقة مع المورد وتحديد:

• الكميات المتفق عليها

• الأسعار

• الشروط

• تاريخ الاستحقاق المتوقع

أمر الشراء لا يُنشئ قيدًا محاسبيًا ولا يؤثر على الحسابات إلا بعد تحويله إلى فاتورة مشتريات.

ما الذي يظهر في التقرير؟

يعرض التقرير أوامر الشراء التي تنطبق عليها الشروط التالية فقط:

• حالة أمر الشراء: موافق عليه

• لا تظهر الحالات التالية:

  • مسودة

  • بانتظار الموافقة

  • ملغي

  • تم تحويله بالكامل إلى فاتورة مشتريات

أي أمر شراء تم تحويله إلى فاتورة مشتريات يُعتبر مفوتر ويُستبعد من قائمة الأوامر المفتوحة.

منطق “غير مفوتر”

• التقرير يعرض أوامر الشراء التي لم يتم تحويلها إلى فواتير مشتريات.

• لا يوجد مفهوم “مفوتر جزئيًا” في التقرير:

  • بمجرد تحويل أمر الشراء إلى فاتورة → حالته تصبح تم الفوترة → يخرج من التقرير.

المبلغ الظاهر في التقرير

المبلغ الذي يظهر في التقرير يمثل:

• إجمالي قيمة أمر الشراء

• شامل الضريبة

• بعد الخصومات (إن وجدت داخل أمر الشراء)

• محسوب بالعملة الأساسية للمنشأة فقط

حتى لو كان أمر الشراء بعملة أجنبية،
سيتم عرضه في التقرير بعد تحويله إلى العملة الأساسية.

البيانات التي يعرضها التقرير

يعرض التقرير البيانات التالية لكل مورد:

• اسم المورد

• الرقم المرجعي للمورد

• تاريخ التقرير

• إجمالي مبالغ أوامر الشراء المفتوحة

• عدد أوامر الشراء غير المفوترة
  (يظهر بين قوسين بجانب المبلغ)

مثال:

180,000 ريال (3 أوامر شراء)

يعني:

• إجمالي قيمة أوامر الشراء المفتوحة = 180,000

• عدد أوامر الشراء غير المفوترة = 3

المقارنة بين الفترات

يمكنك مقارنة أوامر الشراء المفتوحة مع فترات سابقة باستخدام خيار المقارنة الزمنية.

كيف تعمل المقارنة؟

• المقارنة تكون زمنية فقط

• تتم مقارنة:

  • إجمالي مبالغ أوامر الشراء

  • وعدد أوامر الشراء

• لا يمكن التصفية حسب:

  • مورد محدد

  • مشروع

  • صنف

خيارات المقارنة المتاحة:

• المقارنة بـ:

  • سنة ماضية

  • شهر ماضي

  • ربع سابق

  • أسبوع سابق

• تحديد عدد فترات المقارنة:

  • من فترة واحدة

  • حتى 13 فترة

التاريخ المعتمد في التقرير

يعتمد التقرير على تاريخ إصدار أمر الشراء وليس تاريخ إنشائه.

مثال توضيحي:

• تم إنشاء أمر شراء بتاريخ 10 / 3

• تم تحديد تاريخ الإصدار داخل الأمر: 12 / 3

• عند استخراج التقرير بتاريخ 10 / 3:

  • لن يظهر أمر الشراء

• عند استخراج التقرير بتاريخ 12 / 3:

  • سيظهر أمر الشراء

ما الذي لا يعرضه التقرير؟

التقرير لا يعرض:

• تفاصيل الأصناف داخل أمر الشراء

• أرقام فواتير المشتريات

• أوامر الشراء الملغاة

• أوامر الشراء المفوترة

• التصفية حسب مورد محدد

• العملة الأصلية لأمر الشراء

التصدير

يمكنك تصدير التقرير إلى:

• Excel

• PDF

بعد التصدير:

• يتم إرسال الملف إلى البريد الإلكتروني للمستخدم الذي قام بالتصدير.

الصلاحيات المطلوبة

حتى يتمكن المستخدم من الاطلاع على التقرير، يجب تفعيل صلاحية:

الإعدادات → المستخدمون → إدارة المناصب → التقارير
وتفعيل صلاحية أعمار أوامر الشراء

️ في حال عدم وجود صلاحية على موقع معين:

• سيظهر المورد واوامر الشراء في التقرير

• لكن لن يتمكن المستخدم من فتح تفاصيل أوامر الشراء الخاصة بهذا الموقع

متى تستخدم تقرير أعمار أوامر الشراء؟

استخدم هذا التقرير عندما تريد:

• متابعة أوامر الشراء المفتوحة

• معرفة الأوامر المتأخرة

• مقارنة نشاط الشراء بين فترات

• تنظيم المطالبة بالتوريد مع الموردين

ولا تستخدمه عندما:

• تحتاج تحليل محاسبي

• تريد تفاصيل فواتير مشتريات

• تحتاج معرفة تأثير القيود المالية

أسئلة شائعة (مختصرة)

ليش أمر الشراء مو ظاهر؟
لأنه غير موافق عليه، أو تم فوترته، أو تاريخ الإصدار خارج الفترة.

هل يشمل الضريبة؟
نعم، المبلغ شامل الضريبة والخصومات.

هل أقدر أفلتر حسب مورد؟
لا، التقرير لا يدعم التصفية حسب مورد، فقط عرض إجمالي.

هل التقرير محاسبي؟
لا، تقرير تشغيلي لمتابعة الشراء فقط.