شرح مفصل لطريقة رفع واستيراد القيود اليدوية من خلال ملف Excel، مع توضيح الحقول المحدثة التي تضمن دقة الربط المحاسبي التلقائي مع العملاء والموردين والضرائب والموظفين.
الوصول إلى واجهة الاستيراد
-
من القائمة الرئيسية اختر المحاسبة
-
اضغط على قيود محاسبية يدوية
-
اختر استيراد من الخيارات العلوية
تحميل الملف وتعبئة البيانات
-
حمل ملف الاستيراد بصيغة xlsx
-
عبّئ البيانات حسب الحقول التالية:
-
تسلسل القيد: رقم مميز لكل قيد لتفرقة القيود داخل الملف، ويُكتب لطرفي القيد مع ترك سطر فارغ بعد كل قيد
-
التاريخ: يُكتب فقط في السطر الأول من كل تسلسل قيد بصيغة (dd/mm/yy)
مثال ( 01-10- -
وصف القيد: يُكتب في السطر الأول فقط لكل تسلسل
-
نوع الحساب :
-
يحدد نوع الحساب في كل صف
-
القيم الممكنة:
-
G/L Accounts حسابات دفتر القيود
-
Customer Payment دفعة من العميل
-
Vendor Payment دفعة للمورد
-
-
في حال إدخال قيمة خاطئة أو تركها فارغة، يتم رفض الصف مع ظهور رسالة خطأ واضحة
-
-
رمز الحساب: رقم الحساب من شجرة الحسابات
-
جهة اتصال/ضريبة/موظف
-
يستخدم لربط القيد بالجهة الصحيحة حسب نوع الحساب:
-
Accounts Receivable (المدينون): أدخل الرقم المرجعي للعميل من قائمة العملاء , حيث سيظهر بجانب اسم العميل
-
Accounts Payable (الدائنون): أدخل الرقم المرجعي للمورد من قائمة الموردين , حيث سيظهر بجانب اسم المورد
-
VAT Account (ضريبة): أدخل رقم الضريبة من الإعدادات > الضرائب , وسيظهر رقم الضريبة بجانب اسم الضريبة.
-
Accrued Salaries (الرواتب المستحقة): أدخل رقم الموظف من الرواتب > الموظفين
-
لغير ذلك: يُترك الحقل فارغ
-
-
-
مدين: تعبئة القيمة المدينة (رقم).
-
دائن: تعبئة القيمة الدائنة (رقم).
-
التعليقات: حقل اختياري
حالات الرفض
يتم رفض الصف عند وجود أخطاء في الأعمدة
-
Account Type , Contact / Tax / Employee
، مثل:
-
“Account Type is required. Please specify G/L Accounts, Customer Payment, or Vendor Payment.”
-
“Invalid Contact/Tax/Employee for Account Receivable. Please provide a valid Customer.”
-
بحال ظهر الخطأ التالي :
Transaction(), Row(): The Total amount in Debit is not equal the total amount of Credit
حل الخطأ هو : يجب التحقق من تعبئة جميع الحقول بقالب الاكسل بشكل صحيح , مراجعة التاريخ والتحقق من الالتزام بكافة الشروط بالملف مثل : صيغة التاريخ , وكتابة الوصف في السطر الاول لكل تسلسل , ادخال رمز الحساب بشكل صحيح كما هو في شجرة الحسابات , ادخال رقم ( جهة الاتصال , الضريبة , الموظف ) بشكل صحيح حيث يتم ادخال الرقم المرجعي للعميل او المورد او الموظف أو رقم الضريبة نفسه وليس نسبة الضريبة , ان يكون الطرف المدين مساوي للطرف الدائن.
رفع الملف
بعد رفع الملف، يتم التحقق من البيانات، وستصلك رسالة على البريد الإلكتروني بنتيجة الاستيراد (نجاح أو فشل).
ملاحظات هامة
-
تسلسل القيد لا يمثل رقم القيد الفعلي في النظام، بل لتفريق القيود في الملف
-
رمز الحساب يجب أن يكون لحساب فرعي وليس رئيسي , اي بحال كان هناك حساب رئيسي وله افرع يتم ادخال الفرع وليس الحساب الرئيسي
يجب أن يكون حسابًا غير مرتبط بحسابات فرعية أو حسابات في المستوى الأول أو الثاني. )
-
المدين والدائن يجب أن تتساوى قيمهم لكل تسلسل قيد
-
فقط السطر الأول لكل قيد يحتوي على التاريخ والوصف
-
القيود يجب أن تكون بعد تاريخ إقفال الحسابات إن وجد
-
تم إضافة حقول جديدة لتسهيل الربط التلقائي بين القيد والجهة المرتبطة به
المواقع ومراكز التكلفة (المشاريع) بعد الاستيراد
ملف الاستيراد لا يدعم تحديد الموقع أو مركز التكلفة (المشروع أو الحقل الإضافي) أثناء الاستيراد. كذلك لا يمكن للفريق التقني تحديث المواقع أو مراكز التكلفة دفعة واحدة على القيود المحاسبية اليدوية.
يجب على العميل إضافة أو تعديل الموقع ومركز التكلفة يدوياً لكل قيد على حدة بعد الاستيراد، وذلك من خلال:
-
الذهاب إلى المحاسبة ثم قيود محاسبة يدوية
-
الضغط على تعديل بجوار القيد المطلوب
-
إضافة أو تعديل الموقع ومركز التكلفة (المشروع/الحقل الإضافي) على مستوى السطر من خلال أيقونة الرسم البياني، أو على مستوى القيد بالكامل من تبويبة المعلومات الإضافية
-
الضغط على حفظ
نصيحة: يمكنك استخدام فلتر المواقع في صفحة قيود المحاسبة اليدوية لمعرفة القيود غير المخصصة على موقع معين، مما يسهل تتبع القيود التي تحتاج تعديل.
لا يوجد حد أقصى لعدد القيود التي يمكن استيرادها دفعة واحدة من Excel.
كلمات مفتاحية: ربط المواقع بالقيود المستوردة، استيراد قيود مع مواقع، مراكز التكلفة في الاستيراد، تعديل الموقع بعد الاستيراد، مواقع متعددة قيود يدوية
