مقابلة الفرز المبدئي

تعريف مقابلة الفرز المبدئي

مقابلة الفرز المبدئي (بالإنجليزية: Prescreening Interview) محادثة قصيرة مع المتقدّم قبل المقابلات الفعلية، غرضها التحقّق من عدد محدود من الشروط التي لا يظهر جوابها في الطلب، ليُعرف هل يستمرّ الطلب في المسار أم يقف عنده.

وهي مرحلة معرَّفة داخل خط إمداد المرشحين، تقع بين وصول الطلب وبين أول تقييم حقيقي للكفاءة. وصفحته تقرّر أنّ الخطّ مراحل يتحرّك فيها المرشح لا قائمة أسماء، وموضع هذه المقابلة أنّها أول مرحلة يتكلّم فيها طرفان.

القرار الذي تنتجه قرار مرور لا قرار تعيين

الخلط بين الأمرين هو أصل أكثر ما يُنتقد فيها. فالمقابلة المبدئية تُجيب عن سؤال واحد: هل ما زال هذا الطلب قابلًا للاستمرار؟ وهي لا تُجيب عن سؤال من الأفضل.

ولذلك يكون مخرَجها ثنائيًّا: يستمرّ أو يقف، مع سبب مكتوب في سطر. ومن جعل مخرَجها درجةً من عشرة فقد حمّل محادثةً مدّتها ربع ساعة حكمًا لم تُجمع له معلومات.

ما الذي يُسأل فيها

الأسئلة التي تصلح هنا صنف واحد: ما كان جوابه قصيرًا ويقينيًّا ويغيّر مسار الطلب بنفسه.

• ما اشترطه الإعلان ولم يظهر في الطلب، كمتطلّب لا يُذكر عادة في السيرة الذاتية.
• الجاهزية للظرف الفعلي للدور: موقع العمل، ونمط الدوام، والسفر إن كان منه.
• متى يستطيع المباشرة، لأنّ تاريخًا بعيدًا قد يُخرج الطلب من شاغر عاجل وإن كان صاحبه مناسبًا.
• نطاق الأجر المتوقَّع، فاكتشاف التباعد فيه بعد أربع مقابلات كلفةٌ على الطرفين معًا.
• سؤال واحد مفتوح عن سبب اهتمامه بالدور، لا لتقييمه بل ليُعرف هل قرأ الإعلان.

وما عدا ذلك يؤجَّل. فسؤال المرشح عن أصعب موقف واجهه في هذه المرحلة يستهلك وقت المقابلة اللاحقة ويُنتج جوابًا لن يُقارن بأحد.

حساب يُبيّن متى تستردّ هذه المرحلة كلفتها

المرحلة لا تُوفّر وقتًا بذاتها، وإنما توفّره إن أوقفت عددًا كافيًا من الطلبات. وهذا العدد يُحسب قبل إقرارها لا بعده. والأرقام التالية مفترضة، وغرضها بيان الطريقة لا تقرير معدّل.

شاغر وصل إليه 300 طلب، خرج من فرز الملفات 60 مرشحًا. المقابلة الأولى الفعلية مدّتها 45 دقيقة ويحضرها المدير، والمقابلة المبدئية مدّتها 12 دقيقة يجريها أخصائي التوظيف:

• بلا فرز مبدئي: 60 في 45 يساوي 2,700 دقيقة، أي 45 ساعة من وقت المقابلات الأولى.
• بفرز مبدئي أوقف 25 طلبًا: كلفة المكالمات 60 في 12 يساوي 720 دقيقة، أي 12 ساعة. ويبقى 35 مرشحًا في 45 دقيقة، أي 1,575 دقيقة أو 26.25 ساعة. المجموع 38.25 ساعة، فالموفَّر نحو 6.75 ساعة.
• بفرز مبدئي لم يوقف إلا 5 طلبات: 12 ساعة مكالمات، زائد 55 في 45 يساوي 2,475 دقيقة أو 41.25 ساعة. المجموع 53.25 ساعة، أي أنّ المرحلة كلّفت أكثر ممّا وفّرت بنحو 8 ساعات.

ونقطة التعادل تُستخرج مباشرةً: حتى تتساوى الكلفتان يجب أن يبقى بعد الفرز عددٌ زمنُه 33 ساعة، أي 44 مرشحًا، فلا بدّ أن توقف المرحلة 16 طلبًا على الأقل من الـ60. وما دونه خسارة في الوقت مهما حسُنت المكالمات.

وهذا الحساب يقول شيئًا في تصميم المرحلة نفسها. فإن كان الفرز المبدئي لا يُوقف إلا القليل، فالسبب غالبًا أنّ ما يُسأل عنه فيه كان يمكن أن يُسأل في نموذج التقديم، أو أنّ الإعلان لم يُصرّح بشرط فاصل فدخل المسار من لا ينطبق عليه أصلًا. والعلاج في الحالتين قبل المكالمة لا فيها. وليس الوقت وحده ما يُوزن هنا: مكالمة قصيرة تصل إلى المتقدّم قد تكون أنفع له وأحفظ لسمعة المنشأة من صمت طويل، وهذه قيمة لا تظهر في الحساب أعلاه.

لماذا لا تقوم مقام المقابلة الممنهجة

تقرّر صفحة المقابلة الممنهجة أنّ الأسئلة نفسها تُطرح بالترتيب نفسه على كل المرشحين للوظيفة الواحدة، وتُقيَّم بسلّم محدَّد سلفًا. وهذا التثبيت هو ما يجعل المقارنة ممكنة.

والفرز المبدئي أقصر من أن يحمل ذلك، ولا يُراد منه. فإن استُعمل للترشيح على أساس الانطباع، صار مرحلةً تستبعد على أساس لم يُكتب، ثم تُبنى فوقها مقابلةٌ منضبطة على مجموعة مرشحين اختيرت بغير انضباط.

والقاعدة العملية: كل شرط يُستبعَد به متقدّم في هذه المرحلة مكتوبٌ قبل أن تبدأ المكالمات، لا مستنبَطٌ منها.

ما تُخلط به وليست منه

أربع مراحل تقع قريبًا منها في المسار وتُسمّى باسمها أحيانًا، والفارق في كل مرة فارق في السؤال المطروح لا في الترتيب:

• فرز السير الذاتية. هذا قراءة مستند من طرف واحد، والفرز المبدئي محادثة بين طرفين. والفارق العملي أنّ قراءة المستند لا تُنتج إلا ما كُتب فيه، والمحادثة تُنتج ما لم يُكتب، وهو بعينه سبب وجودها.
• المقابلة الفنية القصيرة. هذه تقيس قدرة على شيء بعينه وتحتاج مقيِّمًا يعرف المجال، والفرز المبدئي يتحقّق من شروط معلومة لا يحتاج التحقّق منها خبرة. وتسمية مقابلة فنية فرزًا مبدئيًّا يُخفي أنّ في المسار قياسًا يحتاج معيارًا مكتوبًا.
• المقابلة المؤتمتة. فيها يُسجّل المرشح إجابات على أسئلة ثابتة بلا طرف مقابل، فلا يستطيع أن يسأل ولا أن يستفسر. والفرز المبدئي يقوم على تبادل، ومن أبدل أحدهما بالآخر فقد حصل على شيء آخر وإن تشابه موضعهما في المسار.
• التحقّق من المعلومات والتزكيات. هذا يقع في آخر المسار على مرشح تقرّر أمره، وموضوعه صحّة ما قاله، لا استمراره في المراحل. ونقله إلى أوّل المسار يُحمّل المتقدّم كشفًا عن جهات عمله قبل أن يكون بينه وبين المنشأة شيء.

من يجريها وأين تُسجَّل

يجريها غالبًا أخصائي التوظيف لا المدير المباشر، لأنّ ما تفحصه شروطٌ معلومة لا خبرة فنية. ويجريها المدير حين يكون الشرط الحاسم فنيًّا لا يُقاس بسؤال عام.

وتُسجَّل نتيجتها في نظام تتبّع المتقدمين لا في بريد فردي، وصفحته تقرّر أنّه يجمع الطلبات في مكان واحد ويتتبّع كل مرشح عبر المراحل. وسببُ ذلك عملي: متقدّم أُوقف طلبه لسبب ظرفي يصلح لشاغر آخر بعد شهرين، ولا يصلح له إن كان سبب الوقوف في رأس من كلّمه.

وصياغة سبب الوقوف هي ما يُنتفع به لاحقًا. فسببٌ مكتوب على هيئة وصف للحالة، كتعذّر المباشرة قبل تاريخ معلوم، يُقرأ بعد شهرين ويُعرف هل زال. وسببٌ مكتوب على هيئة حكم على الشخص لا يُقرأ ولا يُراجَع، ويبقى في السجلّ وصفًا لا يُعرف على أيّ شيء بُني.

حالات يتغيّر فيها حكم المرحلة

ما تقدّم يفترض شاغرًا واحدًا وصلت إليه طلبات كثيرة من متقدّمين من خارج المنشأة. وخارج هذا الوصف تتغيّر المرحلة أو تسقط:

• المرشح الداخلي. شروط الجاهزية للظرف الفعلي وتاريخ المباشرة معلومة عند المنشأة أو يسهل معرفتها من غير مكالمة، ويبقى منها ما يخصّ الدور الجديد وحده. وإجراء مكالمة فرز كاملة مع موظف قائم يُقرأ عنده على أنّ المنشأة لا تعرف من عندها.
• المرشح الذي جاء بترشيح من موظف. الطلب هنا مرّ بمن يعرف المنشأة ويعرف المرشح، فبعض ما يُسأل عنه قد سُئل. وإسقاط المرحلة كلّها خطأ مقابل، لأنّ المرشِّح لا يعرف بالضرورة شروط الإعلان.
• التوظيف بالحجم، حيث يُعيَّن عدد كبير على دور واحد. المرحلة هنا تصير الجزء الأثقل في المسار لا الأخفّ، ويقلّ فيها الكلام ويزيد فيها التثبيت: أسئلة معدودة بنصّ واحد، وإلا اختلف ما يُسأل عنه باختلاف من أجرى المكالمة، والاختلاف على هذا الحجم يُنتج استبعادًا غير متّسق يصعب تتبّعه بعد وقوعه.
• الشاغر الواحد ذو الشرط الحاسم الواحد. إن كان الشرط قابلًا للسؤال عنه في نموذج التقديم فهو موضعه، والمكالمة هنا تسأل عمّا كان يمكن أن يُكتب.
• المرشح القادم بدعوة من المنشأة. هذا لم يتقدّم أصلًا، فترتيب المكالمة ينقلب: تبدأ بما يعرّفه بالدور، ثم يُسأل، لا العكس.

ما يفسدها

• إطالتها حتى تصير مقابلة كاملة بلا معيار، فتؤخّر المسار وتستهلك وقت الطرفين.
• تغيير أسئلتها من متقدّم لآخر، فتُستبعَد مجموعة على شرط لم يُسأل عنه غيرهم.
• إغفال أنّها تجربة أول لقاء. فمن جاءه مرشّح عبر البحث عن المرشحين، أي بدعوة منه لا بتقديم من المرشح، فأدار معه استجوابًا قصيرًا، خسره في المرحلة التي أراد كسبه فيها.
• ترك المتقدّم بلا جواب بعدها، وهي أسهل مرحلة يُرَدّ فيها لأنّ سبب الوقوف فيها محدَّد وقابل للقول.
• الاكتفاء بها لتزكية مرشح عند الاستعجال، فتُستبدل مرحلةٌ سريعة بمرحلةٍ تقيس، والوقت الذي وُفّر يُدفع بعد التعيين.

ما لا تقطع به هذه الصفحة

• مدةً لهذه المكالمة ولا عددًا لأسئلتها. الأرقام في الحساب أعلاه مفترضة لبيان الطريقة، ولا نملك مصدرًا يقرّر مدة موصى بها.
• نسبةً طبيعية لما يُوقَف فيها. نقطة التعادل تُحسب لكل شاغر بمعطياته، ولم نقف على معدّل منشور يُقاس عليه.
• حكمًا نظاميًّا يتعلّق بهذه المرحلة بعينها، لا في إجرائها ولا في تسجيلها ولا في الردّ على المتقدّم. لم نقف في مراجعنا على نصّ يتناولها، فلا يُكتب أنّها مطلوبة ولا أنّها ممنوعة.
• ما يجوز السؤال عنه وما لا يجوز في هذه المكالمة. حدود ما يُجمع من بيانات المتقدّم وغرضه مرجعها أحكامها الخاصة وجهتها المختصة، ولا يُستنتج من عدم تفصيلها هنا أنّها غير قائمة.
• أثر المرحلة في جودة من يُعيَّن. ما حسبناه أعلاه وقتٌ لا جودة، ولا نملك قياسًا يربط بين إجرائها وبين نتيجة التعيين.

مصطلحات ذات صلة

• المقابلة الممنهجة
• المقابلة المؤتمتة
• أسئلة المقابلة السلوكية
• تجربة المرشح
• نظام تتبّع المتقدمين