تعريف إدارة المعرفة
إدارة المعرفة (بالإنجليزية: Knowledge Management) هي التقاط ما تعرفه المنشأة وتنظيمه وإتاحته لمن يحتاجه، بحيث لا تبقى المعرفة حبيسة أشخاص بعينهم.
نوعان من المعرفة
- معرفة صريحة: مكتوبة أصلًا. الإجراءات، والسياسات، والعقود، والتقارير. تحديها التنظيم والوصول.
- معرفة ضمنية: في رؤوس الناس. لماذا اتُّخذ قرار بهذه الطريقة، وكيف يُتعامل مع مورّد بعينه، وما الاستثناء المتفق عليه شفهيًا. تحديها أنها لا تُكتب إلا بجهد مقصود.
والضمنية هي التي تغادر مع الموظف، وهي التي تجعل استقالة واحدة تعطّل عملية كاملة.
أين تظهر الحاجة إليها
- عند انتهاء خدمة موظف يملك وحده معرفة تشغيلية.
- في تهيئة الموظف الجديد، حيث تُختصر أشهر من السؤال إن كانت المعرفة مكتوبة.
- في تخطيط التعاقب، لأن نقل المسمى دون نقل المعرفة لا ينقل القدرة على أداء الدور.
لماذا تتعثّر محاولات التوثيق
لأنها تبدأ بالأداة لا بالسؤال. منصة توثيق بلا إجابة عن ما الذي يُوثَّق ومن يملك تحديثه ومتى يُراجَع تمتلئ في شهرها الأول ثم تتقادم، فيتوقف الناس عن الرجوع إليها، فتصبح عبئًا لا مرجعًا.
والوثيقة المتقادمة أسوأ من غيابها، لأن من يثق بها يبني عليها قرارًا خاطئًا.
الفرق عن أرشفة المستندات
الأرشفة تحفظ المستند لغرض الرجوع أو الامتثال. وإدارة المعرفة تحفظ ما يلزم لأداء العمل، بما في ذلك ما لم يُكتب في مستند أصلًا. الأولى تسأل: أين الملف؟ والثانية: كيف يُنجَز هذا العمل، ولماذا بهذه الطريقة؟
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق بتواريخ انتهائها وتنبيهاتها، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد يتابع مواعيد التزامك النظامي.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.