تخطيط التعاقب الوظيفي

تعريف تخطيط التعاقب الوظيفي

تخطيط التعاقب الوظيفي (بالإنجليزية: Succession Planning) هو تحديد الوظائف الحرجة في المنشأة، وإعداد بدائل جاهزة لشغلها قبل أن تشغر، بحيث لا يتوقف عمل عند غياب شخص.

الوظيفة الحرجة ليست الوظيفة العليا

الخلط الشائع أن التعاقب يخص المناصب القيادية وحدها. المعيار الصحيح هو أثر الشغور لا موقع الوظيفة في الهيكل: محاسب وحيد يعرف دورة الفوترة كاملة، أو فنيّ يملك وحده صلاحية على نظام تشغيلي، وظيفتهما حرجة وإن لم تكن قيادية.

والسؤال العملي: ما الذي يتعطّل غدًا لو لم يحضر هذا الشخص شهرًا؟ ما يتعطّل هو تعريف الحرج.

خطوات الخطة

1. حصر الوظائف الحرجة بمعيار الأثر.
2. تحديد المهارات والصلاحيات والمعرفة التي تتطلبها كل وظيفة منها.
3. ترشيح بدائل داخلية، وتقدير جاهزية كل بديل: جاهز الآن، أو خلال سنة، أو يحتاج أكثر.
4. سدّ الفجوة بالتدريب والتفويض التدريجي، لا بالإعلان عن الترشيح.
5. مراجعة الخطة دوريًا، فالجاهزية تتغير بتغيّر الأشخاص والأعمال.

الجزء الذي يُنسى: المعرفة غير الموثقة

أخطر ما في الوظيفة الحرجة ليس المهارة بل المعرفة التي لم تُكتب: كلمات المرور، والاستثناءات المتفق عليها شفهيًا، وتفاصيل التعامل مع مورّد بعينه. خطة تعاقب لا تُوثّق هذه المعرفة تنقل المسمى الوظيفي ولا تنقل القدرة على أدائه.

الفرق عن المسار الوظيفي

التعاقب ينطلق من حاجة المنشأة: هذه وظيفة حرجة، فمن يخلف شاغلها؟ والمسار الوظيفي ينطلق من طموح الموظف: هذا موظف واعد، فإلى أين يتقدم؟ قد يلتقيان، وليس ذلك بالضرورة.