تعريف قاعدة بيانات المرشحين
قاعدة بيانات المرشحين (بالإنجليزية: Candidate Database) هي المخزن المنظّم لسجلات من تقدّم إلى المنشأة أو تواصلت معه، مبنيًّا ليُسترجع منه السجل عند الحاجة إليه.
وحركة المرشح نحو شاغر بعينه ليست من عمل القاعدة، بل هي خط إمداد المرشحين.
ما يجعل السجل قابلًا للاسترجاع
- حقول موحّدة بدل نص حر: الدور، وسنوات الخبرة، والموقع، والتخصص.
- مصدر السجل: إعلان، أو ترشيح موظف، أو بحث مباشر، أو معرض توظيف.
- ما انتهى إليه: المرحلة التي توقف عندها، وسبب عدم التعيين مكتوبًا.
- تاريخ آخر تحديث للسجل، وتاريخ آخر تواصل مع صاحبه.
وسيرة ذاتية مرفوعة بلا هذه الحقول تبقى ملفًّا لا يُفتح إلا ببحث عن اسم يعرفه أحدهم سلفًا. وهذه هي الحالة التي تجعل القاعدة تكبر ولا تُستعمل.
تكرار السجلات
الشخص الواحد يتقدّم على ثلاثة شواغر في سنتين. فإن لم يُربط البريد أو رقم الجوال بمفتاح واحد، صار له ثلاثة سجلات منفصلة.
وأثر ذلك عملي لا شكلي: تاريخ المرشح موزّع على سجلات، فيُسأل من جديد عمّا أجاب عنه، ويُعدّ ثلاثة أشخاص في أي إحصاء يُبنى على القاعدة.
تقادم السجل
بيانات المرشح تصف لحظة كتابتها. الأجر المطلوب تغيّر، والوظيفة تُركت، والمدينة انتُقل منها.
ولذلك يُقرأ كل سجل بتاريخه. وسجل لم يُحدَّث منذ سنتين يُعامَل نقطة بداية للتواصل، لا معلومة جاهزة يُبنى عليها قرار.
بيانات شخصية لغير موظفين
سجلات المرشحين بيانات شخصية لأشخاص ليسوا موظفين لدى المنشأة، ويخضع التعامل معها لأحكام نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة، ومنها تحديد الغرض من الجمع والاقتصار على أقل قدر من البيانات يفي به.
والممارسة المنضبطة إلى جانب ذلك: غرض معلن للاحتفاظ، ومدة مكتوبة له، وصلاحية وصول محددة لمن يستعمل القاعدة.
الفرق عن مخزون المواهب
القاعدة مخزن: تحفظ السجل وتتيح استرجاعه. ومخزون المواهب مجموعة مختارة تُتابَع فعلًا، ويُدوَّن فيها سبب عدم التعيين وتاريخ آخر تواصل وما تغيّر في وضع المرشح. فالفارق في المتابعة لا في الوعاء.
وصفحة مخزون المواهب تعرّفه بأنه «قاعدة منظّمة من المرشحين المحتملين». و«القاعدة» في ذلك التعريف هي المجموعة المتابَعة، لا المخزن بمعناه في هذه الصفحة.
ويرد تعبير «قاعدة مرشحين» في صفحة استقطاب المواهب بمعنى المجموعة التي يُحتفظ بها ويُتواصل معها. والمقصود به هناك المخزون بهذا المعنى، لا القاعدة بمعناها في هذه الصفحة.
الفرق عن نظام تتبّع المتقدمين
نظام تتبّع المتقدمين نظام يجمع طلبات التوظيف ويتتبّع كل مرشح عبر مراحل التوظيف، وتُعدّ القاعدة أحد مكوّناته: مخزن السير الذاتية القابل للبحث.
فكل نظام تتبّع يتضمّن قاعدة، ولا تصير القاعدة وحدها نظام تتبّع. والمنشأة التي تحفظ السجلات في جدول بيانات تملك قاعدة ولا تملك تتبّعًا.
ما تُقاس به
حجم القاعدة ليس مؤشرًا على شيء. والسؤال العملي عنها سؤال استرجاع: إذا فُتح شاغر اليوم، كم سجلًّا مطابقًا تُخرجه، وكم من مخرجاتها لا ينطبق على الدور؟
فقاعدة تُخرج مئة سجل نصفها غير مطابق تنقل العبء إلى الفرز بدل أن تختصره. ومعيار جودتها دقة المخرجات، لا عددها.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق بتواريخ انتهائها وتنبيهاتها، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد يتابع مواعيد التزامك النظامي.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.