ضوضاء المكاتب المزدحمة، ورقة الفاتورة الملتفّة بعناية في يدك، وعبء الإدخال اليدوي المتعب… هذه مشاهد تعودنا عليها في عالم الأعمال، ولكن هل يمكن أن تتخيل عالمًا، إذ تتحول الفوضى إلى سلاسة، والورق إلى بيانات رقمية متطورة؟
دعنا نغوص في عالم المستقبل الذي يحمل في طياته ثورة جديدة في مجال الأعمال: ثورة الفاتورة الإلكترونية، تتألف مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية من عملية تحويل البيانات المالية والتجارية إلى شكل إلكتروني يسهل تداوله وتخزينه.
حيث تبدأ الرحلة مع التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية والعمل على بإنشاء الفاتورة الإلكترونية، وإضافة التفاصيل اللازمة، ثم توجه إلى المستلم بواسطة البريد الإلكتروني أو نظام الرسائل القصيرة، وفي النهاية يتم تسجيل الفواتبر بشكل يتوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في قاعدة البيانات المركزية للحكومة وجهات مختصة مثل منصة فاتورة الحكومية.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
إن مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية يتم عادة وفق شروط محددة على مرحلتين، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:
للمزيد عن شروط تطبيق الفاتورة الإلكترونية والشركات الواجب تطبيقها
المرحلة الأولى لتطبيق الفاتورة الإلكترونية
كانت بداية تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة مع المرحلة الأولى المتعلقة بالإصدار والحفظ التي بدأت في 4 ديسمبر 2021م.
في هذه المرحلة، تُطبق الفوترة الإلكترونية على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك أولئك الذين ينيبون عن المكلفين بإصدار الفواتير.
تصدر الفواتير الإلكترونية في هذه المرحلة بالطريقة ذاتها التي تصدر بها الفواتير التقليدية، ولكن من خلال استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق، ويجب أن تتضمن جميع العناصر المطلوبة وفقًا لنوع الفاتورة المحدد.
المرحلة الثانية لتطبيق الفاتورة الإلكترونية
بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023م بشكل مرحلي، وفي هذه المرحلة، يتكامل الحل الإلكتروني مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويجب أن تصدر بالصيغة المطلوبة وفقًا للمتطلبات المحددة.
يُشترط أن تكون الفواتير الإلكترونية متوافقة مع النظام المعتمد، وأن تحتوي على كافة المعلومات الضرورية والمطلوبة لتلبية احتياجات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
تنويه
تنتقل الفوترة الإلكترونية من خلال هذه المراحل؛ بهدف تحسين كفاءة ودقة عملية إصدار الفواتير، وتسهيل عمليات التحقق والمراجعة، وتحسين التواصل بين الأطراف المعنية.
كما تهدف أيضًا إلى تقليل الاستخدام الورقي، وتحقيق توفير في التكاليف، والجهود المرتبطة بعملية الفوترة التقليدية.
ما هو نظام الفوترة السعودي؟
بعد أن علمنا ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يجب أن نعلم ما هو نظام الفاتورة الإلكترونية:
هو نظام يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية سهلة ومنظمة، يسمح هذا النظام بتبادل الفواتير، والإشعارات المدينة والدائنة بين البائع والمشتري بشكل إلكتروني وآمن، وذلك باستخدام تنسيق إلكتروني متكامل.
كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية من أهمية
إن الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية هو تطور مهم في عمليات الأعمال التجارية والمالية، هنا سأستعرض بعض النقاط الرئيسة التي تبرز أهمية هذا التحول:
تعزيز الشفافية والوفاء بمتطلبات الامتثال
تقدم الفاتورة الإلكترونية تتبعًا دقيقًا وشفافًا لعمليات الفوترة الصحيحة والتي تشمل إنشاء فاتورة مبيعات بسيطة أو إضافة فاتورة مبيعات جديدة للنظام المحاسبي أو إنشاء فواتير المبيعات الضريبية أو غيرها.
يمكن تسجيل كل خطوة في طريق الامتثال والتحرك في سلسلة التوريد بشكل إلكتروني؛ مما يتيح ذلك للشركات، والجهات التنظيمية تحقيق متطلبات الامتثال المحلية والدولية بسهولة أكبر.
من خلال برنامج قيود المحاسبي أفضل برنامج يدعم الفاتورة الإلكترونية يمكنك تقرير فواتير المبيعات الضريبية
القيام بكافة العمليات المحاسبية المعقدة في سهولة ويسر وذلك يشمل:
- حساب الضريبة وكل أنواع الضرائب – يمكنك استخدام حاسبة الضرائب من هنا –
- تقديم تقرير فواتير المبيعات الضريبية
- إضافة فاتورة شراء جديدة من خلال البرامج المحاسبية أو عن طريق جهاز الفاتورة الإلكترونية المتنقل المدمج مع جهاز الكاشير
تقليل وتيرة عمليات التدقيق الضريبي
بالمقارنة مع الفواتير الورقية، فإن كافة مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية تعمل على تسهيل عمليات مثل إصدار فاتورة ضريبية والتدقيق الضريبي، وتقليل الجهد المبذول فيها.
ويمكن هنا الحديث بشكل مختصر عن الفاتورة الضريبية بكونها المستند الرسمي الذي تصدره المنشأة لإثبات عملية البيع أو تقديم الخدمة، وهي نفس الفاتورة الضريبية ولكن بشكل إلكتروني متوافق مع متطلبات ZATCA. ويجب أن تتضمن:
- رقم تسلسلي.
- بيانات المشتري والبائع.
- الرقم الضريبي للمنشأة.
- تفاصيل المنتجات أو الخدمات.
- حساب ضريبة القيمة المضافة بشكل واضح.
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة أن الأولى تُصدر عادةً بين المنشآت (B2B)، وتحتوي على كافة البيانات التفصيلية.
أما الفاتورة الضريبية المبسطة فهي تُستخدم غالبًا في المبيعات المباشرة للمستهلك النهائي (B2C)، وتكون مختصرة لكنها معتمدة.
الامتثال الضريبي وفهم الشروط والمتطلبات النظامية والتحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية وتقديم ومراجعة الفاتورة الضريبية سليمة وفهم الفروق بين الفاتورة والإيصال أو فهم الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية ومن ضروريات فريق المحاسبة في الشركات.
ومن خلال نظام وبرامج الفاتورة الضريبية الإلكترونية الجديد يمكن للسلطات الوصول إلى البيانات الضرورية بسهولة وسرعة؛ مما يقلل من إجمالي الوقت والجهد المطلوب لإجراء التدقيق.
للمزيد عن رمز سداد ضريبة القيمة المضافة والحصول على رقم مفوتر الزكاة والدخل
زيادة الكفاءة والدقة في إنشاء الفواتير
تتيح الفوترة الإلكترونية استخدام قوالب محددة مسبقًا، والتكامل مع أنظمة إدارة المخزون، والمبيعات؛ مما تقلل من الأخطاء البشرية، وتزيد من دقة وسرعة إنشاء الفواتير.
إنشاء قاعدة بيانات مشتركة لعمليات التدقيق
يمكن للفوترة الإلكترونية أن تساهم في إنشاء قاعدة بيانات مشتركة يمكن الوصول إليها من قبل الشركات، والموردين، والعملاء، والجهات التنظيمية؛ وبالتالي هذا يسهل عمليات التدقيق، ويزيد من الشفافية والثقة بين الأطراف المعنية.
خفض التكاليف
يمكن للفوترة الإلكترونية تقليل التكاليف المرتبطة بكل ما يخص طباعة الفاتورة وتوزيعها، وتخزينها، بالإضافة إلى تكاليف إدارة الأوراق، والمساحة المطلوبة لتخزينها، كما يمكن تقليل التكاليف المترتبة على عمليات التدقيق والتدويل.
تحسين التدفق النقدي
يمكن للفوترة الإلكترونية تسريع عمليات الدفع، وتحسين التدفق النقدي للشركات، إذ يمكن تقديم الفواتير الإلكترونية بشكل فوري، والمراقبة حالة الدفع، وتحصيل الأموال بشكل أسرع؛ مما يساهم ذلك في تحسين التدفق النقدي العام للشركة.
تحسين عملية إدارة البيانات
بوجود مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يمكن تخزين وإدارة البيانات بشكل أكثر فعالية وسهولة، إذ يمكن الوصول إلى الفواتير والبيانات ذات الصلة بسرعة ودقة؛ مما يساعد في تحسين عمليات اتخاذ القرارات، وإدارة الأعمال.
القضاء على الأنشطة الاحتيالية
توفر الفوترة الإلكترونية طبقة إضافية من الأمان والمصداقية، إذ يمكن اعتماد تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي؛ للتأكد من صحة وأصالة الفواتير؛ وبالتالي الحد من فرص التزوير والأنشطة الاحتيالية.
طريقة اعتماد الفاتورة الإلكترونية في منشأتك
بعد أن علمنا مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تعلم أن اعتمادها في منشأتك يتطلب القيام بخطوات محددة؛ لضمان تنفيذها بنجاح، وفيما يلي دليل خطوة بخطوة يمكنك اتباعه:
ابحث في الحلول المختلفة وقارن بينها
قم بإجراء بحث شامل عن الحلول المتاحة للفوترة الإلكترونية، قارن بين الميزات، والتكاليف، فضلًا عن التوافق مع احتياجات منشأتك.
اختر حلًّا آمنًا
بعد معرفتك مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، تأكد من أن أي برنامج محاسبة الذي تختاره يوفر مستوى عالٍ من الأمان وحماية البيانات، تحقق من وجود تشفير البيانات، وآليات حماية الوصول والمصادقة.
ضع قابلية التوسع بعين الاعتبار
اختر حلًا يتيح لك توسيع القدرات في المستقبل، والجدير بالذكر أنك قد تحتاج إلى إضافة مزيد من المستخدمين، أو توسيع نطاق عملك أو تفويض الفاتورة الالكترونية؛ لذا تأكد من أن الحل يدعم هذه القابلية للتوسع.
إدماج نظام الفوترة مع أنظمتك الحالية
تحقق من توافق نظام الفاتورة الإلكترونية مع أنظمتك الحالية، مثل: نظام إدارة الأوراق المالية، أو نظام المحاسبة، وتذكر أنه يجب أن يكون النظام قادرًا على تبادل البيانات بسلاسة مع هذه الأنظمة.
اقراء ايضا: كيف تجهز منشأتك إلى المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الالكترونية
راجع مسارات عملك
قم بمراجعة وتحليل مسارات عملك الحالية من خلال نموذج فاتورة إلكترونية معتمد وتأكد من فهم كيفية تكامل الفوترة الإلكترونية فيها، ثم حدد العمليات التي يجب تعديلها، أو إعادة هيكلتها؛ لتناسب الفوترة الإلكترونية.
اقرأ أيضا: الفاتورة الإلكترونية قطاع التشغيل والصيانة.
تعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك
قم بالتعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات في منشأتك لتنفيذ ودعم نظام الفوترة الإلكترونية، إذ يمكنهم مساعدتك في اختيار الحل المناسب، وضمان تكامله بشكل فعال مع بنية تكنولوجيا المعلومات الحالية.
تأكد من توافق البيانات
قبل تنفيذ الفوترة الإلكترونية، تأكد من توافق البيانات المطلوبة على الفواتير مع قوانين ومتطلبات الضرائب المحلية، تحقق من أن النظام الجديد يمكنه تضمين جميع البيانات الضرورية على الفواتير.
اختبر النظام الذي اخترته
قم بإجراءة النظام الجديد بعد تنفيذه؛ للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح وفقًا لاحتياجاتك، ولا تنسَ أن تقم بإجراء اختبارات واستعراض عملية إصدار الفواتير، وتحقق من صحة واكتمال البيانات المولدة.
تدريب الموظفين على العملية الجديدة
قم بتوفير تدريب شامل للموظفين على كيفية استخدام النظام الجديد للفوترة الإلكترونية، قد يتضمن ذلك: توضيح الإجراءات، والميزات الجديدة والتعليمات الخاصة بإصدار الفواتير.
مراقبة وتقييم الأداء
قم بمراقبة أداء النظام الجديد، وتقييم فعاليته على مدار فترة زمنية معينة، وأيضًا قم بجمع التعليقات من الموظفين والعملاء، واستخدامها لتحسين العملية، وتعديل النظام إذا لزم الأمر.
تنويه
إذا كنت تبحث عن برنامج محاسبة متكامل يضمن لك كل ذلك وأكثر؛ فبالتأكيد يظهر لك برنامج قيود في رأس القائمة، إذ إنه يضمن لك معرفة مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، والقيام بالعمليات التقليدية بدلًا عنك؛ لتتفرغ لما هو أهم.
احصل الآن على نماذج فواتير تجارية جاهزة
في الختام
عندما نلقي نظرة على مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، نجد أنها تمثل أكثر من مجرد تبني تكنولوجيا جديدة في العمليات التجارية، إنها رحلة تحويلية تأخذنا إلى عالم يسوده التطور والتحسين المستمر، وتفتح أبواب الإبداع والتأثير في عالم الأعمال، فمع تطبيق هذا النوع من الفواتير؛ تتحقق الكثير من المزايا، مثل: تقليل الأخطاء البشرية، وتوفير الوقت والجهد، وتحسين سرعة التداول التجاري، وتعزيز الشفافية والأمان، بالإضافة إلى أنها طريقة حديثة للتعامل المالي والتجاري تجمع بين التكنولوجيا والإبداع، وتساهم في بناء مستقبل أكثر فاعلية وسلاسة؛ لذا لا تدع الجمود يحتجزك في الماضي، ولا تتردد في الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية واستكشاف ما يمكن أن يحمله لك من مزايا جديدة.
انضم إلى سباق التحول الرقمي، واستعد للتحسين المستمر والابتكار في أعمالك مع برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم إلى ورشة عمل الفاتورة الإلكترونية دليلك الكامل للامتثال والاحتراف مع قيود المحاسبية وتعرفوا على برنامج الفاتورة الإلكترونية المذهل!
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! واشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات والحصول على فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل.
يمكنك الآن أن تجربة نظام شركة قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وانطلق بثقة واستعد لتحقيق نجاحك وتميزك في عالم الأعمال المتغير والمتقلب.
