يُجمع الكثير من رواد الأعمال والمدراء التنفيذيين في المنشآت الصغيرة والمتوسطة على أن المحاسبة ليست أمرًا عاجلاً، فهي عملية مالية يمكن تداركها لاحقًا، فيركزون على التسويق والبحث عن المستثمرين وكيفية تطوير منتجات جديدة.
الإجراءات السابقة جيدة في مضمونها، لكن كيف ستقيس تقدمك المالي ومدى قربك أو بعدك من هدفك التسويقي بدون وقوفك على عتبة أرقامك المالية وفهمها جيدًا؟ بل كيف تعرف متى ستحتاج لتوظيف موظفين جدد؟ ثم والأهم: كيف تتعامل مع الجائحة الاقتصادية العالمية التي تعصف بالشركات حاليًا؟
يتوهم – حرفيًا – من يظن أن المحاسبة فعل ثانوي متناسيا أنها هي الركيزة الأساسية في نجاح أي نشاط تجاري، وفي هذه المقالة سنقدم لك أهم الأساليب والطرق المحاسبية الناجعة التي تحتاج لتطبيقها في شركتك الناشئة.
ما المحاسبة الناجعة في بيئة الشركات الناشئة؟
كرائد أعمال أو مدير تنفيذي لا يجب أن تتحرك في عالم الأعمال وفقًا لإفتراضات شخصية أو اعتماد دفتر ملاحظات بسيط لتقييد أمورك المالية، بل يجب أن تبني نظاما حقيقيا تقيس عليه النفقات الفعلية بما فيها: مصاريفك التشغيلية وأجور ورواتب موظيفيك وأصولك المُدرة للدخل وصافي ربحك؛ لكي يكون بمقدورك تقييم تقدم عملك بشكل موضوعي.
غالبا أنت هو حلقة التواصل الوحيدة مع عملائك، فتقوم في معظم وقتك بالمهام التالية:
- بناء نظام مالي لإدارة العملية المحاسبية في شركتك سواء أكنت تستخدم الورقة والقلم أو برامج إلكترونية، مثل: Microsoft Excel أو Google Sheets.
- إنشاء الفواتير وإرسالها للعملاء.
- متابعة الفواتير لمعرفة حالتها: هل تم سدادها أو لا؟ ولماذا؟
- الحرص كل الحرص على الموازنة بين تدفقك النقدي ونفقاتك.
- إعداد التزاماتك الضريبية وتحضير إقرارك الضريبي في موعده المحدد.
الشركات الناشئة مضغوطة بكل ما للكلمة من معنى وقوتها الوحيدة في مرونتها العالية وسرعتها في تنفيذ أعمالها، لذا فأنت في غنى عن أي أخطاء محاسبية قد تهوي بك لقاع الفشل، خاصة أن معظم الشركات لا تصمد لخمس سنوات. لا توجد آلية محددة لإجراء المهام السابقة في بيئة الأعمال وخاصة في الشركات الناشئة، فثمة من يجعل من ملفات الـ Excel برنامجه المحاسبي ويدخل البيانات المطلوبة يدويًا بشكل شبه يومي، وهناك من يستخدم برنامج محاسبة سحابي يقدم له ما يحتاج من إحصائيات ومعلومات في يسر وسرعة. حاول أن توظف محاسب أو استخدام برنامج محاسبة سحابي. بالمناسبة، قيود هو برنامج محاسبة سحابي لا يحتاج إلى تحميل ويوفر لك كل ما تحتاج لأتمتة عملية المحاسبة في شركتك، جربه الآن مجانًا لمدة 14 يوما لترى بنفسك فعاليته وقوته.
كيفية وضع ميزانية لشركتك الناشئة
المحاسبة والعشوائية لا يجتمعان أبدًا، فهما ضدان حقيقيان. ستعاني كثيرًا الشركات التي لا تملك ميزانية تقيد فيها حجم نفقاتها، وتدفقها النقدي، ومصاريفها التشغيلية وصافي الربح. فالميزانية هي أداة مالية تساعد في اتخاذ القرارات المالية الفعالة بقراءة سجل الشركة المالي ومقارنة أدائها المالي شهريًا أو كل ربع سنة لأن المعلومات الأساسية مدونة في نظام عملي (كقيود مثلاً) يسمح بمقارنة الأرقام لتحليلها وقراءتها من قبل المدير التنفيذي أو بالتعاون مع محاسب محترف.
لكي تضع ميزانية فعالة لشركتك، أدرج المعلومات التالية في ملف ميزانيتك:
- الإيرادات: وهي حجم الأموال التي تدخل في حساب شركتك البنكي شهريًا من بيع خدماتك أو منتجاتك.
- النفقات: وهي كل ما تصرفه ليعمل مشروعك ويمكن إجمالها في صنفين رئيسين هما: مصاريفك الثابتة (أجور الموظفين، المكتب، الموقع الإلكتروني) التي تدفعها شهريًا والمصاريف المرنة وهي مصاريف متغيرة قد لا تدفعها شهريًا لكنها تدفع من فترة لأخرى، مثل: تكلفة تطوير منتج جديد أو تجديد الهوية البصرية.
- أرباحك: وهي معادلة حسابية بسيطة تعمل على طرح النفقات من الإيرادات لتعرف صافي ربحك ويمكن إجراء هذه المهمة سنويًا أو حتى شهريا لتعرف حجم أرباحك ونسبتها.
البيانات السابقة هي الركيزة الأساسية لإعداد ميزانيتك المالية، ستكبر ميزانيتك مع الوقت بتطور شركتك لكن المعلومات السابقة تكفي في البداية لتدارك موقفك المالي والوقوف على أرقام مالية دقيقة.
استخدام البيانات المالية لتقييم أداء الأعمال التجارية
المقصود بالبيانات المالية التي تمكنك من تقييم أداء شركتك هو معرفة تدفقك النقدي، وهو عملية حساب المبالغ الوارد والخارجة في شركتك، لتعرف حقًا هل تستطيع شركتك دفع مصاريفها أو البقاء في السوق؟ لكن للأسف تعاني الشركات الصغيرة والمتوسطة من صعوبة معرفة تدفقها النقدي لجملة من الأسباب:
- يجهل الكثير من رواد الأعمال أهمية تدوين الفواتير والقيود في وقتها وتنظيمها في ملف أنيق ليسهل تحليلها ومراجعتها.
- يعانون من ضعف شديد في إدارة المخزون بسبب استخدام أكثر من ملف أو ورقة فإن عملية معرفة البضائع الموجودة في المخزون وترتيبها من ناحية أكثرها مبيعا وأقلها، يدفع رواد الأعمال إلى العشوائية في التسويق مما ينعكس عليهم سلبًا.
- لا يستثمرون في برنامج سحابة محاسبي يحررهم من المشاكل السابقة، فجميع رواد الأعمال تقريبا ينظرون إلى المحاسبة على أنها فعل بسيط لا يزيد عن معرفة الإيرادات والنفقات، لكن هذا ليس صحيح، فالمحاسبة عملية عميقة تحتاج أولاً إلى محاسب محترف.
إن الإضطراب الذي يخيم على الشركات الناشئة ما بين الفينة والأخرى هو بسبب ضعف الإدارة المالية فيصابون بشلل حاد ولا يعرفون كيف يتشافون منه ليعدوا العدة جيدًا. حتى لا تقع في هذا الفخ أحرص على إدارة تدفقك النقدي وضبطه بشدة عالية.
كيفية إنشاء توقعات مالية
لو سألتك: هل تحتاج إلى استثمار في الستة أشهر القادمة؟ هل تستطيع الرد بدقة وحزم على السؤال السابق؟
ربما لم يخطر على بالك السؤال السابق، وهذا أمر وارد في مجال عمل الشركات الناشئة لأنها لا تملك تصورات مسبقة عن التوقعات المالية المستقبلية، وعندما نقول إنشاء توقعات مالية مستقبلة فنحن لا نطلب منك البحث عن مستثمر بشكل مجحف بل في تدارك المشاكل والأزمات قبل حدوثها.
لا يوجد زبون أبدي، فطبيعي أن بعد فترة معينة بناء على أرقامك الخاصة ينسحب زبونك من استخدام شركتك ربما لأنه وجد حلاً أفضل أو أشبع رغباته ولم يعد في حاجة إلى المزيد، المقصد هنا هو أن تخطط لإيراداتك المستقبلية ونفقاتك حتى ترسم صورة مستقبلية واضحة. حتى تغير خطة عملك في الوقت المناسب أو تبحث عن مستثمر لدعم تدفقك النقدي. الفكرة هنا أن تحاول دائمًا رصد أرقامك المستقبلية لتعرف كيف تخطط جيدًا، فمثلا إذا كان الحصول على مستثمر أمرا صعبا يمكنك استخدام خطة بديلة كتقليل نفقاتك حتى تمر بأمان من الأزمات المباغتة، ولا يمكن بالطبع التنبؤ بمستقبلك بدون رصده مسبقا، لذا احرص على رسم صورة واضحة عن مستقبلك المالي من كل 6 أشهر.
أهمية عمل جرد مالي
كأي نشاط تجاري يبحث عن الربح فأنت غالبا قد بدأت في إعداد العدة لليوم الوطني لو تنشط بشكل أساسي في السوق السعودي أو الجمعة السوداء لو تعمل على نطاق دولي. أراك تهز رأسك مشوشًا، ولسان حالك: ما علاقة هذا بالجرد المالي؟
المقصود بالجرد المالي هو تتبع مخزونك ومعرفة كل المنتجات الموجودة فيه ثم ترتيبها بحسب تصنيفها من الأعلى مبيعا إلى الأقل مبيعا وعليه تكون صورة واضحة عن ما يجب التركيز عليه، لكن عملية إدارة المخزون معقدة وخاصة أن المخزون يحوي ألوف المنتجات، لهذا من الضروري بمكان الاستثمار في برنامج إدارة مخزون حيوي ومرتفع الجودة حتى تعرف حجم المال الذي يقبع في مخزونك والتنبؤ بإيراداتك المالية، هذا هو تعريف الجرد المالي.
المنهجية الذكية لإدارة مخزونك وعمل جرد مالي دقيق هي بالاستعانة ببرنامج محاسبة سحابي مثل قيود، وإليك ما يقدمه قيود في هذا المجال:
- إضافة مخازن متعددة: لست مضطرا لاستخدام فرع واحد بل يمكنك استخدام أكثر من فرع أو موقع لمخزونك وتحميل المنتجات عليه وإنشاء فواتير الشراء.
- ضبط المخزون: يساعدك في ضبط زيادة كمية منتجاتك وإدارة المنتجات التالفة والمستردة حتى تتصرف بحكمة.
- عمليات نقل المخزون: يمكنك نقل منتجاتك بمرونة من موقع إلى آخر أو من مكان لنظيره عبر تحديد المنتجات المراد ترحيلها والفرع الذي ستصل إليه.
- تقارير شاملة: وهنا تأتي فعالية الجرد المالي المحكمة عبر تقرير مواقع المنتجات الذي يساعدك في معرفة الكميات المتوفرة في كل موقع لمساعدتك في تنسيق عملية التوزيع، وكذلك تقرير ملخص المبيعات والمشتريات والمنتجات المخزنة لتعرف مشتريات ومبيعات كل منتج إضافة لصافي الربح والتكلفة الكلية لكل منتج. جرب قيود الآن لمدة 14 يوم مجانا واحكم بنفسك!
أهمية مراقبة النفقات عالية التكلفة
من المخاطر التي تلوح في الأفق هو عدم مراقبة النفقات عالية التكلفة، وهي تلك النفقات التي نتركها بدون مراقبة فتكبر شيئا فشيئا حتى تتحول إلى مشكلة عويصة، من أمثلة التكاليف العالية هو توظيف عدد ضخم من العمال ودفع رواتب مجزية لهم في حين أن الأفضل هو التعاقد معهم بالساعة بدلا من توظيفهم بدوام كامل أو جزئي في شركتك، وكذلك ركود المخزون يعتبر من أكبر النفقات العالية لصعوبة إخراجه وعليه تتحمل الشركة تبعات ركوده.
الطريقة الوحيدة للخلاص من شبح النفقات العالية يكمن في تتبع ميزانيتك المالية ومراقبتها بدقة، ربما يكون الحل الأفضل في توظيف محاسب متخصص – سنتحدث عن كيفية توظيف محاسب لاحقًا – له تقنياته الخاصة في تحليل وقراءة الأرقام المالية ليقدم لك التوليفة الفعالة للقضاء على تلك النفقات للأبد. أما إذا كانت ميزانيتك لا تسمح لك بتوظيف محاسب فننصحك بالاستثمار في برنامج محاسبة سحابي بسعر مناسب لحين تعتدل الأحوال وتكون قادرًا على توظيف محاسب. جرب قيود – وهو برنامج محاسبة سحابي لا يحتاج إلى تحميل – الآن لمدة 14 يوم مجانًا.
أهمية مراقبة التدفق المالي للشركة
تقول الإحصائيات أن نسبة 82٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة تفلس وتغلق أبوابها في أعوامها الأولى نظرًا لضعف إدارتها لتدفقها النقدي. فمراقبة تدفقك النقدي يفوق تحصيل الأرباح بمراحل لأنك تتحكم فيه نوعا ما.
المقصود بالسيولة النقدية هو مقدار المال الذي تمتلكه في حسابك البنكي، فيساعدك في التحضير للأزمات، فجائحة Covid19 أردت شركات الطيران إلى الحضيض وهدمت مجال السياحة، رغم أن ثمة شركات طيران لم تتزعزع نظرًا لقدرتها الهائلة في مراقبة تدفقها المالي، وكذلك يمكنك من اقتناص الفرص الاستثمارية. حتى تراقب تدفقك النقدي بحرفية وربحية عاليتين، قم بالآتي:
- ادّخر جزءًا من دخل شركتك: لا تقع في فخ أن الادخار هو أسوأ طريقة في عالم المال، بل هو الصديق الودود للاستثمار وبدونه ستركض دائمًا في سباق القروض. احرص على ادخار جزء محدد من أرباح شركتك ولا تلمسه إلا للضرورة القصوى.
- وزان بدقة بين مصروفاتك ودخلك: لا تجعل مصروفاتك تزداد مع ازدياد دخلك، بل كن حكيمًا في مصروفاتك. حاول تقليل المصروفات الثانوية التي لا تقدم أي قيمة حقيقية لعملك وادخر الباقي فهي الطريقة الوحيدة لحفظ سيولتك النقدية.
- قراءة المستقبل بشكل خاطئ: المؤسف أن الكثير من رواد الأعمال ينفقون نقدهم الحالي وفقا لتوقعات مستقبلية قد تحدث وقد لا تحدث. إياك وصرف سيولتك النقدية بناء على توقع واهم، اقرأ المستقبل بدقة لكن لا تصرف كل سيولتك في توقعات واهمة بل خصص لها ميزانية معقولة إن نجح توقعك كسبت وإن فشل بقيت متماسكًا لأنك لم ترهق سيولتك النقدية.
في حقبة زمنية مليئة بالجوائح والعواصف لا تتخذ من الافتراضات أو التوقعات أساسًا يقود قراراتك المالية، كن حازمًا بشأن سيولتك لكي تبقى في مضمار المنافسة لأطول فترة ممكنة.
أهمية وشروط تعيين محاسب محترف بالشركة
ينظر الكثير من رواد الأعمال العرب – للأسف – إلى نافذة النمو الأولى: المحاسبة، على أنها نشاط لا ينتمي إليهم، بل إن فيهم من يجزم بأن بمقدوره تولي المهام المحاسبية بنفسه، فهي مجرد معادلات رياضية بسيطة. لكن هذا التصور خاطئ تمامًا، فالمحاسبة علم ضخم متفرع ومتشعب وتدريسه في الجامعة ليس ضربا من الجنون بل لكونه مهم وفعال – ليس فقط للشركات – بل حتى للحكومات نفسها.
كرائد أعمال ذكي ينشط في سوق تشتد منافسته يوما بعد يوم، يجب أن توظف محاسب في أسرع وقت ممكن، يقول ستيف جوبز: “نحن لا نوظف الأذكياء لنخبرهم ما يفعلوا، بل ليقول لنا ما يجب فعله” وهذا تمامًا ما سيفعله المحاسب لنشاطك بحيث يمدك بمعلومات مالية هامة عن إيرادتك وتكاليفك وصافي ربحك لتعرف كيف تتخذ قرارت فعالة ستدفع بك إلى زمام النمو. في قيود، ندرك صعوبة إيجاد المحاسب الأنسب لك ولنشاطك التجاري، لذلك قمنا بتسهيل هذه العملية عليك من خلال خدمة توظيف المحاسب الأنسب لك عبرنا، تعرف على الخدمة من هنا.
دور البرامج المحاسبية السحابية في تسهيل الأعمال المحاسبية
الطفرة الهائلة التي حصلت في التكنولوجيا سهلت الكثير من المهام الحياتية الأساسية في حياة أي رائد أعمال، ومن أبرزها المحاسبة. فظهرت برامج محاسبة سحابية تعمل على أتمتة الكثير من المهام المحاسبية المتشعبة، فبدلا من استخدام الدفاتر و السجلات الورقية، يساعدك برنامج المحاسبة على تسجيل معلوماتك المالية بدقة وسهولة في نظام سحابي يمكن الوصول إليه في أي وقت.
يتمثل الدور الأساسي لبرامج المحاسبة السحابية في حفظ كل السجلات المالية وتنظيمها بشكل يومي وأسبوعي وشهري وتسهيل الوصول إليها كلما أحتجت لها بدون الحاجة لتحميل البرنامج على جهازك أو هاتفك بل يمكنك الحصول على المعلومات منه كلما أردت ذلك. فهي تساعد في إدارة دخلك ومصروفاتك ومخزونك، ومشترياتك ورواتب موظفيك، ومبيعاتك، وفواتيرك، ودخلك، والتزاماتك المالية، هذا بالإضافة إلى تقارير مالية ومحاسبية شاملة لمساعدتك في فهمك وضعك المالي لكي تتخذ القرارات المالية الفعالة.
يعتبر قيود من أفضل برامج المحاسبة السحابية في المملكة العربية السعودية، فهو نظام محاسبي سحابي سهل الاستخدام. ميزة قيود أنه يساعدك على رفع كفاءة واستدامة شركتك وتقليل مخاطرك لأنه يعطيك صورة وافية عن وضعك المالي بشكل دقيق. جرب قيود الآن مجانا لمدة 14 يوم.
الخلاصة
نتفق على أن المحاسبة هي الركيزة الأساسية لأي نشاط التجاري وخاصة للشركات الناشئة، فهي عمودها الفقري. كشركة صغيرة أو متوسطة فإن المعلومات السابقة التي ناقشناها في هذه المقالة أكثر من كافية لك حاليًا لتبدأ في بناء نظام محاسبي مناسب لنشاطك التجاري. الشركة التي تظن بأنها تستطيع الاستغناء عن المحاسبة واهمة وستكتشف حجم الضرر الذي تلحقه بنفسها لاحقًا.
خطط جيدًا لميزانيتك المالية، واجعل من بياناتك المالية وقودًا لقرارتك لا الافتراضات والعشوائية، وادرس وضعك المالي باستمرار لكي ترسم صورة عن مستقبل توقعاتك المالية، ولاتنس عن أهمية الجرد المالي وضرورة تقليل النفقات العالية. ثم وظف – إذا سنحت لك ميزانيتك – محاسب محترف لينوب عنك في تولي مسؤولية هذه العملية واجعل مهمة محاسبك سهلة باستثمارك في برنامج محاسبة سحابي. جرب قيود الآن مجانا لمدة 14 يوم.
