كيفية إنشاء نظام اعتماد للقيود اليدوية، وما الفرق بين حالات “مسودة”، “بانتظار الموافقة”، و”موافق عليه”

إرشادات حول التعامل مع القيود اليومية وحالاتها في النظام وانشاء نظام اعتماد لقيود المحاسبة اليدوية : 

1. حفظ القيود اليومية:

• يمكن حفظ القيد كـ مسودة (Draft) لمراجعته أو تعديله لاحقًا قبل الاعتماد.

• عند الضغط على حفظ (Save):

  • إذا كان المستخدم يمتلك صلاحية الاعتماد، يتم اعتماد القيد مباشرة وتحويل حالته إلى معتمد (Approved) مع ترحيله إلى الدفاتر.

  • إذا لم يمتلك صلاحية الاعتماد، يتم حفظ القيد في حالة بانتظار الموافقة (Awaiting for Approval) دون تأثير على الدفاتر حتى الموافقة عليه.

2. اعتماد القيود:

• يوجد زر اعتماد (Approve) للمستخدمين الذين يمتلكون صلاحية الاعتماد لاعتماد القيود في حالة “بانتظار الموافقة”.

• المستخدمون بصلاحية قراءة فقط يمكنهم عرض القيود وحالاتها دون تعديل أو اعتماد.

• يمكن التحكم بالصلاحيات من خلال:

  1. الذهاب إلى الإعدادات → المستخدمين → إدارة المناصب

  2. الضغط على تعديل بجوار المنصب المطلوب

3. الاطلاع على حالة القيود من صفحة قيود المحاسبة اليدوية:

• تمت إضافة عمود يعرض حالة كل قيد:

  • مسودة

  • بانتظار الموافقة

  • معتمد

• يمكن الفرز والتصفية حسب الحالة لتسهيل متابعة القيود المفتوحة أو قيد المراجعة من خلال خيارات التصفية.

4. سلوك الحالات داخل النظام:

• المسودة: قابلة للتعديل، وغير مؤثرة على التقارير أو الدفاتر.

• بانتظار الموافقة: لا تُرحّل ولا تظهر في الأرصدة حتى اعتمادها.

• الموافق عليه : يتم ترحيله فورًا ويصبح مقفلًا، ولا يمكن تعديله إلا بصلاحيات خاصة.

5. ملاحظات مهمة:

• جميع القيود اليدوية المضافة مسبقًا ستكون حالتها “-“.

• الميزة مطبقة فقط على القيود اليدوية الجديدة.

• لا يسمح بتعديل القيد بعد الاعتماد وفقًا للمعايير المحاسبية المتبعة.

6. الفائدة:

• تعزيز الرقابة الداخلية على القيود.

• توضيح مراحل المراجعة والاعتماد وتقليل الأخطاء الناتجة عن الترحيل غير المقصود.

• تحسين التعاون بين المستخدمين داخل الفرق المالية.