توضيح طريقة حذف حساب نهائيًا من شجرة الحسابات وكيفية استخدام خاصية الأرشفة كبديل وحل مشكلة عدم إمكانية حذف الحساب الذي يحتوي على عمليات

كيفية حذف حساب نهائيًا من شجرة الحسابات

لحذف حساب بشكل نهائي من شجرة الحسابات، يجب أولًا التأكد من أن الحساب لا يحتوي على أي عمليات أو ارتباطات داخل النظام.

الحذف النهائي يعني أن الحساب سيتم إزالته بالكامل من النظام، ولن يمكن استرجاعه لاحقًا.

أولًا: متى يمكن حذف الحساب؟

يمكن حذف الحساب إذا توفرت الشروط التالية:

1. لا على الحساب أي عمليات.

2. غير مرتبط بأي ميزة أو إعداد داخل النظام.

3. ليس لديه فروع (إذا كان حساب رئيسي).

4. لديك صلاحية الحذف.

5. الحسابات الرئيسة في المستوى الأول والثاني ثابتة ولا يمكن حذفها. لكن يمكنك تعديل الحسابات الموجودة وإضافة حسابات فرعية لها.

عند توفر هذه الشروط، ستظهر لك أيقونة الحذف مقابل الحساب في شجرة الحسابات.

كيف أتأكد أن الحساب لا يحتوي على عمليات؟

حتى لو كان رصيد الحساب صفر، يجب التأكد أنه لا توجد حركات سابقة عليه.

للتأكد:

• اذهب إلى التقارير.

• اختر كشف الحساب.

• اختر الحساب المطلوب.

• حدد تاريخ بداية ونهاية واسع (مثل من تاريخ تأسيس المنشأة حتى اليوم).

• اعرض التقرير.

إذا ظهر التقرير فارغًا بدون أي قيود او ارصدة افتتاحية ، فهذا يعني أنه لا توجد عمليات عليه.

بخال ظهر رصيد افتتاحي قم باختيار مدة زمنية اوسع لتظهر الحركات.

ملاحظة مهمة جدًا:
يجب أيضًا التأكد أن الحساب غير مرتبط بميزة داخل النظام مثل:

• ارتباطه بمنتج (حساب إيرادات أو مصاريف).

• ارتباطه بميزة الأصول الثابتة.

• ارتباطه بمديول الرواتب.

• ارتباطه بإعدادات افتراضية في النظام.

إذا كان الحساب مرتبطًا بأي من هذه الميزات، فلن يمكن حذفه.

ماذا يحدث إذا كان الحساب عليه عمليات؟

إذا كان الحساب يحتوي على عمليات:

• لن تظهر أيقونة الحذف.

• لا يمكن حذفه مباشرة.

في هذه الحالة لديك خياران:

الخيار الأول: حذف العمليات المرتبطة به

إذا قمت بحذف جميع العمليات المرتبطة بالحساب (مثل القيود اليدوية)، يمكنك بعدها حذف الحساب بشكل طبيعي.

ملاحظة:
يمكن نقل العمليات من حساب إلى حساب آخر فقط إذا كانت العمليات ناتجة عن قيود محاسبية يدوية.
أما القيود التلقائية الناتجة عن عمليات النظام (مثل الفواتير أو الرواتب أو الأصول)، فلا يمكن تعديلها بهذه الطريقة.

الخيار الثاني: أرشفة الحساب بدل حذفه

إذا كان الحساب مستخدمًا سابقًا ولا ترغب بحذفه نهائيًا، يمكنك أرشفته.

ما الفرق بين الحذف والأرشفة؟

الحذف النهائي

• يتم حذف الحساب بالكامل من النظام.

• لا يمكن استرجاعه.

• يتم حذفه نهائيًا وغير قابل للاسترجاع.

يجب التأكد قبل الحذف لأن العملية نهائية.

الأرشفة

الأرشفة تعني إيقاف استخدام الحساب دون حذفه.

عند أرشفة الحساب:

• لا يمكن استخدامه في عمليات جديدة.

• يظل موجودًا في النظام.

• يمكن استرجاعه لاحقًا.

• لا يتم حذف العمليات السابقة المرتبطة به.

كيف أسترجع حساب مؤرشف؟

يمكن استرجاع الحساب بعد أرشفته من خلال:

1. اذهب إلى المحاسبة.

2. اختر شجرة الحسابات.

3. من الخيارات العلوية اختر أرشيف الحسابات.

4. تأكد من وجود الحساب في الأرشيف.

5. اضغط على أيقونة “المربع” بجانب اسم الحساب لإعادة تنشيطه.

كيف تظهر الحسابات المؤرشفة في التقارير؟

التقارير التي يظهر فيها الحساب المؤرشف:

تقرير كشف الحساب:
يظهر الحساب المؤرشف مع جميع العمليات المرتبطة به بشكل طبيعي.

التقارير التي لا يظهر فيها الحساب المؤرشف بشكل مستقل:

• دفتر الأستاذ.

• ميزان المراجعة.

• الميزانية العمومية.

في هذه التقارير:

يتم ترحيل رصيد الحساب المؤرشف إلى الحساب الرئيسي الذي يتبع له.

مثال عملي:

إذا تم أرشفة حساب “الصندوق” المدرج تحت “النقدية وما يعادلها”،
فسيظهر رصيد “الصندوق” ضمن حساب “النقدية وما يعادلها” في الميزانية وميزان المراجعة.

هل يمكن حذف حساب رئيسي؟

لا يمكن حذف حساب رئيسي إذا كان لديه فروع.

يجب أولًا حذف جميع الفروع التابعة له، وبعدها سيظهر خيار الحذف للحساب الرئيسي.

هل يمكن حذف حساب مرتبط بإعدادات النظام؟

لا يمكن حذف حساب مرتبط بأي إعدادات أو ميزات داخل النظام مثل:

• حساب مرتبط بإيرادات أو مصاريف لمنتج.

• حساب مرتبط بإعدادات الرواتب.

• حساب مرتبط بالأصول الثابتة.

• حساب مستخدم في إعدادات افتراضية.

في هذه الحالات لن تظهر أيقونة الحذف.

الصلاحيات المطلوبة للحذف

يجب أن يكون للمستخدم صلاحية الحذف في إدارة المناصب.

لتفعيل الصلاحية:

• اذهب إلى الإعدادات.

• اختر المستخدمين.

• اختر إدارة المناصب من أعلى الشاشة.

• عدل المنصب المطلوب.

• فعّل خيار الحذف مقابل بند شجرة الحسابات.

إذا لم تتوفر الصلاحية، لن تظهر أيقونة الحذف.

لماذا لا تظهر أيقونة الحذف؟

لن تظهر أيقونة الحذف إذا:

• الحساب يحتوي على عمليات.

• الحساب مرتبط بإعدادات أو ميزات.

• الحساب رئيسي ولديه فروع.

• لا تملك صلاحية الحذف.

هل يمكن نقل العمليات من حساب إلى حساب آخر؟

يمكن نقل العمليات فقط إذا كانت الحركات ناتجة عن قيود محاسبية يدوية.

لا يمكن نقل العمليات إذا كانت ناتجة عن قيود محاسبية تلقائية مرتبطة بميزات النظام.