كيفية تسجيل المصاريف المقدّمة وتوزيعها محاسبيًا في قيود (يدويًا أو تلقائيًا باستخدام قوالب التأجيل) ولماذا لا يمكن إضافة المصروف المقدّم في فاتورة المشتريات

كيفية إضافة المصاريف المقدّمة وإثباتها محاسبيًا في نظام قيود

(مع خيار التوزيع اليدوي أو الآلي باستخدام قوالب التأجيل)

أولًا: ما هو المصروف المقدّم؟

المصروف المقدّم هو مبلغ تم دفعه مسبقًا مقابل خدمة أو منفعة سيتم الاستفادة منها خلال فترات مستقبلية، وليس في نفس فترة الدفع.

أمثلة شائعة:

• إيجار مدفوع لسنة كاملة

• اشتراك سنوي

• تأمين مدفوع مقدمًا

في هذه الحالات لا يتم تحميل المبلغ كمصروف دفعة واحدة، بل يتم تسجيله كأصل متداول ثم توزيعه على الفترات المستحقة.

الطريقة الأولى: التوزيع اليدوي (الطريقة المحاسبية التقليدية)

1. إنشاء حساب مصروف مقدّم

• إنشاء حساب باسم مصروفات مقدّمة

• يكون متفرعًا من الأصول المتداولة

2. إثبات المصروف عند الدفع

عند الدفع يتم تسجيله كأصل:

• مدين: حساب المصروف المقدّم

• دائن: الصندوق أو البنك

لا يظهر المصروف في قائمة الدخل، ويظهر فقط في الميزانية.

3. إثبات الاستحقاق (شهريًا أو حسب الفترة)

عند الاستفادة من المصروف:

• مدين: حساب المصروف (مثل مصروف الإيجار)

• دائن: حساب المصروف المقدّم

️ هذا القيد يتم يدويًا لكل فترة، والنظام لا يوزعه تلقائيًا.

الطريقة الثانية (البديلة والأفضل): استخدام قوالب التأجيل

بدل ما تقوم بتوزيع المصروف أو الإيراد يدويًا كل شهر، يمكنك استخدام قوالب التأجيل، وهي ميزة مخصصة لتوزيع الإيرادات أو المصروفات على فترات مستقبلية بشكل آلي.

ما هي فكرة قوالب التأجيل؟

قوالب التأجيل تسمح لك بتسجيل الإيراد أو المصروف مرة واحدة، والنظام يتولى توزيعه تلقائيًا على الفترات المحددة.

مثال:

اشتراك سنوي بقيمة 12,000 ريال
بدل تسجيله كاملًا في شهر واحد
يتم توزيعه 1,000 ريال شهريًا لمدة 12 شهرًا

فائدة قوالب التأجيل للعميل

• القوائم المالية تكون أدق وتعكس الأداء الحقيقي لكل فترة

• تقل الأخطاء الناتجة عن القيود اليدوية

• توفير وقت وجهد كبير

• توزيع تلقائي بدون تدخل شهري

كيفية إنشاء قالب تأجيل

اذهب إلى:
المحاسبة → قوالب التأجيل

ثم:

• اضغط إنشاء قالب تأجيل جديد

• أدخل البيانات التالية:

  • اسم القالب (عربي / إنجليزي)

  • الوصف (اختياري)

  • نوع التأجيل:

    • إيراد (مبيعات)

    • مصروف (مشتريات)

  • حساب التأجيل

    • مثل: مصروفات مقدّمة أو إيرادات مقدّمة

  • عدد الفترات (مثل 12 شهر)

  • طريقة الحساب

  • أساس بدء التوزيع

  • وصف قيد الفترة (اختياري)

  • سلوك المرتجعات الافتراضي
    (استرجاع العنصر يؤدي إلى إلغاء الفترات المستقبلية)

  • الحالة: نشط

ثم اضغط حفظ

ربط القالب بالحساب المحاسبي

بعد إنشاء القالب:

• اذهب إلى المحاسبة → شجرة الحسابات

• اختر الحساب الذي سيتم التوزيع عليه
  (مثل: الإيرادات الأخرى أو مصروف الإيجار)

• اضغط تعديل

• اختر قالب التأجيل من خانة كود التأجيل

• احفظ

استخدام قالب التأجيل عند إنشاء القيد

عند إنشاء قيد محاسبي يدوي:

• اختر الحساب المرتبط بقالب التأجيل
  مثال:

  • من: الصندوق

  • إلى: حساب الإيرادات الأخرى (المرتبط بالقالب)

• اضغط حفظ مع التأجيل

النظام سيقوم بالآتي:

• تحميل كامل المبلغ على حساب الإيرادات أو المصروفات المقدّمة

• إنشاء قيود توزيع تلقائية لكل فترة

• يمكنك معاينة جدول التوزيع قبل الحفظ عبر زر عرض بجانب الحساب

ثم:

• اضغط حفظ مع التأجيل لاعتماد القيد

ملاحظات مهمة

• لا يمكن استخدام قوالب التأجيل من خلال فواتير المشتريات أو المبيعات

• لا يمكن اضافة المصاريف المقدمة من خلال فواتير المشتريات حيث لا يمكن ربط المنتجات او المصاريف بحساب اصول متداولة.

• تُستخدم فقط مع القيود المحاسبية اليدوية

• في حال وجود إقفال فترة أو سنة مالية، لن يتم إنشاء القيود المستقبلية في فترات مغلقة

• الضريبة تُثبت حسب القيد الأصلي، ولا يتم توزيعها

أيهما أستخدم؟

• لو عندك مصروف أو إيراد بسيط → التوزيع اليدوي كافٍ

• لو عندك اشتراكات أو عقود طويلة → قوالب التأجيل هي الخيار الأفضل

الخلاصة

• المصاريف المقدّمة يمكن إدارتها يدويًا أو آليًا

• قوالب التأجيل توفر توزيعًا تلقائيًا ودقيقًا

• تقلل الأخطاء وتحسّن القوائم المالية

• لا تحتاج تدخل شهري بعد الإعداد

كلمات مفتاحية

مصروف مقدم
إيرادات مقدمة
توزيع المصروف
قوالب التأجيل
تأجيل الإيرادات
اشتراك سنوي