تعريف الدليل التنظيمي
الدليل التنظيمي (بالإنجليزية: Organisation Manual) وثيقة داخلية تصف بنية المنشأة: وحداتها الإدارية، وتبعية كل وحدة، ومهامها، وحدود الصلاحية المخوّلة لكل مستوى إداري. تضعها المنشأة لنفسها، ولا تستمد قوّتها من اعتماد جهة خارجية.
وهذا التعريف وحده يحسم خلطًا بين وثيقتين: الدليل التنظيمي ليس لائحة تنظيم العمل.
لائحة تنظيم العمل وثيقة أخرى بمصدر آخر
تنصّ المادة 13 من نظام العمل على أن يُعدّ صاحب العمل لائحة لتنظيم العمل وفق النموذج الذي تعدّه الوزارة، وله أن يضمّنها شروطًا لا تتعارض مع النظام، وعليه أن يُعلنها في مكان ظاهر يراه من تسري عليهم.
وللمادة تتمّات يُخلّ إسقاطها بالمعنى. أولها أن الالتزام موجّه إلى كل صاحب عمل، وأنه مقرون بجواز استثناء يملكه الوزير، فالعموم ليس مطلقًا وإن كان الأصل فيه الشمول. وثانيها أن واجب الإعلان لا يقف عند اللائحة أول مرة، وإنما يمتدّ إلى أي تعديل يطرأ عليها، فالمنشأة التي عدّلت ولم تُعلن لم تُتِمّ ما عليها. وثالثها أن الإعلان يكون في مكان ظاهر في المنشأة أو بأي وسيلة أخرى تكفل علم الخاضعين لها بأحكامها، فالمناط علم من تسري عليهم لا صورة اللوحة على الجدار.
فالفارق ليس في الاسم ولا في الحجم. الدليل التنظيمي يصف كيف تُدار المنشأة من الداخل، واللائحة تقرّر ما يسري على طرفي العلاقة من أحكام العمل، وهي وحدها التي تمرّ بمسار اعتماد.
مساران للاعتماد في المادة 4 من اللائحة التنفيذية
كل منشأة يلزمها أن تكون لديها لائحة معتمدة. والرقم 50 هنا يفرّق بين مسارين، ولا يعفي أحدًا من الالتزام:
- أقل من 50 عاملًا: لها أن تختار النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل إلكترونيًّا دون إجراء أي تعديل أو إضافات عليه، وتصدر شهادة إلكترونية بذلك.
- 50 عاملًا فأكثر، أو أي تعديل مهما صغر: تُعدّ لائحة خاصة بها، ويُشترط مراجعتها وتصديقها من مكاتب المحاماة المعتمدة على الموقع الإلكتروني للوزارة، ثم رفعها للجهة المختصة بالوزارة وفق ما تقرّره من إجراءات.
وللمادة نفسها حكمٌ ثالث في المنشآت التي سبق لها اعتماد لائحة خاصة بها: تُستثنى من إعداد لائحة جديدة. وليس هذا إعفاءً مفتوحًا، فإن تضمّنت لائحتها القديمة موادّ تتعارض مع ذلك فتُعدّ تلك المواد ملغاة ولا يُعتدّ بها، وعلى المنشأة تعديلها. فالإلغاء واقعٌ بحكم النصّ لا بقرار يصدر، والذي بقي على المنشأة هو التعديل. ومن قرأ الاستثناء وحده ظنّ لائحته القديمة سارية بجملتها، ومن قرأه بتتمّته علم أن موادّها المتعارضة لا تنفع من تمسّك بها.
أما وقت النفاذ ففي المادة 72 من النموذج الموحد: تنفذ أحكام اللائحة في حق المنشأة من تاريخ إبلاغها باعتمادها، وتسري في حق العمال من اليوم التالي لإعلانها. وهذان تاريخان مختلفان، لا تاريخ واحد. ولاحظ أن الثاني معلَّق على فعل تملكه المنشأة: الإعلان الذي تقدّم ذكره في المادة 13. فالمنشأة التي بُلِّغت بالاعتماد ولم تُعلن تكون اللائحة نافذة في حقّها وغير سارية بعدُ في حق عمالها.
ما الذي يقع داخل النموذج الموحد
ومن أراد أن يعرف أين تنتهي وثيقته الداخلية فلينظر في أبواب النموذج، فهي تبيّن اتّساع ما تحجزه اللائحة لنفسها: أحكام عامة، والتوظيف، وعقد العمل، وفترة التجربة، والنقل، والإركاب، والتدريب والتأهيل، والأجور، وتقارير الأداء، والعلاوات، والترقيات، والانتداب، والمزايا والبدلات، وأيام وساعات العمل، والعمل الإضافي، والتفتيش الإداري، والإجازات، وواجبات المنشأة، وواجبات العمال، والرعاية الطبية، وأحكام خاصة بالمرأة، وانتهاء عقد العمل، والمخالفات والجزاءات، والتظلم، وأحكام ختامية، ومعها جداول المخالفات والجزاءات.
وكثير مما يُكتب في الأدلة التنظيمية يقع داخل هذه القائمة: الترقيات، والعلاوات، والانتداب، وتقارير الأداء، والتظلم. وكتابته في الدليل ليست ممنوعة، وإنما لا تُنشئ بذاتها حكمًا يسري على عامل، لأن موضع ذلك الحكم قد حُدِّد.
بند في الدليل التنظيمي لا ينشئ جزاءً
هذا هو الأثر العملي الذي يستحق أن يُقرأ مرتين. المادة 67 من نظام العمل تمنع توقيع جزاء غير منصوص عليه في نظام العمل أو في لائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة. فالاختبار ذو طرفين، ومن كتب جزاءً في دليله التنظيمي وحده لم يحقّق أيًّا منهما.
ومثله مدة العقد وتجديده وأثر التجديد في حساب الخدمة المستمرة: مصدرها المادتان 55 و56 من نظام العمل، ولا تُقرَّر في وثيقة داخلية. وما تضيفه المنشأة في لائحتها مقيَّد بنصّ المادة 13 بألّا يتعارض مع النظام.
وتفصيل هاتين المادتين يبيّن لماذا لا تُترك هذه المسألة لوثيقة تضعها المنشأة لنفسها. فالمادة 55 تقضي بأن العقد المحدد المدة ينتهي بانتهاء مدته، فإن استمر الطرفان في تنفيذه صار غير محدد المدة، ومع غير السعوديين حكمٌ خاص له مادّته ولم تُقرأ هنا. وإن تضمّن العقد شرط التجديد فإنه يتجدّد للمدة المتفق عليها، حتى إذا بلغت التجديدات ثلاث مرات متتالية، أو بلغت المدة الأصلية مع التجديدات أربع سنوات، أيّهما أقصر، واستمر الطرفان في تنفيذه، تحوّل العقد إلى غير محدد المدة. وقيد «أيّهما أقصر» هو موضع الخطأ المعتاد: من حسب السنوات وحدها أو التجديدات وحدها بلغ نتيجة أبعد مما يبلغه النصّ. ثم تأتي المادة 56 فتجعل كل فترة تجديد امتدادًا للمدة الأصلية في حساب حقوق العامل المرتبطة بمدة خدمته، فلا تُقطع الخدمة عند كل تجديد.
وهذه الأحكام لا تملك اللائحة المعتمدة نفسها تغييرها، فضلًا عن الدليل التنظيمي، لأن المادة 13 لا تُجيز لها إلا شروطًا لا تتعارض مع النظام، والمادة 67 إنما تُحيل إليها في بابٍ واحد هو الجزاءات.
واجب يُكتب في هذا الموضع بنصّ اللائحة
تنفيذًا للمادة 42 من نظام العمل، تُلزم المادة 15/1 من اللائحة التنفيذية صاحب العمل بإعداد وصف مهني لمهام وواجبات الوظائف لديه والمتطلبات الوظيفية لشغلها، وفق التصنيف السعودي الموحد للمهن والمعايير المهنية الوطنية.
فالوصف الوظيفي الذي يُعامَل بوصفه جزءًا اختياريًّا من الدليل التنظيمي له سند نظامي مستقلّ، ومرجعه تصنيف مُسمّى لا اجتهاد داخلي في التسميات. وهذا البند واحد من واجبات عدّة تقرّرها المادة نفسها، من بينها تقييم المتدرّب في نهاية التدريب أو خلاله وإدراجه بالملف الخاص بالعامل. والشاهد فيهما معًا أن الوثيقة الداخلية قد تصف وتُرتّب، والواجب حين يكون واجبًا يأتيها من خارجها ومعه مرجعه.
ثلاثة فراغات يملؤها من يعتمد النموذج الموحد
- المادة 2: «التقويم المعمول به في المنشأة هو: التقويم ……».
- المادة 15: تاريخ صرف الأجر.
- المادة 26: عدد أيام العمل ويوم الراحة الأسبوعية.
وهذه الثلاثة قرارات إدارية تُكتب في وثيقة نظامية، وهي الموضع الذي يلتقي فيه ما تقرّره المنشأة لنفسها بما يسري على عمالها. ولاحظ أن هذا المسار لا يُفتح إلا للمنشآت التي يقل عدد عمالتها عن 50 عاملًا، أما التي بلغت الخمسين فأكثر فطريقها إعداد لائحة خاصة بها تراجعها وتصدّقها مكاتب المحاماة المعتمدة على الموقع الإلكتروني للوزارة؛ فالمنشأة التي اختارت النموذج الموحد لا تملك تغيير شيء سوى هذه الثلاثة، لأن شرط ذلك المسار أن يُؤخذ النموذج دون إجراء أي تعديل أو إضافات عليه. فمن أراد بندًا واحدًا زائدًا انتقل إلى المسار الآخر بكامل إجراءاته، وهذا هو المعنى العملي لقيد «أو أي تعديل مهما صغر».
وثائق تُشبهه وليست هو
- الهيكل التنظيمي: رسمٌ يبيّن الوحدات وخطوط التبعية. والدليل التنظيمي يضمّ هذا الرسم ويزيد عليه وصف المهام وحدود الصلاحية، فالرسم جزء منه لا بديل عنه.
- دليل السياسات والإجراءات: يصف كيف تُنفَّذ العمليات خطوةً خطوة ومن يعتمد كل خطوة. والدليل التنظيمي يصف من يملك القرار، لا كيف يُنفَّذ.
- الوصف الوظيفي: مستواه الوظيفة الواحدة، ومستوى الدليل التنظيمي الوحدة الإدارية. والفارق الأهم أن الوصف المهني واجب بنصّ تقدّم ذكره، والدليل التنظيمي لم نقف على ما يوجبه.
- لائحة تنظيم العمل: وهي الفارق الذي تقوم عليه هذه الصفحة. وحدها تمرّ بمسار اعتماد، ووحدها لها تاريخا سريان، ووحدها يُحال إليها في باب الجزاءات.
هل يُعرف للدليل التنظيمي نموذجٌ حكومي أو جهةٌ تصدّقه أو مدّةٌ لمراجعته أو تحديثه؟
الدليل التنظيمي لم نقف له على نموذجٍ حكومي ولا على جهةٍ تصدّقه ولا على مدّةٍ لمراجعته أو تحديثه، وفي لائحة تنظيم العمل، وهي الوثيقة التي يُفرَّق بينها وبينه، مسائل لا نقطع بها أيضًا:
- النموذج الحكومي وجهة التصديق: لم نقف على نموذج حكومي للدليل التنظيمي نفسه ولا على جهة تصدّقه، فلا يُقاس مساره على مسار لائحة تنظيم العمل.
- مدّة المراجعة أو التحديث: لم نقف على ما يذكر مدّةً لمراجعة الدليل التنظيمي أو تحديثه.
- موعد رفع لائحة تنظيم العمل: لا نقطع بموعدٍ لرفع اللائحة، والذي قرأناه في المادة 4 من اللائحة التنفيذية أنّ المواد المتعارضة في لائحة منشأةٍ سبق لها اعتماد لائحة خاصة بها تُعدّ ملغاة ولا يُعتدّ بها، وعلى المنشأة تعديلها.
- الجزاء الموقَّع خلافًا للمادة 67: نصّ المادة 67 من نظام العمل نهيٌ موجّه إلى صاحب العمل، وليس فيه بنفسه بيانُ أثر المخالفة في الجزاء نفسه، ولا نتناول هذا الأثر.
- ضوابط الاستثناء: المادة 13 من نظام العمل تذكر جواز استثناء الوزير من إعداد لائحة تنظيم العمل، ولم نقف على ما يبيّن ضوابطه.
قبل أن يُبنى إجراء على هذا
هذه الصفحة تعريف بفارق بين وثيقتين، لا استشارة نظامية. ومن أراد أن يجعل قاعدة داخلية واجبة النفاذ على عامل، فموضعها لائحة تنظيم العمل المعتمدة، بمسارها وتاريخ سريانها. أما الدليل التنظيمي فيصف التبعية والصلاحية، وهو نافع في موضعه ولا يقوم مقام غيره. والاختبار العملي سؤال واحد: هل هذا البند وصفٌ لكيفية إدارة المنشأة، أم حكمٌ يُراد أن يسري على عامل. فإن كان الثاني فمحلّه الوثيقة المعتمدة، ولا يُغني عنها حسنُ صياغته في الدليل.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.