قيود التسوية

ما هي قيود التسوية؟

قيود التسوية هي قيود يومية تسجل في نهاية الفترة المحاسبية لضمان تطبيق مبدأ الاستحقاق وتصحيح الأرصدة قبل إعداد القوائم المالية. تعدل الحسابات لتعكس الوضع المالي الحقيقي للمنشأة في نهاية الفترة.

يقوم مبدأ الاستحقاق على أن الإيراد يثبت في الفترة التي اكتسب فيها، وأن المصروف يثبت في الفترة التي استفادت منه، بصرف النظر عن موعد قبض النقد أو دفعه. وخلال الشهر تسجل العمليات المعتادة من مستنداتها، مثل فواتير المبيعات وفواتير المشتريات وسندات القبض والصرف. لكن بعض الأحداث لا يصدر لها مستند في نهاية الفترة: مرور الوقت على تأمين مدفوع مقدما، أو خدمة أنجزت ولم تصدر فاتورتها بعد، أو فاتورة كهرباء تصل في الشهر التالي، أو نقص التكلفة الدفترية لأصل ثابت مع الاستخدام. قيود التسوية هي الطريقة التي تدخل بها هذه الأحداث إلى الدفاتر قبل قراءة الأرقام.

موقع قيود التسوية في الدورة المحاسبية

تسمى هذه القيود أيضا «التسويات الجردية»، وموقعها في الدورة المحاسبية بعد ميزان المراجعة الأول وقبل الإقفال:

1. تسجيل العمليات في دفتر اليومية.
2. ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.
3. إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية.
4. تسجيل قيود التسوية وترحيلها.
5. إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية، ثم القوائم المالية منه.
6. قيود الإقفال وتدوير الحسابات للفترة التالية.

والفترة هنا هي الفترة التي تعد لها القوائم: شهر أو ربع أو سنة. المنشأة التي تقرأ أرباحها شهريا تحتاج إلى تسويات شهرية، وإلا قرأت كل شهر رقما ناقصا.

أنواع قيود التسوية الرئيسية

• الإيرادات المستحقة: الاعتراف بإيراد مكتسب لم يحصل بعد
• المصروفات المستحقة: إثبات مصروف تحملته المنشأة ولم يدفع بعد
• استهلاك الإيرادات المؤجلة: تحويل جزء من المقبوضات المقدمة لإيراد مكتسب
• استهلاك المصروفات المدفوعة مقدما: تحويل الجزء المستهلك من المصروف المقدم
• قيد الإهلاك: تسجيل النقص التدريجي في التكلفة التاريخية للأصول الثابتة دوريا

شكل القيد في كل نوع

لكل نوع من الأنواع الخمسة صيغة ثابتة يسهل تذكرها، لأن كل قيد تسوية يجمع حسابا من قائمة الدخل مع حساب من الميزانية العمومية:

• الإيرادات المستحقة: من ح/ إيرادات مستحقة (أصل) إلى ح/ الإيراد. يظهر الإيراد في الفترة التي أنجز فيها العمل، ويبقى المبلغ أصلا حتى تصدر الفاتورة ويحصل.
• المصروفات المستحقة: من ح/ المصروف إلى ح/ مصروفات مستحقة (التزام). يحمل المصروف على الفترة التي استفادت منه، ويبقى الالتزام قائما حتى السداد.
• الإيرادات المقبوضة مقدما: عند القبض يسجل من ح/ النقدية إلى ح/ إيرادات مقبوضة مقدما (التزام)، ثم يسجل قيد التسوية من ح/ إيرادات مقبوضة مقدما إلى ح/ الإيراد بقدر الجزء الذي قدمت خدمته.
• المصروفات المدفوعة مقدما: عند الدفع يسجل من ح/ مصروفات مدفوعة مقدما (أصل) إلى ح/ النقدية، ثم يسجل قيد التسوية من ح/ المصروف إلى ح/ مصروفات مدفوعة مقدما بقدر الجزء المستهلك.
• الإهلاك: من ح/ مصروف الإهلاك إلى ح/ مجمع الإهلاك، ويطرح مجمع الإهلاك من تكلفة الأصل لمعرفة قيمته الدفترية.

لاحظ أن حساب النقدية لا يظهر في أي قيد من قيود التسوية نفسها. النقد يتحرك عند القبض أو الدفع، أما التسوية فتنقل المبلغ بين الفترات وبين حسابات الأصول والالتزامات والإيرادات والمصروفات.

مثال تطبيقي

شركة دفعت تأمين سنوي 12,000 ريال في يناير. في نهاية مارس يسجل قيد تسوية: مدين مصروف التأمين 3,000 / دائن التأمين المدفوع مقدما 3,000 ريال (ثلاثة أشهر × 1,000 ريال).

عند الدفع في يناير سجل المبلغ كاملا أصلا: من ح/ التأمين المدفوع مقدما 12,000 إلى ح/ النقدية 12,000. وبعد قيد التسوية في نهاية مارس يصبح رصيد التأمين المدفوع مقدما 9,000 ريال، وهو ما يقابل تسعة أشهر من التغطية لم تستهلك بعد، ويظهر مصروف التأمين في قائمة الدخل للربع الأول بمبلغ 3,000 ريال فقط.

مثال على ربع كامل: أثر التسويات على الربح

لنفترض أن دفاتر المنشأة نفسها أظهرت في نهاية مارس، قبل أي تسوية، ربحا للربع الأول قدره 50,000 ريال. وعند المراجعة ظهرت أربعة بنود لم تسجل:

• التأمين: مصروف ثلاثة أشهر من التأمين المدفوع مقدما، أي 3,000 ريال (المثال السابق).
• الكهرباء: فاتورة كهرباء مارس بمبلغ 2,400 ريال لم تصل إلا في أبريل، فيسجل من ح/ مصروف الكهرباء 2,400 إلى ح/ مصروفات مستحقة 2,400.
• الإهلاك: معدات تكلفتها 60,000 ريال وعمرها الإنتاجي 5 سنوات بلا قيمة متبقية، تهلك بطريقة القسط الثابت بمبلغ 12,000 ريال في السنة، أي 1,000 ريال في الشهر و3,000 ريال عن الربع.
• إيراد مستحق: خدمة استشارية قيمتها 8,000 ريال أنجزت في مارس وتصدر فاتورتها في أبريل، فيسجل من ح/ إيرادات مستحقة 8,000 إلى ح/ إيرادات الخدمات 8,000.

الربح بعد التسويات = 50,000 − 3,000 − 2,400 − 3,000 + 8,000 = 49,600 ريال.

الفرق في هذا المثال 400 ريال فقط، لكنه ليس ثابتا. لو لم يوجد الإيراد المستحق لكان الربح المعدل 41,600 ريال، أي أقل من الرقم الأول بمبلغ 8,400 ريال. والمسألة لا تقف عند الربح: الميزانية قبل التسوية تخفي التزاما قدره 2,400 ريال للكهرباء، وتظهر المعدات بتكلفتها دون إهلاك ثلاثة أشهر، وتغفل أصلا قدره 8,000 ريال مستحقا من العميل.

أهمية قيود التسوية

بدون قيود التسوية ستكون القوائم المالية مضللة ولن تعكس الأداء الحقيقي للفترة. وفي دفتر الأستاذ العام تنعكس كل تسوية على حسابين، فتتغير أرصدة الحسابات التي تبنى منها قائمة الدخل والميزانية العمومية.

ولصاحب المنشأة فائدة مباشرة في فهم هذه القيود: الربح الشهري الذي يقرأ قبل التسوية قد يبدو أعلى أو أقل من حقيقته كما في المثال السابق، والسؤال الصحيح للمحاسب عند كل إقفال هو: ما البنود التي لم يصدر لها مستند بعد، وهل سجلت؟

ما الذي لا يعد قيد تسوية؟

• قيد تصحيح الخطأ: يعالج عملية سجلت بمبلغ خاطئ أو في حساب خاطئ. قيد التسوية لا يصحح خطأ، بل يسجل حدثا صحيحا لم يكن له مستند.
• قيود الإقفال: تأتي بعد التسويات، وتنقل أرصدة الحسابات الاسمية (الإيرادات والمصروفات) إلى الصفر لتحديد صافي الربح أو الخسارة. التسوية تصحح أرصدة هذه الحسابات قبل إقفالها.
• التسوية البنكية: مطابقة كشف البنك مع سجلات المنشأة. قد تكشف المطابقة رسوما بنكية لم تسجل فيسجل لها قيد، لكن المطابقة نفسها ليست قيد تسوية بالمعنى المحاسبي لهذا المصطلح.

أخطاء يجب الانتباه لها عند تسجيل التسويات

• تكرار المصروف: إذا سجلت فاتورة الكهرباء في أبريل مصروفا كاملا بعد تسجيلها مستحقة في مارس، يحمل المصروف مرتين. عند وصول الفاتورة يسدد بها الالتزام المستحق، لا مصروف جديد.
• استخدام النقدية في قيد التسوية: قيد تسوية يمر بحساب النقدية علامة على أن العملية قيد قبض أو دفع، لا تسوية.
• نسيان رصيد المدفوع مقدما: إذا سجل التأمين السنوي كله مصروفا في يناير، يحمل الربع الأول بمبلغ 12,000 ريال بدلا من 3,000 ريال، وتخلو الميزانية من أصل قدره 9,000 ريال.
• التسجيل بعد الإقفال: التسوية تخص فترة بعينها، فتسجل بتاريخ آخر يوم في تلك الفترة وقبل إقفالها.

كيف تسجل قيود التسوية في قيود؟

تسجل قيود التسوية في قيود من قائمة محاسبة ثم قيود محاسبية يدوية ثم إنشاء قيد يدوي، والتسويات المحاسبية مذكورة ضمن العمليات التي يستخدم لها القيد اليدوي إلى جانب قيود الإقفال وتصحيح الأخطاء. وعند إنشاء القيد:

• الوصف والتاريخ: وصف القيد إلزامي ولا يحفظ القيد بدونه، ويحدد التاريخ الذي تسجل فيه العملية. ولا يمكن إنشاء قيد في فترة مالية مغلقة، لذلك تسجل التسويات قبل إقفال الفترة.
• نوع السطر: للحسابات العادية مثل المصروفات والإيرادات والأصول يختار نوع «حسابات دفتر الأستاذ».
• التوازن: يجب أن يساوي مجموع المدين مجموع الدائن، وإلا لن يسمح النظام بالحفظ. وإذا شمل القيد أكثر من حسابين يضاف سطر جديد من «أضف المزيد +».
• المشروع والموقع: يمكن تخصيص القيد كله لمشروع، أو تخصيص كل سطر لموقع أو مشروع من الأيقونة الدائرية بجانب البند.
• الاعتماد: إذا كان لدى المستخدم صلاحية الاعتماد يعتمد القيد عند الحفظ ويرحل إلى الدفاتر، وإلا يحفظ بحالة «بانتظار الموافقة» دون أثر على الدفاتر حتى يعتمد. ويمكن أيضا حفظه مسودة لمراجعته قبل الاعتماد.

أما الإهلاك فميزة الأصول الثابتة غير متاحة في الباقتين الأساسية والاحترافية، ومتاحة في الباقة المتقدمة. وفي الباقات التي لا تتوفر فيها يسجل قيد الإهلاك بإحدى طريقتين: من «القيود السهلة» باختيار «اهلاك اصل ثابت»، فيكون القيد من ح/ مصروف الإهلاك إلى ح/ الأصل مباشرة دون حساب مجمع الإهلاك، أو بقيد يدوي من ح/ مصروف الإهلاك إلى ح/ مجمع الإهلاك إذا كانت شجرة الحسابات تتضمن الحسابين.

خلاصة

قيود التسوية هي الخطوة التي تجعل أرقام الفترة تعبر عن الفترة نفسها: إيراد اكتسب فيها ولو لم يحصل، ومصروف استفادت منه ولو لم يدفع، وأصل يفقد جزءا من تكلفته مع الاستخدام. خمسة أنواع، لكل منها صيغة ثابتة، ولا يدخل النقد في أي منها، وتسجل قبل إقفال الفترة.