حصلت على السجل التجاري، وفتحت الحساب البنكي باسم المنشأة، وينتظرك أول عميل الأسبوع القادم بطلب فاتورة. في هذه اللحظة يبدأ إنشاء نظام محاسبي لشركتك، خططت له أم لم تخطط. فكل مبلغ يدخل أو يخرج من اليوم الأول إما أن يسجل في مكانه الصحيح، وإما أن يتحول بعد ستة أشهر إلى كومة إيصالات لا يفهمها أحد.
والخبر الجيد أن الشركة الناشئة لا تحتاج نظاما معقدا. تحتاج دليل حسابات مرتبا، ومسارا واضحا للمستندات، وأرصدة افتتاحية صحيحة، وإعدادات ضريبة مضبوطة، وعادة شهرية للمراجعة. هذا الدليل يمر على هذه الأجزاء بالترتيب الذي تحتاجه فعلا، من أول حساب في الدليل إلى أول فاتورة تصدرها.
ما المقصود بإنشاء نظام محاسبي لشركة جديدة؟
يخلط كثير من أصحاب الأعمال بين النظام المحاسبي والبرنامج الذي يعمل عليه. البرنامج أداة. أما النظام فهو مجموعة القواعد التي تحدد ماذا تسجل، وفي أي حساب، وبأي مستند، ومتى تراجع النتائج.
لهذا يقوم تعريف النظام المحاسبي عند المحاسبين على خمسة مكونات تعمل معا:
- دليل الحسابات: القائمة المرقمة لكل الحسابات التي ستسجل فيها العمليات.
- المستندات: الفواتير والسندات التي تثبت كل عملية وتحمل رقما مسلسلا.
- القيود: تسجيل كل عملية بطريقة القيد المزدوج، طرف مدين وطرف دائن بالمبلغ نفسه.
- الدفاتر والتقارير: دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، ثم ميزان المراجعة والقوائم المالية.
- الضوابط: من يصدر الفاتورة، ومن يعتمد الصرف، ومتى تطابق كشف البنك.
إذا غاب أحد هذه المكونات ظهر الخلل سريعا. دليل حسابات بلا مستندات يعني أرقاما لا يمكن إثباتها. ومستندات بلا دليل حسابات تعني أنك تعرف ما حدث، لكنك لا تعرف أثره على الربح أو النقدية.
أما عبارتا تأسيس نظام محاسبي وتصميم نظام محاسبي فتشيران إلى العمل نفسه تقريبا. التصميم يركز على الهيكل: الحسابات والمستندات والصلاحيات. والتأسيس يشمل التشغيل الفعلي حتى أول إقفال شهري ناجح.
أربعة قرارات تسبق أول حساب في الدليل
قبل أن تكتب رقم أي حساب، احسم أربعة قرارات. كل قرار منها يغير شكل الدليل، وتغييره بعد أشهر من التشغيل أصعب بكثير من حسمه الآن.
الشكل النظامي للمنشأة وأثره على حقوق الملكية
مؤسسة فردية أم شركة ذات مسؤولية محدودة؟ الجواب يغير قسم حقوق الملكية في الدليل. في المؤسسة الفردية يكفي غالبا حساب لرأس المال، وحساب جار للمالك يسجل مسحوباته الشخصية.
وفي الشركة التي يملكها أكثر من شريك تحتاج حساب رأس مال لكل شريك، أو حسابا جاريا لكل منهم على الأقل. بهذا تظهر حصة كل شريك ومسحوباته بوضوح عند توزيع الأرباح.
موقفك من ضريبة القيمة المضافة
في المملكة يصبح التسجيل في ضريبة القيمة المضافة إلزاميا إذا تجاوزت توريداتك الخاضعة للضريبة 375,000 ر.س سنويا. ويحق لك التسجيل اختياريا إذا تجاوزت 187,500 ر.س. والنسبة الأساسية للضريبة 15%.
لماذا يهم هذا قبل بناء النظام؟ لأن المنشأة المسجلة تحتاج حسابا لضريبة المخرجات على المبيعات وحسابا لضريبة المدخلات على المشتريات. وتحتاج كذلك فواتير إلكترونية تستوفي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
وإذا لم تكن مسجلا اليوم، فصمم الدليل بحيث تضيف حسابات الضريبة لاحقا دون إعادة ترقيم. اترك لها مكانا محجوزا في قسم الخصوم من البداية.
أساس التسجيل: استحقاق أم نقدي؟
أساس الاستحقاق يسجل الإيراد عند استحقاقه، والمصروف عند تحمله، ولو لم يتحرك النقد بعد. أما الأساس النقدي فيسجل العملية عند القبض أو الدفع فقط.
الأساس النقدي أسهل في الأسابيع الأولى، لكنه يخفي عنك ما لك عند العملاء وما عليك للموردين. لذلك ننصح بأساس الاستحقاق لأي شركة تبيع أو تشتري بالآجل، ولو كانت صغيرة.
السنة المالية ومستوى التفصيل في التقارير
حدد تاريخ بداية السنة المالية ونهايتها من الآن، لأن كل التقارير ستقاس عليه. كثير من المنشآت تختار السنة الميلادية، لكن المهم أن يكون الاختيار مقصودا وثابتا.
ثم قرر مستوى التفصيل الذي تريده في التقارير. هل تريد معرفة ربح كل فرع؟ أم كل نشاط؟ أم كل مشروع؟ هذا القرار يحدد هل تكفيك الحسابات العادية، أم تحتاج فوقها مراكز تكلفة أو أبعادا محاسبية.
خطوات إنشاء نظام محاسبي من الصفر
بعد حسم القرارات الأربعة، يصبح العمل سلسلة من ست خطوات. الترتيب هنا مقصود: كل خطوة تعتمد على التي قبلها، وتخطي إحداها يظهر لاحقا في صورة فروق لا تعرف مصدرها.
الخطوة 1: صمم دليل الحسابات بترقيم يتسع للنمو
دليل الحسابات هو العمود الفقري للنظام. يقسم الحسابات إلى خمس مجموعات رئيسية، ويعطي كل مجموعة رقما يبدأ به كل حساب تحتها:
- الأصول (1): النقدية والبنوك، والعملاء، والمخزون، والأصول الثابتة.
- الخصوم (2): الموردون، وحسابات الضريبة، والمصروفات المستحقة، والقروض.
- حقوق الملكية (3): رأس المال، وجاري المالك أو الشركاء، والأرباح المبقاة.
- الإيرادات (4): المبيعات، وإيرادات الخدمات، والإيرادات الأخرى.
- المصروفات (5): تكلفة المبيعات، والرواتب، والإيجار، والمصروفات العمومية.
اترك فراغات بين الأرقام. إذا رقمت حساب البنك الأول 1110، فاجعل الثاني 1120 لا 1111. هكذا تضيف بنكا ثالثا أو صندوقا جديدا لاحقا دون أن تكسر الترتيب.
ولا توجد قاعدة ثابتة لعدد الحسابات. المعيار العملي أن تفتح الحساب عندما تحتاج رقمه في تقرير أو قرار. حساب لكل نوع من المصروفات الصغيرة يملأ التقارير بأسطر لا يقرؤها أحد، وحساب واحد لكل المصروفات يخفي عنك أين يذهب المال.
وإذا أردت شرحا أوسع لطريقة تفريع الحسابات الرئيسية إلى فرعية، فراجع دليلنا عن بنية الحسابات ومستوياتها. ويمكنك البدء من نموذج دليل الحسابات الجاهز أو من نموذج شجرة الحسابات ثم تعديل أيهما على مقاس نشاطك.
الخطوة 2: حدد المستندات ومسار كل عملية
كل قيد في النظام يحتاج مستندا يثبته. حدد من البداية المستندات التي ستستخدمها، ومن يصدر كل مستند، ومن يعتمده:
- فاتورة المبيعات: تصدر عند البيع، ويثبت بها الإيراد والضريبة وحق المنشأة على العميل.
- فاتورة المشتريات: تصل من المورد، وتثبت بها التكلفة أو المصروف والالتزام تجاهه.
- سند القبض: يثبت استلام مبلغ من عميل أو من المالك.
- سند الصرف: يثبت دفع مبلغ لمورد أو لمصروف، ويحتاج اعتمادا قبل الدفع.
- قيد اليومية: للعمليات التي لا يغطيها مستند تجاري، مثل التسويات والإهلاك.
أعط كل نوع ترقيما مسلسلا لا ينقطع. الرقم المفقود في سلسلة الفواتير من أول ما يسأل عنه المراجع، والإجابة عنه بعد سنة أصعب من منعه اليوم.
وفي منشأة صغيرة قد يكون المالك هو من يصدر ويعتمد. لا بأس بذلك في البداية، لكن اكتب القاعدة: أي صرف فوق مبلغ معين يحتاج موافقة ثانية. حين يكبر الفريق تكون القاعدة جاهزة.
الخطوة 3: أدخل الأرصدة الافتتاحية
الأرصدة الافتتاحية هي صورة المنشأة في تاريخ بداية النظام. إذا أودع المالك 50,000 ر.س رأس مال في البنك، فالقيد الافتتاحي يكون من حساب البنك إلى حساب رأس المال بالمبلغ نفسه.
وإذا اشترى المالك قبل التشغيل أثاثا بمبلغ 8,000 ر.س من ماله الخاص، فهذا أصل للمنشأة. يسجل من حساب الأثاث إلى حساب جاري المالك، أو إلى رأس المال إن اعتبره جزءا منه.
القاعدة التي لا تقبل استثناء: مجموع الأرصدة المدينة يساوي مجموع الأرصدة الدائنة. إذا لم يتوازن القيد الافتتاحي فكل تقرير بعده سيحمل الفرق نفسه.
الخطوة 4: اضبط إعدادات ضريبة القيمة المضافة
إذا كانت منشأتك مسجلة، فحدد ثلاثة أشياء قبل أول فاتورة. أولها الحالة الضريبية لكل منتج أو خدمة: خاضع بالنسبة الأساسية 15%، أو خاضع بنسبة صفر، أو معفى، أو خارج نطاق الضريبة.
وثانيها طريقة التسعير: هل أسعارك شاملة الضريبة أم تضاف إليها الضريبة عند البيع؟ الخلط بين الطريقتين يظهر في الفواتير مباشرة. سعر 115 ر.س شامل الضريبة يعني إيرادا قدره 100 ر.س وضريبة قدرها 15 ر.س، بينما سعر 115 ر.س قبل الضريبة يعني فاتورة إجماليها 132.25 ر.س. ولحساب الحالتين بسرعة استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
وثالثها دورية الإقرار. المنشآت التي تتجاوز توريداتها الخاضعة للضريبة 40 مليون ر.س سنويا تقدم إقرارا شهريا، وبقية المنشآت المسجلة تقدمه كل ربع سنة. والموعد نهاية الشهر التالي للفترة الضريبية. لذلك يجب أن يخرج النظام أرقام الضريبة مفصولة حسب الفترة من اليوم الأول.
الخطوة 5: سجل العمليات اليومية بالقيد المزدوج
كل عملية تسجل في دفتر اليومية أولا بطرفين متساويين، ثم ترحل إلى حساباتها في دفتر الأستاذ العام. هذا هو جوهر القيود المحاسبية، ولا يختلف في شركة ناشئة عنه في شركة كبيرة.
مثال: بعت لعميل بضاعة بقيمة 1,000 ر.س قبل الضريبة، وقبضت المبلغ بتحويل بنكي. القيد يكون من حساب البنك بمبلغ 1,150 ر.س، إلى حساب المبيعات بمبلغ 1,000 ر.س وحساب ضريبة المخرجات بمبلغ 150 ر.س.
ومثال آخر: اشتريت أدوات مكتبية بمبلغ 230 ر.س شامل الضريبة ودفعت نقدا. القيد يكون من حساب المصروفات المكتبية بمبلغ 200 ر.س وحساب ضريبة المدخلات بمبلغ 30 ر.س، إلى حساب الصندوق بمبلغ 230 ر.س.
لاحظ أن الضريبة في المثالين لم تدخل حساب الإيراد ولا حساب المصروف. هي مبلغ تحصله أو تدفعه نيابة عن الدولة، ويجب أن يبقى في حساباته المستقلة. وللتعمق في العلاقة بين الدفترين اقرأ الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
الخطوة 6: راجع وأقفل كل شهر
النظام الذي لا يراجع يتراكم فيه الخطأ بصمت. خصص يوما ثابتا في بداية كل شهر لثلاث مهام. الأولى مطابقة كشف البنك مع حساب البنك في الدفاتر، وتفسير كل فرق بينهما.
والثانية استخراج ميزان المراجعة والتحقق من توازنه. والثالثة قراءة قائمة الدخل: هل الإيرادات منطقية مقارنة بالفواتير الصادرة؟ هل ظهر مصروف كبير لا تعرف مصدره؟
هذه المراجعة الشهرية جزء من الدورة المحاسبية التي تنتهي بإعداد القوائم المالية في آخر السنة. وإذا أردت أن ترى الدورة كاملة على ملف واحد، فجرب نموذج الدورة المحاسبية الكاملة.
مثال: دليل حسابات مبدئي لمتجر تجزئة صغير في الرياض
لنفترض متجرا لبيع مستلزمات المكاتب، مسجلا في ضريبة القيمة المضافة، يملكه شخص واحد ويعمل فيه موظفان. هذا دليل يكفيه في السنة الأولى، ويمكن توسيعه دون إعادة ترقيم:
- الأصول: 1110 الصندوق، 1120 البنك، 1210 العملاء، 1310 المخزون، 1410 ضريبة المدخلات، 1510 الأثاث والتجهيزات، 1520 مجمع إهلاك الأثاث.
- الخصوم: 2110 الموردون، 2210 ضريبة المخرجات، 2310 الرواتب المستحقة، 2320 الإيجار المستحق.
- حقوق الملكية: 3110 رأس المال، 3210 جاري المالك، 3310 الأرباح المبقاة.
- الإيرادات: 4110 مبيعات المتجر، 4120 مبيعات المتجر الإلكتروني، 4910 إيرادات أخرى.
- المصروفات: 5110 تكلفة المبيعات، 5210 الرواتب، 5220 اشتراكات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)، 5310 الإيجار، 5410 الكهرباء والاتصالات، 5510 مصروفات التسويق، 5910 مصروفات بنكية.
لماذا فصلنا مبيعات المتجر عن مبيعات المتجر الإلكتروني؟ لأن صاحب المتجر سيسأل قريبا: أي القناتين تبيع أكثر؟ إن لم يفصلهما من الآن فلن يجد الجواب إلا بفرز الفواتير يدويا.
ولماذا وضعنا ضريبة المدخلات في الأصول وضريبة المخرجات في الخصوم؟ لأن الأولى مبلغ يحق لك خصمه من الضريبة المستحقة، والثانية مبلغ عليك سداده. في نهاية كل فترة تقارن الحسابين، والفرق هو صافي الضريبة في الإقرار.
كيفية عمل نظام محاسبي يدوي، وأين تتوقف حدوده
النظام اليدوي ممكن لنشاط صغير جدا في أشهره الأولى. تحتاج دفتر يومية تسجل فيه كل عملية بتاريخها ومستندها وطرفيها، ودفتر أستاذ بصفحة لكل حساب، وملفا لحفظ المستندات مرتبة بأرقامها.
وفي آخر كل شهر تجمع أرصدة كل حساب في دفتر الأستاذ، وتعد منها ميزان مراجعة يدويا. وكثيرون يستبدلون الدفاتر الورقية بجداول إكسل، والمبدأ واحد: نفس الدليل، ونفس القيود، ونفس الترحيل.
لكن للنظام اليدوي حدود واضحة:
- الفوترة: المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة ملزمة بإصدار الفواتير إلكترونيا منذ 4 ديسمبر 2021، فلا يكفي دفتر الفواتير الورقي.
- الترحيل: كل عملية تكتب مرتين على الأقل، وكل نقل يدوي فرصة لخطأ في رقم أو حساب.
- التقارير: قائمة الدخل وميزان المراجعة يحتاجان ساعات من الجمع بدل أن يكونا جاهزين عند الطلب.
- الضوابط: يصعب تتبع من عدل رقما ومتى، ولا يوجد ما يمنع حذف سطر من الجدول.
رأينا العملي: ابدأ يدويا إن أردت أن تفهم النظام بيدك، لكن حدد موعدا للانتقال قبل أن تتراكم العمليات. نقل ثلاثة أشهر من القيود أسهل كثيرا من نقل سنة كاملة.
تصميم نظام محاسبي بسيط يناسب حجم نشاطك
لا يحتاج كل نشاط إلى المستوى نفسه من التفصيل. الخطأ الشائع أن تنسخ دليل حسابات شركة كبيرة لأنه يبدو أكثر احترافية، فتقضي وقتك في الاختيار بين حسابات لا تحتاجها.
مقدم خدمة مستقل: دليل حسابات قصير
مستشار أو مصمم أو مدرب مستقل. لا مخزون، ولا موردين تقريبا. يكفيه حساب بنك، وحساب عملاء، وحساب أو حسابان للإيرادات حسب نوع الخدمة، وعدد محدود من المصروفات. وأهم ضابط هنا فصل الحساب البنكي الشخصي عن حساب النشاط.
متجر منتجات: مخزون وموردون وتكلفة مبيعات
هنا يدخل المخزون وتكلفة المبيعات، ويصبح الموردون حسابا أساسيا. يحتاج المتجر إلى سجل للمنتجات بأسعار الشراء والبيع، وإلى جرد دوري يطابق الكميات الفعلية مع الدفاتر. وإذا باع عبر أكثر من قناة فصل الإيرادات حسب القناة كما في المثال السابق.
شركة بفروع أو مشاريع: دليل موحد ومراكز تكلفة
هذه تحتاج إلى معرفة ربح كل فرع أو مشروع، لا ربح الشركة إجمالا فقط. الحل ليس تكرار كل حساب لكل فرع، فهذا يضاعف حجم الدليل بسرعة. الحل أن تبقي الدليل موحدا، وتضيف فوقه مراكز تكلفة أو أبعادا محاسبية توزع العمليات حسب الفرع أو المشروع.
القاعدة المشتركة بين الحالات الثلاث: ابدأ بأبسط هيكل يجيب عن أسئلتك اليوم، واترك في الترقيم مساحة لأسئلة الغد.
أخطاء شائعة عند تأسيس نظام محاسبي
معظم المشكلات التي تظهر في السنة الأولى لا تعود إلى خطأ في قيد واحد. تعود إلى قرار في التأسيس لم يتخذ، أو اتخذ متأخرا:
- خلط المال الشخصي بمال المنشأة. دفع مصروف شخصي من حساب الشركة دون تسجيله على جاري المالك يشوه الأرباح ويصعب تفسيره لاحقا.
- دمج الضريبة مع الإيراد. تسجيل الفاتورة كلها إيرادا يضخم المبيعات ويخفي مبلغا يجب سداده للهيئة.
- تأجيل الأرصدة الافتتاحية. بدء التسجيل دون إثبات رأس المال والأصول الموجودة يجعل قائمة المركز المالي ناقصة من يومها الأول.
- دليل حسابات مفصل أكثر من اللازم. مئة حساب لنشاط صغير تعني أن العملية نفسها تسجل في حسابات مختلفة حسب من سجلها.
- تسجيل العمليات دفعة واحدة آخر الشهر. الذاكرة لا تحفظ تفاصيل ثلاثين يوما، والمستندات تضيع في الطريق.
- غياب المطابقة البنكية. الفرق الصغير الذي يترك شهرا يصبح فروقا متداخلة لا يمكن تتبعها بعد ستة أشهر.
وقبل أن تصدر أول فاتورة، راجع القائمة التالية بندا بندا:
راجع هذه البنود قبل أن تصدر أول فاتورة لعميل، فتصحيحها لاحقا يعني تعديل قيود وتقارير سابقة.
- حساب بنكي باسم المنشأة منفصل عن حسابك الشخصي
- دليل حسابات مرقم بخمس مجموعات رئيسية
- حسابان لضريبة المخرجات والمدخلات إن كنت مسجلا
- ترقيم مسلسل للفواتير والسندات لا ينقطع
- أرصدة افتتاحية متوازنة في تاريخ البداية
- قاعدة مكتوبة لمن يصدر ومن يعتمد الصرف
- يوم ثابت كل شهر لمطابقة كشف البنك
- تاريخ محدد لبداية السنة المالية ونهايتها
كيف يساعدك قيود AI في إنشاء نظام محاسبي لحسابك الجديد
إذا قررت أن تبني النظام على قيود، فأول ما تقابله بعد التسجيل هو معالج إعداد الحساب من قيود AI. المعالج متاح في كل الباقات، ويحول أول قرارات هذا الدليل إلى أسئلة عن نشاطك في أربع شاشات:
- عرفنا على نشاطك: نوع النشاط ووصف قصير له.
- معلومات المنشأة: دورك في المنشأة، وحجم الفريق، وهل يتولى محاسب إدارة دفاترك.
- المنتجات وطريقة البيع: هل تبيع منتجات أم خدمات أم الاثنين، وأين تبيع.
- إعدادات الضريبة: التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، وهل أسعارك شاملة الضريبة أم غير شاملة، والحالات الضريبية التي تنطبق عليك. وتظهر هذه الإعدادات وفق دولة منشأتك المسجلة.
بعدها تراجع إجاباتك كلها في شاشة واحدة، وتعدل أيا منها. ثم يقترح قيود AI إعدادات البداية لحسابك من إجاباتك: تصنيفات ومنتجات وحسابات لشجرة الحسابات. تحذف منها ما لا يناسبك، وتضيف ما ينقصك، ثم تعتمدها بنفسك.
ولا تضاف الحسابات المقترحة إلا عند اعتمادك، وتضاف تحت بنودها الرئيسية. وفي الشاشة الأخيرة يعرض المعالج ملخص ما أضيف، ويقودك إلى إصدار أول فاتورة.
لاحظ حدود دور المعالج هنا. هو يقترح نقطة بداية مبنية على إجاباتك، لكن القرار في كل حساب يبقى لك. لهذا تبقى الخطوة الأولى في هذا الدليل مفيدة حتى مع المعالج: اعرف الحسابات التي يحتاجها نشاطك قبل أن تراجع الاقتراحات، فتعرف ما تحذفه وما تضيفه.
ابدأ إعداد حسابك الجديد مع قيود AI
أجب عن أسئلة قصيرة عن نشاطك ومنتجاتك وإعدادات الضريبة، ثم راجع الحسابات والمنتجات والتصنيفات المقترحة، واعتمد منها ما يناسبك. وجرب قيود مجانا لمدة 14 يوما.
وبعد الإعداد تعمل داخل المحاسبة الأساسية في قيود على الأجزاء نفسها التي شرحناها: دليل الحسابات، والقيود اليدوية، والأرصدة الافتتاحية للحسابات، وتقارير مثل ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ.
وإذا احتاج نشاطك إلى تحليل النتائج حسب الفرع أو المشروع، فميزة الأبعاد المحاسبية متاحة في الباقة المتقدمة، وليست ضمن الباقة الأساسية أو الاحترافية.
ولاحقا، إن كانت لديك قائمة حسابات أو منتجات جاهزة في ملف Excel أو CSV، فإن قيود AI يطابق أعمدة الملف مع حقول قيود ويبين لك الحقول الناقصة. ولا يحفظ شيء بشكل نهائي قبل أن تراجع النتائج وتؤكدها. ولمقارنة ما يقدمه البرنامج كاملا، اطلع على برنامج محاسبة قيود.
أسئلة شائعة عن إنشاء نظام محاسبي
ما الفرق بين إنشاء نظام محاسبي وشراء برنامج محاسبة؟
البرنامج أداة تسجل فيها العمليات. أما إنشاء نظام محاسبي فيعني تحديد القواعد التي يعمل بها البرنامج: دليل الحسابات، والمستندات التي تثبت بها كل عملية، وطريقة تسجيل كل عملية، ومن يعتمدها، ومتى تراجع النتائج. البرنامج الجيد يسهل تطبيق هذه القواعد، لكنه لا يقررها نيابة عنك.
كم عدد الحسابات التي تحتاجها شركة جديدة في دليل الحسابات؟
لا يوجد عدد ثابت. ابدأ بالمجموعات الخمس الرئيسية، وافتح تحت كل مجموعة الحسابات التي تحتاج رقمها في تقرير أو قرار. متجر صغير قد يكفيه دليل من نحو عشرين إلى ثلاثين حسابا في سنته الأولى، مع فراغات في الترقيم تسمح بالإضافة لاحقا.
هل يمكن إنشاء نظام محاسبي يدوي على الإكسل؟
نعم، لنشاط صغير في بدايته. تحتاج جدولا لدفتر اليومية، وجدولا لكل حساب في دفتر الأستاذ، وميزان مراجعة شهريا. لكن المنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة ملزمة بإصدار فواتيرها إلكترونيا منذ 4 ديسمبر 2021، ومع زيادة العمليات يصبح الترحيل اليدوي مصدرا متكررا للأخطاء.
متى يجب على المنشأة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة؟
يصبح التسجيل إلزاميا إذا تجاوزت التوريدات الخاضعة للضريبة 375,000 ر.س سنويا، ويحق للمنشأة التسجيل اختياريا إذا تجاوزت 187,500 ر.س. والنسبة الأساسية 15%. صمم دليل الحسابات بحيث يتسع لحسابات ضريبة المخرجات والمدخلات حتى لو لم تكن مسجلا بعد.
ما أول قيد يسجل عند تأسيس نظام محاسبي لشركة جديدة؟
القيد الافتتاحي. يثبت رأس المال المودع في البنك، وأي أصول اشتراها المالك قبل التشغيل، وأي التزامات قائمة في تاريخ البداية. مثلا: إيداع 50,000 ر.س رأس مال يسجل من حساب البنك إلى حساب رأس المال. ويجب أن يتساوى مجموع الطرف المدين مع مجموع الطرف الدائن.
ماذا يقترح معالج قيود AI عند إنشاء الحساب، وهل يعتمد شيئا دون موافقتي؟
يسألك المعالج في أربع شاشات عن نشاطك ومنشأتك ومنتجاتك وإعدادات الضريبة، ثم يقترح تصنيفات ومنتجات وحسابات لشجرة الحسابات. تحذف منها ما لا يناسبك وتضيف ما ينقصك، ثم تعتمدها بنفسك. ولا تضاف الحسابات المقترحة إلا عند اعتمادك، والمعالج متاح في كل الباقات.
