نموذج فاتورة إلكترونية: تعرف عليه عن قرب مع قيود

هذا المقال يأتيكم من خلال فريق الدعم التقني والمحاسبي في شركة قيود المحاسبية للتعرف على أنظمة الفاتورة الإلكترونية في السعودية وتقديم دليل شامل وبعض من النماذج والقوالب الجاهزة للتحميل فورا مجانا لمساعدة الشركات والهيئات في العمل وتحقيق الامتثال الرقمي وفقا لخطة ورؤية المملكة 2030.

تخيّل أنك تدير أعمالك دون الحاجة إلى أكوام الفواتير الورقية، أو مراجعة الملفات المكدّسة، أو طباعة المستندات ودفع رسوم البريد! وتخيّل أن تصدر فاتورتك وتستلمها خلال ثوانٍ، وتوثق جميع بياناتك المحاسبية بكل دقة وسهولة!!

هذا تمامًا ما توفره الفاتورة الإلكترونية، فهي ليست مجرد نسخة رقمية من ورقة تقليدية، بل نظام ذكي يُعيد تعريف طريقة التعامل مع الفواتير والمعاملات المالية.

في هذا المقال، لن نشرح لك فقط ما هي الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية وكيف تعمل، بل سوف نعمل على أن نمنحك أيضًا نماذج وقوالب جاهزة للتحميل بصيغة DOC يمكنك استخدامها مباشرة أو تعديلها حسب طبيعة نشاطك التجاري.

الفاتورة الإلكترونية في السعودية

في البداية تُعرف الفاتورة الإلكترونية بأنها مستند رقمي رسمي يُستخدم لتوثيق العمليات البيعية والشرائية، يتم إنشاؤه وتعديله أو حفظه وإرساله بصيغة إلكترونية من خلال نظام إلكتروني معتمد، مثل نظام قيود المحاسبي. 

تُعد هذه الفواتير ملزمة قانونيًا، وتخضع للضوابط الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والتي تلزم جميع المنشآت في المملكة بإصدار فواتيرها بشكل إلكتروني منذ بداية تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية حيث انطلقت الفاتورة الإلكترونية في المملكة على مراحل تطبيق أساسية معلن عنها رسميا.

المرحلة الأولى: بداية من ديسمبر 2021، وشملت إلزام جميع المكلفين بإصدار وحفظ الفواتير بشكل إلكتروني.

المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية: بدأت على مراحل منذ يناير 2023، وركزت على ربط الأنظمة الإلكترونية للمنشآت مباشرة مع منظومة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والتأكد من الامتثال الكامل لمعايير ZATCA.

لماذا تعتبر الفاتورة الإلكترونية في السعودية نقلة نوعية؟

• سهولة وسرعة: تُصدر وتُرسل خلال ثوانٍ.
• توفير التكاليف: لا حاجة للطباعة أو التخزين الورقي.
• دقة أكبر: خالية من الأخطاء اليدوية.
• تكامل مع الأنظمة المحاسبية: مثل نظام قيود الذي يربط الفاتورة مباشرة بتقاريرك المالية والمخزون ونقاط البيع.
• امتثال نظامي: الفاتورة الإلكترونية شرط إلزامي لضمان التوافق مع الجهات الرسمية.

تعرف على الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية.

قوالب ونماذج فاتورة إلكترونية جاهزة للتحميل

لجعل تجربتك أكثر فاعلية وسهولة، قمنا بإعداد مجموعة من القوالب الجاهزة بصيغة Word (DOC) التي يمكن تنزيلها وتعديلها فورًا حسب متطلباتك. 

ملحوظة: النماذج المجانية هنا في هذا المقال هي مجرد نماذج استرشادية ولا يمكن استخدامها في إصدار الفاتورة الضريبية الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات ZATCA والتي يتم إصدارها وحفظها عبر نظام معتمد مثل برنامج قيود المحاسبي – أفضل برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الالكترونية – بعد التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية.

هذه النماذج تغطي أشهر أنواع الفواتير المعتمدة في بيئة الأعمال السعودية، وهي تشمل:

1. نموذج فاتورة إلكترونية قياسية (Standard Invoice)

• مخصص من أجل المعاملات التجارية اليومية.
• يشمل الحقول الأساسية مثل بيانات البائع، المشتري، تفاصيل المنتجات، الضرائب، والمجموع النهائي.
• مناسب للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة.

روابط تحميل نموذج فاتورة إلكترونية قياسية بصيغة Pdf

نموذج فاتورة إلكترونية قياسية بصيغة Word

2. نموذج فاتورة تجارية (Commercial Invoice)

• يُستخدم في المعاملات الدولية أو الجمركية.
• يحتوي على تفاصيل دقيقة للمنتجات المصدرة أو المستوردة، مثل الوزن والسعر والشحن.

روابط تحميل نموذج فاتورة تجارية بصيغة Pdf

نموذج فاتورة تجارية بصيغة Word 

3. نموذج فاتورة مبدئية (Proforma Invoice)

• يُستخدم لتقديم عرض أسعار أولي قبل إتمام الصفقة.
• مثالي لمشاريع الخدمة أو العقود المؤجلة.

روابط تحميل نموذج فاتورة مبدئية بصيغة Pdf

نموذج فاتورة مبدئية بصيغة Word

4. نموذج فاتورة شكلية (Interim/Progress Invoice)

• يُستخدم في المشاريع الطويلة التي يتم تنفيذها على مراحل.
• يُظهر قيمة المرحلة المنجزة من المشروع.

رابط  التحميل نموذج فاتورة شكلية بصيغة Pdf

رابط  التحميل نموذج فاتورة شكلية بصيغة Word

5. نموذج فاتورة خصم (Debit Note)

• يُستخدم عند فرض رسوم إضافية على العميل مثل رسوم تأخير أو خدمات إضافية.

روابط تحميل نموذج فاتورة خصم بصيغة Pdf وصيغة Word 

6. نموذج إشعار دائن / فاتورة ائتمان (Credit Note)

• يُستخدم لإصدار خصومات أو استرجاع مبالغ للعملاء في حال وجود أخطاء أو مرتجعات.

روابط تحميل نموذج إشعار دائن / فاتورة ائتمان بصيغة Pdf وصيغة Word 

7. نموذج فاتورة دفع مقدم (Advance Payment Invoice)

• مخصص للدفعات المسبقة أو الحجوزات.

روابط تحميل نموذج فاتورة دفع مقدم بصيغة Pdf وصيغة Word

طريقة تحميل النماذج:

تم إعداد هذه النماذج وفق متطلبات الهيئة العامة للزكاة والضريبة، مع تصميم مرن يُمكن تعديله بسهولة عبر Word أو Google Docs. 

يمكنك الحصول على ملف التحميل الكامل بمجرد الضغط على الرابط أسفل كل نموذج والذي يتضمن:

ملاحظة: هذه النماذج مصممة لتكون متوافقة مع نظام قيود المحاسبي، مما يتيح لك رفع الفاتورة مباشرة على النظام وتسجيلها بشكل فوري ضمن سجلاتك المالية.

كيفية إنشاء نموذج فاتورة إلكترونية خطوة بخطوة

بعد أن تعرفنا على ماهية الفاتورة الإلكترونية وأهميتها، حان الوقت للانتقال إلى الجانب العملي وكيفية إعداد نموذج فاتورة إلكترونية doc يمكن استخدامه فورًا. فيما يلي الخطوات التفصيلية:

1. اختر النموذج المناسب من القوالب الجاهزة

بداية، يُفضل ألا تبدأ من الصفر، بل أن تختار نموذجًا معدًّا مسبقًا يساعدك على تنظيم بياناتك وتوفير وقتك. 

في هذا المقال، نوفر لك مجموعة من القوالب القابله للتعديل بصيغة Word والتي يمكنك تحميلها مجانًا بحسب نوع نشاطك أو حاجتك، وتشمل:

• نموذج فاتورة إلكترونية قياسية – Word
• نموذج فاتورة خدمات احترافية – Word
• نموذج فاتورة مشروعات (دُفعات متعددة) – Word
• نموذج فاتورة مبيعات مع ضريبة القيمة المضافة – Word
• نموذج فاتورة دفع مسبق – Word
• نموذج إشعار دائن (فاتورة ائتمان) – Word

هذه القوالب متوفرة للتحميل المباشر من خلال الضغط على الرابط في كلمة “Word” أمام كل نموذج، ويمكنك تعديلها وطباعتها أو إرسالها إلكترونيًا بحسب الحاجة.

2. فتح النموذج وتخصيصه

بمجرد تحميل النموذج، قم بفتحه عبر البرنامج المناسب (مثل Microsoft Word أو Google Docs). 

ابدأ بتعبئة الحقول الأساسية التي يجب أن تتوفر في كل فاتورة إلكترونية صالحة وقانونية في المملكة، وهي:

أ) معلومات البائع

• اسم المؤسسة أو الشركة
• رقم السجل التجاري
• الرقم الضريبي (للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة)
• العنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف
• شعار الشركة (اختياري، لكن يُفضل إضافته لتقوية الهوية البصرية)

ب) معلومات العميل

• الاسم الكامل للعميل أو المنشأة
• العنوان
• الرقم الضريبي (إن وجد)
• رقم التواصل والبريد الإلكتروني

ج) تفاصيل الفاتورة

• رقم الفاتورة (يجب أن يكون فريدًا)
• تاريخ إصدار الفاتورة
• تاريخ استحقاق الدفع (إن وُجد)
• طريقة الدفع (نقدًا، تحويل بنكي، مدى، إلخ)

د) وصف الخدمات أو المنتجات

• بيان لكل منتج أو خدمة
• الكمية
• سعر الوحدة
• الإجمالي الفرعي (قبل الضريبة)
• قيمة الضريبة المضافة (15% أو حسب ما ينطبق)
• الإجمالي النهائي بعد الضريبة

هـ) شروط إضافية (اختيارية)

• الشروط والأحكام الخاصة بالدفع
• سياسة الإرجاع أو الاستبدال (إن وُجدت)
• ملاحظات مخصصة للعملاء

تعرف على طريقة إضافة فاتورة شراء جديدة واحصل على نموذج تفويض الفاتورة الالكترونية وكيفية إنشاء فاتورة الكترونية وطريقة حساب الضريبة الأسهل لحساب كل أنواع الضرائب وما هو المقصود برمز سداد ضريبة القيمة المضافة ورقم مفوتر الزكاة والدخل؟

3. مراجعة و تدقيق الفاتورة

قبل إرسال الفاتورة، يجب التأكد من صحة جميع البيانات. يُنصح باتباع هذه الخطوات:

• التحقق من تطابق الأرقام والحسابات
• مراجعة اسم العميل ورقم الهوية الضريبية
• التأكد من تطابق التاريخ مع العملية الفعلية
• التأكد من صيغة الضريبة وحسابها بدقة

تنويه: تخضع الفواتير الإلكترونية في السعودية للامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، بما في ذلك تنسيقات محددة وترميز QR ضمن المرحلة الثانية. 

ننصح باستخدام أنظمة فوترة معتمدة، مثل برنامج “قيود”، لتجنب الأخطاء وضمان الامتثال التام.

للمزيد: تعرف على منصة فاتورة الرسمية حيث التكامل مع برنامج قيود المحاسبي – أفضل برنامج يدعم فاتورة الإلكترونية في السعودية – .

4. حفظ الفاتورة ومشاركتها

بعد الانتهاء من إدخال البيانات:

• قم بحفظ الفاتورة بصيغة PDF أو Word.
• أنشئ مجلدًا منظمًا على جهازك أو في السحابة لتخزين الفواتير حسب التاريخ أو العملاء.
• أرسل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني مباشرة من جهازك أو عبر منصة إصدار الفواتير الإلكترونية التي تستخدمها.

أنواع نماذج الفواتير الإلكترونية وأفضل استخداماتها

ليست كل الفواتير الإلكترونية متشابهة فهناك الفواتير المحاسبية البسيطة والفواتير الأونلاين والفواتير الضريبية الإلكترونية و الفاتورة الإلكترونية قطاع التشغيل والصيانة وتختلف الفواتير الإلكترونية حسب طبيعة النشاط التجاري ونوع الصفقة، لذلك من المهم أن تختار النموذج المناسب لعملك لتسهيل الإجراءات وضمان الامتثال.

فيما يلي أهم الأنواع واستخداماتها:

1. فاتورة مبيعات (Sales Invoice)

• تُستخدم في: بيع السلع والمنتجات للعملاء.
• مميزاتها: تحتوي على تفاصيل الكميات، وسعر الوحدة، وإجمالي السعر قبل وبعد الضريبة.
• مثال على استخدامها: المتاجر، شركات التجزئة، المتاجر الإلكترونية.

تعرف على كيفية إضافة فاتورة مبيعات جديدة وإعداد تقرير فواتير المبيعات الضريبية مع جهاز الفاتورة الإلكترونية المتنقل مدمج مع جهاز الكاشير المتنقل الجديد من قيود المحاسبي.

2. فاتورة خدمات (Service Invoice)

• تُستخدم في: تقديم خدمات مهنية أو استشارية.
• مميزاتها: تركز على وصف الخدمة المقدمة بدلاً من الكمية، مثل: “استشارة قانونية – ساعتان”.
• مثال على استخدامها: المحامون، المستشارون، شركات التسويق والتصميم.

3. فاتورة دفع مقدم (Proforma Invoice)

• تُستخدم في: تقديم عرض سعر رسمي قبل الدفع.
• مميزاتها: لا تُعتبر فاتورة ضريبية لكنها تُستخدم في المفاوضات وتقدير التكاليف.
• مثال على استخدامها: الموردين قبل شحن البضائع، أو شركات الطباعة قبل تنفيذ العمل.

4. إشعار دائن (Credit Note)

• تُستخدم في: تعديل فاتورة سابقة، مثل الإرجاع أو الخصم بعد إصدار الفاتورة.
• مميزاتها: تظهر كقيمة سالبة تقلل من مبلغ الفاتورة الأصلية.
• مثال على استخدامها: عند إعادة منتج بعد الشراء أو تصحيح خطأ في السعر.

5. فاتورة دورية (Recurring Invoice)

• تُستخدم في: الفواتير المتكررة مثل الاشتراكات أو عقود الصيانة.
• مثال على استخدامها: شركات الإنترنت، برامج SaaS، خدمات النظافة والصيانة الشهرية.

نصيحة: يمكنك البدء بأحد القوالب الجاهزة بصيغة doc وتعديله حسب النوع المطلوب، أو استخدام برنامج محاسبي مرن مثل “قيود” يوفّر جميع النماذج جاهزة ومتكاملة.

تعرف على شروط الفاتورة الإلكترونية ومن هي الشركات الواجب تطبيقها من هنا.

أنواع نماذج الفواتير الإلكترونية حسب النشاط التجاري

كل نشاط تجاري يحتاج إلى نموذج فاتورة إلكترونية يناسب طبيعته ونظامه المحاسبي. 

إليك أشهر أنواع النماذج الإلكترونية التي يمكنك استخدامها حسب المجال:

1. نموذج فاتورة بيع منتجات (مبيعات التجزئة أو الجملة)

هذا النموذج يُستخدم عند بيع بضائع مادية، مثل المحلات التجارية أو الموردين. يحتوي عادة على:

• اسم المنتج
• الكمية
• سعر الوحدة
• ضريبة القيمة المضافة
• الإجمالي مع الضريبة

يمكنك معرفة الطريقة الصحيحة لحساب ضريبة القيمة المضافة قبل إصدار أي فاتورة بيع منتجات كما يمكنك الآن الوصول إلى حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

نموذج فاتورة بيع منتجات (مبيعات التجزئة أو الجملة) تصلح لمحلات الملابس، الإلكترونيات، السوبر ماركت، إلخ.

تعرف هنا على الفرق بين الفاتورة والإيصال.

2. نموذج فاتورة خدمات

هذا النموذج يُستخدم عند تقديم خدمات وليس منتجات مادية، مثل:

• الاستشارات
• أعمال التصميم أو البرمجة
• الصيانة والتقنية

يتضمن وصفًا للخدمة وعدد الساعات أو الجلسات أو المهام المنجزة.

مثالي للمستقلين (Freelancers)، وشركات الخدمات التقنية، والمكاتب الهندسية.

3. نموذج فاتورة دفع مقدّم / جزئي

يُستخدم في حالات المشاريع الكبيرة التي يتم الدفع فيها على دفعات. الفاتورة تشمل:

• وصف المرحلة أو الخدمة المنفذة
• المبلغ المستحق لهذه الدفعة
• النسبة من إجمالي المشروع
• رصيد الفاتورة النهائي

مفيد في الإنشاءات، المشاريع الهندسية، العقود طويلة الأجل.

4. نموذج إشعار دائن (فاتورة ائتمان)

يُستخدم عند الحاجة إلى إلغاء أو تعديل فاتورة سابقة، أو عند استرجاع مبالغ. لا يُستخدم كشكل مباشر للدفع، بل كتعديل محاسبي.

ضروري في حالات الاسترجاع، أو الخصومات بعد الفوترة.

أسئلة شائعة حول الفاتورة الإلكترونية في السعودية

لضمان الالتزام الكامل بنظام الفوترة الإلكترونية في المملكة، إليك أبرز الأسئلة الشائعة التي قد تهمك:

1. ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

هي فاتورة يتم إصدارها وتعديلها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتتضمن متطلبات محددة حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). 

ويُمنع إصدار فواتير مكتوبة بخط اليد أو ممسوحة ضوئيًا بصيغة PDF فقط.

2. ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

• الفاتورة الضريبية: مخصصة للعميل المسجّل في ضريبة القيمة المضافة، وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة بما في ذلك الرقم الضريبي ومبلغ الضريبة مفصلًا.
• الفاتورة المبسطة: موجهة للعملاء غير المسجلين في الضريبة (مثل المستهلك النهائي)، وتُستخدم غالبًا في نقاط البيع.

اقرأ هنا للمزيد عن الفروق الظاهرية والجوهرية بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة.

3. هل يجب أن أستخدم برنامجًا معتمدًا لإصدار الفواتير الإلكترونية؟

نعم. بدءًا من المرحلة الثانية (مرحلة التكامل)، أصبح من الإلزامي استخدام حلول إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل نظام “قيود” أو “فاتورة”، التي تضمن توليد رمز QR وترميز XML تلقائيًا.

4. هل يمكنني إصدار فاتورة إلكترونية بصيغة Word أو Excel؟

يمكن ذلك في المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار)، ولكن لا تفي هذه الصيغ بمتطلبات المرحلة الثانية. لذا يجب استخدام نظام إلكتروني معتمد لإصدار الفواتير إلكترونيًا وتخزينها وتكاملها مع النظام المركزي للهيئة.

5. ما الذي يحدث إذا لم أمتثل لنظام الفوترة الإلكترونية؟

عدم الامتثال قد يعرض المنشأة لغرامات مالية وتعليق خدمات الهيئة، خاصة في المرحلة الثانية. 

لذا، من الضروري تحديث نظام الفوترة لديك، والانتقال إلى نظام إلكتروني معتمد قبل الموعد النهائي الذي تحدده الهيئة.

الخلاصة من خلال شركة قيود المحاسبية هي أن الفاتورة الإلكترونية هي المستقبل، وهي إلزامية في السعودية.

يمكنك استخدام نماذج جاهزة بصيغة doc أو excel مؤقتًا، ولكن يُفضل الانتقال إلى نظام إلكتروني معتمد.

يمكنك كذلك اختيار النموذج المناسب حسب نوع نشاطك يسهّل عليك إدارة الحسابات و الامتثال الضريبي.

إن استخدام برنامج مثل “قيود” يوفر لك إصدارًا تلقائيًا، وإرسالًا مباشرًا، وأمانًا في التخزين والربط مع ZATCA.

في الختام

إن أي نموذج فاتورة إلكترونية ليس مجرد تطور تكنولوجي، بل هو تحول ثقافي ومفتاح للتحسين المستدام؛ لذا اعتمد واحد منهم، وكن جزءًا من المستقبل الرقمي الذي يعتمد على السرعة والكفاءة والابتكار، ولاحظ الفرق الذي سيحدثه هذا النموذج في عملك، إذ ستشعر بالقوة والراحة حينما تتخلص من التكاليف الزائدة والمتاعب المرتبطة بالفواتير الورقية التقليدية، كما ستكون لديك القدرة على تبادل ومعالجة الفواتير والمستندات المالية بسهولة وسلاسة، وتحويل العمليات التجارية اليومية إلى تجارب سريعة ومرنة؛ لذا دع الفاتورة الإلكترونية تكون رمزًا للتقدم والتحول، واستعد لمستقبل مشرق يعتمد على التكنولوجيا والابتكار؛ فهي المفتاح الذي يفتح لك أبواب الفعالية والتنافسية والنجاح في عالم الأعمال الحديث.

انطلق في رحلة التحول والتطور مع النموذج الذي اخترته من برنامج قيود، واستعد لمستقبل مشرق ومبتكر في عالم الأعمال، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبة متكامل.

لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم إلى ورشة عمل الفاتورة الإلكترونية دليلك الكامل للامتثال والاحتراف مع قيود المحاسبية  وتعرفوا على برنامج الفاتورة الإلكترونية المذهل! 

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! واشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات والحصول على فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. 

يمكنك الآن أن تجربة نظام شركة قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وانطلق بثقة واستعد لتحقيق نجاحك وتميزك في عالم الأعمال المتغير والمتقلب.