ما هو مسير الرواتب وكيفية إنشائه

ما هو مسير الرواتب للموظفين؟ ولمَ على الشركات أن تهتم بإعداده وتسجيل الرواتب الدورية للعاملين فيها؟ من المعلوم أن الأعمال تعتمد على السجلات والوثائق الرسمية، وبما أن المؤسسات تتيح لعدد من الأفراد العمل فيها فمن الضروري حفظ حقوق هؤلاء الأفراد؛ لذا على كل صاحب مؤسسة أو صاحب أعمال في المملكة أن يقوم بإعداد سجلات محاسبية تُعرف باسم نماذج مسير الرواتب لإثبات منح عامليه مقابل مادي متفق عليه في مواعيده الشهرية أو الإسبوعية أو حسب المتفق عليه، بحيث تكون هذه السجلات بمثابة وثائق رسمية لإثبات قيامه بما عليه، وإثبات أي استقطاعات أو إضافات تمت في راتب الموظف، ومن خلالنا تتعلم كيفية إعداد مسير الراتب وملء بيانات موظفيك فيه، كما تتعرف على سبب حاجتك إلى متابعة وتنظيم تلك السجلات على نظام قيود المحاسبي.

ما هو مسير الرواتب

مسير رواتب هو نوع من السجلات المحاسبية التي تحتوي على أسماء العاملين في المؤسسة مقرونة بوظائفهم فيها، مع توضيح قيمة رواتبهم الأساسية وأي استقطاعات أو خصومات تُطبق عليها، أو أي مكافآت وحوافز يحصلون عليها وسبب استحقاقها، إضافةً إلى تسجيل الإجازات التي حصل عليها العامل وسببها، ويستخدم مسير الرواتب لتنظيم عملية تسليم الرواتب دوريًا والحفاظ على حقوق العاملين لإثبات التزام المؤسسة بأهم واجباتها تجاه موظفيها.

أهمية مسير الرواتب للعاملين

مسير رواتب العاملين من أهم السجلات المحاسبية في أي مؤسسة، لأنه يثبت قيام الإدارة بتنظيم حصول العاملين على مستحقاتهم، كما يثبت عددًا من المعاملات المالية الضرورية الأخرى، مثل:

• سداد الضرائب المستحقة على الدخول.
• توثيق واحد من أبرز أنواع الخصوم المتداولة في المؤسسة، مع مواعيد سداده دوريًا.
• توفير معلومات عن رصيد الإجازات الخاص بالموظف؛ لنيل مستحقاته عنها في نهاية خدمته.
• يضمن للعاملين حصولهم على الأجر المكافئ للجهد المبذول من قبلهم.
• وجود هذا السجل يقلل من الحاجة للاطلاع على السجلات السرية الخاصة بالموظفين، ومع ذلك فهو يعد من الملفات السرية التي لا يجوز لأحد الاطلاع عليها دون إذن كتابي من مسؤولي الحسابات.
• يرصد التزام إدارة المؤسسة بالامتيازات المستحقة للموظفين، مثل التأمينات وحسابات التقاعد.
• يمنع إدراج قيم مغلوطة أو تابعة للأهواء الشخصية.
• تسهيل متابعة الأداء المالي للمؤسسات ورصد قنوات إنفاقها.
• توفير خلفية واضحة عن الموظف ومعلومات كافية عن طبيعة مسؤولياته ما يُستحق له لقاء قيامه بها.

أنواع الرواتب:

تتفاوت أنواع الرواتب بين الشهرية، الأسبوعية، واليومية بناءً على عقد العمل والسياسات المتبعة في المؤسسة. الراتب الشهري هو الأكثر شيوعًا ويتم دفعه عادة في نهاية كل شهر. أما الرواتب الأسبوعية، فهي مناسبة للعاملين في القطاعات التي تعتمد على العمل الجزئي أو العقود القصيرة. الرواتب اليومية تخص العمالة اليومية التي يتم حساب أجورها بناءً على عدد أيام العمل. يتم في كل حالة تسجيل الأجر بناءً على طريقة الحساب المحددة، مع مراعاة عدد ساعات العمل، الإضافات، والاستقطاعات.

كيف يتم إنشاء مسير الرواتب

هناك عدد من الخطوات اللازم اتباعها لإنشاء مسير الرواتب الخاص بالعاملين في المؤسسة، واتباعها يؤدي إلى إنشاء سجل مسير رواتب رسمي ويمكن الاعتماد عليه في أي ظروف، وتتمثل خطوات إنشاء مسير رواتب العاملين فيما يلي:

طلب المعلومات الخاصة بالعاملين وجمعها

 ويقصد بهذه المعلومات أسمائهم الكاملة وأماكن السكن الخاصة بهم بالإضافة إلى بعض المعلومات المهنية والوظيفية والبيانات التي تتعلق بالخبرة والدرجة الوظيفية.

قيمة الراتب الأصلية

القيمة التي تعادل درجة الموظف الوظيفية وخبراته المهنية والتي أقرتها له الحكومة بموجب قانون العمل، وهنا يتم تسجيل قيمة الراتب بدون أي إضافات ولا استقطاعات.

سجل الإجازات

لكل موظف الحق في إجازات على مدار العام، فعليك تسجيل ما استفاد به الموظف من إجازاته وما لم يفعل، لكي تتمكن من معرفة هل سيفرض عليه خصم لقاء غيابه أم لا، وهل ستحتاج لإثبات التزامه في العمل وتحويل إجازاته إلى رصيد مالي في نهاية فترة خدمته أم لا.

حدد كم الأجر؟

الأجور لا تأتي شهرية ولا يومية في كل المؤسسات، فبعض المؤسسات تحدد للعاملين أجور سنوية، ويتم تحويل جزء منها شهريًا، ويتم تحديد هذا بناءً على طبيعة الوظيفة وعدد ساعات العمل بالإضافة إلى خبرة العامل وكفائته.

سجل الحوافز والمكافآت

عليك إضافة أي حوافز مالية يحصل عليها العامل بمؤسستك لإضافتها إلى رصيد الراتب الإجمالي، وإن تمت إضافة مكافأة له فيجب تسجيلها أيضًا لإدراجها ضمن الحساب النهائي.

 لا تنسَ الخصومات

إن تغيب العامل عن الحضور بدون عذر ولا رصيد إجازات فسيتوجب عليك خصم جزء بسيط من الراتب لقاء غيابه، كما أن بعض الأخطاء أيضًا قد تسبب خصم من المرتب الخاص بالعامل، ويجب تقييد سبب الخصم ونسبته وسببه وموعده للحفاظ على شفافية العلاقة المهنية بين المؤسسة والعاملين، بالإضافة إلى تنظيم سير الأعمال ومساعدة الموظفين على الالتزام وإعلامهم بأي استقطاعات خدمية أو ضريبية تتم من رواتبهم.

سجل صافي الراتب

هذه الخانة توضح لك ما يستحقه العامل من راتب بعد إتمام حساب الإضافات والاستقطاعات الكاملة، وهي من البيانات بالغة الأهمية لأنها هي المطلوبة في نهاية السجل.

محتويات مسير الرواتب

من الضروري أن يحتوي أي مسير رواتب يخص عاملي المؤسسات على بضعة تفاصيل أساسية، أو بنود توضح كيف تم احتساب القيمة الصافية للراتب، وهذه البنود قد لا تُذكر في كل النماذج وتختلف حسب طبيعة احتياجات المؤسسة وطريقة تنظيم عملها، ولكن بالنهاية تتمثل محتويات مسير رواتب في التالي:

• التعريف بالعامل المستخرج له، ما يعني ذكر اسمه ووظيفته.
• تاريخ السداد مع تحديد إذا كان السداد يتم يوميًا أم اسبوعيًا أو غير ذلك.
• كتابة المعدل الذي يتم حساب الأجر بواسطته، كأن يكون الراتب في الساعة الواحدة 100 ريال مثلًا فحينها العامل لمدة 4 ساعات يستحق 400 ريال وهكذا.
• عدد الأيام التي خدم فيها الموظف مع حساب عدد الساعات خلالها.
• الإجازات التي حصل عليها العامل خلال دورة الراتب، وفرزها إذا كانت ضمن ما تقره المؤسسة لعامليها من إجازات ولا تتطلب الخصم، أو يتم فرض خصم على العامل بسببها.
• عدد الأيام في الشهر أو عدد الساعات المطلوب من العامل الالتزام بالخدمة خلالها لاستحقاق الإجمالي الخاص بالراتب.
• الراتب الإجمالي الذي يستحقه العامل لقاء خدمته في الفترة المحددة وبالصورة المتوقعة، ويتم تسجيله دون أي استقطاع أو خصم.
• أي مبلغ مالي يتم تقديمه للعامل استحقاقًا كالحوافز والمكافآت والتعويضات وغيرها.
• الاستقطاعات والخصومات لقاء ديون أو سُلف أو استقطاعات ضريبية أو ما شابه ذلك.
• المبلغ الصافي الذي سيحصل عليه الموظف بنهاية فترة الراتب الدورية بعد الإضافات والاستقطاعات.
• إشعار السداد الذي يستلمه الموظف مع الراتب في نهاية دورته.
• توقيع العامل باستلام أجره.

التحليل المالي لمسير الرواتب:

تحليل مسير الرواتب يساعد الشركات في اتخاذ قرارات مالية مهمة، مثل مراجعة الإنفاق الشهري على الأجور ومتابعة الأداء المالي. يتم من خلال هذه التقارير تحليل تفاصيل الرواتب، مثل الحوافز، الخصومات، الإجازات، والمكافآت. يمكن أن تكشف هذه التقارير عن اتجاهات محتملة مثل زيادة الإنفاق على المكافآت أو الحاجة إلى تعديل مخصصات الإجازات. هذا التحليل يوفر للإدارة بيانات دقيقة حول تكاليف الموظفين ويسهم في تحسين تخصيص الموارد وإعداد الميزانيات.

أنظمة الرواتب الإلكترونية:

أنظمة الرواتب الإلكترونية مثل “قيود” تساعد في تحسين عملية إدارة الرواتب من خلال أتمتة العمليات المالية. تسهل هذه الأنظمة تسجيل البيانات وحساب الرواتب بشكل تلقائي بناءً على المدخلات مثل عدد ساعات العمل، الخصومات، والمكافآت. يمكن للنظام إصدار تقارير دقيقة تساعد الإدارة في مراقبة التكاليف. إضافة إلى ذلك، يسهم النظام في تحسين الامتثال للقوانين الضريبية والتأمينية، حيث يحتفظ بسجلات دقيقة تسهل التدقيق الداخلي والخارجي.

أهمية مسير الرواتب لحساب التأمينات الاجتماعية:

مسير الرواتب يلعب دورًا مهمًا في حساب وتوثيق الالتزامات الضريبية للشركة. يتم استخدامه لتسجيل استقطاعات التأمينات الاجتماعية على الموظفين، ومن ثم دفعها للجهات الحكومية المختصة. بفضل دقة مسير الرواتب، يمكن للشركات التأكد من الامتثال للقوانين الضريبية وتفادي العقوبات المحتملة نتيجة الأخطاء أو التأخر في السداد. كما يساعد على تسهيل عملية إعداد الإقرارات الضريبية السنوية.

لماذا يجب استخدام نظام قيود لإدارة الرواتب؟

لأن قيود متخصص في إدارة المؤسسات وصنع كافة سجلاتها المحاسبية التي تنظم الأعمال وتجعلها أكثر بساطة وسهولة، فمع نظام قيود المحاسبي تستمتع بالتالي:

• إمكانية استخدام النظام من أجهزة متعددة وبدون الحاجة إلى تثبيت النظام على الجهاز، فهو يعمل سحابيًا ويحتفظ ببياناتك كاملة، ومع ذلك تستمتع بتشفير لا يمكن اختراقه ونظام محمي بالكامل.
• الأتمتة التي تتم للبيانات تجعل سجلاتك محدثة وفق أحدث المستجدات دوريًا، ولن تضطر لإضافة كافة المعاملات بيدك ولا إهدار الوقت في تحديثها.
• الترابط الفعال مع الأنظمة العاملة في المؤسسة، مما يجعله نظام كفء قادر على توفير رؤية كاملة للمؤسسة ومتابعة أعمالها.
• إمكانية استخراج تقارير رسمية يتم الاستناد عليها لاتخاذ قرارات مهمة، وتلك التقارير معتمدة ومعترف بها في الجهات الأخرى.
• البرنامج معتمد من هيئة الزكاة والدخل، وما يصدر عنه من تقارير معترف به، وهو موثوق وآمن تمامًا.
• يعمل من خلال واجهة سلسة وبسيطة، كما أنه متوفر باللغتين العربية والانجليزية.
• تضاف تحديثات دورية للنظام، مع توفير دورات تدريبية متكاملة هدفها تحسين الاستفادة من النظام واستغلاله بصورة صحيحة.
• توفر باقات متعددة تلائم حجم الأعمال التي تريد متابعتها وحجم شركتك، ومع نمو الأعمال تتمكن من زيادة حجم البافات كما تحب.

التسويات المالية عند نهاية الخدمة:

عند انتهاء خدمة الموظف، سواءً بالاستقالة أو التقاعد أو الفصل، يتم إعداد تسوية مالية تشمل حساب مستحقات نهاية الخدمة وفقًا لقوانين العمل المحلية. تتضمن التسوية حساب الراتب المتبقي، التعويض عن الإجازات غير المستخدمة، ومكافآت نهاية الخدمة بناءً على سنوات العمل. تسجيل هذه التسويات في مسير الرواتب يضمن حماية حقوق الموظف ويلتزم بقوانين العمل. كما يسهل على الشركة توثيق المصروفات المالية المرتبطة بإنهاء الخدمة.

التقارير المجمعة لمسير الرواتب:

التقارير المجمعة لمسير الرواتب تقدم نظرة شاملة عن جميع النفقات المتعلقة برواتب الموظفين خلال فترة معينة، مثل شهر أو سنة. هذه التقارير تساعد الإدارة على متابعة التكاليف وتحليل الأداء المالي. يمكن من خلال هذه التقارير تقييم مدى فعالية سياسات الحوافز والمكافآت، ومراجعة نسبة التكاليف الخاصة بالرواتب مقارنة بالإيرادات. هذه البيانات تساعد في اتخاذ قرارات مالية استراتيجية، مثل تحسين توزيع الموارد أو تعديل سياسات الرواتب.

يمكنك تحميل نموذج مسير الرواتب من هنــــــــــــا

الأسئلة الشائعة (FAQ)

 

في الختام

شاركنا معكم عددًا من المعلومات الضرورية والمهمة بشأن مسير رواتب، حيث أن السجلات المحاسبية بوجه عام تترابط لمتابعة مدى الحاجة لتطوير أداء امؤسسات والمستثمرين خاصةً من الجهة المالية، وهذا السجل يرصد جزء كبير مما تتحمله المؤسسات ماديًا، وقد تؤثر إدارته الخاطئة على رأس مالها؛ لذا عليك التركيز على إعداده واستخدامه على نظام قيود المحاسبي، لتتمكن من إدراج كافة معلومات موظفيك وبياناتهم وأتمتة عمليات تسليم الروتب شهريًا وتسجيلها على النظام، ويمكنك الاستفادة من التجربة المجانية لنظام قيود، وإعداد سجل للمسير الرواتب الخاص بعمالة منزلية أو سائق خاص، ومن خلال تجربتك تصبح على يقين أن نظام قيود هو ما تحتاج إليه.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم  الإدارة و المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!