طباعة الفاتورة الإلكترونية: تعرف عليها الآن بكل سهولة

أنت تتحرك في عالمٍ مليء بالتكنولوجيا المتقدمة والتطورات الثورية، يرتسم مستقبل يكاد يتلاشى فيه الورق والمستندات التقليدية، ويخطو العالم نحو عصرٍ رقميٍّ يُعتمد فيه على الابتكار والسهولة والكفاءة، ومن بين هذه الابتكارات المدهشة تبرز: طباعة الفاتورة الإلكترونية كنجمٍ متلألئ في سماء التجارة الحديثة؛ لذا دعني أقودك في جولةٍ ممتعة تتيح لك استكشاف عالمٍ جديد ينبض بالحياة والديناميكية… تخيل لحظةً واحدةً فقط، أنك تودع وداعًا نهائيًا للورق المبهم والأقل مرونة، وتستقبل بكل فخر وترحاب الفاتورة الإلكترونية، التي يمكن أن تعكس التطور الحضاري والتقني الذي يحيط بنا، إذ يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية بلمسةٍ واحدة، محوًا بذلك عناء الطباعة والتوزيع التقليدي؛ مما تتمكن من تقديم تجربةً فريدةً من نوعها لعملائك.

كيفية طباعة الفاتورة الالكترونية السعودية

طُبق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؛ بهدف تبسيط، وتحسين عملية إصدار وإدارة الفواتير للشركات والأفراد؛ مما تقلل من التكاليف والجهود المرتبطة بطباعة وتوزيع الفواتير التقليدية، وفيما يلي سنلقي نظرة على كيفية طباعة الفاتورة الإلكترونية السعودية، وأهم النقاط الرئيسة في هذه العملية:

الدخول إلى قائمة المبيعات

بعد تسجيل الدخول إلى نظام الفاتورة الإلكترونية؛ يجب الانتقال إلى القائمة الرئيسة، وعادةً ما يُحدد القسم المخصص للمبيعات، والجدير بالذكر أنه قد يكون لديك خيارات أخرى في القائمة الرئيسة، لكن يجب اختيار “المبيعات” للوصول إلى وظائف إدارة الفواتير.

إدارة الفواتير

بمجرد الوصول إلى قسم المبيعات، يجب البحث عن خيار “إدارة الفواتير” أو ما يشابهه، إذ يعد هذا الخيار هو الذي ينقلك إلى قائمة تحتوي على الفواتير المخزنة، أو الفواتير الحالية التي يمكنك اختيار واحدة منها للطباعة.

اختيار الفاتورة المطلوب طباعتها

بعد الانتقال إلى واجهة إدارة الفواتير، يمكنك البحث عن الفاتورة المحددة التي ترغب في طباعتها، وتذكر أنه يمكن أن تكون هذه الفواتير مرتبطة بتواريخ محددة، أو بأرقام فواتير فريدة، وبمجرد العثور على الفاتورة المناسبة؛ يجب اختيارها للمتابعة.

طباعة الفاتورة الإلكترونية 

بعد تحديد الفاتورة التي ترغب في طباعتها، يجب البحث عن زر “طباعة” الموجود عادةً في أعلى نافذة عرض الفاتورة، إذ يمكن أن يكون هذا الزر جزءًا من قائمة الإجراءات أعلى الشاشة، أو موجودًا بشكل مستقل كزر منفصل.

إعدادات الطباعة

بمجرد النقر على زر “طباعة”، ستظهر لك شاشة الإعدادات المسئولة عن طباعة الفاتورة الإلكترونية، وتذكر أنه يجب التأكد من أن منصة التشغيل المستخدمة لديك متصلة بطابعة مناسبة لقالب الفاتورة الإلكترونية.

يمكن أن توفر لك هذه الشاشة خيارات، مثل: اختيار طابعة محددة، واختيار تنسيق الطباعة، وتحديد عدد النسخ المطلوبة، وتعديل إعدادات أخرى تتعلق بالطباعة.

اختيار تنسيق الطباعة

تذكر أنه في عملية طباعة الفاتورة الالكترونية، يمكنك اختيار تنسيق الطباعة الذي يناسب احتياجاتك، إذ يمكن أن يتضمن ذلك: اختيار حجم الورق، تنسيق النص، تصميم الفاتورة… وهكذا دواليك.

الجدير بالذكر أنه يتوفر عادة مجموعة متنوعة من القوالب المتاحة للاختيار من بينها، ويمكن أيضًا تخصيص القالب حسب الاحتياجات الخاصة بك.

تنويه

من المهم أن تحترف عملية طباعة الفاتورة الإلكترونية، وتضمن أن المنصة التشغيلية لديك متصلة بالطابعة الصحيحة، وأن جميع الإعدادات اللازمة كُوِّنت بشكل صحيح، يجب أيضًا التأكد من توافر الورق المناسب للطباعة.

كيف أطبع فاتورة إلكترونية تلقائيًا؟

إن طباعة الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا هي عملية تسهل إدارة الفواتير، وتوفر الوقت والجهد، يمكن تحقيق ذلك باتباع بعض الخطوات الأساسية لتعيين الطابعة الحرارية كطابعة افتراضية، وضبط إعدادات المتصفح الخاص بك.

تعيين الطابعة الحرارية كطابعة افتراضية

لتعيين الطابعة الحرارية المستخدمة كطابعة افتراضية؛ لتتمكن من طباعة الفاتورة الالكترونية بنجاح، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

• ابحث عن “Printers & Scanners” في قائمة “Start”.
• انقر على “Printers & Scanners” لفتح الإعدادات.
• تأكد من إلغاء تفعيل خيار “Let Windows Manage My Default Printer”.
• قم بتحديد الطابعة الحرارية التي ترغب في استخدامها كطابعة افتراضية.
• انقر على الزر “Set As Default” لتعيينها كطابعة افتراضية؛ لتتمكن من طباعة الفاتورة الالكترونية بنجاح.

ضبط إعدادات المتصفح

بعد تعيين الطابعة الحرارية كطابعة افتراضية، يجب ضبط إعدادات المتصفح “Google Chrome” لتحقيق طباعة الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا، إذ يمكنك اتباع الخطوات التالية:

• افتح متصفح “Google Chrome”، وانقر على زر الخيارات ثم اختر “Settings”.
• انقر على “On-Startup”.
• قم بنسخ رابط صفحة “شاشة البيع” الخاصة بحسابك، وأضفه في حقل التشغيل التلقائي في خيار “Add”.
• انقر على “Add” لإضافتها.
• بعد ذلك، قم بإغلاق جميع نوافذ متصفح “Google Chrome” المفتوحة عن طريق الضغط على “Ctrl + Shift + Esc” من لوحة المفاتيح.
• قم بإنهاء مهمة ملف “Google Chrome” في حال كان مفتوحًا.

ضبط خصائص المتصفح

بعد ذلك، قم بضبط خصائص المتصفح “Google Chrome” عن طريق القيام بالتالي:

• انقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة “Google Chrome” واختر “Properties”.
• قم بنسخ الإمتداد “–enable-print-preview –kiosk-printing” وأضفه إلى حقل “Target” بعد البيان المكتوب بالفعل، مع إضافة مسافة بينهما.
• انقر على “Apply” ثم انقر على “OK”.

تنويه

بعد تطبيق هذه الإعدادات، قم بفتح “Google Chrome” مرة أخرى، وستُعرض صفحة “شاشة البيع” الخاصة بك تلقائيًا، ويمكنك بعد ذلك إنشاء فاتورة وحفظها، وستُطبع تلقائيًا بدون الحاجة إلى النقر على زر “طباعة”.

التحقق من الفاتورة الالكترونية

إن التحقق من الفاتورة الإلكترونية هو عملية التأكد من صحة الفاتورة الإلكترونية التي أُصدِرت، ويشمل ذلك عدة خطوات لتتمكن من التحقق من الفاتورة بنجاح، والتي تتمثل فيما يلي:

التحقق من صحة المصدر

قبل طباعة الفاتورة الالكترونية، يجب التحقق من أنها تأتي من مصدر موثوق به، فعلى سبيل المثال: يجب التحقق من أنها أُرسِلت من جهة معروفة وموثوقة، مثل: الشركة، أو المؤسسة التي تتعامل معها بشكل منتظم.

التحقق من التوقيع الرقمي

يستخدم التوقيع الرقمي لتأكيد هوية المرسل، وضمان سلامة البيانات، والجدير بالذكر أنه يجب التحقق من صحة التوقيع الرقمي المرفق بالفاتورة الإلكترونية، والتأكد من أنه لم يُعدل أو يُزور.

التحقق من التفاصيل المتعلقة بالمعاملة

قبل طباعة الفاتورة الالكترونية، يجب التحقق من أن التفاصيل المذكورة بها تتوافق مع المعاملة الفعلية التي تمت، ويتضمن ذلك: التحقق من أن المبالغ المالية والسلع أو الخدمات المذكورة في الفاتورة تتطابق مع التفاصيل التي اتفق عليها.

التحقق من صحة الضرائب والرسوم

إذا كانت الفاتورة الإلكترونية تشمل ضرائب أو رسوم، يجب التحقق من صحة حسابها، وتطابقها مع القوانين الضريبية والقواعد المحلية المعمول بها.

التحقق من صحة بيانات المرسل والمستلم

تذكر أنه يجب أيضًا التحقق من أن بيانات المرسل والمستلم المذكورة في الفاتورة الإلكترونية صحيحة، كما أنه لا بد من مطابقتها للواقع.

أقراء ايضا: الفاتورة الإلكترونية في السعودية: دليل مبسط

استخدام أدوات وبرامج التحقق

يمكن استخدام أدوات وبرامج التحقق الإلكترونية المتاحة؛ للتحقق من صحة الفواتير الإلكترونية، إذ إن هذه الأدوات تستخدم تقنيات التحقق الذكية لمطابقة البيانات، والتوقيعات الرقمية؛ للتأكد من صحتها.

تنويه

قد تختلف خطوات التحقق المحددة باختلاف البلدان والقوانين المعمول بها، إذ يمكن أن تتضمن بعض الدول متطلبات إضافية، مثل: الاعتماد على شهادات الرقم الرقمي، أو استخدام بروتوكولات تشفير معينة.

بالإضافة إلى ذلك، قد توفر بعض الجهات المختصة في التحقق من الفواتير الإلكترونية خدمات متخصصة؛ للتحقق من صحتها، إذ يمكن للأفراد والشركات الاستفادة من هذه الخدمات؛ للتأكد من أن الفواتير الإلكترونية التي يستلمونها صحيحة وموثوقة.

في الختام

مع تلون أفق السماء واقتراب نهاية رحلتنا، نجد أنفسنا أمام بابٍ جديدٍ من الفرص والإمكانيات، إذ إن طباعة الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية قد وضعت قدميها على أرض الواقع؛ لتهز الروتين، وتفتح آفاقًا جديدة لعالم الأعمال، فمن خلالها، يمكن للأعمال الصغيرة والمتوسطة والكبيرة الاستفادة من العديد من المزايا التي تعزز الكفاءة، وتسهم في تحقيق النجاح المستدام؛ فقد أصبح بإمكان الشركات إدارة الفواتير بسهولة وسرعة، وتتبع المعاملات، وتحليل البيانات بدقة وفعالية، ومن جهة أخرى، يستفيد العملاء من تجربة تسوق سلسة ومريحة، إذ يمكنهم تلقي الفواتير عبر البريد الإلكتروني، والاحتفاظ بها بسهولة على أجهزتهم الشخصية، والجدير بالذكر أنها لا تعزز فقط الكفاءة والراحة، بل تشكل أيضًا خطوةً مهمةً نحو الاستدامة البيئية.

لنمضِ قدمًا نحو مستقبلٍ مشرق، يعتمد على التكنولوجيا والابتكار في كل جانب من جوانب حياتنا مع برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبة متكامل.

بعد أن علمت كيفية طباعة الفاتورة الالكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستعد لرؤية عالم جديد ينبض بالحياة والابتكار.

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر