تُستخدم الفاتورة الإلكترونية من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، بسبب الحماس إلى المزايا التي تجلبها رقمنة الفواتير.
ندعوك لقراءة هذه المقالة لتكتشف أهم مزايا استخدام الفواتير الإلكترونية للشركات.
أصبحت الرقمنة أكثر وأكثر انخراطًا في حياتنا اليومية، الشخصية والمهنية على حد سواء: يتم استبدال البريد بالبريد الإلكتروني.
والتسوق بالتجارة الإلكترونية، والكتب الورقية بالكتب الإلكترونية.
وبالتالي أدى ظهور التكنولوجيا الرقمية إلى إزالة الطابع المادي من العديد من الممارسات؛ والفواتير ليست استثناءً من القاعدة.
فهي عملية أكثر، واقتصادية أكثر، وصديقة للبيئة أكثر، لذا فإن إضفاء الطابع الرقمي على الفواتير يوفر العديد من المزايا.
سنناقش في هذا المقال أهم 11 ميزة فريدة لنظام الفاتورة الإلكترونية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية عبارة عن فاتورة يتم إصدارها وإرسالها واستلامها في تنسيق إلكتروني عبر تبادل بيانات منظم محدد مسبقًا، لذلك يجب تنفيذ عملية الفوترة بالكامل إلكترونيًا.
ولا يكفي مجرد مسح فاتورتك الورقية بصيغة رقمية، لأنها في هذه الحالة ليست فاتورة إلكترونية بل فاتورة غير مادية.
كيف تُرسِلُ الفاتورة الإلكترونية؟
يمكن عموما إرسال الفواتير الإلكترونية بثلاث طرق مختلفة:
- عبر نظام ERP الخاص بك، إذا كان هذا يدعم نوع الفاتورة الإلكترونية التي ترغب في إرسالها.
- عبر نموذج فاتورة عبر الإنترنت، حيث تقوم بإدخال المعلومات وإرسال الفاتورة إلى العميل يدويًا.
- عبر مزود خدمة يساعدك في إرسال فواتيرك.
كيف تُصنع فاتورة إلكترونية؟
تحتوي الفواتير الإلكترونية على نفس معلومات الفواتير “العادية”، يتضمن ذلك معلومات حول المستلم والمرسل ورقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة ورقم ضريبة القيمة المضافة لشركتك، وبالطبع تفاصيل العنصر أو الخدمة التي قمت ببيعها.
للمزيد اقرأ أيضًا: الفاتورة الإلكترونية في السعودية: دليل مبسط
11 ميزة للتحول إلى نظام الفواتير الإلكترونية
هناك الكثير من المزايا والفوائد للتحول من الفاتورة الورقية التقليدية إلى الفاتورة الإلكترونية، فيما يلي أهم 11 ميزة وفائدة للتحول لهذا النظام:
1- عمليات أكثر كفاءة وامتثال أعلى
يضمن التحول لنظام الفاتورة الإلكترونية عمليات أكثر كفاءة وشفافية في معالجة فواتيرك وبالتالي الامتثال بشكل أفضل للمتطلبات القانونية (تخطط هيئة الزكاة والضرائب والجمارك لتطبيق نظام الجمركة الإلكترونية على مرحلتين.
بدأت الأولى في ديسمبر 2021 والمرحلة الثانية في الفاتح من يناير للعام 2023.)
2- تكاليف مالية أقل
تَعِد الفاتورة الإلكترونية بتكاليف أقل وعائد استثمار أسرع؛ فمع التحول إلى الفواتير الإلكترونية، يتم التخلص من من 60 إلى 80٪ من تكاليف العملية لكل فاتورة، تُلغي الفاتورة الإلكترونية الحاجة للطباعة.
ورسوم الإرسال عبر البريد، والأرشفة المادية، وما إلى ذلك، بالنسبة للشركة.
لذا فإن من أهم ميزات التحول إلى الفوترة الإلكترونية هو ضمان لتقليل التكاليف الإدارية المرتبطة بإصدار الفواتير ومعالجتها في شكل “ورقي”.
وفقًا لتقرير شركة KPMG ، فإن التبديل إلى الفواتير غير المادية يوفر 3.24 يورو لكل فاتورة مرسلة، و 5.77 يورو لكل فاتورة مستلمة.
3- المزيد من الأمان وإمكانية التتبع
ليس عليك القلق من مخاطر ضياع فواتيرك، لأن الجميع يعرف من يُصدر الفاتورة ومتى ولمن؛ بالنسبة للعميل.
هي إمكانية الوصول إلى فواتيره، في أي وقت، عن طريق البريد الإلكتروني أو بفضل مساحة شخصية آمنة.
تمنح الفواتير الإلكترونية المستخدمين المزيد من الأمان مِن خلال ضمان تبادل آمن لجميع الفواتير.
4- تدفق نقدي أفضل
تضمن هذه الطريقة الجديدة للفواتير سيولة أفضل في التبادلات وتحسين أوقات الدفع.
و يؤدي التسليم الفوري للفواتير إلى تقصير وقت الدفع وبالتالي تحسين التدفق النقدي وفرصة تقليل مخاطر الصعوبات المالية الحقيقية بالنسبة للشركات.
5- شفافية تامة وحجز سريع
تضمن المعالجة الآلية للفواتير الواردة مع عمليات الموافقة المستندة إلى سير العمل شفافية كاملة وحجزًا أسرع للفواتير.
6- تقليل الأعباء
تساعد حلول الفوترة الإلكترونية في تقليل الأعباء الإدارية وتقليل أوقات الدفع، وزيادة في الإنتاجية الناتجة عن إزالة الطابع المادي لهذه المعاملات.
7- توفير الوقت
إحدى الميزات المهمة لنظام الفواتير الإلكترونية، هو توفير وقت العميل، مما يسهل عليك التعامل معه، ويمنحك ميزة على منافسيك الذين لا يستطيعون تقديم الخدمة نفسها.
لا تحتاج إلى إنفاق الموارد والوقت على عمليات الدعم المعقدة مثل المحاسبة.
ويتم إعفاء المستلم بدوره من معالجة الفاتورة المستلمة يدويًا.
حيث يمكن نقل بيانات الفاتورة تلقائيًا إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات / نظام المحاسبة.
8- تقليل أخطاء الإدخال
مع الأتمتة المستمرة لعملية إعداد الفواتير والقضاء على التدخل اليدوي، يتم تقليل أخطاء الإدخال إلى الحد الأدنى.
9- تبسيط الأرشفة
وفقًا للوائح القانونية، يجب على الشركات تخزين الفواتير لعمليات التدقيق المستقبلية من قبل السلطات الضريبية.
يختلف طول الفترة الزمنية من دولة إلى أخرى (عادة ما بين 5 و 10 سنوات).
الفواتير الورقية بشكل عام ليست مناسبة تمامًا للتخزين طويل الأجل.
ومن المحتمل أن يؤدي التلف الناتج عن الحريق أو المياه إلى الأرشيف إلى فِقد الفواتير المؤرشفة.
أما في حالة إرسال الفاتورة الإلكترونية، تكون بيانات الفاتورة متاحة بالفعل في شكل إلكتروني وبالتالي يمكن دمجها بسهولة في نظام الأرشفة الإلكترونية.
10. تقليل المخاطر
تعني زيادة الوضوح في التجارة والمعاملات تقليل مخاطر الاحتيال في الفواتير، والخطأ البشري.. وما إلى ذلك.
يمكن للمنظمات توفير ساعات وموارد لا حصر لها في الوقت المستغرق للتحقق المتبادل والعناية الواجبة عندما يكون هناك نظام فعّال لا يترك مجالًا كبيرًا لمثل هذه المخاطر، وهو ما يُحققه نظام الفاتورة الإلكترونية.
11. تحول صديق للبيئة
يأخذ التحول البيئي مكانًا متزايد الأهمية في مجتمعنا، ولا يمكننا تجاهل هذه الميزة الفريدة للتحول الإلكتروني للفوترة.
يخبرنا استطلاع أجرته (Human and Green Consultants for Bonial) على وجه الخصوص أن ورقة A4 المطبوعة تولد ما يعادل 10.22 جرامًا من ثاني أكسيد الكربون بينما تتطلب قراءة الصفحة على الهاتف المحمول 0.72 جرامًا فقط، أي 14 مرة أقل!
وأخيرًا..
أصبحت الفاتورة الإلكترونية واحدة من أكثر الخطوات الإستراتيجية التي تتخذها الشركات نحو رقمنة معاملاتها.
وذات شعبية متزايدة على المستوى الدولي في مجتمع الأعمال لتحل تدريجيًّا محلّ الفاتورة الورقية القديمة وفاتورة PDF الأحدث.
وبسبب اللوائح الحكومية، أصبحت الشركات ملزمة على نحوٍ متزايد بإنشاء وإرسال فواتيرها إلكترونيًا.
بشكل فريد يتولى نظام المحاسبة السحابي المتكامل “قيود” جميع الأعمال اللازمة تقريبًا للسماح لك بتداول المستندات الإلكترونية المهيكلة مع شركائك في العمل.
ويوفر نظام قيود لجميع عملائه ميزة الفاتورة الإلكترونية دون الحاجة إلى طلب تفعيل أو دفع مصاريف إضافية.
لمعرفة المزيد حول حلول برنامج قيود، وكيف يمكننا مساعدتك على تجربة فوائد الفاتورة الإلكترونية.
