كيف تساعدك المحاسبة السحابية على إدارة عملك بذكاء؟

كانت البداية قبل 45 عامًا، عندما ظهر أول برنامج محاسبي على الحاسوب مثّل ثورة في طريقة إنجاز الأعمال المحاسبية، إذ تنحت الدفاتر الورقية والأقلام جانباً مفسحة المجال للأدوات الرقمية. مع ظهور التكنولوجيا السحابية، قفزت الأنظمة المحاسبية قفزة نوعية جديدة، أطلق عليها “المحاسبة السحابية”.

ويفضل 67% من المحاسبين استخدام المحاسبة السحابية لإدارة الشؤون المالية على برامج المحاسبة التقليدية، تفسير ذلك أن المحاسبة السحابية قدمت حلاً بمزايا عديدة مقارنة مع أي برنامج محاسبي تقليدي، غيّر هذا الحل من قواعد اللّعبة وأسفر عن انخفاض النفقات وتقليل الاعتماد على الموارد البشرية في معالجة الأرقام. فما هي المحاسبة السحابية وما المزايا التي تقدمها وأدت إلى استخدامها على نطاق واسع في السنوات الأخيرة؟

ما هي المحاسبة السحابية؟

المحاسبة السحابية

المحاسبة السحابية هي استخدام نظام محاسبي يجري الوصول إليه عبر الإنترنت، مما يجعل المستخدم قادراً على أداء مهامه المحاسبة المختلفة مثل إدارة المدفوعات والتكاليف و إعدادات الرواتب

والقيود وغير ذلك الكثير داخل النظام بسهولة. يصل المستخدم إلى الأدوات التي يحتاجها عبر الإنترنت ما يعني أنه لا يحتاج إلى التواجد في مكان معين لفهم وإدارة العمليات المالية للشركة.

تعتمد المحاسبة السحابية على إحدى أنواع تكنولوجيا المعلومات “السحابة” التي ظهرت في أوائل القرن الحالي، وتعني تخزين البيانات ومعالجتها والوصول إليها عبر الإنترنت بدلاً من أجهزة الكمبيوتر الخاصة للمستخدمين، أي أن السحابة هي مجرد استعارة للإنترنت.

وسميت كذلك لأن بنيتها التحتية الضخمة المكونة من خوادم عديدة موزعة في مواقع جغرافية متفرقة تشبه السحابة البيضاء المنتفخة التي تستقبل الاتصالات وتوزع المعلومات. 

فكّر في الخدمات المصرفية التي تحصل عليها في أي وقت ومن أي مكان بمجرد إدخال بياناتك المصرفية أو البريد الإلكتروني الذي تفتحه من أي جهاز فهي أقرب أمثلة على التكنولوجيا السحابية، إذ لم يعد القرص الصلب الموجود على جهاز الكمبيوتر هو المحور المركزي للمعالجة والتخزين.

يتضح مما سبق الفرق بين المحاسبة السحابية وأي برنامج محاسبي.

إذ يُثبَّت البرنامج المحاسبي العادي على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمحاسب أو فريق المحاسبة فقط، ويحتاج من يريد التعامل معه إلى استخدام الكمبيوتر المثبت عليه، وتكون البيانات عرضة للضياع أو التلف في حال أصاب الجهاز مكروه. كما أن الشركة تتولى بنفسها تحديث البرنامج المحاسبي ما يستغرق الوقت والمال، أما المحاسبة السحابية فهي لا تتضمن أياً من هذه الأعباء والمخاطر كما سنرى.

 

كيفية الحصول على خدمات المحاسبة السحابية:

عندما يكتب المستخدم سواءً كان صاحب المنشأة أو المحاسب بيانات تسجيل الدخول في متصفح الويب الخاص بنظام المحاسبة السحابية سواءً على جهاز كمبيوتر أو هاتف جوال أو جهاز لوحي، يكون بمقدوره الدخول إلى كل خصائص النظام وإدارة العمليات المحاسبية بحرية.

قد يوفر مقدم الخدمة مثل “قيود” تطبيقا للجوال أيضا من أجل تحسين تجربة المستخدم على الجوالات والأجهزة اللوحية.

يتضمن نظام المحاسبة السحابية لوحة تحكم تعرض المعلومات المالية الأكثر أهمية مثل النقد المتاح والفواتير المستحقة قريبا والمدفوعات المتأخرة من العملاء بحيث يسهل العثور عليها، كما يمكن للمستخدمين التعمق في البيانات للحصول على تفاصيل إضافية. 

عادة ما تُدمَج الحسابات المصرفية للشركة بنظام المحاسبة السحابية، لذلك يجري إرسال جميع المعاملات تلقائيًّا في أماكنها الصحيحة في النظام وتتدفق المعاملات المصرفية أوتوماتيكيًّا من البنك إلى النظام ما يوفر الكثير من الوقت اللّازم لإدخال البيانات. يجري تحديث جميع الأرقام عمومًا على الفور عبر الإنترنت بمجرد أن يستقبل النظام المعلومات الجديدة.

مميزات المحاسبة السحابية في مجال ريادة الأعمال :

تُفسِّرُ المميزات التي توفرها المحاسبة السحابية لماذا أصبحت الأداة المفضلة للعديد من الشركات في فترة زمنية قصيرة، تحولت معها إلى النظام المحاسبي القياسي الذي ينبغي على الكل تبنيه على الفور. تشمل بعض مميزات المحاسبة السحابية ما يلي: 

  • وصول سهل

كما ذكرنا سابقًا، كل ما تحتاجه للوصول إلى نظام المحاسبة السحابية هو اتصال بالإنترنت ومتصفح ويب إلى جانب بيانات تسجيل الدخول.

سواءً عبر الهاتف الجوال أو الأجهزة اللوحية، لن تحتاج لا أنت ولا أياً من فريق العمل المخول لهم الاطلاع على النظام إلى أن تكون على جهاز كمبيوتر معين أو في مكان محدد لقراءة المعلومات أو إنجاز أي معاملة، يجعل ذلك من السهل على الموظف المختص تنبيه المدير إلى أي شيء يتطلب الاهتمام نظراً لعثوره بسهولة على جميع البيانات.

  • تكاليف أقل

تحتاج المحاسبة السحابية إلى تكاليف أقل من تكاليف أي برنامج محاسبي تقليدي ما يشكل ميزة حيوية لأي صاحب منشأة. لست بحاجة إلى شراء أجهزة أو توظيف مسئول تكنولوجيا المعلومات لإدارة البرنامج أو تحديثه وصيانته، ما يؤدي إلى توفير الكثير من الفواتير الباهظة. 

  • أمان البيانات

توفر الأنظمة السحابية نسخة احتياطية من البيانات على خوادم في مواقع جغرافية متعددة، ما يقلل من مخاطر نشوب حريق أو تلف الجهاز يمكن أن تعرض البيانات للضياع. كذلك لا يمكن لأي شخص سرقة البيانات لأنها غير مخزنة على قرص صلب ثابت أو جهاز كمبيوتر ولا أقراص التخزين المحمولة CD  أو رسائل البريد الإلكتروني.

  • الأتمتة

بسبب اتصال الحسابات المصرفية بنظام المحاسبة السحابية، لا يحتاج النظام إلى إدخال يدوي للبيانات ما يستهلك وقتاً وجهداً، بل يمكن للنظام تسوية الحسابات ومطابقة الكشوفات والفواتير بالدفاتر ما يساعد على إغلاق الدفاتر بسرعة. يمكن للنظام أيضاً الدفع تلقائياً لبعض الموردين وإرسال الفواتير إلى العملاء في التواريخ المحددة من قبل المستخدم.

ما يقدمه نظام قيود في مجال المحاسبة السحابية

تقدم قيود نظاماً محاسبياً قائماً على السحابة لتمكين الشركات من إدارة أفضل لعملياتها المحاسبية والمالية من شأنه أن يساعدها على الازدهار. فيما يلي بعض المميزات التي يقدمها نظام المحاسبة السحابية “قيود”

اضغط هنا واعرف المزيد عن : مميزات قيود

  • نظام سهل ومرن 

يوفر النظام طريقة سهلة وسريعة لتحويل الأعمال المحاسبية إلى منصة سحابية يسهل الوصول إليها  دون الحاجة إلى تحميل، ما يمكنك من إدارة أعمالك من الشركة أو المنزل أو أثناء التنقل، بحيث تكون لديك صورة محدثة عن كيفية سير أمور العمل بغض النظر عن مكان وجودك.

  • حل شامل 

يتضمن النظام أنواع المحاسبة السحابية المختلفة مثل رواتب الموظفين  و التكاليف وفواتير المشتريات و  الفواتير الإلكترونية بالإضافة إلى القيود المحاسبية شجرة الحسابات . ويتجاوز ذلك أيضا إلى تضمين مزايا إضافية تربط بينه وبين خدمات بسعر واحد.   

  • بدء سهل وتحديث تلقائي 

لا حاجة لشراء أجهزة، ولا دفع فواتير التحديث والصيانة حيث يتولّى النظام كل ذلك. تُضاف المزايا الجديدة والأكثر تقدمًا والجديدة باستمرار مع وصول فوري إليها ولا حاجة للقلق بشأن تثبيت أحدث إصدار من النظام، إذ يجري ذلك تلقائيًّا.

اضغط هنا لمعرفة المزيد حول تحديثات قيود.

  • أمان قوي 

يحيط النظام بياناتك بسياج أمني قوي لأنها مخزنة في خوادم بعيدة وينشئ نسخة احتياطية منها لا يمكن الوصول إليها بدون بيانات تسجيل الدخول، لذا لا حاجة للخوف من فقدانها أو إتلافها أو سرقتها.

الخلاصة

لم تعد المحاسبة السحابية مجرد حلاً من المستقبل بل باتت استثماراً بالغ الأهمية اليوم، ذلك لأن الأمور المالية تشكل الأساس لكل عمليات الشركة وإدارتها بدون معلومات مالية دقيقة ومحدثة يشبه قيادة سيارة بدون عداد سرعة أو مؤشر وقود. إذا أردت إدارة عملك بشكل أكثر ذكاء وأسرع استثمر في مزايا المحاسبة السحابية واشترك في قيود الآن.